Betriebsstättenrisiko: Das sollten Unternehmen wissen

Wer Menschen im Ausland beschäftigt, hat die Begriffe „Betriebsstätte“ oder „Betriebsstättenrisiko“ vermutlich schon mal gehört. Doch was genau verbirgt sich dahinter? Und was sollten Unternehmen mit verteilten Teams beachten?

Was sind Betriebsstätten?

Eine Betriebsstätte wird steuerlich relevant, wenn ein Unternehmen in einem anderen Land eine steuerpflichtige Geschäftspräsenz unterhält. Ist diese Voraussetzungen erfüllt, kann Körperschaftsteuer anfallen. Außerdem müssen lokale Steuervorschriften und Meldepflichten eingehalten werden.

Unternehmen sind meist bemüht, in den Ländern, in denen sie Mitarbeiter:innen beschäftigen, keine eigene Niederlassung zu unterhalten, weil sie dann körperschaftsteuerpflichtig würden und etliche weitere Vorschriften befolgen müssten.

Welche Arten von Betriebsstätten gibt es?

Zu den wichtigsten Arten von Betriebsstätten zählen eine feste Geschäftsadresse, ständige Niederlassungen/Vertretungen sowie virtuelle, digitale und physische Geschäftssitze vor Ort (das „klassische Büro“).

Es gibt verschiedene Arten von Betriebsstätten, die du kennen solltest. Wahrscheinlich trifft eine davon auf dein Unternehmen zu:

Feste Betriebsstätte

Eine feste Betriebsstätte liegt vor, wenn ein Unternehmen in einem anderen Land einen physischen Standort unterhält, der für den laufenden Geschäftsbetrieb genutzt wird (z. B. ein Büro, eine Niederlassung, eine Fabrik oder eine Werkstatt).

Siehe auch:In welchem Land sind Remote-Mitarbeiter:innen steuerpflichtig?

Selbst wenn kein einziger Firmenvertreter jemals einen Fuß in ein Land setzt, können Unternehmen dort Betriebsstätten und damit eine dauerhafte Präsenz etablieren. Und daraus resultieren komplexe Folgen. Das ist ein weiterer Bereich mit unterschiedlichen Gesetzen in verschiedenen Ländern. Du solltest nicht davon ausgehen, dass du das Betriebsstättenrisiko eher vermeidest, wenn du nur digital in einem Land tätig bist. Denn die Länder achten immer genauer darauf, ihre Gesetze auch im Bereich der Remote-Arbeit durchzusetzen.

Ständige Niederlassung/Vertretung

Bei einer ständigen Niederlassung oder Vertretung handelt eine natürliche oder juristische Person im Auftrag eines ausländischen Unternehmens und ist befugt, Vertragsverhandlungen zu führen sowie Verträge abzuschließen.

Die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record wirkt sich nicht unmittelbar auf dein Betriebsstättenrisiko aus und führt auch nicht zwingend zur Co-Beschäftigung. Da die meisten Unternehmen mit Employer of Record keine eigene Niederlassung im Zielland gründen, ist allein dadurch das Risiko geringer, versehentlich eine Betriebsstätte zu etablieren.

Allergrößte Vorsicht ist allerdings geboten, wenn ein Employer of Record die Regeln zu Betriebsstätten zu umgehen versucht. Denn macht sich dein Unternehmen strafbar, können empfindliche Geldbußen und Strafen die Folge sein. Und die können bis zum Entzug der Betriebserlaubnis im jeweiligen Land führen. Bietet dir ein Employer of Record also etwa an, die Arbeitsverträge in einem anderen als dem tatsächlichen Aufenthaltsland abzuschließen, gehst du ein enormes Risiko ein.

Bau- oder projektbezogene Betriebsstätte

Eine baubezogene Betriebsstätte kann entstehen, wenn Bauvorhaben oder Installationsprojekte in einem anderen Land länger dauern als es die lokalen Steuervorschriften oder internationale Verträge vorsehen.

Virtuelle Betriebsstätte

Eine virtuelle Betriebsstätte ist eine steuerliche Präsenz, die durch digitale Geschäftsaktivitäten oder bei Unternehmen mit Sitz in einem anderen Land entsteht – selbst wenn es kein klassisches Büro in einem Gebäude gibt.

Unternehmen, die Mitarbeiter:innen in mehreren Ländern beschäftigen, müssen besondere Vorsicht walten lassen. Denn die Kriterien, ab wann von einer Betriebsstätte ausgegangen wird, sind ebenso wie deren steuerliche Behandlung von Land zu Land unterschiedlich. Wenn man nicht aufpasst, kann man daher schnell versehentlich in mehreren Ländern Betriebsstätten unterhalten.

Warum ist die Betriebsstättenfrage für Unternehmen wichtig, die aus einem anderen Land operieren?

Zu wissen, was als Betriebsstätte gelten kann, ist wichtig, wenn dein Unternehmen weltweit aktiv ist. Nur so kannst du internationale Steuerpflichten erfüllen, lokale Vorschriften einhalten und Überraschungen bei Steuerpflichten vermeiden.

Steuern

Eine Betriebsstätte kann in dem Land, in dem das Unternehmen geschäftlich tätig ist, zu einer Körperschaftsteuerpflicht führen. Auch besteht das Risiko weiterer Meldepflichten und einer Doppelbesteuerung.
Dann muss dein Unternehmen womöglich in zwei verschiedenen Ländern Steuern für die gleichen Erträge zahlen.

Rechtskonformität mit internationalen Gesetzen

Du solltest mit einem Partner zusammenarbeiten, der eigene Niederlassungen im jeweiligen Land unterhält und sich nicht auf Drittanbieter verlässt. Employers of Record und andere internationale Personaldienstleiter ohne eigene Niederlassungen lagern ihre Leistungen an externe Anbieter aus. Und die verfügen nicht unbedingt über die nötige Expertise und Erfahrung, um das Betriebsstättenrisiko so gering wie möglich zu halten. Auch wenn mehrere Partner es auf den ersten Blick leichter machen, die Etablierung einer Betriebsstätte zu verhindern, ist es dennoch sinnvoll, einen einzigen erfahrenen Ansprechpartner zu haben, der sich mit der Gesetzeslage auskennt.

Risikomanagement

Unternehmen, die Betriebsstättenrisiken im Blick behalten, können finanzielle, rechtliche und operative Risiken bei der internationalen Expansion oder der Beschäftigung von Mitarbeiter:innen in mehreren Ländern reduzieren. Das ist auch von Vorteil, wenn du dein internationales Geschäft möglichst steuergünstig und nachhaltig führen möchtest.

Probleme durch Betriebsstätten, die du kennen solltest

Wenn dein Unternehmen aus einem anderen Land operiert, besteht wahrscheinlich ein Betriebsstättenrisiko.Verteilte Teams, digitale Dienstleistungen und grenzüberschreitende Geschäftstätigkeiten führen schnell dazu, dass unbeabsichtigt eine steuerpflichtige Präsenz im Ausland entsteht.
Beispiele für solche Risiken sind:

Risiken bei virtuellen Präsenzen

Bei Online-Services, Remote-Personal und beim Internethandel kann eine Betriebsstätte vorliegen, wenn die Behörden feststellen, dass das Unternehmen eine bedeutende Geschäftspräsenz im Land hat.

Rechtskonformität in verschiedenen Ländern

Jedes Land definiert eine Betriebsstätte anders. Das verkompliziert die Einhaltung der Rechtskonformität für internationale Unternehmen, die lokale Steuer- und Arbeitsgesetze genau beachten müssen.
Selbst ein kleines Versäumnis (wie die falsche Einstufung einer Remote-Arbeitskraft) kann zu hohen Strafen führen.

Vielleicht fragst du dich jetzt, wie sich eine Fehlklassifizierung von Mitarbeiter:innen am besten vermeiden lässt. Mit Remote kannst du das Scheinselbstständigkeitsrisiko berechnen, um Überraschungen zu vermeiden.

Weltweite Steuerverbindlichkeiten

Unternehmen mit internationaler Geschäftstätigkeit müssen ihre Steuerrisiken genau im Blick behalten, da bei einer Betriebsstätte in mehreren Ländern Körperschaftssteuer anfallen kann.
Sämtliche Steuersysteme und -abkommen in verschiedenen Gerichtsbarkeiten sicher im Griff zu haben, ist allerdings alles andere als einfach. Eine fachliche Beratung oder die Zusammenarbeit mit einem Experten wie Remote, der sich auf internationales Steuerrecht spezialisiert hat, kann dir bei der globalen Rechtskonformität und Risikominimierung helfen.

Was sind digitale Betriebsstätten?

Eine Betriebsstätte entsteht üblicherweise durch einen festen Geschäftssitz, lokale Umsätze oder eine Vertretung, die im Namen eines Unternehmens Geschäfte tätigt.
Jedes Land hat eigene Kriterien zur Bestimmung der korrekten Einstufung eines Unternehmens. Trotzdem gibt es auch einige grundlegende Gemeinsamkeiten. Die folgenden Fragen helfen dir, besser zu verstehen, wann eine Betriebsstätte entstehen kann:

• Unterhält das Unternehmen in dem Land eine ortsfeste Niederlassung? Eine ortsfeste Niederlassung ist nicht das Gleiche wie eine Postadresse. In bestimmten Fällen wird auch dann von einer ortsfesten Niederlassung ausgegangen, wenn das Unternehmen gar keinen Geschäftssitz im Land hat. In Zeiten der Remote-Arbeit sind die Regeln aber nicht immer ganz einfach nachzuvollziehen.

Eine feste Geschäftsadresse – auch als „ortsfeste Niederlassung“ bezeichnet – muss nicht unbedingt bedeuten, dass es ein Büro in einem Gebäude gibt. In bestimmten Fällen wird auch dann von einer ortsfesten Niederlassung ausgegangen, wenn das Unternehmen gar keinen Geschäftssitz im Land hat. In Zeiten von Remote-Arbeit sind die Regeln aber nicht immer leicht nachzuvollziehen.

• Führt jemand im Auftrag des Unternehmens eine regelmäßige Geschäftstätigkeit durch?

Anders ausgedrückt: Gibt es jemanden im Land, der im Namen des Unternehmens Entscheidungen trifft? Damit sind keineswegs nur Führungskräfte gemeint, die sich um Partnerschaften oder Investitionen kümmern. Auch wenn z. B. Vertriebsteams Verträge aushandeln und abschließen, kann das als Gründung einer Betriebsstätte angesehen werden.

• Wie viel Kontrolle übt das Unternehmen über seine Beschäftigten im Land aus?

Hier wird es etwas kompliziert. Es geht dabei nicht nur um die richtige Klassifizierung von Auftragnehmer:innen, sondern auch um das Verhältnis zu den deren Angestellten. Mit einem Employer of Record (EOR) lässt sich das Risiko zwar in Grenzen halten. Man muss aber darauf achten, dass der EOR-Anbieter eine eigene Niederlassung im Land hat, um das Betriebsstättenrisiko gänzlich zu minimieren.

• Wie erwirtschaftet das Unternehmen Einnahmen in dem Land?

Erzielt ein Unternehmen Umsätze in einem Land, muss es in der Regel auch Steuern dafür zahlen. In internationalen Steuerabkommen ist genau geregelt, wo Unternehmen steuerpflichtig sind. Sobald sie in einem Land eine Betriebsstätte haben, können neue Regeln für sie gelten. Leisten die Mitarbeiter:innen in dem Land einen unmittelbaren Beitrag zu den laufenden Einnahmen des Unternehmens, kann das bereits als Bildung einer Betriebsstätte interpretiert werden.

• Wie lange ist das Unternehmen bereits in dem Land tätig?

Eine Betriebsstätte entsteht meist noch nicht, wenn lediglich ein Firmenvertreter bzw. eine Firmenvertreterin hin und wieder in das Land reist, um dort Geschäfte zu machen. Das bedeutet allerdings nicht, dass Unternehmen im Ausland nach Belieben geschäftlich tätig sein können, weil ihre Mitarbeiter:innen dort ja nicht leben. Je länger sie in einem Land aktiv sind, desto höher ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass ihre Tätigkeiten als Betriebsstätte eingestuft werden − und desto genauer schauen die zuständigen Behörden hin.

• Trifft das Unternehmen strategische Entscheidungen im Land?

Kommt also beispielsweise der Vorstand dort zu Sitzungen zusammen? Solche Meetings können für eine Betriebsstätte sprechen. Wer über einen Employer of Record Geschäftsführer:innen oder andere Führungskräfte beschäftigt, sollte also genau darauf achten, wo diese ihre Sitzungen abhalten.

Was haben Co-Beschäftigung und digitale Betriebsstätten miteinander zu tun?

Eine Co-Beschäftigung führt nicht automatisch zu einem Betriebsstättenrisiko. Ob eine Betriebsstätte vorliegt, hängt von der Geschäftspräsenz, Entscheidungsträger:innen und der wirtschaftlichen Aktivität im Land ab.

Die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record wirkt sich nicht unmittelbar auf dein Betriebsstättenrisiko aus und führt auch nicht zwingend zur Co-Beschäftigung. Da die meisten Unternehmen mit Employer of Record keine eigene Niederlassung im Zielland gründen, ist allein dadurch das Risiko geringer, versehentlich eine Betriebsstätte zu etablieren.

Allergrößte Vorsicht ist allerdings geboten, wenn ein Employer of Record die Regeln zu Betriebsstätten zu umgehen versucht. Denn macht sich dein Unternehmen strafbar, können empfindliche Geldbußen und Strafen die Folge sein. Und die können bis zum Entzug der Betriebserlaubnis im jeweiligen Land führen. Bietet dir ein Employer of Record also etwa an, die Arbeitsverträge in einem anderen als dem tatsächlichen Aufenthaltsland abzuschließen, gehst du ein enormes Risiko ein.

Doch es gibt einen Weg, das Betriebsstättenrisiko zu umgehen und trotzdem gesetzestreu zu bleiben. Schließlich ist es immer besser, sich an die Regeln zu halten, als sie zu umgehen und darauf zu hoffen, dass es niemand bemerkt.

Welche Auswirkungen hat eine Betriebsstätte?

Wenn eine Betriebsstätte entstanden ist, müssen Unternehmen u. U. Körperschaftssteuer in diesem Land zahlen sowie weitere Meldepflichten und regulatorische Anforderungen erfüllen.
Auch andere Faktoren können eine Rolle spielen, z. B. neue Verordnungen für Unternehmen, die in dem Land tätig sind. In erster Linie geht es aber bei einer Betriebsstätte um steuerliche Aspekte.

Vermeide auf jeden Fall, dass du deine Einkünfte doppelt versteuern musst. In manchen Fällen lässt sich das aber kaum verhindern, sobald man eine Betriebsstätte in einem anderen Land hat. Deshalb solltest du dich von Anfang an sorgfältig mit dem Thema auseinandersetzen. Ist die Etablierung einer Betriebsstätte nicht zu vermeiden, solltest du klare Transaktionsstrukturen schaffen, um nachzuweisen, welche Einnahmen in welchem Land generiert werden.

Unternehmen, die Mitarbeiter:innen in mehreren Ländern beschäftigen, müssen besondere Vorsicht walten lassen. Denn die Kriterien, ab wann von einer Betriebsstätte ausgegangen wird, sind ebenso wie deren steuerliche Behandlung von Land zu Land unterschiedlich. Wenn man nicht aufpasst, kann man daher schnell versehentlich in mehreren Ländern Betriebsstätten unterhalten.

Wie Unternehmen das Betriebsstättenrisiko umgehen können

Um das Betriebsstättenrisiko zu reduzieren, sollten sich Unternehmen mit Besteuerungsabkommen vertraut machen und die globale Personaleinstellung sorgfältig strukturieren. Besonders sinnvoll ist die Zusammenarbeit mit internationalen Partnern, die sich auf solche Beschäftigungsverhältnisse spezialisiert haben. Allerdings gibt es keine Pauschallösung zur Vermeidung des Betriebsstättenrisikos.

Und auch die Bewertungskriterien, ob eine Betriebsstätte vorhanden ist, unterliegen ständigen Veränderungen. Lokale Behörden führen immer wieder objektive Einschätzungen durch, sodass subjektive Faktoren keine Rolle spielen. Sie können ihre Kriterien jederzeit ändern, sodass Unternehmen sich ständig an neue Umstände anpassen müssen.

Du solltest mit einem Partner zusammenarbeiten, der eigene Niederlassungen im jeweiligen Land unterhält und sich nicht auf Drittanbieter verlässt. Employers of Record und andere internationale Personaldienstleiter ohne eigene Niederlassungen lagern ihre Leistungen an externe Anbieter aus. Diese verfügen aber nicht unbedingt über die nötige Expertise und Erfahrung, um das Betriebsstättenrisiko so gering wie möglich zu halten. Auch wenn mehrere Partner es auf den ersten Blick leichter machen, die Etablierung einer Betriebsstätte zu verhindern, ist es dennoch sinnvoll, einen einzigen erfahrenen Ansprechpartner zu haben, der sich mit der Gesetzeslage auskennt.

Siehe auch: Employer of Record mit Partnern oder eigenen Niederlassungen

Vor allem sollten Unternehmen die Steuerabkommen zwischen den beteiligten Ländern genau kennen. Um nicht dagegen zu verstoßen, benötigst du entweder eine eigene Rechtsvertretung im Zielland, oder einen internationalen Personaldienstleister mit einer lokalen Niederlassung.

Arbeitskräfte in einem Land ohne Betriebsstätte beschäftigen

Über einen Employer of Record-Service können Unternehmen international Arbeitskräfte einstellen und zugleich das Risiko der Gründung einer Betriebsstätte im Ausland reduzieren.

Bei Remote unterhalten wir Niederlassungen in vielen Ländern rund um den Globus und wir setzen uns für kompromisslose Rechtskonformität ein. Damit sind wir der ideale Partner für alle Themen rund um die Beschäftigung im Ausland. Wir kennen uns genau mit dem Betriebsstättenrisiko in anderen Ländern aus und können dein Unternehmen dabei unterstützen, die richtigen finanziellen Entscheidungen für die Personalbeschaffung zu treffen.

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