Riesgo de establecimiento permanente: lo que deben saber las empresas

Si ya tienes a trabajadores en otro país, puede que te suenen los conceptos de «establecimiento permanente» o «riesgo de establecimiento permanente», ¿pero qué es el establecimiento permanente y por qué debería interesarles a las empresas con equipos distribuidos?

¿Qué es el establecimiento permanente?

El establecimiento permanente es un concepto fiscal que indica que una empresa tiene una presencia empresarial sujeta a impuestos en otro país. Cuando se produce, la empresa puede tener que pagar impuestos de sociedades y debe cumplir con las normativas fiscales y de generación de informes locales.

Por lo general, las empresas intentan evitar el establecimiento permanente en los países en los que tienen empleados, ya que esto las obliga a pagar impuestos de sociedades allí y a ceñirse a otras normas de obligado cumplimiento.

¿Cuáles son los tipos de establecimiento permanente?

Los principales tipos de establecimiento permanente incluyen el lugar fijo de negocios, el establecimiento permanente por agente, la presencia basada en la construcción y la presencia empresarial virtual o digital.

Hay varios tipos de establecimiento permanente que deberías conocer, ya que es probable que a tu empresa se le pueda atribuir alguno: 

Establecimiento en un lugar fijo de negocios

Un establecimiento permanente por lugar fijo de negocios se produce cuando una empresa mantiene una ubicación física en otro país, como una oficina, sucursal, fábrica o taller utilizado para operaciones continuas.

Aunque tu empresa trabaje principalmente a distancia, tener un espacio físico en un país cuenta como lugar fijo de establecimiento permanente.

Es importante saber que tener una filial extranjera no implica automáticamente un establecimiento permanente de la empresa matriz. Solo es así si la filial actúa como agente dependiente de la empresa matriz.

Establecimiento permanente de agencia

El establecimiento permanente por agente se produce cuando una persona o entidad actúa de forma habitual en nombre de una empresa en otro país y tiene autoridad para negociar o cerrar contratos.

Por ejemplo, supongamos que una empresa remota tiene un agente de ventas en otro país que se encarga de las tareas relacionadas con el cierre de acuerdos y la firma de contratos. Esto implicaría establecimiento permanente de agencia.

No obstante, lo que se considera establecimiento permanente de agencia varía de un país a otro, por lo que es importante investigar o hablar con gente experta sobre las leyes fiscales locales y los convenios fiscales internacionales para cumplir la normativa.

Establecimiento permanente por obras o proyectos

Un establecimiento permanente por construcción puede producirse cuando proyectos de construcción o instalación en otro país duran más de lo establecido en las leyes sobre impuestos locales o en los tratados internacionales.

Establecimiento permanente virtual

El establecimiento permanente virtual se refiere a una presencia sujeta a impuestos creada a través de operaciones digitales o actividades empresariales remotas, incluso cuando la empresa no mantiene una oficina física tradicional.

Con todo, el riesgo de establecimiento permanente virtual no tiene por qué ser más fácil de evitar. En esta era del trabajo a distancia, los países cada vez son más estrictos con las leyes relacionadas con el establecimiento permanente.

¿Por qué es importante que las empresas remotas estén al tanto del establecimiento permanente?

Comprender el establecimiento permanente ayuda a las empresas remotas a gestionar sus obligaciones fiscales internacionales, cumplir con las normativas locales y evitar responsabilidades fiscales inesperadas al operar a nivel global.

Implicaciones fiscales

El establecimiento permanente puede generar obligaciones en materia de impuesto de sociedades en el país donde exista la presencia empresarial, lo que puede exponer a las empresas a requisitos adicionales de información fiscal y riesgos de doble imposición.
Por ejemplo, tu empresa podría tener que pagar impuestos por los mismos ingresos en dos jurisdicciones diferentes.

Cumplimiento de las leyes internacionales

Para que tu empresa cumpla la normativa internacional, tienes que conocer bien las leyes de establecimiento permanente. Así, haces que tu negocio se ajuste mejor a las disposiciones de las autoridades fiscales locales y los requisitos de declaración del país en el que operas, te evitas sanciones legales, multas o recargos, y puedes seguir haciendo negocios en mercados clave.

Gestión del riesgo

Supervisar el riesgo de establecimiento permanente ayuda a las empresas a reducir la exposición financiera, legal y operativa al expandirse internacionalmente o al emplear trabajadores en varios países. Aparte, ayuda a desarrollar un negocio internacional de forma más eficiente y sostenible desde el punto de vista fiscal.

Retos de establecimiento permanente a los que se enfrentan las empresas remotas

Las empresas remotas se enfrentan a riesgos de establecimiento permanente porque los equipos distribuidos, los servicios digitales y las operaciones transfronterizas pueden crear, sin quererlo, una presencia sujeta a impuestos en el extranjero.
Estos son algunos de esos riesgos:

Identificar los riesgos de la presencia virtual

Los servicios online, los empleados remotos y el comercio digital pueden generar un establecimiento permanente si las autoridades determinan que la empresa tiene una presencia empresarial significativa en el país.

Familiarizarse con el cumplimiento normativo específico de cada país

Cada país define el establecimiento permanente de forma distinta, lo que complica el cumplimiento para las empresas globales que deben seguir las normativas fiscales y laborales locales.
Incluso un pequeño descuido, como clasificar mal a un trabajador remoto, puede acarrear grandes sanciones.

Si te preguntas cuál es la mejor manera de evitar la clasificación errónea de los empleados, La calculadora de riesgo de clasificación errónea de empleados de Remote puede ayudarte a comprobar tu nivel de riesgo.

Gestionar las obligaciones fiscales globales

Las empresas que operan a nivel internacional deben gestionar cuidadosamente su exposición fiscal, ya que el establecimiento permanente puede implicar el pago de impuestos de sociedades en varias jurisdicciones.
Gestionar sistemas fiscales y tratados en múltiples jurisdicciones puede ser complejo. Si obtienes asesoramiento experto o te asocias con profesionales como Remote, que se especializa en legislación fiscal internacional, te aseguras el cumplimiento normativo en todo el mundo y minimizas los riesgos.

¿Qué determina el establecimiento permanente?

El establecimiento permanente suele desencadenarse por disponer de una ubicación empresarial fija, generar ingresos a nivel local o contar con representantes que realizan actividades en nombre de la empresa.
Cada país tiene sus propios criterios para determinar si una empresa está correctamente clasificada. Dicho esto, la mayoría de los países siguen criterios similares para determinar la situación de una empresa. Revisa estas preguntas y comprenderás mejor qué determina el establecimiento permanente:

• ¿La empresa tiene un lugar fijo de negocios en el país?

 En este caso, una dirección fija no implica necesariamente una dirección física. Algunos registros pueden considerarse un lugar fijo de negocios, al igual que otras operaciones comerciales, aunque la empresa no tenga una oficina física. En la era del trabajo remoto, comprender la normativa sobre los lugares fijos de negocios puede ser todo un reto.

• ¿Hay alguien que haga negocios como agente de la empresa en el país de forma habitual?  

En otras palabras, ¿hay alguien en el país que tenga poder de decisión en nombre de la empresa? Aquí no solo entran gerentes que gestionen sociedades o inversiones, por ejemplo; los comerciales, que cierran tratos y firman contratos, también pueden activar el establecimiento permanente.

• ¿Cuánto controla la empresa a sus trabajadores en el país?

Aquí es donde las cosas pueden complicarse. Las empresas deben conocer no solo la clasificación de sus trabajadores por cuenta propia, sino también la relación que mantienen con sus empleados. En parte, trabajar con un empleador por cuenta ajena protege a las empresas de este riesgo, pero deberán hablar con sus socios de empleo global en el país para saber con qué protección cuentan contra el riesgo de establecimiento permanente.

• ¿Cómo genera ingresos la empresa en el país? 

Cuando una empresa genera ingresos en un país, la administración suele quedarse una parte de esos ingresos. Los convenios fiscales determinan dónde están obligadas a pagar impuestos las empresas, pero el establecimiento permanente puede hacer que esas normas cambien. Si los empleados que viven en un país contribuyen directamente a los ingresos corrientes de la empresa, esas actividades podrían constituir establecimiento permanente.

• ¿Cuánto tiempo lleva la empresa haciendo negocios en el país?  

El establecimiento permanente no suele producirse por que un representante viaje de vez en cuando a un país para cerrar acuerdos, pero eso no significa que las empresas puedan hacer negocios libremente en el extranjero solo porque sus empleados sean viajeros y no residentes. Cuanto más tiempo haga negocios la empresa en el país, mayor será el riesgo de establecimiento permanente y más inspecciones llevarán a cabo las autoridades.

• ¿La empresa toma las decisiones estratégicas desde dentro del país? 

Por ejemplo, ¿la junta se reúne en el país con cierta regularidad? Que los dirigentes de una empresa celebren reuniones podría ser un indicador de establecimiento permanente. Si se contrata a ejecutivos de alto nivel y miembros de la junta a través de un empleador por cuenta ajena, el lugar donde se celebren las reuniones de la junta empieza a tener relevancia.

¿Qué tiene que ver el pluriempleo con el establecimiento permanente?

El pluriempleo no determina el riesgo de establecimiento permanente. En su lugar, el establecimiento permanente depende de la presencia empresarial, la autoridad en la toma de decisiones y la actividad económica en el país.

Trabajar con un empleador por cuenta ajena no afecta directamente al riesgo de establecimiento permanente, ni tampoco se puede afirmar que tener una relación con un empleador por cuenta ajena implique necesariamente el pluriempleo. Como la mayoría de las empresas que recurren a un empleador por cuenta ajena no tienen una oficina en el país, solo por eso ya se considera que están lejos de incurrir en establecimiento permanente.

Hay que ir con especial cuidado con los empleadores por cuenta ajena que intentan evadir las normas de establecimiento permanente. Si se descubre que tu empresa incumple la normativa de forma deliberada, podría ser objeto de multas y sanciones importantes, o incluso prohibírsele hacer negocios en dicho país. Por ejemplo, si un empleador por cuenta ajena se ofrece a contratar a tus trabajadores en un país distinto de aquel en el que trabajan, podrías poner a tu empresa en grave peligro.

Puedes evitar el riesgo de establecimiento permanente sin dejar de ceñirte a la legalidad. Hacer las cosas bien y cumplir las normas es siempre preferible a infringir la ley y esperar que no te descubran.

¿Qué les ocurre a las empresas que incurren en establecimiento permanente?

Cuando se produce un establecimiento permanente, es posible que las empresas deban pagar impuestos de sociedades en ese país y cumplir con requisitos adicionales de información y normativos.
También pueden intervenir otros factores, como nuevas regulaciones para empresas que operan en el país, pero el establecimiento permanente es principalmente una cuestión fiscal.

A las empresas les conviene evitar tributar dos veces por los mismos ingresos en dos países distintos. En algunos casos, una vez que se constituye el establecimiento permanente, puede ser difícil evitar pagar el doble. Por eso es esencial comprender y prever el riesgo de establecimiento permanente desde el principio. Si es inevitable, tener unos acuerdos claros sobre los precios de transferencia puede ayudar a determinar qué flujos de ingresos se generan en el país.

Las empresas con empleados en diferentes países deben extremar las precauciones. Cada país establece sus propios criterios de establecimiento permanente y recauda sus propios impuestos, por lo que una empresa que gestione mal el riesgo de establecimiento permanente podría acabar constituyéndolo en varios países.

¿Qué deben hacer las empresas remotas para evitar el riesgo de establecimiento permanente?

Las empresas pueden reducir el riesgo de establecimiento permanente comprendiendo los tratados fiscales, estructurando cuidadosamente la contratación global y trabajando con socios internacionales de empleo. que pueda ayudarlas a familiarizarse con las leyes específicas del país en cuestión.

La forma de evaluar el establecimiento permanente no para de evolucionar. Estas evaluaciones son fácticas, no subjetivas. Las autoridades locales pueden actualizar sus criterios en cualquier momento, por lo que no siempre vale la misma solución.

Siempre es más seguro trabajar con un socio que tenga una entidad jurídica local en cada país que con un socio que dependa de terceros. Los empleadores por cuenta ajena y otros proveedores de soluciones de empleo global sin entidades propias deben subcontratar los servicios con otras empresas que quizás no tengan los conocimientos o la experiencia necesarios para aplacar el riesgo de establecimiento permanente. Aunque tener muchos socios puede dificultar a las autoridades determinar el riesgo de establecimiento permanente en primera instancia, es mucho más fácil cumplir la normativa con un solo punto de contacto y experiencia.

Consulta también: Empleo global con entidad propia o dependiente de un socio

Lo más importante es que las empresas conozcan siempre los convenios fiscales vigentes entre su país de origen y el país en el que quieren hacer negocios. Para poder cumplirlos, lo mejor es contratar a tus propios representantes legales en el país en cuestión o trabajar con una solución de empleo global que tenga una entidad allí.

Contratar a trabajadores en otros países sin establecimiento permanente

Los servicios de Employer of Record permiten a las empresas contratar trabajadores a nivel internacional reduciendo el riesgo de crear un establecimiento permanente en jurisdicciones extranjeras.

Remote cuenta con decenas de entidades locales en países de todo el mundo y se ajusta a las normas de cumplimiento más estrictas; por eso, es tu mejor recurso para todas tus necesidades de empleo global. Somos expertos en el establecimiento permanente según muchísimos países de todo el mundo y podemos ayudar a tu empresa a tomar las decisiones financieras más inteligentes a medida que tu equipo global vaya creciendo.

Ponte en contacto con nosotros hoy mismo para obtener más información sobre las soluciones de empleador por cuenta ajena, gestión de trabajadores por cuenta propia, nóminas y prestaciones de Remote. Si lo tienes todo listo para empezar, puedes registrarte y empezar a contratar a través de la plataforma de Remote ya mismo.