Risque lié à l’établissement stable : Ce que les entreprises doivent garder à l'esprit.

Si vous employez des collaborateurs dans un autre pays, vous avez peut-être déjà entendu l'expression « établissement stable » ou « risque lié à l’établissement stable ». Mais de quoi s'agit-il ? Et quel est le lien avec les entreprises disposant d'équipes distribuées dans le monde ?

Définition d'un établissement stable

L'établissement stable est un concept fiscal qui désigne la présence commerciale imposable d'une entreprise dans un autre pays. Lorsqu'elle est déclenchée, l'entreprise peut être redevable de l'impôt sur les sociétés et doit se conformer à la réglementation locale en matière fiscale et de déclaration.

Les entreprises tentent généralement d'éviter la notion d'établissement stable dans les pays où elles ont des employés, car l'établissement stable oblige l'entreprise en question à payer des impôts sur les sociétés dans le pays et à respecter d'autres règles de conformité.

Quels sont les différents types d'établissement stable ?

Les principaux types d'établissement stable comprennent l'installation fixe d’affaires, l'établissement stable d'agence, la présence liée à un chantier de construction et la présence commerciale virtuelle ou numérique.

Il existe plusieurs types d'établissement stable que vous devez connaître. Votre entreprise correspond probablement à l'une d'entre elles :

L'établissement d'installation fixe d’affaires

On parle d'établissement stable d'installation fixe d’affaires lorsqu'une entreprise dispose d'un lieu physique dans un autre pays, tel qu'un bureau, une succursale, une usine ou un atelier, utilisé pour l'exercice de ses activités courantes.

Voir aussi :Où les employés à distance paient-ils leurs impôts ?

Établir une installation fixe d’affaires, même si un représentant de l'entreprise ne s'est jamais rendu physiquement dans le pays, est l'une des raisons pour lesquelles le concept d'établissement stable est si complexe. C'est une question que les lois de différents pays abordent de diverses manières. Mais n'imaginez pas que le risque lié à l'établissement stable virtuel soit plus facile à éviter. Les pays sont de plus en plus attentifs dans l'application des lois sur l'établissement permanent dans le secteur du télétravail.

Établissement stable d'agence

Il y a établissement stable d'agence lorsqu'une personne ou une entité agit régulièrement pour le compte d'une société dans un autre pays et dispose du pouvoir de négocier ou de conclure des contrats.

Le fait de travailler avec un Employer of record n'affecte pas directement le risque lié à l’établissement stable et une relation avec un Employer of record ne conduit pas nécessairement à une situation de co-emploi. La majorité des entreprises qui ont recours à un Employer of record n'ayant pas de bureau dans le pays, ils n'ont pas de lien direct avec le concept d'établissement stable pour cette seule raison.

Soyez extrêmement prudent avec les Employer of record qui tentent de contourner les règles d'établissement stable. Si votre entreprise est considérée comme avoir délibérément agi de manière non conforme, vous pourriez subir de lourdes amendes et pénalités, voire être condamné à une interdiction d'exercer dans le pays concerné. Par exemple, si un Employer of record propose d'employer vos collaborateurs dans un autre pays que celui dans lequel ils évoluent normalement, vous pourriez mettre votre entreprise en péril.

Établissement stable lié à un chantier ou à un projet

Un établissement stable dans le secteur de la construction peut être constitué lorsque des projets de construction ou d'installation dans un autre pays s'étendent sur une durée supérieure à celle prévue par la législation fiscale locale ou les conventions internationales.

Établissement stable virtuel

L'établissement stable virtuel désigne une présence imposable résultant d'opérations numériques ou d'activités commerciales à distance, même lorsque l'entreprise ne dispose pas de bureaux physiques traditionnels.

Les entreprises ayant des employés dans plusieurs pays doivent être extrêmement attentives. Tous les pays définissent leurs propres critères en matière d'établissement stable et prélèvent leurs propres taxes. Ainsi, une entreprise qui gère mal le risque lié à l’établissement stable pourrait finir par créer un établissement stable dans plusieurs pays.

Pourquoi est-il important pour les entreprises opérant à distance de bien comprendre la notion d'établissement stable ?

Comprendre la notion d'établissement stable aide les entreprises opérant à distance à gérer leurs obligations fiscales internationales, à se conformer aux réglementations locales et à éviter des charges fiscales imprévues lorsqu'elles exercent leurs activités à l'échelle mondiale.

Implications fiscales

L'existence d'un établissement stable peut entraîner des obligations fiscales pour les entreprises dans le pays où elles sont présentes, ce qui peut les exposer à des obligations déclaratives supplémentaires et à des risques de double imposition.
Par exemple, votre entreprise pourrait être amenée à payer des impôts sur les mêmes revenus dans deux juridictions différentes.

Conformité aux lois internationales

Il est toujours plus raisonnable de collaborer avec un partenaire disposant d'une entité juridique locale plutôt qu'un partenaire s'appuyant sur des tiers. Les Employers of record (EOR) et les autres solutions d'embauche internationale ne disposant pas d'entités doivent sous-traiter les services à d'autres entreprises et ces dernières n'ont pas forcément l'expertise ou l'expérience nécessaire pour gérer ce risque d'établissement permanent. Même s'il peut être plus difficile pour les autorités de déterminer le risque d'établissement permanent en cas de partenaires multiples, il est beaucoup plus aisé de se mettre en conformité en s'appuyant sur un point de contact unique et une expertise.

Gestion des risques

La surveillance des risques liés à l'établissement stable aide les entreprises à réduire leurs risques financiers, juridiques et opérationnels lorsqu'elles se développent à l'international ou emploient des collaborateurs dans plusieurs pays. Cela vous aide également à mettre en place une activité internationale plus avantageuse sur le plan fiscal et plus durable.

Les défis liés à la notion d'établissement stable auxquels sont confrontées les entreprises opérant entièrement à distance

Les entreprises fonctionnant à distance sont exposées à des risques liés à l'établissement stable, car les équipes distribuées, les services numériques et les activités transfrontalières peuvent, sans le vouloir, créer une présence imposable à l'étranger.
Voici quelques-uns de ces risques :

Identification des risques liés à la présence virtuelle

Les services en ligne, les employés en télétravail et le commerce électronique peuvent donner lieu à la constitution d'un établissement stable si les autorités estiment que l'entreprise dispose d'une présence commerciale significative dans le pays.

Gérer la conformité spécifique à chaque pays

Chaque pays définit la notion d'établissement stable à sa manière, ce qui complique la mise en conformité pour les entreprises internationales qui doivent se tenir informées des règles fiscales et des réglementations en matière d'emploi locales.
Même une petite erreur, comme une requalification de contrat d'un collaborateur à distance, peut entraîner de lourdes sanctions.

Vous vous demandez peut-être quelle est la meilleure façon d'éviter une requalification de contrat des employés ? Le calculateur de risque de requalification de contrat des employés de Remote peut vous aider à évaluer votre niveau de risque.

Gestion des obligations fiscales à l'échelle mondiale

Les entreprises exerçant leurs activités à l'international doivent gérer avec soin leur exposition fiscale, car l'existence d'un établissement stable peut les obliger à s'acquitter de l'impôt sur les sociétés dans plusieurs juridictions.
La gestion des systèmes fiscaux et des conventions fiscales dans plusieurs juridictions peut s'avérer complexe. Demander l'avis d'un expert ou faire appel à un professionnel tel que Remote, spécialisé en droit fiscal international, peut vous aider à garantir votre conformité à l'échelle mondiale et à minimiser les risques.

Qu’est-ce qu’un établissement stable virtuel ?

La notion d'établissement stable est généralement caractérisée par l'existence d'un lieu d'activité fixe, la génération de revenus sur place ou la présence de représentants qui mènent des activités pour le compte de l'entreprise.
Chaque pays dispose de ses propres critères pour déterminer si une entreprise est correctement classée. Ceci étant dit, la majorité d'entre eux respectent un certain nombre de règles déterminant le statut d'une entreprise. Jetez un œil à ces questions pour mieux comprendre les critères permettant de déterminer l'existence d'un établissement stable :

• L'entreprise dispose-t-elle d'une installation fixe d’affaires dans le pays ? Dans ce cas, une adresse fixe ne veut pas forcément dire une adresse physique. Certains enregistrements peuvent constituer une installation fixe d’affaires, tout comme certaines opérations commerciales, y compris si l'entreprise ne dispose pas d'un bureau. À l'ère du télétravail, il peut être difficile d'appréhender le concept d'installation fixe d’affaires.

Dans ce cas, une adresse fixe ne veut pas forcément dire une adresse physique. Certaines activités peuvent constituer une installation fixe d’affaires, tout comme certaines opérations commerciales, y compris si l'entreprise ne dispose pas d'un bureau. À l'ère du travail à distance, il peut être difficile d'appréhender le concept d'installation fixe d’affaires.

• Quelqu'un mène-t-il régulièrement des activités en tant que représentant de l'entreprise dans le pays ?

Autrement dit, une personne donnée exerce-t-elle un pouvoir de décision au nom de l'entreprise ? Il ne s'agit pas seulement de dirigeants gérant par exemple des partenariats ou des investissements. Les commerciaux qui décrochent les commandes et signent les contrats peuvent aussi être un critère attestant d'un établissement permanent.

• Quel est le niveau de contrôle de l'entreprise sur les équipes basées dans le pays ?

C'est là que les choses sont un peu plus compliquées. Les entreprises doivent non seulement connaître le statut de leurs freelances, mais également la relation qu'elles entretiennent avec leurs employés. Le fait de travailler avec une société offrant des services d’Employer of record permet aux entreprises de se prémunir contre certains risques, mais elles doivent également échanger avec les partenaires experts en embauche internationale dans le pays pour maîtriser le risque lié au statut d'établissement stable.

• Comment l'entreprise génère-t-elle ses revenus dans le pays ?

Lorsqu'une entreprise génère des revenus dans un pays, ce dernier perçoit généralement une part de ce revenu. Les conventions fiscales déterminent dans quels pays les entreprises ont l'obligation de verser des taxes, mais le principe d''établissement permanent peut modifier ces règles. Si les employés du pays contribuent directement au revenu en cours de l'entreprise, ces activités peuvent s'apparenter à un établissement permanent.

• Depuis combien de temps l'entreprise a-t-elle des activités dans le pays ?

Le statut d'établissement stable n'est généralement pas décrété parce qu'un représentant se rend de temps à autre dans le pays pour signer un contrat. Cependant, cela ne signifie pas que les entreprises peuvent librement faire des affaires à l'étranger simplement parce que leurs employés sont en situation de mobilité professionnelle et non des résidents. Plus l'entreprise passe du temps dans un pays, plus le risque du statut d'établissement stable grandit et plus les autorités ont des chances de soumettre l’entreprise à un audit.

• L'entreprise prend-elle des décisions stratégiques dans le pays ?

Par exemple, le conseil d'administration se réunit-il régulièrement dans le pays ? Une réunion des dirigeants peut être un indicateur d'établissement stable. Lorsque vous embauchez des cadres supérieurs et des membres du conseil d'administration par l'intermédiaire d'un Employer of record, il convient de bien réfléchir au lieu des réunions du conseil d'administration.

Quel est le lien entre le co-emploi et l'établissement stable ?

Le co-emploi ne détermine pas le risque lié à l'établissement stable. Au contraire, l'existence d'un établissement stable dépend de la présence commerciale, du pouvoir de décision et de l'activité économique dans le pays.

Le fait de travailler avec un Employer of Record (EoR) n'affecte pas directement le risque d'établissement permanent et une relation avec un Employer of Record (EoR) ne conduit pas nécessairement à une situation de co-emploi. La majorité des entreprises qui ont recours à un Employer of Record (EoR) n'ayant pas de bureau dans le pays, ils n'ont pas de lien direct avec le concept d'établissement permanent pour cette seule raison.

Soyez extrêmement prudent avec les Employer of Record (EoR) qui tentent de contourner les règles d'établissement permanent. Si votre entreprise est considérée comme avoir délibérément agi de manière non conforme, vous pourriez subir de lourdes amendes et pénalités, voire être condamné à une interdiction d'exercer dans le pays concerné. Par exemple, si un Employer of Record (EoR) propose d'employer vos collaborateurs dans un autre pays que celui dans lequel ils évoluent normalement, vous pourriez mettre votre entreprise en péril.

Vous pouvez éviter le risque d'établissement permanent tout en respectant les règles. Il est toujours préférable de travailler conformément aux règles que d'enfreindre la loi en espérant ne pas être pris.

Quelles sont les conséquences pour les entreprises qui ont le statut d'établissement stable ?

Lorsque la notion d'établissement stable s'applique, les entreprises peuvent être tenues de payer l'impôt sur les sociétés dans ce pays et de se conformer à des obligations supplémentaires en matière de déclaration et de réglementation.
D'autres facteurs peuvent entrer en ligne de compte, tels que de nouvelles réglementations applicables aux entreprises opérant dans le pays, mais la notion d'établissement stable relève avant tout du domaine fiscal.

Les entreprises doivent être prudentes afin d'éviter la double imposition sur les mêmes revenus dans deux pays différents. Dans certains cas, une fois que l'établissement stable est créé, il peut être difficile d'éviter un double paiement. C'est pourquoi il est essentiel de comprendre et de planifier le risque lié à l'établissement stable dès le départ. Lorsque le statut d'établissement permanent est inévitable, des arrangements clairs en matière de tarification de transfert peuvent permettre de déterminer les flux de revenu générés dans le pays.

Les entreprises ayant des employés dans plusieurs pays doivent être extrêmement vigilantes. Tous les pays définissent leurs propres critères en matière d'établissement stable et prélèvent leurs propres taxes. Ainsi, une entreprise qui gère mal le risque lié à l'établissement stable pourrait finir par créer des établissements stables dans plusieurs pays.

Comment les entreprises peuvent-elles éviter le risque d'établissement permanent ?

Les entreprises peuvent réduire le risque lié à l'établissement stable en se familiarisant avec les conventions fiscales, en organisant soigneusement le recrutement à l'échelle mondiale et en collaborant avec des partenaires spécialisés dans le droit du travail international. Il n'existe pas de solution unique pour gérer le risque d'établissement permanent.

Les évaluations des établissements permanents sont en constante évolution. Ces évaluations sont motivées et non subjectives. Les autorités locales peuvent mettre à jour leurs critères à tout moment. Les solutions trouvées par les entreprises doivent donc être évolutives par nature.

Il est toujours plus raisonnable de collaborer avec un partenaire disposant d'une entité juridique locale plutôt qu'un partenaire s'appuyant sur des tiers. Les Les sociétés offrant des services d'Employer of record (EOR) et les autres solutions d'embauche internationale ne disposant pas d'entités doivent sous-traiter les services à d'autres entreprises et ces dernières n'ont pas forcément l'expertise ou l'expérience nécessaire pour gérer ce risque d'établissement permanent. Même s'il peut être plus difficile pour les autorités de déterminer le risque lié à l'établissement stable en cas de partenaires multiples, il est beaucoup plus aisé de rester conforme en s'appuyant sur un point de contact et une expertise unique.

Voir aussi : Solution d'embauche à l'international avec entité propre ou dépendante de partenaires

Point extrêmement important, les entreprises doivent toujours maîtriser les conventions fiscales en vigueur entre leur pays d'origine et le pays où elles souhaitent exercer leurs activités. La meilleure solution pour rester en conformité avec les conventions fiscales est de solliciter votre service juridique au niveau national ou de collaborer avec une solution d'embauche internationale disposant d'une entité juridique dans ce pays.

Embaucher ou faire appel à des freelances dans d'autres pays sans établissement permanent

Les services d'Employer of record permettent aux entreprises d'embaucher du personnel à l'étranger tout en réduisant le risque de créer un établissement stable dans des juridictions étrangères.

Grâce à des dizaines d'entités juridiques locales, partout dans le monde, et au respect des normes les plus strictes dans le domaine de la conformité, Remote propose la solution qu’il vous faut pour votre stratégie d'embauche à l'international. Partout dans le monde, nous maîtrisons le concept d'établissement permanent et nous pouvons aider votre entreprise à prendre les décisions financières les plus éclairées et vous accompagner dans votre réussite.

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