Was ist eine Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA)?

Eine Datenverarbeitungsvereinbarung (DVV) ist ein rechtlicher Vertrag zwischen zwei Unternehmen, in der Regel einem Datenverantwortlichen und einem Datenverarbeiter. In dieser Vereinbarung werden die Rechte, Zuständigkeiten und Pflichten beider Parteien beim Umgang mit personenbezogenen Daten im Einklang mit den Datenschutzgesetzen dargelegt.

Zunächst einmal müssen wir verstehen, was ein Datenverantwortlicher und ein Datenverarbeiter sind. Ein für die Datenverarbeitung Verantwortlicher ist eine Stelle (wie ein Unternehmen oder eine Behörde), die bestimmt, warum und wie personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ein Datenverarbeiter hingegen ist ein separates Unternehmen (wie ein Dienstleister), das personenbezogene Daten im Auftrag des für die Verarbeitung Verantwortlichen und auf dessen Anweisung hin verarbeitet.

Warum ist ein DPA so wichtig? Betrachte ein DPA als Sicherheitsnetz. Es hilft, die Daten von Einzelpersonen zu schützen und stellt sicher, dass alle am Datenverarbeitungsprozess beteiligten Parteien ihre Pflichten und Verantwortlichkeiten kennen. Eine DSGVO enthält Angaben zu den Arten der verarbeiteten Daten, den Zwecken der Verarbeitung, der Dauer der Verarbeitung und den Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Daten.

Für juristische Führungskräfte ist ein DPA aus mehreren Gründen von größter Bedeutung. Erstens stellt sie die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sicher, insbesondere von solchen, die den Datenschutzbetreffen, wie die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) in der Europäischen Union. Die Nichteinhaltung kann zu hohen Geldstrafen und Rufschädigung führen. Zweitens kann ein DPA potenzielle Streitigkeiten und Haftungen mindern, indem es die Pflichten und Verantwortlichkeiten aller beteiligten Parteien klar abgrenzt. Es ist wie ein Fahrplan, der hilft, mögliche Fallstricke und rechtliche Probleme zu vermeiden.

Auch Personalleiter/innen haben ein großes Interesse an DPAs, vor allem wenn sie ein globales Team leiten. Sie verarbeiten eine große Menge an persönlichen Daten von Beschäftigten - wie Namen, Adressen, Bankdaten, Gesundheitsdaten - was die DSGVO besonders relevant macht. Diese Vereinbarungen stellen sicher, dass die HR-Praktiken die Datenschutzrechte respektieren und die Daten der Beschäftigten schützen, vor allem, wenn sie an Dritte weitergegeben werden, z. B. an Lohnverarbeiter oder Anbieter von Sozialleistungen.

Arbeitsverträge sind ein weiterer Bereich, in dem DPAs eine wichtige Rolle spielen. Diese Verträge enthalten oft personenbezogene Daten, die angemessen verarbeitet und geschützt werden müssen. Eine DSGVO in einem Arbeitsvertrag kann Klarheit über die Datenverarbeitungsverfahren, die Rechte der betroffenen Personen (in diesem Fall der Beschäftigten) und die Maßnahmen zum Schutz dieser Daten schaffen.

Wie kannst du das Gelernte in deinem Job anwenden? Als Leiter/in der Rechtsabteilung oder der Personalabteilung kannst du hier drei Schritte unternehmen:

Verstehe deine Rolle: Bist du ein Datenverantwortlicher oder ein Datenverarbeiter? Oder spielst du vielleicht beide Rollen unter verschiedenen Umständen? Deine Rolle zu verstehen, ist der erste Schritt, um deine Verantwortlichkeiten und Verpflichtungen im Rahmen der Datenschutzgesetze zu bestimmen.

Überprüfe deine Verträge: Überprüfe deine aktuellen Vereinbarungen, wie z.B. Dienstleistungs- oder Arbeitsverträge. Gibt es eine DPA? Wenn nicht, ist es an der Zeit, eine zu gründen.

Entwickle oder aktualisiere deine DPA: Erarbeite zusammen mit deinem Rechtsteam eine DSGVO, die den geltenden Datenschutzgesetzen entspricht. Wenn du bereits eine DSGVO hast, vergewissere dich, dass sie aktuell ist und den neuesten Vorschriften entspricht.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine DSGVO ein wichtiges Instrument für die sichere und legale Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist. Das ist ein wichtiger Aspekt des Datenschutzes, den Rechts- und Personalverantwortliche verstehen und umsetzen müssen. Der ordnungsgemäße Umgang mit personenbezogenen Daten ist nicht nur eine Frage der Einhaltung von Vorschriften. Es geht auch darum, das Vertrauen der Menschen zu gewinnen, deren Daten wir verarbeiten - ein entscheidender Faktor für den Erfolg und den Ruf eines jeden Unternehmens.