Cette réponse peut varier en fonction de l'endroit où vous embauchez et de la manière dont vous le faites, mais la plupart des obligations fondamentales sont les mêmes.
Dans cet article, nous allons voir quelles sont les taxes que vous devrez payer, et quelles sont les taxes que vous pourriez avoir à payer. Nous examinerons également quelques points clés à prendre en compte en matière de taxes sur les salaires et expliquerons ce qu'il faut faire si vous souhaitez travailler avec des travailleurs indépendants.
Alors, plongeons dans le vif du sujet.
Quelles sont les taxes payées par un employeur aux États-Unis ?
Aux États-Unis, les employeurs sont tenus de retenir, de payer et, dans certains cas, de contribuer à certaines taxes. Il s'agit des taxes sur les salaires, qui comprennent la sécurité sociale, l'assurance-maladie et le chômage.
Voici les principales obligations fiscales dont vous devrez tenir compte.
Taxe fédérale et taxe d'État sur le revenu
Comme dans la plupart des pays, vous êtes tenu de retenir une partie du salaire de vos employés et de la verser aux autorités fiscales en temps voulu. Le taux spécifique de chaque taxe dépend du niveau de revenu de l'employé et de son statut fiscal.
Pour que vous puissiez le savoir, vos employés doivent remplir un formulaire W-4 . Vous pouvez ensuite utiliser ces informations pour calculer le montant de la taxe sur le revenu à retenir sur chaque salaire.
Dans la plupart des cas, les employés doivent payer l'impôt sur le revenu au niveau fédéral et au niveau de l'État (et, dans certains cas, au niveau de la ville ou du comté). Certains États, comme la Floride, le Texas et l'Alaska, n'ont pas de taxe sur le revenu.
Si vos employés travaillent à distance dans d'autres États, vous devez retenir les taxes sur le revenu pour l'État où ils vivent - et non pour l'État où se trouve le siège de votre entreprise. Notez que, dans certains cas, certaines conditions doivent être remplies pour que cette règle s'applique.
Pour en savoir plus sur vos obligations en matière de taxes sur les salaires dans chaque État, consultez notre outil gratuit US State Explorer. Vous pouvez également connaître le coût du plein emploi pour vos embauches grâce à notre outil gratuit de calcul des coûts.
En tant qu'employeur, vous ne contribuez pas à l'impôt sur le revenu de vos employés.
Taxe FICA
La taxe FICA (Federal Insurance Contributions Act) est une taxe combinée qui comprend la sécurité sociale et Medicare. Vous et votre employé cotisez à parts égales sur leur salaire.
Taxe de sécurité sociale
La sécurité sociale est destinée à financer les avantages sociaux des employés après leur départ des effectifs. Vous et votre employé cotisez à hauteur de 6,2 % (12,4 % au total) sur le salaire de l'employé, bien que tout revenu dépassant les 168 600 premiers dollars ne soit pas taxé.
Taxe sur l'assurance-maladie
Comme son nom l'indique, Medicare finance les coûts des soins de santé. Le taux de 2,9 % est partagé à parts égales entre vous et votre employé, les deux parties contribuant à hauteur de 1,45 %. Il n'y a pas de limite de base salariale pour l'assurance-maladie, ce qui signifie qu'elle s'applique aux employés quel que soit leur salaire.
Taxe de chômage
Les cotisations de chômage apportent une aide financière aux personnes en attente d'un emploi.
Dans la plupart des États, les employeurs sont responsables du paiement des taxes sur le chômage. Dans certains États, cependant, les employés doivent également cotiser.
Taxe fédérale de chômage (FUTA)
Les employeurs paient un taux d'imposition de 6 % sur les 7 000 premiers dollars de salaires versés à chaque employé par an. Une fois la base salariale atteinte, ils ne doivent plus payer de taxe FUTA pour l'année.
Taxe de chômage de l'État (SUTA)
Les taux de la taxe d'assurance chômage et les conditions d'éligibilité diffèrent d'un État à l'autre. Vous devrez donc vérifier et suivre les réglementations de chaque État pour vos employés. Remoter peut le faire pour vous et garantir que vous retenez et payez les montants corrects à tout moment, quel que soit le lieu de travail de vos employés.
Comment calculer les taxes sur les salaires des employeurs aux États-Unis ?
Comme nous l'avons mentionné, il vous incombe de retenir et de payer les taxes sur les salaires pour le compte de vos employés. Il s'agit de la FICA, de la FUTA et de l'impôt sur le revenu.
À la fin de l'année, vos employés recevront le formulaire W-2 récapitulant leurs salaires et les taxes retenues. Ils auront besoin de ce formulaire pour remplir leurs déclarations fiscales individuelles et demander les crédits ou déductions auxquels ils sont éligibles.
Avant de vous lancer dans des calculs, vous devez d'abord collecter les informations fiscales de vos employés à l'aide des documents suivants :
Formulaire I-9: Ce formulaire vérifie l'éligibilité de vos employés à travailler aux États-Unis et est requis pour tout le personnel.
Formulaire W-4: Comme indiqué, ce formulaire détermine le montant de la taxe que vous retiendrez.
Formulaires relatifs aux taxes nationales et locales : Certains États disposent de leurs propres formulaires de retenue.
Calculer les taxes fédérales et d'État
Les taux et les calculs spécifiques pour la retenue de l'impôt fédéral et de l'impôt d'État sur le revenu dépendent du revenu de chaque employé, de son statut fiscal et de sa résidence dans l'État.
Retenue à la source de l'impôt fédéral sur le revenu
Le formulaire W-4 de chaque employé indique son statut fiscal et le montant de la taxe sur le revenu à retenir sur chacun de ses salaires.
Retenue à la source de l'impôt sur le revenu de l'État
Comme nous l'avons vu, certains États exigent que vous reteniez la taxe sur le revenu de l'État sur le salaire de vos employés. Renseignez-vous auprès des autorités de chaque État pour connaître les taux exacts.
Calcul des taxes FICA
Pour calculer les taxes FICA, déterminez le salaire brut de chaque employé (c'est-à-dire le total de ses revenus avant tout impôt ou autre déduction).
Sécurité sociale
Une fois que vous connaissez le salaire brut, multipliez-le par le taux de la sécurité sociale (6,2 %).
Si votre employé perçoit un salaire brut de 2 000 $ au cours d'une période de paie, sa cotisation à la sécurité sociale s'élèvera à 124 $ (2 000 $ x 6,2 %). Vous devrez également verser 124 $.
Assurance maladie
Pour calculer la taxe Medicare, multipliez la rémunération brute totale de l'employé par le taux Medicare (1,45 %).
Là encore, si votre employé gagne 2 000 dollars, sa cotisation sera de 29 dollars (2 000 dollars x 1,45 %). Vous devrez également verser une contribution de 29 $.
Calcul des taxes FUTA et SUTA
Seuls les premiers 7 000 dollars du salaire annuel d'un employé sont soumis à la taxe FUTA. Pour calculer le montant que vous devez, multipliez le salaire imposable par le taux de la taxe FUTA (6 %).
Si votre employé gagne 60 000 $ par an, vous ne devrez payer des taxes que sur les 7 000 premiers dollars. Par conséquent, votre cotisation annuelle à la FUTA sera de 420 $ (7 000 $ x 6 %).
Toutefois, il est important de noter que vous pouvez demander un crédit d'impôt FUTA allant jusqu'à 5,4 % sur les taxes payées, ce qui ramène le taux à 0,6 %.
Contrairement aux taux de la FUTA, qui sont identiques dans tout le pays, les taux de la SUTA peuvent varier de manière significative. Chaque État dispose également de sa propre procédure de paiement, qui peut être mensuelle ou trimestrielle.
Qu'en est-il des travailleurs indépendants ?
Les travailleurs indépendants sont considérés comme des travailleurs indépendants et sont donc responsables de la déclaration et du paiement de leurs propres taxes. Cela signifie que vous n'avez pas besoin de retenir ou de verser des taxes sur les salaires lorsque vous payez un travailleur indépendant.
Toutefois, vous êtes tenu de rapporter à l'Internal Revenue Service (IRS) les paiements de 600 $ ou plus effectués à des travailleurs indépendants au titre de l'article 1099, en utilisant les formulaires suivants le formulaire 1099-NEC . Cela permet à l'IRS de s'assurer que les travailleurs indépendants déclarent correctement leurs revenus.
Garantissez-vous de ne pas mal classer vos travailleurs indépendants mais... Cela peut entraîner des pénalités, des amendes et des paiements rétroactifs, ainsi qu'une atteinte importante à la réputation.
Quand les taxes sur les employés sont-elles payées par les employeurs aux États-Unis ?
Le calendrier des paiements dépend généralement de deux facteurs principaux :
Le type de taxe payée : Le calendrier des dépôts varie selon les taxes.
Le montant retenu : L'IRS a des règles spécifiques concernant le montant total des taxes qui peuvent être retenues au cours d'un trimestre.
Calendrier des dépôts mensuels
Les employeurs qui retiennent plus de 50 000 dollars au titre des taxes FICA et de l'impôt fédéral sur le revenu au cours d'un trimestre doivent payer les taxes sur une base mensuelle. En règle générale, les taxes retenues sont déposées le 15 du mois suivant la période de paie.
Ainsi, si vous payez vos employés le 30 juin, vous devez déposer les taxes retenues au plus tard le 15 juillet.
Calendrier des dépôts semi-hebdomadaires
Les employeurs qui retiennent entre 7 500 et 50 000 dollars de taxes fédérales sur le revenu et de FICA au cours d'un trimestre doivent effectuer un dépôt semi-hebdomadaire.
Vous êtes tenu de verser les taxes retenues le mercredi suivant la période de paie si vos employés ont été payés le mercredi, le jeudi ou le vendredi précédent.
Par exemple, si vous avez payé vos employés le vendredi 7 juillet, vous devez envoyer le dépôt de taxe au plus tard le mercredi 12 juillet.
Comment les taxes sont-elles payées au gouvernement par un employeur ?
La Loi sur le paiement des taxes est relativement simple. Le moyen le plus pratique est de déposer vos taxes retenues par voie électronique via le système de paiement électronique de l'impôt fédéral (EFTPS). Ce système vous permet également de programmer des allocations à l'avance et de recevoir une confirmation lorsque ces allocations sont traitées.
Remoter peut effectuer ces dépôts en votre nom, dans le respect des délais impartis.
Gérer les taxes sur les salaires avec Remoter
Comme nous l'avons mentionné, Remoter peut vous décharger de tout cela. Nous garantissons que vos employés sont payés rapidement et correctement, que toutes les taxes pertinentes sont retenues et payées aux niveaux fédéral, étatique et local, et que toutes les obligations en matière de rapports et de paperasserie sont respectées.
Nos experts locaux et internes peuvent également vous conseiller sur vos options fiscales et vous apporter soutien et conseils en cas de besoin.
Ce phénomène ne se limite pas non plus aux États-Unis. Si vous avez des membres de votre équipe dans différents pays, vous pouvez gérer tous les aspects de votre paie par l'intermédiaire de notre service de paie multipays centralisé. .
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