Quelles sont les taxes payées par les employeurs aux États-Unis ?

Aux États-Unis, les employeurs doivent s'acquitter de plusieurs charges sociales lorsqu'ils embauchent des employés. Les principales charges patronales comprennent les cotisations de sécurité sociale et d'assurance maladie (FICA), la taxe fédérale sur le chômage (FUTA) et les taxes d'État sur le chômage (SUTA). Les employeurs sont également tenus de prélever l'impôt fédéral et l'impôt d'État sur les salaires de leurs employés.

Si vous envisagez d'embaucher des employés aux États-Unis, il est essentiel de bien comprendre vos obligations en matière de charges sociales.

Selon l'endroit et la manière dont vous recrutez du personnel, cette réponse peut varier, mais la plupart des obligations fondamentales restent les mêmes.

Dans cet article, nous allons voir quelles sont les taxes que vous devrez payer, et quelles sont les taxes que vous pourriez avoir à payer. Nous examinerons également quelques points clés à prendre en compte en matière de taxes sur les salaires et expliquerons ce qu'il faut faire si vous souhaitez travailler avec des travailleurs indépendants.

Alors, plongeons dans le vif du sujet.

Quelles sont les charges sociales que les employeurs doivent payer pour leurs employés aux États-Unis ?

Aux États-Unis, les employeurs sont tenus de retenir, de payer et, dans certains cas, de contribuer à certaines taxes. Il s'agit des taxes sur les salaires, qui comprennent la sécurité sociale, l'assurance-maladie et le chômage.

Voici les principales obligations fiscales dont vous devrez tenir compte.

L'impôt sur le revenu fédéral et des États

Comme dans la plupart des pays, vous êtes tenu de retenir une partie du salaire de vos employés et de la verser aux autorités fiscales en temps voulu. Le taux spécifique de chaque taxe dépend du niveau de revenu de l'employé et de son statut fiscal.

Pour que vous puissiez le savoir, vos employés doivent remplir un formulaire W-4. Vous pouvez ensuite utiliser ces informations pour calculer le montant de l'impôt sur le revenu à prélever sur chaque salaire.

Dans la plupart des cas, les employés doivent payer l'impôt sur le revenu au niveau fédéral et au niveau de l'État (et, dans certains cas, au niveau de la ville ou du comté). Certains États, comme la Floride, le Texas et l'Alaska, n'ont pas de taxe sur le revenu.

Si les employés travaillent à distance depuis un autre État, les employeurs doivent généralement prélever l'impôt sur le revenu applicable dans l'État où réside l'employé. Notez que, dans certains cas, certaines conditions déterminent l'application de cette règle.

Pour en savoir plus sur vos obligations en matière de taxes sur les salaires dans chaque État, consultez notre outil gratuit US State Explorer. Vous pouvez également connaître le coût du plein emploi pour vos embauches grâce à notre outil gratuit de calcul des coûts.

En tant qu'employeur, vous ne contribuez pas à l'impôt sur le revenu de vos employés.

Cotisation FICA

La taxe FICA (Federal Insurance Contributions Act) est une taxe combinée qui comprend la sécurité sociale et Medicare. Vous et votre employé cotisez à parts égales sur leur salaire.

Taxe de sécurité sociale

La sécurité sociale est destinée à financer les avantages sociaux des employés après leur départ des effectifs. Vous et votre employé cotisez à hauteur de 6,2 % (12,4 % au total) sur le salaire de l'employé, bien que tout revenu dépassant les 168 600 premiers dollars ne soit pas taxé.

Cotisation Medicare

Comme son nom l'indique, Medicare finance les coûts des soins de santé. Le taux de 2,9 % est partagé à parts égales entre vous et votre employé, les deux parties contribuant à hauteur de 1,45 %. Il n'y a pas de limite de base salariale pour l'assurance-maladie, ce qui signifie qu'elle s'applique aux employés quel que soit leur salaire.

Cotisation de chômage

Les cotisations d'assurance chômage permettent d'apporter une aide financière aux personnes en recherche d'emploi.

Dans la plupart des États, les employeurs sont responsables du paiement des taxes sur le chômage. Dans certains États, cependant, les employés doivent également cotiser.

Taxe fédérale de chômage (FUTA)

Les employeurs paient un taux d'imposition de 6 % sur les 7 000 premiers dollars de salaires versés à chaque employé par an. Une fois la base salariale atteinte, ils ne doivent plus payer de taxe FUTA pour l'année.

Taxe de chômage de l'État (SUTA)

Les taux de la taxe d'assurance chômage et les conditions d'éligibilité diffèrent d'un État à l'autre. Vous devrez donc vérifier et suivre les réglementations de chaque État pour vos employés. Remoter peut le faire pour vous et garantir que vous retenez et payez les montants corrects à tout moment, quel que soit le lieu de travail de vos employés.

Comment calculer les taxes sur les salaires des employeurs aux États-Unis ?

Comme indiqué précédemment, vous êtes tenu de prélever et de verser les charges sociales au nom de vos employés. Cela comprend les cotisations FICA, FUTA et l'impôt sur le revenu.

À la fin de l'année, vos employés recevront le formulaire W-2, qui récapitule leurs salaires et les retenues fiscales. Ils auront besoin de ce formulaire pour remplir leur déclaration d'impôt sur le revenu et demander les crédits ou les déductions auxquels ils ont droit.

Avant de vous lancer dans les calculs, vous devez d'abord recueillir les informations fiscales de vos employés à l'aide des documents suivants :

• Le formulaire I-9 : Ce formulaire permet de vérifier que vos employés sont autorisés à travailler aux États-Unis et est obligatoire pour l'ensemble du personnel.
• Le formulaire W-4 : Comme indiqué, ce formulaire permet de déterminer le montant de l'impôt que vous devrez retenir à la source.
• Formulaires fiscaux au niveau de l'État et au niveau local : Certains États disposent de leurs propres formulaires de retenue à la source.

Calculer les taxes fédérales et d'État

Les taux et les calculs spécifiques pour la retenue de l'impôt fédéral et de l'impôt d'État sur le revenu dépendent du revenu de chaque employé, de son statut fiscal et de sa résidence dans l'État.

Retenue à la source de l'impôt fédéral sur le revenu

Le formulaire W-4 de chaque employé indique son statut fiscal et le montant de la taxe sur le revenu à retenir sur chacun de ses salaires.

Retenue à la source de l'impôt sur le revenu de l'État

Comme nous l'avons vu, certains États exigent que vous reteniez la taxe sur le revenu de l'État sur le salaire de vos employés. Renseignez-vous auprès des autorités de chaque État pour connaître les taux exacts.

Calcul des taxes FICA

Pour calculer les cotisations FICA, déterminez le salaire brut de chaque salarié (c'est-à-dire le montant total de ses revenus avant tout prélèvement fiscal ou autre déduction).

Sécurité sociale

Une fois que vous connaissez le salaire brut, multipliez-le par le taux de cotisation à la Sécurité sociale (6,2 %).

Si votre employé perçoit un salaire brut de 2 000 $ au cours d'une période de paie, sa cotisation à la sécurité sociale s'élèvera à 124 $ (2 000 $ x 6,2 %). Vous devrez également verser 124 $.

Assurance maladie

Pour calculer la taxe Medicare, multipliez la rémunération brute totale de l'employé par le taux Medicare (1,45 %).

Encore une fois, si votre employé gagne 2 000 $, sa cotisation s'élèvera à 29 $ (2 000 $ × 1,45 %). Vous devrez également verser une contribution de 29 $.

Calcul des taxes FUTA et SUTA

Seuls les premiers 7 000 dollars du salaire annuel d'un employé sont soumis à la taxe FUTA. Pour calculer le montant que vous devez, multipliez le salaire imposable par le taux de la taxe FUTA (6 %).

Si votre employé gagne 60 000 $ par an, vous ne devrez payer des taxes que sur les 7 000 premiers dollars. Par conséquent, votre cotisation annuelle à la FUTA sera de 420 $ (7 000 $ x 6 %).

Toutefois, il est important de noter que vous pouvez demander un crédit d'impôt FUTA allant jusqu'à 5,4 % sur les taxes payées, ce qui ramène le taux à 0,6 %.

Contrairement aux taux de la FUTA, qui sont identiques dans tout le pays, les taux de la SUTA peuvent varier de manière significative. Chaque État dispose également de sa propre procédure de paiement, qui peut être mensuelle ou trimestrielle.

Qu'en est-il des travailleurs indépendants ?

Les travailleurs indépendants sont considérés comme des travailleurs autonomes et doivent donc s'acquitter eux-mêmes de leurs obligations fiscales. Cela signifie que vous n'avez pas à prélever ni à verser de charges sociales lorsque vous rémunérez un freelance.

Toutefois, vous êtes tenu de rapporter à l'Internal Revenue Service (IRS) les paiements de 600 $ ou plus effectués à des travailleurs indépendants au titre de l'article 1099, en utilisant les formulaires suivants le formulaire 1099-NEC . Cela permet à l'IRS de s'assurer que les travailleurs indépendants déclarent correctement leurs revenus.

Garantissez-vous de ne pas mal classer vos travailleurs indépendants mais... Cela peut entraîner des pénalités, des amendes et des paiements rétroactifs, ainsi qu'une atteinte importante à la réputation.

Notre outil outil de risque de requalification de contrat des employés peut vous aider à déterminer le statut des membres de votre équipe.

Quand les taxes sur les employés sont-elles payées par les employeurs aux États-Unis ?

Le calendrier des paiements dépend généralement de deux facteurs principaux :

• Le type de taxe payé : Les différentes taxes ont des calendriers de versement différents.
• Le montant retenu : L'IRS a des règles spécifiques concernant le montant total des taxes qui peuvent être retenues au cours d'un trimestre.

Calendrier des dépôts mensuels

Les employeurs qui retiennent plus de 50 000 dollars au total au titre des cotisations FICA et de l'impôt fédéral sur le revenu au cours d'un trimestre doivent effectuer leurs paiements mensuellement. En règle générale, les retenues à la source doivent être versées le 15 du mois suivant la période de paie.

Ainsi, si vous versez leur salaire à vos employés le 30 juin, vous devez verser les retenues à la source avant le 15 juillet.

Calendrier des dépôts semi-hebdomadaires

Les employeurs qui retiennent entre 7 500 et 50 000 dollars au total au titre de l'impôt fédéral sur le revenu et des cotisations FICA au cours d'un trimestre doivent effectuer un versement deux fois par semaine.

Vous êtes tenu de verser les taxes retenues le mercredi suivant la période de paie si vos employés ont été payés le mercredi, le jeudi ou le vendredi précédent.

Par exemple, si vous avez payé vos employés le vendredi 7 juillet, vous devez envoyer le dépôt de taxe au plus tard le mercredi 12 juillet.

Comment les taxes sont-elles payées au gouvernement par un employeur ?

La Loi sur le paiement des taxes est relativement simple. Le moyen le plus pratique est de déposer vos taxes retenues par voie électronique via le système de paiement électronique de l'impôt fédéral (EFTPS). Ce système vous permet également de programmer des allocations à l'avance et de recevoir une confirmation lorsque ces allocations sont traitées.

Remote peut effectuer ces versements en votre nom, dans le strict respect des délais applicables.

Gérer les taxes sur les salaires avec Remoter

Comme nous l'avons mentionné, Remoter peut vous décharger de tout cela. Nous garantissons que vos employés sont payés rapidement et correctement, que toutes les taxes pertinentes sont retenues et payées aux niveaux fédéral, étatique et local, et que toutes les obligations en matière de rapports et de paperasserie sont respectées.

Nos experts locaux et internes peuvent également vous conseiller sur vos options fiscales et vous apporter soutien et conseils en cas de besoin.

Et cela ne se limite pas non plus aux États-Unis. Si votre équipe compte des collaborateurs dans différents pays, vous pouvez gérer tous les aspects de votre paie grâce à notre système de paie multipays centralisé.

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