Directe stortingen voor je werknemers in de VS instellen

Payday hoeft niet lastig te zijn, voor jou niet en voor je team niet. Als je nog steeds cheques print, handmatige overschrijvingen coördineert of werknemers moet vragen om betalingen op te sporen, is het waarschijnlijk tijd voor verandering.

Directe storingen zijn de gouden standaard voor moderne, betrouwbare en naadloze betalingen aan werknemers, en het is makkelijker dan je denkt om ze in te stellen.

In dit artikel bespreken we hoe je directe stortingen voor je werknemers in de VS kunt instellen. We laten je ook zien hoe een geautomatiseerd payroll-platform het proces vanaf het begin sneller, veiliger en volledig compliant kan maken. Laten we aan de slag gaan.

Hoe werken directe stortingen van payrolls in de VS?

In de VS worden directe stortingen via het Automated Clearing House-netwerk (ACH) uitgevoerd. Dit is een elektronisch systeem dat geld tussen financiële instituties verplaatst, waardoor werkgevers het salaris direct op de rekening van de werknemer kunnen storten.

Volgens de National Automated Clearing House Association (NACHA), wordt meer dan 90% van de medewerkers in de VS via directe stortingen betaald. En dat percentage blijft stijgen.

Zie ook: Kan een werkgever directe storting als betaalmethode verplichten?

Directe storting via de payroll in de VS instellen: Stapsgewijs

Als je met een traditionele payroll-leverancier werkt of dingen handmatig beheert, omvat het instellen van directe storting vaak het volgende:

1. Kies een payroll-leverancier of bank die ACH ondersteunt

Je hebt toegang tot het ACH-netwerk nodig om directe stortingen te kunnen versturen. Dit kan op een paar manieren:

• via een lokale payroll-leverancier;
• via je zakelijke bank, die mogelijk ACH-diensten voor payroll aanbiedt;
• via een global payroll-platform zoals Remote.

Toptip: Als je wilt gaan opschalen en/of personeel in verschillende staten (of landen) wilt aannemen, raden we zeer aan om gebruik te maken van een leverancier zoals Remote, die belastingnaleving, -aangifte en de betalingslogistiek voor je regelt.

2. Verzamel de bankgegevens van je werknemers

Jij bent verantwoordelijk voor het verzamelen en beschermen van gevoelige werknemersgegevens. Meer specifiek heb je van elke werknemer het volgende nodig:

• de volledige naam (overeenkomstig met de bankgegevens);
• de naam van de bank;
• het routing-nummer (dit is een 9-cijferige ABA-code);
• het rekeningnummer;
• het rekeningtype (lopende of spaarrekening);
• een ondertekend autorisatieformulier voor directe storting.

Het is een goed idee om te vragen om een ongeldig gemaakte cheque of document van de bank ter bevestiging van de rekeninggegevens. Het is van essentieel belang dat je alle formulieren veilig opslaat en de best practices voor gegevensbescherming volgt.

3. Voeg de gegevens van je werknemer toe in je payroll-systeem

Als je de gegevens hebt verzameld, moet je de rekeninggegevens in je gekozen payroll-platform invoeren. De meeste systemen verifiëren de gegevens op een van de volgende manieren:

• instant verificatie via een externe tool (zoals Plaid of Trustly);
• een pre-assessment (een transactie van 0 euro die een paar dagen voor de eerste payroll wordt verstuurd om te bevestigen dat de bankrekening actief is).

Zorg dat je de gegevens dubbel op fouten controleert, want door één onjuist cijfer kunnen betalingen vertragen of op het verkeerde rekeningnummer worden gestort.

4. Plan en verwerk de payroll

Voer je payroll-run uit op basis van je gekozen planning (wekelijke, tweewekelijks, twee keer per maand of maandelijks). In de meeste systemen moet de payroll twee tot drie werkdagen voor de betaaldag worden goedgekeurd om te zorgen dat de ACH-overschrijvingen op tijd zijn verwerkt.

Je ontvangt een bevestiging dat de betalingen verstuurd en verwerkt zijn. Zorg dat je een kopie van elke payroll-run bewaart, voor compliance- en auditdoeleinden.

5. Blijf compliant met de federale wetgeving

Directe storting is in alle 50 staten toegestaan, maar in sommige staten mogen werkgevers het niet verplichten. Bijvoorbeeld:

• In Californië moeten werknemers vrijwillig met directe storting akkoord gaan.
• In sommige staten moeten werkgevers minimaal één andere betaalmethode aanbieden.

Controleer altijd de lokale wetgeving en zorg dat je payroll-instellingen overeenkomen met zowel de federale als de staatsregelgeving.

Maak het instellen makkelijker met Remote Payroll

Als je directe storting via de payroll intern of via een lokale leverancier regelt, kan het proces nogal handmatig en tijdrovend zijn.

Maar, als je een geautomatiseerd platform zoals Remote Payroll gebruikt, wordt het hele proces snel, makkelijk en duidelijk.

Remote ondersteunt directe storting via ACH, wat inhoudt dat we automatisch geld van de bankrekening van je bedrijf halen en de betalingen naar je werknemers overmaken. Dat betekent geen handmatige uploads, en geen kopzorgen over bankieren.

Om je een beeld te geven, beschrijven we hieronder hoe eenvoudig je het kunt instellen:

1. Log in op je Remote-account en ga voor je entiteit in de VS naar Betaalmethode toevoegen. Kies Directe storting ACH. Dit is de standaardmethode voor directe storting in de VS.
2. Verifieer je zakelijke bankrekening direct via Trustly of doe het handmatig door je routing- en rekeningnummer in te vullen. Houd er rekening mee dat de verwerking tot twee dagen kan duren als je voor handmatige verificatie kiest.
3. Wanneer je rekening is geverifieerd, wordt je gevraagd om Remote te autoriseren om je rekening voor de payroll te gebruiken. Zo zorg je voor volledig geautomatiseerde, tijdige directe stortingen voor elke payroll-run.

Dat was het! Met directe storting worden je werknemers altijd en op tijd direct op hun bankrekening uitbetaald.

Bekijk onze stapsgewijze supportgids voor een volledig, diepgaand overzicht van het instellingsproces met Remote.

Hoelang duurt directe storting in de VS?

Tijdens de payroll-runs duurt de verwerking van ACH-overschrijvingen doorgaans ongeveer een tot twee werkdagen. Remote zorgt er wel voor dat betalingen op tijd worden gepland, zodat je team altijd volgens plan wordt betaald.

Kan ik directe storting ook voor zzp'ers in de VS gebruiken?

Ja, dat kan. Houd er wel rekening mee dat zzp-betalingen om belastingredenen op een andere manier worden verwerkt (er is bijv. geen belastinginhouding of W-2-rapportage). Remote maakt het eenvoudig om zowel zzp'ers als werknemers via één dashboard te betalen.

Wat gebeurt er als een werknemer een andere bankrekening krijgt?

Werknemers kunnen hun eigen rekeninggegevens veilig via het Remote-platform bijwerken. Je ontvang een melding, en Remote verifieert de nieuwe rekening voordat betalingen worden verwerkt.

Hoe kan Remote nog meer helpen?

Het eenvoudige proces om directe stortingen op te zetten is niet het enige voordeel van een centraal payroll-platform zoals Remote. 

Je ontvangt ook:

• geautomatiseerde berekeningen, waardoor het risico op menselijke fouten kleiner wordt en je zorgt dat je mensen het juiste bedrag ontvangen.
• volledige compliance met alle lokale, staats- en federale belastingwetten voor payroll, ook als die veranderen.
• de mogelijkheid om compliant in alle staten (en landen) op te schalen, zonder dat dingen extra ingewikkeld worden.
• beveiliging van bankkwaliteit voor je werknemers- en financiële gegevens.

Voor meer informatie over hoe we je payroll-zorgen kunnen wegnemen, het proces kunnen vereenvoudigen en je een naadloze payroll-ervaring kunnen bieden, kun je vandaag nog contact opnemen met een van onze behulpzame experts.