Wie man selbständige Auftragnehmer:innen in den Philippinen nutzt und bezahlt

Die Philippinen haben sich in den letzten Jahren dank ihrer florierenden IT- und Dienstleistungsbranche zu einem beliebten Ziel für Outsourcing entwickelt. Die Nähe zu den großen asiatischen Märkten und die relativ niedrigen Lohnkosten haben es zu einer attraktiven Option für Unternehmen gemacht, die die Dienste lokaler Remote-Fachkräfte nutzen wollen.

Jedes Land hat andere Gesetze, die sich darauf auswirken, wie du Mitarbeiter:innen aufnimmst und bezahlst. Das ist in den Philippinen nicht anders. Wenn du selbständige Auftragnehmer:innen in den Philippinen nutzen willst, brauchst du ein gewisses Hintergrundwissen über die örtlichen Gesetze und Geschäftspraktiken. Du musst auch wissen, wie du deine Arbeitnehmer:innen in Übereinstimmung mit dem philippinischen Arbeitsrecht richtig einstufst.  

Du musst dir aber keine Sorgen machen. In diesem Artikel erklären wir dir, was du wissen musst, um mit Auftragnehmer:innen in den Philippinen zusammenzuarbeiten. Wir haben auch Informationen über das Arbeits- und Steuerrecht und darüber, wie du Risiken der Falschklassifizierung vermeiden kannst, in den Beitrag aufgenommen. 

Bereit? Los geht's.

Grundüberlegungen zur Zusammenarbeit mit Auftragnehmer:innen in den Philippinen

Bevor du in den Philippinen Arbeitskräfte aufnimmst, musst du zwei Dinge beachten. 

Erstens: Anders als in den USA existiert in den Philippinen das Konzept der „Beschäftigung nach Belieben des Arbeitgebers“ („At-will Employment“) nicht. Das bedeutet, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer:in eine vertragliche Vereinbarung treffen müssen, in der die Pflichten und Verantwortlichkeiten des oder der Letzteren festgelegt sind. Englisch ist eine der Amtssprachen in den Philippinen; Arbeitsverträge können also auf Englisch verfasst werden. Ist der oder die Arbeitnehmer:in jedoch philippinische:r Staatsbürger:in und versteht kein Englisch, muss eine Kopie des Vertrags auf Philippinisch vorgelegt werden.

Zweitens bedeutet das Fehlen des „At-will Employment“, dass Arbeitnehmer:innen nur aus „triftigen Gründen“ oder unter den im Vertrag festgelegten Bedingungen gekündigt werden können. Die Arbeitgeber müssen darauf achten, dass der Vertrag klar definierte Kündigungsklauseln enthält. 

Welche Risiken bestehen, wenn du selbständige Auftragnehmer:innen in den Philippinen als Angestellte klassifizierst?

In den Philippinen gibt es rechtliche Unterschiede zwischen selbständigen Auftragnehmern:innen und Angestellten. Es ist wichtig, dass du deine philippinischen Arbeitskräfte richtig einstufst, sonst drohen Strafen oder andere rechtliche Konsequenzen.

Was sind Angestellte? 

Angestellte sind Personen die für dein Unternehmen arbeiten und dir die Kontrolle darüber überlassen, wie und wann sie ihre Arbeitsaufgaben erledigen sollen. Du bist verpflichtet, dich an gesetzliche Mindestlöhne und Überstundenregelungen zu halten, Zusatzleistungen anzubieten und einen Teil der Lohnsteuer zu zahlen.

Was sind Auftragnehmer:innen? 

Arbeitnehmerähnliche selbständige Auftragnehmer:innen arbeiten in der Regel nicht exklusiv für dein Unternehmen, sondern werden für bestimmte Aufgaben auf der Grundlage eines festen Gehalts oder Lohns nach gegenseitiger Vereinbarung beauftragt. Auftragnehmer:innen können jedoch frei entscheiden, wann und wie sie ihre Arbeit erledigen. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, für seine Auftragnehmer:innen Steuern einzubehalten oder ihnen Zusatzleistungen zu gewähren.

Mehr über die Unterschiede zwischen der Einstufung als Angestellte oder Auftragnehmer:innen erfährst du im Expertenleitfaden zur Scheinselbstständigkeit von Remote.

Strafen für Scheinselbstständigkeit in den Philippinen

Wenn du Angestellte in auf den Philippinen fälschlicherweise als selbständige Auftragnehmer:innen einstufst , hat das erhebliche Konsequenzen. Du betrügst du sowohl deine:n Mitarbeiter:in als auch den Staat. Wenn du deinen philippinischen Arbeitnehmer:innen keine Zusatzleistungen anbietest bzw. keine Steuern zahlst, drohen dir hohe Bußgelder oder Strafen,

darunter die Nachzahlung nicht erbrachter Zusatzleistungen an die Angestellten und nicht abgeführter Steuern an den Staat. Du kannst auch zur Zahlung zusätzlicher Bußgelder verpflichtet werden, wenn es hinreichende Beweise dafür gibt, dass du eine:n Mitarbeiter:in absichtlich falsch eingestuft hast. 

Auch die Rechte an deinem geistigem Eigentum können gefährdet sein. Der einfachste Weg, dieses Problem zu lösen, ist die Zusammenarbeit mit einem Anbieter von globalen Contractor-Management-Services, der dir maximalen Schutz deines geistigen Eigentums bietet und dir hilft, die Risiken für dein Unternehmen zu minimieren. 

Wie sieht die Arbeitsgesetzgebung in den Philippinen aus?

Maßgeblich für die Regelung der Beschäftigungsverhältnisse ist das philippinische Arbeitsgesetzbuch definiert. Zu den Vorschriften für Angestellte und Auftragnehmer:innen gehören etwa:

• Angestellte müssen entweder jede zweite Woche oder zweimal im Monat bezahlt werden. Auftragnehmer:innen werden in der Regel nach Vorlage einer Rechnung am Ende eines Projekts oder in regelmäßigen Abständen bezahlt, wie es in ihrem Vertrag klar festgelegt ist.

• Angestellte müssen einen Überstundenzuschlag von 125 % erhalten, wenn sie mehr als 40 Stunden pro Woche oder acht Stunden pro Tag arbeiten. Auftragnehmer:innen sind nicht verpflichtet, Überstunden zu leisten.

• Am Ende des Kalenderjahres muss der Arbeitgeber allen Angestellten eine Prämie in Höhe des Monatsverdienstes zahlen. Dies gilt nicht für Auftragnehmer:innen.

• Unternehmen, die Angestellte beschäftigen, müssen in das philippinische Sozialversicherungssystem (SSS) einzahlen. Unternehmen, die mit Auftragnehmer:innen zusammenarbeiten, müssen keinen Beitrag leisten.

• Alle Arbeitnehmer:innen, die mehr als 1.000 philippinische Pesos im Monat verdienen, müssen in die Sozialversicherung einzahlen und Einkommenssteuer zahlen.

Ausländische Unternehmen, die in den Philippinen Auftragnehmer:innen beauftragen wollen, müssen auch die Verordnung Nr. 174 des Arbeitsministeriums über Verträge und Unteraufträge beachten.

Das Steuerrecht im Zusammenhang mit selbstständigen Auftragnehmer:innen in den Philippinen

Die philippinischen Auftragnehmer:innen müssen sich selbst steuerlich registrieren und ihre Einkünfte erklären. 

Auftraggeber sollten sicherstellen, dass ihre philippinischen Auftragnehmer:innen beim Bureau of Internal Revenue (BIR) registriert sind. 

In den USA ansässige Arbeitgeber müssen dem Internal Revenue Service (IRS) bestimmte Formulare zur Steuerkonformität vorlegen, wie z. B.:

• Formular W-8 BEN: Mit diesem Formular kann der IRS die ausländischen Status von nichtansässigen ausländischen Staatsangehörigen feststellen, die bei US-Unternehmen beschäftigt sind.

• Formular 1096: Dieses Formular ist ein ausdruckbares Deckblatt, das verwendet wird, wenn du Papierformulare per Post an die IRS übermittelst.

• Formular 1042-S: Dieses Formular gibt an, wie viel ein US-Unternehmen an ausländische Auftragnehmer:in (außerhalb der USA) gezahlt hat.

Aber lass dich nicht von der Bürokratie abschrecken. Remote kann dir den Stress abnehmen, indem wir automatisch die richtigen Steuerformulare für deine Auftragnehmer:innen erstellen. Die Steuer-Compliance-Funktion für US-Unternehmen von Remote kann helfen, das Onboarding und Management von Auftragnehmer:innen den Griff zu bekommen.

Wie kann ich selbständige Auftragnehmer:innen in den Philippinen fest einstellen?

Es gibt mehrere Gründe, warum die Umwandlung von Auftragnehmer:innen in Angestellte eine gute Idee ist. Dazu zählen:

• Langfristige Bindung

• Motivationsförderung durch Zusatzleistungen und Benefits

• Feste Einbindung in das Team

• Langfristige Einsparungen

Bei der Umwandlung erhältst du einen aktualisierten Vertrag, in dem Mindestlöhne, Kündigungsklauseln und Überstundenzuschläge geregelt sind. Außerdem musst du Zusatzleistungen anbieten, die Steuergesetze erfüllen und die Gesetze und Verordnungen zur Beschäftigung einhalten.

Alternativ kann auch ein globaler Contractor-Management-Service wie Remote den Umstellungsprozess für dich übernehmen. Remote kann dir helfen, Auftragnehmer:innen schnell und einfach in Angestellte umzuwandeln, indem wir regelkonforme Verträge auf Filipino erstellen und deine steuerlichen Pflichten ermitteln.

Wie bezahle ich selbständige Auftragnehmer:innen in den Philippinen?

Einige gängige Methoden zur Bezahlung von Auftragnehmer:innen in den Philippinen sind:

• Scheck

• Überweisung

• Digitale Zahlungsplattformen (PayPal, Wise)

• Geldtransfer (Western Union, MoneyGram)

Bei den meisten dieser Optionen fallen jedoch Transaktionsgebühren oder Aufschläge für den Währungsumtausch an. 

Alternativ kannst du auch einen globalen Contractor-Management-Service wie Remote nutzen, um die Zahlungen an die Auftragnehmer:innen abzuwickeln. Remote macht es einfach, dein verteiltes Team schnell zu bezahlen, indem wir wiederkehrende Zahlungen automatisieren und die Rechnungsverwaltung übernehmen.

Die beste Methode für die Zusammenarbeit mit Auftragnehmer:innen in den Philippinen

Wenn du dein Team im asiatisch-pazifischen Raum erweitern möchtest, sind Fachkräfte in den Philippinen eine gute Option, denn dein Unternehmen erhält qualifizierte Talente zu erschwinglichen Preisen. 

Allerdings musst du dich mit ausländischem Steuer- und Arbeitsrecht auseinandersetzen. Aber Remote nimmt dir das ab und macht das Contractor Management zu einem einfachen und mühelosen Prozess. Mit Remote kannst du:

• alle philippinischen Arbeits- und Steuergesetze einhalten.

• Auftragnehmer:innen auf der ganzen Welt mit lokal angepassten Verträgen aufnehmen.

• Rechnungen rasch genehmigen und bezahlen und wiederkehrende Zahlungen automatisieren.

• dich von unserem freundlichen Team unterstützen lassen, das dich durch den gesamten Prozess führt.

Außerdem bedeutet unsere Fair-Preis-Garantie, dass du nur für jene Auftragnehmer:innen bezahlst, die du tatsächlich nutzt. 

Wenn du Fragen dazu hast, wie du weltweit Auftragnehmer:innen aufnehmen und bezahlen kannst, kontaktiere unser freundliches Team, das dir gerne weiterhilft. Bist du bereit, mit Remote durchzustarten? Registriere dich und beginne noch heute mit dem Onboarding deines Teams!