Bewährte Vorgehensweisen für Vorstellungsgespräche: Ein umfassender Leitfaden für Arbeitgeber

Seriöse Bewerber nehmen sich Zeit, um sich über Ihr Unternehmen zu informieren und sich auf das Vorstellungsgespräch vorzubereiten. Ein unzureichender Interviewprozess kann jedoch dazu führen, dass Sie qualifizierte Kandidaten übersehen – oder schlimmer noch, dass diese zu Ihren Wettbewerbern wechseln. 

Daher ist es wichtig, die richtigen Fragen zu stellen und gleichzeitig das Vorstellungsgespräch für den Bewerber so angenehm wie möglich zu gestalten.

In diesem Artikel gehen wir auf einige wichtige Best Practices für die Durchführung eines effektiven Vorstellungsgesprächs ein und betrachten einige Punkte, die Sie vermeiden sollten. Lassen Sie uns direkt beginnen.

Bewährte Methoden für die Durchführung eines effektiven Vorstellungsgesprächs

Ein effektives Vorstellungsgespräch stellt sicher, dass Sie Ihre Zeit mit den Bewerbern optimal nutzen und alle Informationen erhalten, die Sie für eine Einstellungsentscheidung benötigen.

Um Ihre Interviews effektiver zu gestalten, finden Sie hier einige bewährte Vorgehensweisen und Verfahren, die Sie beachten sollten:

1. Bereiten Sie sich angemessen vor

Wenn Sie den Lebenslauf des Bewerbers zum ersten Mal während des Vorstellungsgesprächs lesen, hinterlässt dies keinen optimalen Eindruck. Informieren Sie sich im Vorfeld über die Erfahrungen und den Hintergrund Ihres Bewerbers und führen Sie gegebenenfalls zusätzliche Recherchen durch. 

Eine gründliche Vorbereitung hilft Ihnen, sich auf bestimmte Dinge zu konzentrieren und bessere Fragen zu stellen. Außerdem hinterlassen Sie einen guten ersten Eindruck, sodass der Bewerber eher bereit ist, für Sie zu arbeiten.

Denken Sie daran: Sie beurteilen nicht nur den Bewerber – auch er beurteilt Sie. Wenn sie sich Zeit und Mühe für die Vorbereitung genommen haben, erwarten sie dasselbe von Ihnen.

2. Schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre für das Vorstellungsgespräch.

Schaffen Sie eine Umgebung, in der sich der Bewerber wohlfühlt und sich von seiner besten Seite präsentieren kann. Schließlich sollte ein gutes Vorstellungsgespräch ein Gespräch sein – kein Verhör.

Wenn Sie ein persönliches Vorstellungsgespräch führen, suchen Sie sich einen ruhigen, privaten und einladenden Ort aus. Bieten Sie ihnen Wasser oder Kaffee an und beginnen Sie mit einer lockeren Unterhaltung, um das Eis zu brechen. 

Wenn das Vorstellungsgespräch per Videoanruf stattfindet, verfahren Sie bitte genauso. Sowohl Sie als auch der Bewerber sollten Ihre Kameras eingeschaltet haben, um Unbehagen zu minimieren und die Körpersprache des anderen lesen zu können.

Vergewissern Sie sich, dass der Bewerber Sie gut hören und sehen kann, und stellen Sie sicher, dass Ihre Internetverbindung stabil ist. Achten Sie auch auf eine ruhige Umgebung. Es ist beispielsweise nicht empfehlenswert, ein Interview in einem belebten Café oder in einem fahrenden Zug zu führen. Wenn Hintergrundgeräusche nicht vermieden werden können, informieren Sie den Kandidaten bitte im Voraus und entschuldigen Sie sich dafür. 

Diese Verfahren helfen Ihnen, eine Verbindung zum Bewerber aufzubauen und mögliche Nervosität abzubauen, sodass er im Vorstellungsgespräch eine bessere Leistung erbringen kann.

3. Wählen Sie die richtigen Fragen

Die richtige Mischung aus Interviewfragen kann Ihnen dabei helfen, sich ein umfassendes Bild vom Bewerber zu machen. Dazu können beispielsweise folgende Fragen gehören:

• Verhaltensbezogene Fragen: Dazu gehören Fragen zu früheren Erfahrungen in bestimmten Arbeitssituationen, beispielsweise Meinungsverschiedenheiten oder Termindruck. Sie können beurteilen, wie der Kandidat auf diese Szenarien reagiert hat und dadurch gewachsen ist. 

• Technische Fragen: Diese Fragen beziehen sich ausschließlich auf die Fachkenntnisse des Bewerbers in Bezug auf die Aufgaben des Stellenpostens. Wenn sich beispielsweise ein Bewerber für eine Stelle in der Buchhaltung bewirbt, könnten Sie ihn fragen, ob er mit der Buchhaltungssoftware Ihres Unternehmens vertraut ist.

• Situationsbezogene Fragen: Dies sind offene Fragen dazu, wie der Bewerber auf ein theoretisches Szenario reagieren würde, beispielsweise wie er mit einer knappen Frist und begrenzten Ressourcen für ein Projekt umgehen würde. 

Alternativ können Sie diese Kompetenzen auch separat in mehreren Vorstellungsgesprächen beurteilen.

4. Bereiten Sie den Kandidaten vor

Nachdem Sie sich vorgestellt haben, informieren Sie den Bewerber darüber, was ihn während des Vorstellungsgesprächs erwartet. Sie können Folgendes skizzieren:

• Die Struktur des Interviews (jedoch nicht die Fragen)

• Die voraussichtliche Dauer des Vorstellungsgesprächs

• Eine kurze Auffrischung der Rolle

• Sonstige organisatorische Angelegenheiten

Dies verleiht dem Vorstellungsgespräch nicht nur für den Bewerber, sondern auch für Sie eine klare Struktur. Dies hilft Ihnen, den Zeitplan einzuhalten und sich auf die erforderlichen Aufgaben zu konzentrieren.

5. Stellen Sie weitere Fragen

Interviews funktionieren am besten, wenn sie wie ein natürliches Gespräch ablaufen. Möglicherweise haben Sie einige wichtige Fragen notiert, die Sie stellen möchten, aber Sie müssen sich nicht unbedingt strikt an das Skript halten. 

Wenn Sie eine Antwort fasziniert oder interessiert, gehen Sie näher darauf ein und schaffen Sie eine organischere Interaktion. Dadurch wirkt das Vorstellungsgespräch eher wie ein Gespräch und weniger wie eine steife, formelle Befragung.

6. Machen Sie sich detaillierte Notizen.

Notizen helfen Ihnen, sich über Ihre ersten Eindrücke hinaus an weitere Aspekte des Vorstellungsgesprächs zu erinnern.

Weisen Sie den Kandidaten zu Beginn darauf hin, dass Sie sich Notizen machen werden, und stellen Sie klar, dass Sie lediglich ihre Antworten aufschreiben, um sich diese zu merken, und nicht, um sie zu beurteilen oder zu "bewerten". Dadurch verringern Sie Ihre Abhängigkeit vom Gedächtnis, das möglicherweise anfällig für Verzerrungen ist.

Der Bewerber wird möglicherweise auch die Notizen zu schätzen wissen. Es zeigt ihnen, dass Ihnen ihre Antworten wichtig sind und Sie ihnen aufmerksam zuhören.

7. Geben Sie klare Informationen über die Position.

Der Bewerber hat möglicherweise bereits in der Stellenanzeige und während des Vorstellungsgesprächs die Unternehmenspräsentation erhalten, aber dies ist Ihre Gelegenheit, ein klares Bild zu vermitteln.

Bieten Sie ihnen klare Informationen über Ihre Abteilung, nicht nur über das gesamte Unternehmen. Gehen Sie auf einige Erfolge ein und sprechen Sie alles an, was der Bewerber möglicherweise noch nicht weiß. 

Sprechen Sie auch ausführlicher über die Position, auf die sich die Bewerber bewerben. Stellenanzeigen beschreiben Aufgaben und Verantwortlichkeiten oft sehr allgemein. Legen Sie daher genau fest, was Sie suchen und was die Prioritäten des Unternehmens sind.

8. Seien Sie offen für Fragen

Einer der größten Fehler in einem Vorstellungsgespräch ist es, dem Bewerber keine Gelegenheit zu geben, eigene Fragen zu stellen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie am Ende genügend Zeit dafür einplanen. Alternativ können Sie den Kandidaten dazu einladen, während des Gesprächs Fragen zu stellen.

Fragen dienen nicht nur der Information, sondern bieten Ihren Bewerbern auch die Möglichkeit, ihr Wissen über Ihr Unternehmen und die Position unter Beweis zu stellen.

9. Beenden Sie das Vorstellungsgespräch vollständig, unabhängig davon, wie gut der Bewerber geeignet ist.

Manchmal ist es schmerzlich und sofort offensichtlich, dass der Bewerber einfach nicht zu der Position oder dem Unternehmen passt. Sie sollten das Vorstellungsgespräch dennoch zu Ende führen, da ein vorzeitiges Beenden unhöflich und unprofessionell ist. Außerdem könnten Sie etwas übersehen, das Ihre Meinung ändern könnte.

10. Nächste Schritte bereitstellen

Die Vorstellungsgespräche sind natürlich nur ein Teil des Einstellungsprozesses. Bevor Sie das Vorstellungsgespräch beenden, informieren Sie den Bewerber darüber, wie es weitergeht.

Falls ein Test stattfindet, teilen Sie den Teilnehmern bitte mit, wann sie ihn erhalten werden. Sollte ein weiteres Vorstellungsgespräch stattfinden, teilen Sie den Bewerbern mit, dass sich der für die Rekrutierung zuständige Ansprechpartner mit ihnen in Verbindung setzen wird, um einen Termin zu vereinbaren. Die besten Kandidaten warten nicht ewig, stellen Sie daher sicher, dass sie stets auf dem Laufenden gehalten werden.

Wenn offensichtlich ist, dass der Bewerber nicht geeignet ist, ist es besser, ihm dies nach dem Vorstellungsgespräch mitzuteilen, anstatt währenddessen. So haben Sie mehr Zeit, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Entscheidung treffen. Was auch immer Sie tun, machen Sie keine Versprechungen und ändern Sie dann Ihre Meinung – und lassen Sie den Bewerber auf keinen Fall einfach "sitzen". Dies ist äußerst unprofessionell und kann Ihren Ruf als Arbeitgeber beeinträchtigen.

Tipps für das Verhalten bei Vorstellungsgesprächen

Zusätzlich zu den oben genannten bewährten Vorgehensweisen gibt es einige Verhaltensregeln, die Ihnen dabei helfen, einen guten Eindruck bei einem Bewerber zu hinterlassen:

Bitte kleiden Sie sich angemessen.

Kleiden Sie sich entsprechend Ihrem Unternehmen und dessen Unternehmenskultur. Dies muss nicht unbedingt Business-Kleidung wie Anzug und Krawatte bedeuten (es sei denn, dies ist in Ihrem Unternehmen angemessen), aber Sie sollten professionell gekleidet sein.

Wenn das Vorstellungsgespräch per Video stattfindet, gilt als Faustregel, dass Sie nichts tragen sollten, was Sie auch nicht im Büro tragen würden.

Pünktlich beginnen und beenden

Bewerber haben oft viele Verpflichtungen, beispielsweise in Bezug auf die Schule, die Familie oder den aktuellen Arbeitsplatz.

Versuchen Sie, diesen Zeitrahmen einzuhalten, indem Sie einige Minuten früher bereit sind und das Gespräch nicht über die ursprünglich vereinbarte Zeit hinaus verlängern. Wenn Sie feststellen, dass Sie häufig überziehen, sollten Sie erwägen, Ihre Vorstellungsgespräche etwas zu verlängern (z. B. auf 45 Minuten statt 30 Minuten).

Ausgewogenheit zwischen Freundlichkeit und Professionalität

Seien Sie freundlich und versuchen Sie, über etwas Einfaches ins Gespräch zu kommen, um das Eis zu brechen. Bitte sprechen Sie jedoch nicht zu ausführlich über Ihr Privatleben, da dies ablenkend wirken und dazu führen kann, dass das Vorstellungsgespräch die dafür vorgesehene Zeit überschreitet.

Unterbrechen Sie den Bewerber während des Vorstellungsgesprächs nicht und halten Sie Augenkontakt. Achten Sie auf einen positiven Tonfall und ein positives Auftreten. 

Welche Fragen sollte man in einem Vorstellungsgespräch am besten stellen?

Entgegen der landläufigen Meinung gibt es keine festgelegte Liste von Fragen, an die Sie sich in einem Vorstellungsgespräch halten sollten. Tatsächlich kann die Konzentration auf veraltete, klischeehafte Fragen den Prozess starr und stagnierend machen, sodass Sie beide unzufrieden bleiben.

Konzentrieren Sie sich stattdessen auf Fragen, auf die Sie eine Antwort wünschen (sofern diese rechtmäßig sind) – und formulieren Sie diese so allgemein oder so spezifisch, wie es für Sie erforderlich ist.

Achten Sie jedoch darauf, Ihre Fragen an den Erfahrungsstand anzupassen. Beispielsweise könnte "Nennen Sie mir ein Beispiel, wann Sie gut in einem Team gearbeitet haben" eine angemessene Frage für einen Bewerber für eine Einstiegsposition sein, aber jemand mit mehr als 10 Jahren Erfahrung könnte sich durch eine so grundlegende Frage etwas unterfordert fühlen.

Natürlich lassen sich einige Fragen nicht vermeiden – und können viel über Ihren Bewerber verraten, unabhängig davon, wo er in seiner Karriere steht. Dazu gehören:

Warum möchten Sie hier arbeiten?

Dies ist eine gute Frage, da sie sowohl die Motivation des Bewerbers als auch dessen Kenntnisse über Ihr Unternehmen offenbart.

Dadurch lässt sich viel leichter feststellen, ob sie kulturell gut zum Unternehmen passen.

Wie würden Sie mit x, y oder z umgehen?

Anstatt nach früheren Situationen und Erfahrungen zu fragen, fragen Sie lieber, wie der Bewerber ein kleines Problem in Ihrem Unternehmen angehen würde. Dies kann ein echtes Problem oder ein hypothetisches Problem sein.

Selbst wenn Sie mit dem vom Kandidaten vorgeschlagenen Vorgehen nicht einverstanden sind, erhalten Sie durch seine Antwort einen guten Einblick in seine Problemlösungsfähigkeiten. Außerdem demonstrieren sie damit ihr Wissen und ihre Fachkompetenz – und möglicherweise sogar ihr Potenzial.

Warum möchten Sie Ihre derzeitige Stelle verlassen?

Diese Frage ist sehr gut, da sie einen wertvollen Einblick in den Charakter, die Motivation und die Ziele des Bewerbers gewährt.

Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise größer ist als das derzeitige Unternehmen des Bewerbers, könnte dies darauf hindeuten, dass er ehrgeizig ist und sich weiterentwickeln möchte – oder es könnte bedeuten, dass er Sie als Sprungbrett betrachtet. Gleichzeitig können Sie so besser zwischen Bewerbern unterscheiden, die lediglich eine Veränderung ihrer aktuellen Position anstreben, und solchen, die wirklich motiviert sind, für Ihr Unternehmen zu arbeiten. 

Was sollten Sie in einem Vorstellungsgespräch nicht fragen?

Fragen zu geschützten Merkmalen, Familie, Zusatzleistungen, Benefits und Urlaub werden in den meisten Ländern als diskriminierend (oder potenziell diskriminierend) angesehen. Sie könnten rechtliche Schritte seitens des Bewerbers riskieren, wenn Sie diese Fragen stellen. 

Selbst wenn sie rechtmäßig sind, können unangemessene Fragen Ihren Bewerber in Verlegenheit bringen und dazu führen, dass Sie Spitzenkräfte verlieren.

Als allgemeine Regel gilt, dass Sie Fragen zu den folgenden Themen vermeiden sollten:

Geschützte Merkmale

Stellen Sie keine Fragen zu Rasse, Religion, ethnischer Zugehörigkeit, nationaler Herkunft oder sexueller Orientierung (z. B. "Welcher Religion gehören Sie an?" oder "Woher kommen Sie ursprünglich?"). Diese können als Beweis für die Absicht einer Diskriminierung aufgrund dieser Merkmale dienen. 

Familienpläne und -struktur

Fragen zu persönlichen Plänen, wie "Planen Sie, bald eine Familie zu gründen?" oder "Haben Sie Kinder?", können harmlos erscheinen. Allerdings können solche Fragen auch als diskriminierend empfunden werden. 

Wenn Sie beispielsweise fragen, ob der Bewerber plant, bald Kinder zu bekommen, impliziert dies eine mögliche Diskriminierung aufgrund der Tatsache, dass der Bewerber Familienurlaub benötigen wird – auch wenn dies nicht Ihre Absicht ist.

Anforderungen an Zusatzleistungen, Benefits, Sonderleistungen

Um es klar zu sagen: Sie können – und sollten – das Benefitspaket Ihres Unternehmens vermarkten. Seien Sie jedoch vorsichtig, wenn Sie zu detailliert auf Zusatzleistungen, Benefits oder Sonderleistungen eingehen.

Fragen Sie den Bewerber beispielsweise nicht, ob er eine bestimmte Versicherung benötigt. Dies kann dazu führen, dass Sie sensible und vertrauliche Gesundheitsinformationen erfahren, beispielsweise Informationen über Behinderungen. Dies kann auch als indirekte Frage nach den familiären Plänen und Strukturen des Bewerbers verstanden werden.

Verwenden Sie bei der Erläuterung von Zusatzleistungen, Benefits, Sonderleistungen und Vergünstigungen eine allgemeine Sprache, um keine Rückschlüsse auf den Gesundheitszustand eines Bewerbers zuzulassen.

Beispielsweise ist "Wir bieten unseren Mitarbeiter:innen Gesundheits-, Zahn- und Augenversicherungen" eine weit gefasste und unspezifische Aussage. Vermeiden Sie Fragen wie "Benötigen Sie eine Lebensversicherung?", da Sie dadurch unbeabsichtigt etwas über den Gesundheitszustand des Bewerbers erfahren könnten.

Dies gilt auch für den Krankheitsurlaub.

Einstellung mit Remote

Je effektiver Ihre Interviewtechnik ist, desto höher sind die Chancen, dass Sie Spitzenkräfte finden und davon überzeugen können, sich Ihrem Unternehmen anzuschließen.

Wie bereits erwähnt, sind Vorstellungsgespräche jedoch nur ein Teil des Einstellungsprozesses. Mit Remote können Sie alle neuen Mitarbeiter alle Ihre Mitarbeiter auf einer einzigen Plattform einstellen, einarbeiten, bezahlen und verwalten – unabhängig davon, wo auf der Welt sie sich befinden.

Um mehr darüber zu erfahren, wie wir alle Ihre HR- und Einstellungsanforderungen auf einer einzigen, einfachen Plattform optimieren können, wenden Sie sich bitte an einen unserer freundlichen Experten. Sprechen Sie noch heute mit einem unserer freundlichen Experten. noch heute.

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