Zzp'ers aannemen en betalen in Canada

Zzp'ers aannemen in Canada kan ontmoedigend lijken. Er is zoveel te leren en te begrijpen over het in dienst nemen van zzp'ers in een ander land. Zo krijg je te maken met arbeidsrecht, belastingen en compliance. Je zult zelfs moeten uitzoeken hoe je payroll instelt en betalingen doet in de lokale valuta. 

Gelukkig ben je hier op de juiste plek. In dit artikel behandelen we alles wat je moet weten over het werven en betalen van zzp'ers in Canada. We geven je een overzicht van het Canadese arbeidsrecht, de belastingregels en andere vereisten en we leggen uit welke risico's je loopt als je je teamleden verkeerd classificeert.

Klaar? Laten we aan de slag gaan.

Hoe neem ik zzp'ers aan in Canada?

De eerste stap bij het aannemen en betalen van een zzp'er in Canada is inzicht krijgen in de regels voor zzp'ers in het land. Je moet je ook verdiepen in de regelgeving op het gebied van belastingen en compliance.

Als je mensen wilt aannemen in Canada moet je beslissen of je ze als werknemer of zzp'er in dienst wilt nemen, want er zijn verschillende definities voor beide categorieën. Als je teamleden niet correct classificeert, kan dit leiden tot boetes, straffen en wettelijke aansprakelijkheid voor je bedrijf.

Een paar tips om in gedachten te houden als je in Canada werft:

• Canada maakt onderscheid tussen medewerkers en onafhankelijke contractanten door te checken hoe, wanneer en door wie het werk wordt uitgevoerd.

• Over het algemeen betalen zzp'ers zelf hun belasting en krijgen ze geen secundaire arbeidsvoorwaarden.

• In de VS gevestigde bedrijven hoeven geen 1099-formulier in te dienen voor Canadese zzp'ers. 

Hieronder volgen enkele van de criteria die op de Canadese overheidswebsite worden genoemd over de verschillen tussen werknemers en zzp'ers:

1. Zeggenschap: Hoeveel gezag een werkgever over een medewerker heeft, inclusief zeggenschap over het werk dat hij doet.

2. Tools en apparatuur: Of een medewerker zijn eigen tools en apparatuur gebruikt of dat een werkgever het beschikbaar stelt.

3. Financieel risico: Zzp'ers kunnen winst maken en verlies lijden, terwijl werknemers meer zekerheid hebben.

4. Verantwoordelijkheid voor investering en management: Of de zzp'er een investering moet doen om zijn diensten te kunnen verlenen.

Wat zijn de risico's van het verkeerd classificeren van een zzp'er?

Als je een zzp'er verkeerd classificeert, kun je te maken krijgen met straffen, boetes en juridische problemen. Natuurlijk is niet elke misclassificatie opzettelijk, maar je bedrijf kan er wel voor gestraft worden. 

Maar waarom is het belangrijk om het verschil tussen deze twee typen medewerkers te begrijpen? 

Nou, omdat Canada specifieke en soms strenge straffen oplegt voor het verkeerd classificeren van zzp'ers. Naast fikse vergoedingen kun je ook te maken krijgen met een bedrijfsverbod op de locatie waar de misclassificatie heeft plaatsgevonden. Dit kan een klap zijn voor bedrijven die internationaal willen uitbreiden. 

Als iemand die je als zzp'er hebt aangesteld door de Canadese wet wordt beschouwd als werknemer, loop je het risico dat het intellectueel eigendom (IE) dat door die persoon is ontwikkeld, niet meer jouw eigendom is. Misclassificatie kan de vraag oproepen wie de eigenaar is van de rechten op geproduceerd werk, wat kan leiden tot lange en dure juridische gevechten die ook de reputatie van je bedrijf kunnen beïnvloeden. 

Belangrijk is dat een verklaring of contractuele overeenkomst waarin staat dat een medewerker een zzp'er is, niet voldoende is. Je moet ervoor zorgen dat de feiten van de werkrelatie overeenkomen met de definitie van wat het betekent om geclassificeerd te worden als zzp'er.

In de afgelopen jaren heeft Canada de regels rond het verschil tussen werknemers en zzp'ers aangescherpt. Voortdurende compliance is een uitdaging voor elk bedrijf dat een internationaal verspreid team wil opbouwen. 

Remote's gids voor misclassificatie van werknemers en zzp'ers gaat in op de verschillenen tussen werknemers en zzp'ers en bevat deskundige tips over hoe je misclassificatie kunt vermijden en eventuele problemen met misclassificatie kunt oplossen. 

Onze HR-deskundigen kunnen jou en je zzp'ers beschermen tegen boetes en straffen als direct gevolg van misclassificatie. Bekijk onze checklist voor zzp-compliance om rekenfouten te vermijden en je bedrijf te beschermen.

Wat zijn de arbeidswetten in Canada?

Het Canadese arbeidsrecht maakt verschil tussen werknemers en zzp'ers. Dit zijn de belangrijkste aandachtspunten:

Belastingen: Als je met zzp'ers werkt, ben je als werkgever niet verplicht om belastingen of extra sociale bijdragen in te houden voor Canadese sociale zekerheidsprogramma's. Je zzp'er is zelf verantwoordelijk voor het betalen van zijn eigen belastingen.

Pensioenen: Zzp'ers die meer dan CAD 3.500 verdienen, moeten bijdragen aan het Canadian Pension Plan (CPP). Zzp'ers die in Quebec wonen, dragen bij aan het Quebec Pension Plan (QPP).

Secundaire arbeidsvoorwaarden: Zzp'ers krijgen doorgaans geen secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals betaald verlof, ziekteverlof of vakantiegeld. Ze komen ook niet in aanmerking voor een werkloosheidsuitkering als ze werkloos worden.

Ga voor specifieke informatie over hoe je je team kunt uitbreiden in Canada naar onze Landenverkenner.

Wat zijn de vereisten voor belasting en compliance als je zzp'ers aanneemt in Canada?

De belastingregels en nalevingsvereisten kunnen ingewikkeld zijn in Canada, maar het is belangrijk dat je op de hoogte blijft van alle regels om boetes en straffen te voorkomen.

Als je bedrijf in de VS is gevestigd, zijn er een paar belastingformulieren waar je rekening mee moet houden en die je mogelijk moet indienen bij de Internal Revenue Service (IRS). Zo moeten zzp'ers in Canada een W-8BEN formulier of W-8BEN-E formulier (als ze diensten verlenen als een zakelijke entiteit) invullen en opsturen als hun werkgever in de VS is gevestigd. Als je zzp'er in Canada een Amerikaanse werknemer of inwoner is, dan moet je hem het 1099-NEC formulier laten invullen.

De werkgever moet de internationale zzp'er bovendien een 1042-S formulier sturen om een overzicht te geven van het inkomen dat aan hem is uitbetaald en om aan te geven of er belasting is ingehouden. Ons artikel over compliance met belastingen voor bedrijven in de VSheeft betrekking op veelvoorkomende vragen over compliance en regelgeving binnen en buiten de VS.

In de VS gevestigde werkgevers moeten ook een 1096 formulier overwegen, dat fungeert als een afgedrukte kopie van de betalingen aan de contractor tijdens het belastingjaar. Het 1096 formulier is de verantwoordelijkheid van de werkgever en niet van de zzp'er, omdat het te maken heeft met de financiën van het bedrijf. Het formulier wordt zowel in de Verenigde Staten als in andere landen gebruikt, hoewel elk land aanvullende regels en voorschriften kan hebben. 

Eén of twee belastingformulieren verzamelen voor je zzp'ers lijkt misschien wel te doen, maar het verzamelen en genereren van belastingformulieren kan flink uit de hand lopen als je over de hele wereld met meerdere zzp'ers werkt.

Remote kan je helpen georganiseerd te blijven met je belastingnaleving en ervoor zorgen dat je up-to-date blijft met de wetten van elk land met ons efficiënte Contractor Management product.

Hoe zet ik een zzp'er in Canada om in een werknemer?

Er zijn bepaalde voordelen verbonden aan het aannemen van zzp'ers in plaats van fulltime werknemers. Betalingen doen is meestal makkelijker omdat zzp'ers zelf verantwoordelijk zijn voor hun belastingaangifte. Je hoeft je zzp'ers waarschijnlijk niet te onboarden, waardoor ze snel voor je aan de slag kunnen.

Hoewel zzp'ers ideaal kunnen zijn voor sommige bedrijven, zijn er verschillende redenen waarom een bedrijf zou kunnen overwegen om een zzp'er om te zetten in een werknemer. 

Dit zijn enkele redenen:

• De mogelijkheid om secundaire arbeidsvoorwaarden aan te kunnen bieden, zoals betaald verlof en een ziektekostenverzekering.

• Op de lange termijn levert een werknemer meer besparingen op, omdat zzp'ers meestal meer in rekening brengen voor hun werk.

• Meer grip op intellectuele eigendomsrechten, omdat je meer controle hebt over het werk van een werknemer.

• De zekerheid dat je de lokale wet- en regelgeving naleeft.

Het is niet makkelijk om zzp'ers om te zetten in werknemers, omdat je meer moet weten over naleving, secundaire arbeidsvoorwaarden moet bieden en onboardingsprocedures moet implementeren.

Als je de overstap wilt maken, kan Remote je helpen om zzp'ers naadloos om te zetten in werknemers en er tegelijkertijd voor te zorgen dat je voldoet aan de Canadese wetgeving. 

Hoe betaal ik zzp'ers in Canada?

Je kunt zzp'ers in Canada direct betalen via een bankoverschrijving, internationale cheque, postwissel of andere digitale betaalmethoden. 

Zzp'ers worden meestal betaald nadat ze een factuur indienen aan het einde van een project, per uur, of op contractueel overeengekomen momenten tijdens de arbeidsrelatie. Het bedrijf is niet verplicht om belastingen of sociale bijdragen in te houden op betalingen. 

Als je een internationaal verspreid team hebt, kan het lastig zijn om dit proces in de gaten te houden. Van het beheren van facturen en de salarisadministratie tot het uitbetalen van salarissen in de lokale valuta - payrollbeheer kost tijd en geld.

Er is een alternatieve oplossing die je kunt overwegen in de vorm van een internationaal platform voor het beheren van zzp'ers zoals dat van Remote. Remote kan al je behoeften op het gebied van salarisverwerking afhandelen en je helpen risico's te minimaliseren en kosten te besparen als je zzp'ers wilt aannnemen en betalen in Canada.

Je bedrijf is dan niet alleen compliant met de wetgeving op het gebied van payroll als je met zzp'ers in Canada werkt, maar ook de salarisverwerking zelf wordt een stuk eenvoudiger. Met Remote kun je betalingen en facturen met één klik beheren en je kunt in meer dan 100 valuta betalen.

Klaar om internationale zzp'ers in Canada aan te nemen?

Er zijn verschillende regels, voorschriften en nalevingspraktijken waar je rekening mee moet houden als je wilt werken met zzp'ers in Canada. Als je de arbeidswetgeving niet naleeft of werknemers verkeerd classificeert, kun je te maken krijgen met hoge vergoedingen, straffen of juridische problemen. 

Gelukkig kun je via het internationale platform voor Contractor Management van Remote alle aspecten beheren van het aannemen en betalen van zzp'ers, waaronder onboarding en belastingen.

Als je klaar bent om de sprong te wagen, meld je dan nu aan en begin binnen enkele minuten met de onboarding van zzp'ers in Canada.