Prüfliste zum Onboarding von Remote-Mitarbeiter:innen

So nutzen Sie die Onboarding-Checkliste

Beim Einstellen eines neuen Teammitglieds ist der Onboarding-Prozess von zentraler Bedeutung. Ein positiver Einstieg legt das Fundament für die Zusammenarbeit und bestärkt Ihre Mitarbeiter:innen in ihrer Entscheidung. Ein negativer Ablauf kann hingegen das Gegenteil bewirken.

Für Remote-Personal gewinnt ein durchdachter Onboarding-Prozess noch mehr an Gewicht. Da Sie neue Mitarbeiter:innen nicht persönlich treffen oder in die Arbeitsumgebung einführen können, ist erhöhte Sorgfalt nötig und einige Abläufe sollten Sie anders organisieren.

Eine Onboarding-Checkliste unterstützt Sie dabei wirkungsvoll. Mit dieser Vorlage gewährleisten Sie, dass alle neu eingestellten Remote-Mitarbeiter:innen ein einheitliches Erlebnis erhalten und Sie den Prozess skalieren können, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Basierend auf unseren umfangreichen Erfahrungen beim Onboarding von Mitarbeiter:innen stellen wir Ihnen nachfolgend zentrale Aufgaben und Abläufe vor:

Kennenlerngespräche einplanen

Remote-Mitarbeiter:innen empfinden häufiger Isolation und Distanz als Kolleg:innen im Büro. Daher ist es erforderlich, dass Sie verstärkt daran arbeiten, Zugehörigkeit und Teamzusammenhalt zu fördern.

Lockere Treffen, die soziale Beziehungen stärken, zahlen sich in dieser Hinsicht oft aus und führen zu stärkerem Engagement, höherer Produktivität und besserer Mitarbeiter:innenbindung. Außerdem vermitteln sie neuen Teammitgliedern ein Willkommensgefühl und machen deutlich, dass sie bei Bedarf Unterstützung anfordern können.

Aufgabenliste:

• Vereinbaren Sie persönliche Videoanrufe zwischen Teamkolleg:innen und funktionsübergreifenden Partnern – oder motivieren Sie Ihre neuen Mitarbeiter:innen, diese selbst zu initiieren

• Richten Sie informelle, virtuelle Kennenlernformate mit dem Team ein, etwa Kaffeekränzchen, Happy Hours

  oder gemeinsame Team-Mittagessen

• Bestimmen Sie eine:n Onboarding-Mentor:in, der oder die Ihren neuen Mitarbeiter:innen bei der Eingewöhnung zur Seite steht

• Diskutieren Sie im Team online über Persönlichkeitsprofile oder Umfragen zur Arbeitsweise

• Ermutigen Sie neue Mitarbeiter:innen, den Kolleg:innen mehr von sich zu erzählen

Heben Sie die wichtigsten Unternehmensrichtlinien hervor

Überlassen Sie neuen Mitarbeiter:innen nicht einfach ein Handbuch mit hohlen Unternehmensleitsätzen. Zeigen Sie stattdessen jene Regelungen auf, die für Remote-Beschäftigte besonders relevant sind, etwa zu Urlaub, Spesen und Ausstattung.

Handlungspunkte:

• Stellen Sie Richtlinien, Verhaltenskodizes und Schulungsunterlagen zusammen, die Sie neuen Mitarbeiter:innen zur Verfügung stellen möchten

• Erläutern Sie spezifische Regelungen für Remote-Beschäftigte (z. B. die Erstattung von Auslagen für das Homeoffice) in virtuellen Meetings oder per Loom-Video

• Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Vorgaben zur Cybersicherheit und zu digitalen Assets erläutern

• Erläutern Sie die Bestimmungen zu Datenschutz und Datensicherheit

• Schaffen Sie Möglichkeiten für asynchrone Diskussionen darüber, wie Richtlinien in verteilten Teams interpretiert werden sollen

Es empfiehlt sich außerdem, Ressourcen frei zugänglich anzubieten, damit neue Mitarbeiter:innen asynchron und in ihrem eigenen Tempo einarbeiten können. Tun Sie dies, sollten Sie eine Checkliste bereitstellen, die die Mitarbeiter:innen eigenständig abarbeiten können.

Werkzeuge und Kommunikationsabläufe erklären

Remote-Arbeitskräfte sind stärker angewiesen auf Software und Tools, um Zusammenarbeit und Arbeitsabläufe zu organisieren. Da sie Kolleg:innen nicht über die Schulter sehen oder Fragen persönlich klären können, müssen neue Mitarbeiter:innen rasch eigenständig handeln.

Erklären Sie deshalb den Zweck der einzelnen Werkzeuge, die zur Anwendung kommen. Auch hier sind frei verfügbare Materialien und Leitfäden für Mitarbeiter:innen meist die richtige Wahl.

Aufgabenübersicht:

• Erstellen Sie Anleitungen zur Anmeldung bei relevanten Systemen und Konten

• Demonstrieren Sie (gegebenenfalls asynchron), wie verschiedene Tools integriert sind und zusammenarbeiten

• Erläutern Sie, wie Projektmanagement-Systeme im jeweiligen Team eingesetzt werden (falls zutreffend)

Erklären Sie zudem, wie Ihre Kommunikationskanäle funktionieren, insbesondere wenn Ihre neuen Mitarbeiter:innen noch nie im Außendienst tätig waren.

Maßnahmen:

• Legen Sie Erwartungen zu Online-Zeiten und Verfügbarkeit fest

• Weisen Sie Mitarbeiter:innen auf gängige Praktiken bei E-Mails, Chats und Meetings hin

• Erläutern Sie die Regelungen zu Reaktionszeiten und zur Nutzung von Videokonferenzen

• Erläutern Sie Praktiken für das Kalendermanagement

Machen Sie deutlich, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist

Neue Mitarbeiter:innen möchten wissen, welche Aufgaben sie übernehmen, mit wem sie zusammenarbeiten und welche konkreten Verantwortlichkeiten auf sie zukommen. Eine präzise Abgrenzung ihrer Zuständigkeiten gegenüber denen der Kolleg:innen schafft hierfür Klarheit.

Definieren Sie zudem Erwartungen zu Reaktionszeiten, Häufigkeit von Meetings und Verfügbarkeit. So starten Mitarbeiter:innen in den USA ihren Arbeitstag vermutlich deutlich später als in Europa – arbeiten Ihre Mitarbeiter:innen eng mit Personen in unterschiedlichen Zeitzonen zusammen, benötigen sie klare Vorgaben, wie das koordiniert wird.

Checkpoints:

• Skizzieren Sie regionale und zentrale Zuständigkeitsbereiche

• Definieren Sie Erwartungen zu Reaktionszeiten und Meetings und verankern Sie diese im Handbuch sowie in Begrüßungsmails

• Geben Sie Informationen über wichtige regionale Kontakte und Interessengruppen weiter

Vermitteln Sie Ihre Unternehmenskultur

Für Remote-Beschäftigte sind Nuancen der Unternehmenskultur – ungeschriebene Regeln, Insiderwitze und Rituale am Arbeitsplatz – häufig schwerer zu erfassen. Sorgen Sie dafür, dass neue Mitarbeiter:innen von Beginn an eingebunden werden.

Handlungsempfehlungen:

• Senden Sie neuen Mitarbeiter:innen ein Handbuch, das Unternehmenskultur, Werte und Arbeitsumfeld erläutert

• Erklären Sie die Firmenterminologie, Akronyme und Traditionen

• Versenden Sie an Remote-Mitarbeiter:innen Firmengeschenke wie T-Shirts mit Slogans oder Wertaussagen

  Blicken Sie über den ersten Tag hinaus

  Remote-Mitarbeiter:innen erhalten weniger Unterstützung aus der Umgebung und haben weniger natürliche Berührungspunkte als Büroangestellte. Daher benötigt ihr Onboarding einen strukturierteren Ansatz mit häufigeren Austauschterminen.

  Organische Lerngelegenheiten, etwa durch Zuhören bei Gesprächen oder spontane Absprachen mit Kolleg:innen, stehen Remote-Beschäftigten nicht zur Verfügung. Ein strukturierter Onboarding-Prozess kompensiert diesen Nachteil.

Empfohlene Schritte:

• Definieren Sie 30-, 60- und 90-Tage-Meilensteine sowie Leistungsziele, die neue Mitarbeiter:innen befähigen, ihre Entwicklung eigenverantwortlich zu steuern

• Vereinbaren Sie Gesprächstermine, um Fortschritte und Hürden zu besprechen

• Bieten Sie Schulungen an, damit neue Mitarbeiter:innen alle erforderlichen Fähigkeiten und das notwendige Wissen (darunter Produktkenntnisse) für ihre Rolle erwerben

• Weisen Sie neuen Mitarbeiter:innen eine:n Mentor:in zu, mit der oder dem sie über Eingewöhnung, Stärken und Entwicklungsfelder sprechen können

• Führen Sie regelmäßig Umfragen zur Zufriedenheit mit dem Engagement und dem Onboarding durch

Daten nutzen

Ohne direkte persönliche Interaktion lassen sich nonverbale Signale und Stimmungslagen nur schwer deuten. Das erschwert die Beurteilung, ob beim Onboarding die Chemie unter Remote-Beschäftigten passt. Zudem können Remote-Manager:innen bei fehlenden verlässlichen Daten Fehleinschätzungen vornehmen. Daten liefern objektive Informationen, die für mehr Klarheit sorgen.

Aktionspunkte:

• Versenden Sie wöchentliche Umfragen zu Erfahrungen, Herausforderungen und Bedürfnissen

• Setzen Sie Lernmanagementsysteme (LMS) ein, um nachzuverfolgen, wie viele Mitarbeiter:innen Schulungen abschließen

• Analysieren Sie, wie viel Zeit neu eingestellte Mitarbeiter:innen benötigen, um in ihrer Rolle volle Produktivität zu erreichen

• Sammeln Sie Feedback zu den bevorzugten Kommunikationsmethoden neu eingestellter Mitarbeiter:innen

Daten füllen die Lücken, die durch Remote-Arbeit entstehen, und sorgen dafür, dass Ihr Onboarding-Prozess die Bedürfnisse neuer Mitarbeiter:innen abdeckt, die Sie nicht persönlich kennenlernen.

Weshalb kommt dem Onboarding-Prozess so grosse Bedeutung zu?

Ein individuell zugeschnittener und sorgfältig geplanter Onboarding-Prozess vermittelt neuen Mitarbeiter:innen auf vielfältige Weise ein Zugehörigkeitsgefühl.

Doch ein erfolgreicher Prozess umfasst mehr als ein Willkommenspaket oder einige Werbegeschenke. Ein wirkungsvolles Onboarding-Programm kann:

• persönliche Arbeitsbeziehungen aufbauen, welche das Engagement erhöhen

• bei neuen Mitarbeiter:innen ein starkes Zugehörigkeitsgefühl gegenüber dem Unternehmen erzeugen und sie darin bestärken, sich mit den Unternehmenszielen zu identifizieren

• neue Mitarbeiter:innen für Ihre Mission und Vision zu begeistern und sie zu ermutigen, eigeninitiativ zu handeln statt lediglich Anweisungen zu befolgen

Remote-Onboarding mit Remote

Eine Möglichkeit, ein konsistentes und positives Onboarding-Erlebnis sicherzustellen, besteht in der Zusammenarbeit mit einem erprobten, globalen HR-Partner wie Remote.

Wir übernehmen alle administrativen Aspekte des Onboarding-Prozesses; über unsere Self-Service-Plattform können Ihre Teammitglieder benötigte Unterlagen rasch abrufen und einreichen. So gewinnen Sie Zeit, um Ihre neuen Mitarbeiter:innen in die Unternehmenskultur einzuführen und deren zügige Einarbeitung sicherzustellen.Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie wir den Onboarding-Prozess vereinfachen sowie Ihr Team verwalten und bezahlen können sprich noch heute mit unseren kompetenten Expert:innen.