Die HR‑Plattform mit globaler Reichweite für kleine und mittlere Unternehmen

Durch Payroll-Software für kleine und mittlere Unternehmen ermöglicht es auch Betrieben ohne die umfangreichen Ressourcen multinationaler Konzerne, Mitarbeiter:innen an mehreren Standorten zuverlässig zu bezahlen. Der rasante Anstieg der Remote‑Arbeit hat dazu geführt, dass selbst kleinere Firmen, die bisher überwiegend national tätig waren, Personal im Ausland beschäftigen können. Ob es sich um wenige einzelne Mitarbeiter:innen oder um vollständig verteilte Teams handelt — die Softwarelösung muss alle Anforderungen flexibel abdecken.

Der Markt für Payroll‑Software ist breit; die simpelsten Varianten beschränken sich auf die korrekte und fristgerechte Auszahlung von Gehältern. Sobald mehrere Länder involviert sind, muss die Software Mitarbeiter:innen in unterschiedlichen Währungen bezahlen können — gegebenenfalls über autorisierte Banken. Umfassendere Payroll‑Plattformen wie Remote bieten zahlreiche Zusatzfunktionen, beispielsweise die Verwaltung von Benefits und globalen Equity-Programmen.

In den meisten Fällen verfügen kleine und mittlere Unternehmen nicht über die nötigen Ressourcen dafür. KMU haben grundsätzlich drei Optionen, um rechtskonform mit Personen in anderen Ländern zusammenzuarbeiten: eine eigene Niederlassung in jedem Land gründen, Personen über einen Employer of Record anstellen oder ausschliesslich mit selbständigen Auftragnehmer:innen arbeiten.

Viele Firmen entscheiden sich für die letzte Variante, doch das kann leicht zu arbeitsrechtlichen Problemen führen. Das größte Risiko ist Scheinselbstständigkeit: Werden de‑facto‑Angestellte fälschlich als selbstständige Auftragnehmer:innen klassifiziert, drohen langwierige Gerichtsverfahren und empfindliche Sanktionen. Die Zusammenarbeit mit Auftragnehmer:innen im Ausland bringt Vorteile, muss aber tatsächlich mit rechtlich einwandfreien Selbstständigen erfolgen und über eine verlässliche Plattform für internationale Auftragnehmer:innen verwaltet werden.

Oft eröffnen KMU ein oder zwei Niederlassungen im Ausland, vorwiegend in Ländern mit vielen Mitarbeitenden oder engen wirtschaftlichen Beziehungen. Nur sehr wenige KMU gründen in jedem Land eine eigene Niederlassung, in dem sie Beschäftigte haben — der zeitliche und finanzielle Aufwand wäre schlicht zu hoch.

Die schnellste und unkomplizierteste Methode, Mitarbeiter:innen im Ausland einzustellen, ist zweifellos ein Employer of Record. EORs entlasten kleine Unternehmen, indem sie sämtliche administrativen Aufgaben übernehmen. Remote ist ein solcher EOR. Über unsere Global‑Employment‑Plattform können Sie Gehälter, Steuern und Abgaben abrechnen, gesetzliche Zusatzleistungen und freiwillige Benefits verwalten und sämtliche rechtliche Aspekte abdecken.

Die Antwort ist einfach: Es reduziert Kosten. Die meisten kleineren Unternehmen verfügen nicht über die Ressourcen für die Vielzahl an HR‑Aufgaben: Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Benefits, Einbehaltung und Abführung von Steuern und Abgaben, Management von Equity‑Programmen sowie die laufende Beobachtung und Anpassung an relevante Gesetzesänderungen. Selbst viele Grosskonzerne lagern diese Aufgaben an spezialisierte Dienstleister aus.

Der Aufwand wächst mit der Anzahl der Länder, in denen ein Unternehmen tätig ist. Remotes Leitfaden für die internationale Gehaltsabrechnung zeigt typische Herausforderungen auf und gibt wertvolle Hinweise, wie kleine und mittlere Unternehmen diese meistern können.

Die Auslagerung der Gehaltsabrechnung bietet kleineren Unternehmen zwei wesentliche Vorteile: Sie senkt Kosten und erhöht die Zuverlässigkeit für Mitarbeiter:innen. Selbst in grossen Betrieben treten Probleme mit Zahlungen und Benefits nicht selten auf.

In einem KMU tragen einzelne Mitarbeiter:innen entscheidend zum Unternehmenserfolg bei. Fehler bei der Gehaltsabrechnung können daher fatale Folgen haben und das Vertrauen nachhaltig beschädigen.

Das Outsourcing der Payroll reduziert das Fehler‑Risiko und spart zudem Zeit sowie administrativen Aufwand. Pünktliche, korrekte und verlässliche Zahlungen sind die Grundlage jeder Anstellung.

In kleineren Teams mit begrenzten Ressourcen sind hundertprozentig fehlerfreie Abläufe bei der internen Gehaltsabrechnung schwer sicherzustellen. Die Auslagerung an einen professionellen Anbieter schafft Verlässlichkeit und stärkt das Vertrauen.

Startups agieren unter anderen Rahmenbedingungen und haben oft andere Erwartungen als etablierte KMU. Sie können Phasen sehr schnellen Wachstums erleben, auf die sie rasch reagieren müssen. KMU wachsen zwar ebenfalls, doch meist in planbareren Schritten.

Beide benötigen jedoch eine verlässliche und flexible Payroll‑Lösung. Ein KMU verfügt in der Regel nicht über dieselben zahlungskräftigen Investoren wie ein Startup und muss seine Kosten über den Verkauf von Produkten und Dienstleistungen decken. Daher sollte es Anbieter mit versteckten Gebühren und unvorhersehbaren Kosten meiden.

Vor der Unterzeichnung eines Vertrags mit einem Payroll‑Anbieter muss ein KMU unbedingt die richtigen Fragen stellen.

Die Kosten für eine Payroll‑Lösung hängen davon ab, wo Ihre Mitarbeiter:innen leben und arbeiten, welche Benefits Sie anbieten und wie hoch die Gehälter sind. Für einfache Payroll‑Services in kleineren, überwiegend lokalen Teams bleiben die Ausgaben meist überschaubar.

Bei verteilten Teams in mehreren Ländern steigen die Kosten zwar, doch sind dann zusätzliche Leistungen enthalten: Verwaltung gesetzlicher Zusatzleistungen und freiwilliger Benefits, Einbehaltung und Abfuhr von Steuern und Abgaben sowie Sicherstellung der Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften.

Langfristig sind diese Ausgaben jedoch als Investition zu sehen, die sogar Einsparungen ermöglichen kann — etwa wenn Sie vakante Stellen mit hochqualifizierten Kandidat:innen besetzen und nicht monatelang oder gar jahrelang erfolglos im Inland suchen müssen. Weitere Informationen zu Kosten für länderübergreifende Gehaltsabrechnung finden Sie in der unserer Preisübersicht.

Lange Zeit galten Employer of Record (EOR) vornehmlich als Angebot für Grosskonzerne mit großen Budgets. Durch den Trend zur Remote‑Arbeit sind die Preise jedoch gesunken, sodass EOR‑Leistungen auch für kleinere Betriebe interessant geworden sind.

Kleine und mittlere Unternehmen, die sich für eine EOR‑Lösung interessieren, sollten sich vor einer Entscheidung unbedingt die folgenden Fragen stellen:

• Betreibt der Anbieter eigene Niederlassungen in allen Ländern seines Programms, oder vergibt er Leistungen in einzelnen Ländern an Dritte?

• Auf welche Weise schützt der Anbieter Erfinderrechte und geistiges Eigentum?

• Wie verlässlich schützt der Anbieter die sensiblen personenbezogenen Daten der Mitarbeiter:innen?

• Wenn es in Ihrem Unternehmen ein Equity‑Programm für Mitarbeiter:innen gibt: Kann der Anbieter dieses ins Ausland übertragen und steuerlich korrekt behandeln?

• Brauchen Sie zwei getrennte Plattformen für Angestellte und selbständige Auftragnehmer:innen?

• Existieren versteckte, nachträgliche Kosten, die sich je nach Land unterscheiden?

• Gewährt der Anbieter Rabatte für Startups oder gemeinnützige Organisationen?