Mit Forderungen sind ausstehende Geldeingänge gemeint. Das Gegenteil sind Verbindlichkeiten, offenen Zahlungen, die ein Unternehmen anderen schuldet, etwa seinen Lieferanten. Man kann mit Forderungen und Verbindlichkeiten das Nettoumlaufvermögen von Unternehmen darstellen:

Forderungen + Bestand - Verbindlichkeiten = Nettoumlaufvermögen

Einige wichtige Begriffe im Zusammenhang mit Forderungen sind:

• Cashflow

• Kreditmanagement

• Rechnungen

• Zahlungsfristen

• Customer Relationship Management (CRM)

• Kreditwürdigkeit

• Zahlungseinzug

• Forderungsspiegel

Zu Forderungen gehören alle Rechnungen für auf Kredit gekaufte Waren oder Dienstleistungen, die zum Zeitpunkt des Reportings noch nicht bezahlt sind. Eine Forderung ist im Grunde eine Zahlungsvereinbarung, die einer vorübergehenden Kreditlinie ähnelt, die ein Unternehmen einem Kunden gewährt. Für die Zahlung der Rechnung kann ein späterer Zeitpunkt vereinbart werden, z. B. nach einem Tag, mehreren Monaten oder sogar einem Jahr. Meist sind die Zahlungsfristen jedoch nicht länger als zwei Monate. 

Nachfolgend findest du die verschiedenen Arten von Forderungen für die Finanzbuchhaltung:

• Forderungen an Mitarbeiter:innen: Persönlichen Kosten, die Mitarbeiter:innen ihrem Arbeitgeber schulden, wie z. B. die Rückzahlung von Reisekostenvorschüssen oder Zahlungen für Geräte, die sie eventuell beschädigt haben. 

• Forderungen aus Lieferungen und Leistungen: Die gesamten Verkäufe, die das Unternehmen getätigt hat.

• Forderungen an Lieferanten: Offene Zahlungen von Lieferanten wie z. B. Incentives oder Aktionsrabatte. 

• Wechselforderungen: Schuldscheine über Zahlungen, die dem Unternehmen geschuldet werden. Schuldscheine sind rechtlich bindende Verträge, die die Fälligkeit und Höhe des dem Unternehmen geschuldeten Betrags umfassen. 

• Zinsforderungen: Zinszahlungen, die dem Unternehmen gezahlt werden müssen. 

• Forderungen aus Versicherungsansprüchen: Dieser Eintrag erfasst Zahlungen aus Versicherungsansprüchen, die dem Unternehmen geschuldet werden.

Unternehmen können mit einer Forderungsmanagement-Software ihre Forderungen effizient verwalten.

Es gibt diese Arten von Forderungsmanagement-Software:

• Rechnungssoftware: Mit dieser Art von Software können Unternehmen Rechnungen erstellen und an ihre Kunden senden. Die Rechnungen können elektronisch per E-Mail verschickt werden und die Kunden können sie direkt online bezahlen. Unternehmen können ihre Rechnungen nachverfolgen und Benachrichtigungen erhalten, wenn sie bezahlt werden. 

• Automatisierte Zahlungserinnerungen: Diese Art von Software sendet Zahlungserinnerungen oder Mahnungen für überfällige Forderungen an Kunden.

• CRM-Software: Diese Software erfasst die gesamte Kommunikation mit Kunden und speichert Kundendaten. In einer CRM-Software kann man Kundenkonten verwalten sowie die zugehörigen Zahlungen, Kreditlimits und Bedingungen für Kreditlinien erfassen.

• Zahlungssoftware: Diese Art von Software ermöglicht die Zahlung auf verschiedenen Wegen, zum Beispiel per elektronischer Überweisung, Bankeinzug oder Kreditkarte.

HR-Teams müssen sich mit Compliance in Buchhaltung und Finanzberichterstattung auskennen. Bei der Finanzberichterstattung müssen sich Unternehmen an die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) halten. Beachte außerdem die folgenden Best Practices für Finanz- und Personaldatensätze:

• Sorgfältig Aufzeichnung: Führe genaue Aufzeichnungen über Benefits, Abzüge und Vergütungen deiner Mitarbeiter:innen.

• Buchhaltungssoftware: Verwende die oben beschriebenen Programme und andere Software, wie z. B. Payroll-Software, um Prozesse zu automatisieren und dadurch ihre Fehleranfälligkeit zu verringern. 

• Aufgaben delegieren: Du kannst Fehler in der Finanzberichterstattung minimieren, indem du bestimmte Buchhaltungsaufgaben auslagerst, zum Beispiel Gehaltsabrechnung und Verwaltung von Benefits. 

• Compliance: Halte dich über steuerliche Regelungen, Gesetze zur Rechnungslegung und Arbeitsgesetze auf dem Laufenden. Compliance ist auch für internationale Unternehmen wichtig, die über Änderungen im lokalen Arbeitsrecht für alle Länder informiert bleiben müssen, in denen sie Arbeitnehmer:innen beschäftigen. 

• Datensicherheit: HR-Abteilungen arbeiten mit privaten und sensiblen Daten, wie z. B. Finanzdaten, die gut geschützt werden müssen. Zudem müssen sie der Erfassung und Übermittlung von Informationen alle geltenden Datenschutzgesetze beachtet werden. 

• Aktuelle Informationen: Du bist dafür verantwortlich, Mitarbeiter:innen zu finanziellen Sachverhalten wie Benefits, Gehaltsabrechnungen, Abzügen und Steuern zu informieren. 

• Weiterbildung: Halte dein Team mit Schulungen und Weiterbildungen zu Finanz- und Buchhaltungsfragen und Best Practices auf dem neuesten Stand. 

Forderungen sind ein wichtiger Aspekt der Finanzen von Arbeitgebern. HR-Abteilungen leisten einen wichtigen Beitrag zum finanziellen Erfolg deines Unternehmens, da sie an der Einstellung, Schulung und Vergütung von Buchhalter:innen und anderen Spezialist:innen beteiligt sind. Die Finanzberichterstattung muss alle geltenden Compliance-Gesetze, -Verordnungen und -Standards erfüllen wie z. B. die GAAP.