Les créances désignent l'argent dû à l'entreprise. Les créances (accounts receivable) diffèrent des dettes (accounts payable), qui correspondent aux sommes à court terme dont l'entreprise est redevable, telles que les paiements des fournisseurs. Les créances et les dettes peuvent aider à déterminer le fonds de roulement net de l'entreprise :

Créances + stocks - dettes = fonds de roulement net

Voici quelques termes clés relatifs aux créances :

• Flux de trésorerie

• Gestion du crédit

• Factures

• Modalités de paiement

• Gestion de la relation client (CRM)

• Solvabilité

• Recouvrement

• Balance âgée

Les créances comprennent toutes les factures de biens ou de services achetés à crédit qui n'ont pas été payées à l'entreprise au moment du rapport. Il s'agit d'un contrat de paiement similaire à une ligne de crédit temporaire accordée à un client. Le paiement de la facture peut être fixé à une date ultérieure, par exemple un jour, plusieurs mois ou même un an après l'émission de la facture, mais généralement le paiement est effectué deux mois ou moins après. 

Voici les différents types de créances enregistrés dans les rapports financiers :

• Les créances des employés : il s'agit des dépenses personnelles que les employés doivent à leur employeur, comme les remboursements d'avances de voyage, les frais de déplacement ou les paiements pour le matériel que l'employé a endommagé. 

• Créances commerciales : il s'agit du total des opérations commerciales réalisées par l'entreprise.

• Créances sur les fournisseurs : il s'agit de créances telles que les primes ou les remises promotionnelles qui seront payées par les fournisseurs. 

• Billets à recevoir : il s'agit des billets à ordre dus à l'entreprise. Les billets à ordre sont des contrats juridiquement contraignants stipulant les dates d'échéance des fonds dus à l'entreprise. 

• Intérêts à recevoir : cela permet d'enregistrer les paiements d'intérêts qui pourront être versés à l'entreprise. 

• Indemnités d'assurance à recevoir : si des indemnités d'assurance sont dues à l'entreprise, elles seront enregistrées dans cette rubrique.

Un logiciel de gestion des comptes clients est un logiciel qu'une entreprise peut utiliser pour gérer et rationaliser ses créances. 

Voici les différents types de logiciels de gestion des comptes clients :

• Logiciel de facturation : ce type de logiciel permet à une entreprise de créer et d'envoyer des factures à ses clients. Les factures peuvent être envoyées par e-mail. Du côté du client, les factures peuvent être payées en ligne. Les factures peuvent être suivies et des avis peuvent être envoyés à l'entreprise lorsque les factures sont payées. 

• Rappels automatisés : des rappels peuvent être envoyés aux clients pour les créances en souffrance.

• Logiciel CRM : ce logiciel garde la trace de toutes les communications avec les clients et enregistre les informations relatives à ces derniers. Les logiciels de CRM permettent de gérer les créances et d'enregistrer les paiements des clients, leurs limites de crédit et les conditions de leurs lignes de crédit.

• Logiciel de traitement des paiements : les capacités de traitement des paiements permettent aux clients de payer en ligne par transfert électronique de fonds (TEF), chambre de compensation automatisée (ACH) ou par carte de crédit.

Les professionnels des ressources humaines doivent être s'assurer de fournir une comptabilité et de rapports RH conformes. En matière de rapports financiers, les entreprises doivent respecter les principes comptables généralement reconnus (PCGR). Prenez en compte les pratiques suivantes lorsque vous vous gérez la comptabilité et des informations des employés :

• Tenez des registres corrects : tenez des registres précis des avantages sociaux employés, des déductions et de la rémunération.

• Utilisez un logiciel de comptabilité : utilisez certains des logiciels mentionnés dans la section précédente ainsi que d'autres logiciels, tels que les logiciels de paie qui peuvent automatiser les processus, réduisant ainsi les risques d'erreurs. 

• Déléguez des responsabilités : les erreurs dans les rapports financiers peuvent être réduites en déléguant des tâches comptables spécifiques au sein de votre service, comme le traitement de la paie et la gestion des avantages sociaux. 

• Soyez conscient des problèmes de conformité : tenez-vous au courant des réglementations fiscales, des lois sur les rapports financiers et le droit du travail. La conformité est également importante pour les entreprises qui travaillent à l'international car elles doivent être au courant des modifications du droit du travail local dans les pays où elles emploient des collaborateurs. 

• Assurez la sécurité des données : les données privées et sensibles, telles que les données financières, peuvent être traitées dans les services RH. Ces données doivent être sécurisées. En outre, les lois sur la confidentialité des données doivent être respectées lors de l'enregistrement ou de la transmission d'informations. 

• Sensibiliser les employés : en tant que professionnel RH, l'une de vos tâches consiste à informer les employés sur les questions financières, telles que les avantages sociaux, la paie, les déductions et les taxes. 

• Former les employés : maintenez votre service à jour en matière de formation et de développement sur les questions financières et comptables et les meilleures pratiques. 

Les créances représentent une part importante des finances d'un employeur. Les services des ressources humaines participent au succès des finances d'une entreprise dans la mesure où ils contribuent à recruter, à former et à indemniser les comptables et autres spécialistes qui travaillent sur les créances au sein des services financiers de votre entreprise. Tous les rapports financiers doivent respecter les lois, les règlements et les normes de conformité, telles que les principes comptables (PCGR).