Conflictoplossing: essentiële tips voor HR-managers

Managers besteden vier uur per week aan conflictmanagement. Als je leert hoe je conflicten al in een vroeg stadium kunt oplossen, kun je tijd en energie besparen. We geven ook tips voor het oplossen van conflicten binnen een internationaal team.

Waarom is conflictbeheersing belangrijk?

Het is belangrijk om je teams te ondersteunen, zodat ze productief kunnen zijn en gestimuleerd worden. Dat leidt tot betere relaties, meer werknemersbehoud en een goede reputatie als werkgever. Laten we eens kijken naar de belangrijkste voordelen van conflictbeheersing op de werkvloer.

1. Sterkere relaties

Wanneer vijandigheid tussen teamleden niet wordt aangepakt, heeft dat een negatieve impact op professionele en persoonlijke relaties.

Je kunt ook de communicatie verbeteren en gaandeweg vertrouwen opbouwen. Aan de andere kant van een prettige oplossing staat een sterk verbonden team.

2. Verbeterde teamprestaties

Samenwerken tijdens een conflict kost waardevolle energie die beter besteed kan worden aan productiviteit en innovatie.

3. Verhoogde moraal

Slechts 30% van de werknemers voelt zich betrokken bij de werkplek. Conflict kan van alles omvatten, hoe klein ook, waardoor werknemers losgekoppeld raken van hun werkplek.

4. Juridische naleving

Als er problemen zijn met betrekking tot beperkingen, ras, genderidentiteit of seksuele geaardheid, moeten werkgevers actie ondernemen om juridisch compliant te blijven.

5. Verminderde verloop

Een slechte bedrijfscultuur is een belangrijke reden waarom mensen een bedrijf verlaten. Door conflicten op te lossen en een harmonieuze werkplek te creëren, kun je toptalent behouden.

6. Betere reputatie

Bedrijven met een sterke reputatie zijn degenen die toptalent aantrekken. Bij bedrijven die toppresteerders behouden, voelen werknemers zich comfortabeler bij hun collega's. Werknemers zijn geneigd om hun bedrijf aan anderen aan te bevelen, waardoor de reputatie van het bedrijf via mond-tot-mondreclame wordt opgebouwd.

5 strategieën voor conflictresolutie die HR-leiders moeten kennen

Er zijn vijf belangrijke benaderingen voor het aanpakken van conflicten op de werkplek:

1. Vermijden

Conflicten vermijden betekent het probleem uitstellen of er volledig omheen draaien, in de hoop dat het conflict zichzelf met de tijd oplost. Het is het meest gebruikelijk in scenario's met lage inzet. Het negeren van conflicten wordt niet aanbevolen op de werkplek, omdat het waarschijnlijker is dat het escaleert naar grotere problemen.

2. Concurrentie

Bij deze strategie dringen de betrokken partijen allemaal aan op hun eigen succes, waarbij ze de zorgen en prioriteiten van de rest van het team vaak negeren. De concurrerende methode komt vaak voor op de werkplek wanneer de ene partij zijn senioriteit boven de andere stelt, zoals een manager boven een ondergeschikte.

3. Accommoderen

Deze stijl van conflicthantering houdt in dat de ene partij de zorgen opzijzet ten gunste van de andere. Een voorbeeld hiervan in de praktijk zou zijn dat een teamlid besluit te werken met een onredelijke deadline omdat dit gemakkelijker voelt dan het met de manager te bespreken.

4. Compromitteren

Deze strategie vereist dat de betrokken partijen halverwege nader tot elkaar komen. Op een remote werkplek kan dit iets zijn als overeenkomen om vergaderingen vroeg op de dag voor de ene groep en laat op de dag voor de andere te houden, zodat iedereen erbij wordt betrokken.

5. Samenwerken

Een teamlid kan bijvoorbeeld een telefoontje aannemen in plaats van een collega die 's nachts aanwezig zou moeten zijn om rekening te houden met tijdsverschillen.

Hoe los je conflicten op in internationale teams?

Conflicten oplossen kan lastiger zijn wanneer teamleden in verschillende delen van de wereld wonen. Bekijk de onderstaande tactieken om conflicten op te lossen en om remote teamleden samen te brengen.

1. Culturele verschillen erkennen en overbruggen

Deze verschillen kunnen onder andere houdingen ten opzichte van samenwerking, communicatiestijlen en benaderingen van de werk-privébalans omvatten.

 56%  van de werknemers waardeert diversiteit, gelijkheid en inclusie (DEI) op de werkplek. Het tonen van culturele gevoeligheid toont je inzet voor conflictoplossing en DEI. Het kan er ook voor zorgen dat teamleden zich comfortabel genoeg voelen om samen te werken.

2. Een neutrale partij inbrengen

Elke verdenking van favoritisme kan het hele proces van conflictoplossing ondermijnen. Voorkom dit probleem door een neutrale partij aan te stellen om de conflictoplossing te begeleiden.

Zorg ervoor dat het niet iemand is die door een van de partijen beschuldigd kan worden van vooringenomenheid. De partijen zijn meer ontvankelijk voor een mediator die ze als onpartijdig beschouwen, wat de kans op het oplossen van het conflict vergroot.

3. Gemeenschappelijke grond vinden

Wanneer mensen in conflict zijn, geloven ze vaak dat ze op alle fronten tegenover elkaar staan. Iets identificeren waar ze een band over kunnen opbouwen is een snelle manier om hun perspectieven positief te herformuleren.

Op een internationale werkplek kan gemeenschappelijke grond gedeelde doelen, prestaties of frustraties omvatten.

4. Verwachtingen vaststellen

Nodig elke partij uit om te zeggen wat ze verwachten te behalen uit het proces van conflictoplossing, en gebruik die informatie om je verder te begeleiden.

Als je het proces begint met kennis van de onderhandelbare en niet-onderhandelbare punten, en waar teamleden bereid zijn compromissen te sluiten, bespaar je iedereen veel tijd.

5. Een duidelijk proces vaststellen

Het proces van conflictoplossing kan in een oogwenk in elkaar storten als je geen richtlijnen opstelt voor hoe de betrokken partijen zich moeten gedragen.

Om te voorkomen dat dingen uit de hand lopen, moet je duidelijke regels vaststellen voor zaken als wanneer en waar een afspraak plaatsvindt, zorgen voor beurtelings communicatie en het implementeren van oplossingen. Je moet ook straffen vaststellen voor iedereen die zich niet aan het proces houdt, zodat de partijen verantwoordelijk blijven.

6. De oorzaken identificeren

Je kunt herhaalde voorvallen voorkomen en de doorlopende kosten van conflicten verlagen door de oorzaak van een probleem op te lossen.

Wanneer je onder de oppervlakte graaft, vind je wellicht een paar van de volgende onderliggende problemen:

• Gebrek aan communicatie
• Beperkte middelen
• Persoonlijkheidsconflicten
• Onduidelijke functieomschrijvingen
• Concurrente prioriteiten
• Slecht leiderschap
• Onrealistische verwachtingen

De voordelen van het aanpakken van deze problemen gaan verder dan proactief conflictmanagement op de werkplek. Je krijgt namelijk de kans om processen te verbeteren en een productievere werkplek te creëren.

7. Spontane communicatie aanmoedigen

Teamleden hebben minder conflicten  wanneer ze regelmatig buiten geplande vergaderingen communiceren. Om spontane  communicatie in remote teams aan te moedigen, begin je met het creëren van een algemeen kanaal voor "water cooler" gesprekken. De band tussen teamleden wordt hierdoor sterker, en individuele leden komen minder snel met elkaar in conflict.

Conflicten op de juiste manier oplossen met Remote

Conflicten zijn onvermijdelijk, maar het beheren ervan kan vooral moeilijk zijn wanneer je met remote teams werkt. Een HR Management zoals Remote kan je helpen je HR-proces te vereenvoudigen, zodat je meer tijd hebt om je te concentreren op interpersoonlijke relaties met je gedistribueerde team. 

 Neem vandaag contact met ons op om erachter te komen hoe je je team dichterbij elkaar kunt brengen dan ooit.