Résiliation : comment utiliser la checklist ?
La résiliation du contrat d'un employé est un processus délicat. De la gestion des émotions à la conformité aux différentes réglementations applicables, la résiliation comporte de multiples défis, souvent complexes à relever.
Une checklist en cas de résiliation du contrat d'un employé constitue un point de départ solide pour vous et votre équipe. Notre liste vous aidera à gérer chaque résiliation de contrat de manière systématique avec clarté et empathie, tout en assurant la protection de votre entreprise.
Dans cette checklist, la gestion du départ fait l'objet d'un processus à part. En plus des étapes détaillées ci-dessous, votre décision de résilier le contrat de votre employé doit remplir toutes les exigences légales (il peut s'agir de plans d'amélioration de la performance, de formations de remédiation ou de tout autre processus obligatoire selon la réglementation locale).
Informer l'employé
Une fois votre décision prise, la première étape est d'en informer votre employé de vive voix, dans un cadre formel. Il doit s'agir d'un entretien en face à face (soit en présentiel, soit en visioconférence si l'employé travaille à distance).Vous devez réaliser cette étape avant l'envoi de toute documentation officielle. De cette manière, l'employé n'est pas pris de court et peut se préparer pour la suite.
Procéder à la résiliation officielle
Une fois l'employé informé, vous devez lui fournir une lettre de résiliation de contrat. Ce document officiel sert à clarifier la situation en éliminant toute ambiguïté. Vous devez y inclure des informations fondamentales telles que :
La date du dernier jour de travail
La durée du délai de préavis et le montant de l'indemnité de départ (le cas échéant)
Le solde de congés rémunérés acquis et non utilisés
L'obligation de l'employé de restituer certains équipements (le cas échéant)
Calculer le montant de la dernière paie
Vérifiez que le montant a été correctement calculé sur la dernière fiche de paie de l'employé (en prenant en compte les jours travaillés pendant le délai de préavis).
Les sommes dues peuvent varier selon le pays ou l'État. Par exemple, aux États-Unis, les employés ont droit à tout congé acquis mais non utilisé dans certains États, tandis que cet aspect de la résiliation est laissé à la discrétion de l'entreprise dans d'autres États. Certains pays imposent une indemnité de rupture de contrat sous conditions, d'autres non. Remote vous aide à mettre au clair vos responsabilités, légales ou autres, au moment de calculer le montant de la dernière paie de votre employé.Renseigner l'employé sur ses avantages sociaux
De vive voix ou par e-mail, expliquez à l'employé les conséquences de la rupture du contrat sur ses avantages sociaux. Par exemple, si l'employé bénéficie d'un plan d'intéressement au capital, expliquez-lui l'impact sur ses actions (ou fournissez-lui une ressource contenant les informations nécessaires).
Pour certains avantages (une pension ou une assurance vie, par exemple), c'est le l'organisme en charge des ces services qui devra fournir ces renseignements. Si votre collaborateur a été employé par le biais d'un fournisseur d'Employer of record comme Remote, ce dernier s'occupera de toutes les démarches.Réaliser un entretien avant le départ
Saisissez l'opportunité de recevoir un retour sur votre entreprise. Vous pourrez ainsi améliorer vos processus en vigueur sur le lieu de travail au profit de vos employés actuels et futurs. Pour l'employé, l'entretien est l'occasion de poser des questions. Soyez bien préparé et conservez votre calme.
Si nécessaire, faites référence aux évaluations de performance de l'employé pour justifier la décision de l'entreprise. Si la résiliation du contrat n'est liée à aucun comportement illégal ou nuisible (ex. : vol, harcèlement, négligence ou discrimination), vous pouvez lui proposer une lettre de recommandation.
Organiser la restitution des équipements
La plupart des contrats de travail prévoient la restitution des équipements de l'entreprise (téléphones, ordinateurs portables ou autre matériel informatique). Le cas échéant, prenez les mesures nécessaires pour que ce retour s'effectue en bonne et due forme à l'issue du délai de préavis.
Si votre employé travaille à distance et que vous souhaitez récupérer ses équipements, assurez-vous de fournir des instructions claires sur leur expédition, y compris la préparation du colis. Demandez à l'employé de se procurer une facture d'expédition afin de lui envoyer un remboursement.
Sachez que, sauf mention du contraire, les employés ne sont pas tenus de restituer un équipement acquis par l'intermédiaire d'un avantage, par exemple une indemnité de télétravail. Cela inclut les équipements tels que les chaises de bureau, les bureaux et les fournitures.
Révoquer tous les accès
Suite à la dernière journée de travail de l'employé, assurez-vous que votre équipe informatique révoque son accès à la totalité des systèmes, boîtes mail et, le cas échéant, infrastructures physiques. Tout ancien employé disposant d'identifiants encore valides est susceptible d'accéder à votre réseau, ce qui représente un risque majeur.
Ces précautions s'avèrent particulièrement utiles si la résiliation du contrat de travail est due à un licenciement. Une personne mécontente ayant accès à la documentation de l'entreprise pourrait éventuellement causer d'importants dommages en supprimant, volant ou partageant des données sensibles ou confidentielles.
Informer l'équipe
Pour éviter toute confusion et par souci de transparence, il est préférable d'annoncer le départ de l'employé au reste de l'équipe. Restez professionnel et ne révélez aucun détail sur la raison du départ. Il est préférable d'annoncer la résiliation de contrat après la dernière journée de travail de l'employé, et après que ses accès aient été révoqués.
Fournissez un contact de référence et des conseils sur la marche à suivre pour les collaborateurs qui travaillaient directement avec cet employé. Si l'employé travaillait en contact direct avec des clients ou d'autres parties prenantes, vous devrez également les informer.
Documenter la résiliation
Organisez votre documentation de façon à pouvoir inclure toute future communication (par exemple une déclaration fiscale), et assurez-vous que toute la documentation RH relative à l'ancienneté de l'employé et la résiliation de son contrat est à jour et correctement classée.
Avec la Gestion RH de Remote, cette étape est grandement simplifiée. Vous pouvez mettre à jour le statut de l'employé dans le système, remplir les informations relatives à la résiliation, et conserver en lieu sûr toute communication ou tout document relatif au départ. Ce service est entièrement intégré à nos autres fonctions RH, telles que le suivi des heures et des présences, la gestion des dépenses et de la paie, ou encore la gestion des avantages sociaux (pour les utilisateurs de notre service d'EOR). Les démarches administratives sont ainsi rapides et fluides pour la totalité du processus de résiliation.
Les documents sont conservés dans un espace centralisé, sécurisé et facile d'accès (Remote est d'ailleurs conforme à toutes les réglementations applicables en matière de protection des données).
Les bonnes pratiques de la résiliation de contrat de travail
Si la checklist ci-dessus vous fournit une approche systématique de la résiliation du contrat d'un employé en couvrant les aspects essentiels, des subtilités ne manqueront pas de se manifester. Vous devrez les prendre en compte au cas par cas.
Par conséquent, il est toujours utile d'intégrer certaines bonnes pratiques applicables à toutes les situations. En règle générale, vous devez :
Toujours évaluer les risques liés à la résiliation
À chaque étape du processus, assurez-vous de respecter toutes les réglementations et pratiques applicables en termes d'emploi, ainsi que vos propres politiques d'entreprise. Sinon, vous risquez de vous exposer à des poursuites juridiques, notamment si la résiliation présente un risque élevé.
Si votre équipe est distribuée dans plusieurs pays, vous devez acquérir une connaissance approfondie du droit applicable dans le pays concerné. La procédure peut aussi présenter d'importantes différences selon la personne concernée.
C'est pourquoi vous avez tout à gagner à travailler avec un partenaire de RH à l'international comme Remote. Lorsque vous décidez de résilier un contrat, nous évaluons les risques potentiels à partir des informations que vous nous fournissez, afin d'assurer une totale conformité au droit du travail local. Vous réduisez ainsi de manière considérable les risques juridiques encourus par votre entreprise, tout en fournissant à votre collaborateur une expérience de départ aussi positive que possible.
Tout consigner par écrit
Comme évoqué précédemment, la documentation est déterminante. Vous établissez ainsi une source unique de vérité permettant de dissiper les malentendus. Elle peut même faire office de preuve en cas de complications juridiques. En conservant une trace écrite de chaque étape du processus, de la lettre de résiliation de contrat aux communications de suivi, vous assurez la protection de votre entreprise.
La documentation permet aussi d'assurer le respect de la transparence et de l'intégrité de manière proactive tout au long du processus.
Standardiser le processus
Les circonstances de chaque résiliation de contrat pouvant présenter de fortes disparités, la standardisation n'est pas simple à mettre en place. Le fait d'avoir des collaborateurs dans différents pays, avec différentes réglementations applicables, représente une difficulté supplémentaire.
Toutefois, en cherchant à instaurer une procédure standardisée, vous favorisez l'égalité au détriment des partis pris. Si vous devez vous acquitter d'obligations légales différentes, votre checklist doit veiller à l'égalité de traitement de chacun de vos employés.
Quel est le rôle de Remote ?
Dans le cadre de la gestion d'une résiliation de contrat, Remote prend en charge toutes les complexités administratives. Souscrire à notre service d'Employer of record, c'est vous assurer que vos résiliations de contrat seront gérées à votre place, en toute conformité.
Notre outil Paie vous permet de calculer la dernière paie de votre employé sans erreur, tandis que notre outil Gestion RH rationalise toutes les exigences administratives. Si vous embauchez et gérez votre équipe via notre plateforme d'EOR, nous nous occupons également de la gestion des avantages sociaux et veillons à ce que chaque étape de la résiliation s'effectue en toute légalité et conformément au droit local.
Pour en savoir plus sur comment faciliter le travail de votre équipe avec la plateforme RH complète de Remote, contactez l'un de nos experts dès aujourd'hui.