Checklist lors d’une résiliation de contrat : étapes recommandées

Résiliation : comment tirer parti de cette checklist ?

La clôture d’un contrat de travail d’un employé requiert de la délicatesse. Entre la gestion des réactions et le cadre légal applicable, les enjeux sont fréquemment complexes.

Une checklist spécifique à la résiliation constitue une base fiable pour votre service RH. Cette liste aide votre équipe à traiter chaque départ de manière structurée, transparente et humaine, tout en assurant la protection de votre entreprise.

Dans ce guide, l’organisation du départ est présentée comme un processus séparé. En plus des étapes exposées ci‑dessous, veillez à ce que votre décision respecte toutes les obligations légales (par exemple plans d’amélioration de la performance, formations correctives ou autres procédures exigées localement).

Aviser l’employé

Une fois la décision arrêtée, annoncez‑la verbalement lors d’un entretien formel, en présentiel ou en visioconférence si l’employé travaille à distance.

Tenez cet entretien avant d’envoyer toute pièce officielle, pour que l’employé puisse anticiper la suite et ne soit pas surpris.

Officialiser la résiliation du contrat

Une fois l’employé informé, fournissez‑lui une lettre de résiliation. Ce courrier officiel précise les éléments de la situation et dissipe toute incertitude. Il doit indiquer notamment :

La date du dernier jour effectif de travail

La durée du préavis et, le cas échéant, le montant de l’indemnité de départ

Le solde des congés payés cumulés et non utilisés

L’éventuelle obligation de restitution de matériel fourni par l’entreprise

Évaluer le montant de la dernière paie

Contrôlez que la dernière fiche de paie indique un calcul correct, en intégrant les jours effectivement travaillés durant le préavis.

Les sommes à verser diffèrent selon la juridiction. À titre d’exemple, aux États‑Unis, certains États imposent le paiement des congés acquis non pris, tandis que dans d’autres ce point dépend de la politique interne de l’entreprise. Certains pays prévoient, sous conditions, une indemnité de rupture ; d’autres n’en prévoient pas.Remote vous aide à préciser Vos responsabilités, légales ou autres, au moment du calcul de la dernière paie de l’employé.

Expliquer à l’employé les conséquences sur ses avantages sociaux

À l’oral ou par courriel, détaillez l’impact de la rupture de contrat sur ses avantages sociaux. Par exemple, si l’employé participe à un plan d’intéressement au capital, précisez les conséquences sur ses actions ou fournissez une documentation appropriée.

Pour certains avantages (comme une pension ou une assurance‑vie), l’organisme prestataire est généralement chargé de fournir ces renseignements. Si votre collaborateur a été recruté via un fournisseur dEmployer of record comme Remote, ce prestataire s’occupera de ces formalités.

Planifier un entretien de départ

Saisissez cette opportunité pour recueillir un retour sur l’entreprise et optimiser vos processus au profit de vos collaborateurs actuels et futurs. Pour l’employé, l’entretien permet de poser des questions : soyez préparé et restez maître de vos propos.

Si besoin, fondez votre décision sur les évaluations de performance de l’employé. Lorsque la résiliation n’est pas liée à un comportement illégal ou dangereux (par ex. vol, harcèlement, négligence ou discrimination), envisagez de lui fournir une lettre de recommandation.

Coordonner la restitution du matériel

La plupart des contrats exigent la restitution du matériel de l’entreprise (téléphones, ordinateurs portables ou autres équipements informatiques). Le cas échéant, organisez le retour afin qu’il s’effectue dans les règles à la fin du préavis.

Si l’employé est en télétravail et que vous récupérez le matériel, donnez des instructions précises pour l’expédition et la préparation du colis. Exigez un justificatif d’envoi pour effectuer le remboursement.

Sauf mention contraire, l’employé n’a généralement pas l’obligation de rendre un équipement octroyé en tant qu’avantage — par exemple une indemnité de télétravail ; cela concerne des articles comme chaises, bureaux et fournitures.

Couper tous les accès

Après le dernier jour de travail, assurez‑vous que votre équipe IT bloque l’accès de l’employé à tous les systèmes, boîtes mail et, si nécessaire, aux installations physiques. Un ancien employé disposant encore d’identifiants valides peut accéder au réseau, ce qui constitue un risque majeur.

Ces mesures sont cruciales, notamment en cas de licenciement. Une personne mécontente ayant accès aux documents de l’entreprise pourrait entraîner des dommages en supprimant, volant ou divulguant des données sensibles.

Communiquer auprès de l’équipe

Pour éviter toute confusion et par souci de transparence, informez toute l’équipe du départ sans en divulguer les raisons. Privilégiez une annonce après la dernière journée de travail et après la révocation des accès.

Indiquez un contact de référence et des consignes aux collaborateurs concernés. Si l’employé communiquait directement avec des clients ou d’autres parties prenantes, avertissez‑les également.

Archiver la résiliation

Organisez vos documents pour pouvoir produire toute communication ultérieure (par ex. une déclaration fiscale) et vérifiez que les dossiers RH relatifs à l’ancienneté et à la résiliation sont actualisés et correctement archivés.

Avec la Gestion RH de Remote, cette étape devient beaucoup plus simple. Vous pouvez actualiser le statut de l’employé dans le système, renseigner les informations liées à la résiliation et conserver en lieu sûr toutes les communications et documents relatifs au départ. Ce service est intégré à nos autres fonctions RH, telles que le suivi du temps et des présences, la gestion des dépenses et l’outil Paie, ainsi qu’à la gestion des avantages sociaux (pour les utilisateurs de notre service d’EOR). Les démarches administratives sont alors exécutées rapidement et de façon fluide pour l’ensemble du processus de résiliation.

Les documents sont conservés dans un espace centralisé, sécurisé et accessible (Remote se conforme aux réglementations applicables en matière de protection des données).

Principes recommandés pour la résiliation d’un contrat de travail

Si la checklist précédente fournit une méthode systématique pour aborder les points essentiels, des nuances devront être examinées au cas par cas.

Il est donc pertinent d’adopter quelques bonnes pratiques transversales. De façon générale, vous devriez :

• Toujours évaluer les risques associés à la résiliation

À chaque phase, assurez‑vous d’appliquer les réglementations d’emploi en vigueur et vos politiques internes pour maîtriser le risque juridique, particulièrement lorsque la résiliation comporte un risque élevé.

Si votre équipe est présente dans plusieurs pays, veillez à maîtriser le droit applicable dans chaque juridiction, car la procédure peut varier considérablement selon la personne concernée.

C’est la raison pour laquelle travailler avec un partenaire RH à l’international comme Remote peut être utile. Lorsque vous décidez de résilier un contrat, nous évaluons les risques potentiels à partir des informations que vous nous fournissez afin d’assurer le respect du droit du travail local. Cela permet de réduire les risques juridiques pesant sur votre entreprise tout en offrant au collaborateur une séparation la plus constructive possible.

• Consigner l’ensemble par écrit

Comme indiqué plus haut, la tenue d’un dossier est indispensable. Elle fournit une source unique de référence pour dissiper les malentendus et peut constituer une preuve en cas de litige. En gardant une trace écrite de chaque étape — de la lettre de résiliation aux échanges de suivi — vous protégez votre entreprise.

La documentation contribue par ailleurs à garantir la transparence et l’intégrité de façon proactive tout au long du processus.

• Uniformiser le processus

Les cas de résiliation variant fortement, il est difficile d’imposer une standardisation. Le fait d’avoir des collaborateurs répartis dans plusieurs pays, soumis à des règles différentes, augmente la complexité.

Toutefois, viser l’établissement d’une procédure uniforme facilite un traitement équitable. Si des obligations légales différentes s’appliquent, votre checklist doit garantir l’égalité de traitement pour chaque employé.

Quel est le rôle de Remote ?

Pour gérer une résiliation de contrat, Remote prend en charge les aspects administratifs complexes. En souscrivant à notre service d’Employer of record, vous garantissez que les résiliations seront traitées par nos équipes, conformément aux règles en vigueur.

Notre outil Paie vous permet de calculer la dernière paie de l’employé sans erreurs, tandis que notre outil Gestion RH centralise et simplifie les obligations administratives. Si vous recrutez et administrez votre équipe via notre plateforme d'EOR, nous prenons également en charge la gestion des avantages sociaux et veillons à ce que chaque étape de la résiliation respecte le droit local.

Pour savoir comment alléger le travail de votre équipe avec la plateforme RH complète de Remote, contactez l'un de nos experts dès aujourd'hui.