Verzuimbeleid

Het is belangrijk om op te merken dat, hoewel ze op elkaar lijken, een aanwezigheidsbeleid en verzuimbeleid verschillende doelen hebben.

Wat is een aanwezigheidsbeleid voor werknemers?

Een aanwezigheidsbeleid voor werknemers bevat regels en richtlijnen die de werkgever opstelt over de verwachtingen en vereisten met betrekking tot punctualiteit, werkuren en aanwezigheid op de werkplek. Dit beleid specificeert meestal de standaard werkuren, verlofaanvraagprocedures, consequenties voor buitensporig verzuim of te laat komen en andere informatie met betrekking tot aanwezigheid en planning.

Wat is een verzuimbeleid?

Werkgevers stellen een verzuimbeleid op om de afwezigheid van werknemers te reguleren en beheren. Het biedt richtlijnen voor het melden van afwezigheid, aanvaardbare redenen om verlof op te nemen, de verlofaanvraagprocedure en de gevolgen van excessief of ongeoorloofd verzuim. Het geeft werknemers ook duidelijk inzicht in hun verantwoordelijkheden en de verwachtingen van het bedrijf voor aanwezigheid en draagt zo bij aan een productieve en efficiënte werkomgeving.

Een verzuimbeleid is verwant aan, maar niet identiek aan een aanwezigheidsbeleid voor werknemers. Een aanwezigheidsbeleid voor werknemers omvat meer regels en richtlijnen over de aanwezigheid van werknemers op de werkplek. Hoewel het over het algemeen gaat over absenteïsme, bevat het ook verwachtingen over stiptheid, werkuren en andere aspecten van aanwezigheid. Het verzuimbeleid richt zich specifiek op afwezigheid van werknemers.

Wat is overmatig verzuim?

Er is sprake van excessief verzuim als een werknemer ongebruikelijk vaak afwezig is op het werk. Dit kan om een legitieme, ongeoorloofde of ongeldige reden zijn. Het punt waarop een werknemer als te lang afwezig wordt beschouwd, kan per bedrijf verschillen. Het werknemershandboek of andere beleidsregels kunnen een bedrijfsspecifieke definitie bevatten.

Legitieme redenen voor afwezigheid zijn onder andere persoonlijke ziekte, noodgevallen in het gezin of goedgekeurd verlof voor vakantie of ander geautoriseerd verlof. In tegenstelling tot legitiem verzuim, is er sprake van ongeoorloofd verzuim wanneer een werknemer afwezig is op het werk zonder de vastgestelde verlofaanvraagprocedures van het bedrijf te hebben gevolgd of zonder geldige reden.

Excessieve afwezigheid kan negatieve gevolgen hebben voor zowel de werknemer als werkgever. Werknemers kunnen te maken krijgen met disciplinaire acties, waaronder waarschuwingen, een schorsing of contractbeëindiging. Voor de werkgever kan overmatig absenteïsme de workflow en productiviteit verstoren, het moreel van het team aantasten en de kosten voor het vervangen van de afwezige werknemer verhogen. Om excessief verzuim aan te pakken, stellen veel organisaties beleid en procedures op om verzuimproblemen te monitoren, vast te leggen en te beheren zodat ze er op een eerlijke en consequente manier mee om kunnen gaan. 

Kunnen werknemers disciplinaire acties verwachten als ze vaak afwezig zijn?

In de meeste organisaties kunnen werknemers te maken krijgen met disciplinaire actie voor overmatig verzuim en andere problemen die te maken hebben met aanwezigheid. Deze maatregelen worden vaak genomen als werknemers consequent het aanwezigheidsbeleid schenden, zoals:

• Vaak zonder geldige reden afwezig zijn

• Laat binnenkomen

• De vastgestelde verlofaanvraagprocedures negeren

In het aanwezigheidsbeleid van het bedrijf wordt meestal beschreven welke disciplinaire acties het bedrijf in dit soort situaties kan nemen. Het beleid kan bestaan uit progressieve disciplinaire acties in verschillende fasen. Bijvoorbeeld:

1. Mondelinge waarschuwingen

2. Schriftelijke waarschuwingen

3. Schorsing

4. Ontslag

Disciplinaire actie is erop gericht werknemers aan te moedigen om zich te houden aan het aanwezigheidsbeleid van het bedrijf, een productieve werkomgeving te behouden en ervoor te zorgen dat problemen met aanwezigheid eerlijk en consistent worden aangepakt. Organisaties moeten hun beleid eerlijk toepassen, niet discrimineren en werknemers duidelijke informatie geven en de mogelijkheid bieden om de situatie te verbeteren.

Verzuim op de werkplek terugdringen

Verzuim terugdringen is van cruciaal belang voor werkgevers, omdat het een directe impact heeft op de productiviteit, het teammoreel en het algehele functioneren van de organisatie. Verzuim kan veel oorzaken hebben, waaronder persoonlijke gezondheidsproblemen, werkgerelateerde stress en gebrek aan motivatie. However, with a proactive approach to implementing effective strategies, companies can significantly decrease absenteeism and increase employee retention. 

Er zijn verschillende manieren om het verzuim van werknemers aan te pakken, te verbeteren en terug te dringen. 

Een positieve werkomgeving creëren

Een positieve en ondersteunende werkomgeving kan een krachtig middel zijn om verzuim terug te dringen. Werknemers die zich gewaardeerd, gerespecteerd en betrokken voelen, zijn meer gemotiveerd op het werk. Bevorder een cultuur van waardering en erkenning en geef werknemers mogelijkheden om door te groeien binnen de organisatie. Dit kan het moreel een boost geven en verzuim terugdringen.

Flexibele voorwaarden aanbieden

Door flexibele voorwaarden aan te bieden, zoals remote werken of flexibele werktijden, kunnen werknemers hun werk-privébalans beter beheren. Dit kan met name gunstig zijn voor werknemers met een gezin of die ver van kantoor wonen. Het geeft ze de flexibiliteit om hun privésituatie te managen en hun werktaken uit te voeren. These arrangements can also benefit neurodivergent employees. 

Zet welzijnsprogramma's op voor werknemers

Als werknemers gezonder en minder gestrest zijn, zijn ze minder vaak afwezig door gezondheidsgerelateerde problemen. Consider implementing wellness programs that focus on physical and mental health. Voorbeelden zijn sportschoollidmaatschappen, workshops over stressmanagement en counselling.

Stimuleer ook gezonde gewoonten onder werknemers. Geef informatie over voeding, beweging en stressmanagement.

Beleid maken voor betaald verlof

Zorg voor een duidelijk en redelijk beleid voor betaald verlof, waaronder ziekteverlof, vakantiedagen en persoonlijk verlof. Communiceer dit beleid effectief aan werknemers, zodat ze begrijpen waar ze recht op hebben en weten hoe ze verlof kunnen aanvragen.

Werknemersbetrokkenheid verbeteren

Betrokken werknemers zijn minder vaak afwezig. Betrek werknemers bij besluitvormingsprocessen, moedig ze aan om input te geven en geef ze het gevoel dat ze erbij horen. Werknemers die zich verbonden voelen met hun werk zijn minder vaak afwezig.

Zorg voor training

Zorg dat je werknemers goed traint zodat ze de vaardigheden hebben om hun taken goed uit te voeren. Onvoldoende training kan leiden tot angst en onzekerheid, wat kan resulteren in verzuim. 

Train je supervisors en managers zodat ze verzuimproblemen effectief kunnen aanpakken. Ze moeten signalen van mogelijke problemen leren oppikken en er proactief mee aan de slag gaan om disciplinaire acties te voorkomen.

Zorg voor duidelijke communicatie

Effectieve communicatie is enorm belangrijk in elke organisatie. Houd werknemers op de hoogte van je bedrijfsbeleid, verwachtingen en veranderingen in procedures. Werknemers die weten wat er van ze wordt verwacht, zullen eerder aan die verwachtingen voldoen. 

Een prestatiebeheerproces opzetten

Implementeer een eerlijk en transparant systeem om prestaties te monitoren. Door regelmatig feedback te geven en prestaties te evalueren kun je werknemers bewust maken van hun sterke en zwakke punten. Dit kan ze motiveren om hun prestaties te verbeteren. 

Erkenning geven en beloningen

Als werknemers zich gewaardeerd voelen, is de kans groter dat ze minder vaak afwezig zijn. Geef werknemers erkenning voor hun inzet en harde werk en beloon ze. Enkele methoden die je kunt proberen zijn bonussen, beloningen of ze gewoon erkenning geven als ze goed werk leveren. 

Gezondheids- en veiligheidsmaatregelen implementeren

Een veilige werkplek vermindert het risico op ongevallen en verwondingen die kunnen leiden tot verzuim. Neem alle nodige maatregelen om een veilige en gezonde werkplek te creëren. Dit houdt ook in dat je de veiligheids- en gezondheidsvoorschriften moet naleven, dat je ergonomische problemen moet aanpakken en veiligheidstrainingen moet organiseren.

Een gezonde werk-privébalans bevorderen

Werkgevers kunnen de werk-privébalans bevorderen door een realistische werkdruk te realiseren, het aantal overuren te beperken en de privétijd van werknemers te respecteren. When employees have a reasonable balance between their work and personal lives, they are less likely to need time off due to stress or burnout.

Incentives bieden voor aanwezigheid

Overweeg om incentives voor aanwezigheidin te voeren, zoals beloningen voor werknemers met een uitstekende aanwezigheid. Dit kan een positieve competitieve sfeer creëren onder je werknemers en aanwezigheid op het werk stimuleren.

Ondersteun de mentale gezondheid van werknemers

Recognize the importance of mental health support in the workplace. Hulpmiddelen en support bieden aan werknemers die last hebben van stress, angst of andere mentale gezondheidsproblemen. Het kan goed zijn om hier een speciaal programma voor op te zetten. 

Makkelijke procedures opzetten voor afwezigheidsmeldingen

Zorg voor duidelijke procedures voor werknemers om afwezigheid te melden. Ze moeten weten met wie ze contact kunnen opnemen, welke methode ze moeten gebruiken, welke informatie ze moeten verstrekken en wanneer ze hun leidinggevende moeten informeren over hun afwezigheid.

Check en update je beleid regelmatig zodat het in lijn blijft van de veranderende wensen en verwachtingen van je werknemers. Blijf openstaan voor feedback van je werknemers en wees bereid om het beleid zo nodig aan te passen.

Aanwezigheid bijhouden en monitoren

Houd de aanwezigheid van werknemers nauwkeurig bij en houd verzuimtrends in de gaten. Je kunt verzuimbeheersoftware gebruiken om de afwezigheid van werknemers bij te houden en efficiënt te beheren. Met dit soort tools kun je je processen automatiseren en krijg je waardevolle inzichten om te analyseren.

Door aanwezigheid bij te houden en te monitoren kun je patronen ontdekken en problemen al in een vroeg stadium aanpakken. Je kunt er ook mee meten hoe effectief de strategieën van je organisatie zijn om verzuim terug te dringen.

Zet terugkeerprogramma's op

Zet terugkeerprogramma's op voor werknemers die herstellen van ziekte of letsel. Deze programma's maken het makkelijker voor werknemers om weer aan het werk te gaan en zorgen voor minder lange periodes van afwezigheid.

Communiceer ondubbelzinnige consequenties

Wees duidelijk in je communicatie over de consequenties van excessief absenteïsme. Zorg ervoor dat werknemers de disciplinaire acties begrijpen waarmee ze te maken kunnen krijgen bij onopzettelijke of frequente afwezigheid.

Zoeken naar oplossingen bij conflicten

Pak conflicten op de werkplek snel en eerlijk aan. Onopgeloste conflicten kunnen leiden tot stress en verzuim. Bevorder open communicatie en zorg dat er middelen zijn om conflicten op te lossen.

Zorgverleners ondersteunen

Erken de uitdagingen waarmee werknemers met zorgtaken in hun persoonlijke leven worden geconfronteerd. Bied support, zoals flexibele werktijden of verlof voor gezinsopvang, zodat ze hun verantwoordelijkheden in balans kunnen brengen zonder al te vaak afwezig te hoeven zijn.

Enquêtes onder werknemers houden

Voer enquêtes uit onder werknemers om feedback te verzamelen over de situatie op de werkplek en problemen met verzuim. Dit kan waardevolle inzichten opleveren die je kunt gebruiken om het verzuim terug te dringen.