Betrug bei der Payroll: So minimieren Sie das Risiko für Ihr Unternehmen

Die Payroll ist ein besonders attraktives Ziel für Betrug, da häufig große Geldbeträge zwischen Systemen verschoben werden. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, Ihr Unternehmen zu schützen.

In diesem Artikel sehen wir uns die verschiedenen Arten von Betrug bei der Gehaltsabrechnung an, die Sie kennen sollten, und erklären, wie Sie deren Häufigkeit und Auswirkungen minimieren können. Wir werden auch einige allgemeine Tipps zur Betrugsprävention besprechen und auf die rechtlichen Auswirkungen von Betrug bei der Gehaltsabrechnung eingehen.

Fangen wir also gleich an.

Was ist Betrug bei der Gehaltsabrechnung?

Payroll Fraud liegt vor, wenn ein Mitarbeiter:in unbefugt Gehaltsabrechnungsdaten ändert oder manipuliert. Sie können dies tun, um sich selbst mehr Geld zu geben oder um eine Bezahlung für Arbeit zu erhalten, die sie nicht geleistet haben.

Beachten Sie, dass Arbeitgeber auch Betrug bei der Gehaltsabrechnung begehen können, in der Regel, um die Arbeitskosten zu senken.

Das Betrugsdreieck

Das vom Kriminologen Donald R. Cressey entwickelte Betrugsdreieck erklärt die Faktoren, die zu einem BetrugsRisiko Lead können, wie folgt:

• Motivation/Ansporn: Dies ist der Grund für den Betrug. Zum Beispiel kann der Mitarbeiter:in finanzielle Schwierigkeiten haben oder versuchen, eine große Anschaffung zu finanzieren.

• Gelegenheit: Dies bezieht sich auf den Mangel an Kontrollen, Kontrollen, Abwägungen und Aufsichten, die es dem Einzelnen ermöglichen, Betrug zu begehen. Zum Beispiel kann der Mitarbeiter:in in der Gehaltsabrechnung arbeiten und sein eigenes Gehalt kontrollieren.

• Rationalisierung: Dies ist die Rechtfertigung des Einzelnen für den Diebstahl. Zum Beispiel könnten sie denken, dass Ihr Unternehmen das zusätzliche Geld nicht bemerken oder "vermissen" wird, oder sie sind verärgert darüber, dass sie bei einer Gehaltserhöhung, die sie ihrer Meinung nach verdient haben, übergangen werden.

Wenn alle drei Bedingungen gleichzeitig vorliegen, ist die Wahrscheinlichkeit eines Betrugs bei der Gehaltsabrechnung hoch. 

Was sind die Folgen von Betrug bei der Gehaltsabrechnung?

Nach Angaben der Association of Certified Fraud Examiners kann Betrug bei der Gehaltsabrechnung Kosten für ein Unternehmen 65.300 $ im Durchschnitt und dauern etwa 30 Monate, bevor sie aufgedeckt werden.

Zusätzlich zu den finanziellen Verlusten müssen Sie auch Ressourcen bereitstellen, um den Betrug zu bekämpfen und zu beheben und den schuldigen Mitarbeiter:innen zu ersetzen.

An einigen Standorten können Sie mit rechtlichen und Compliance-Problemen konfrontiert werden, wenn Sie nicht bereits über die richtigen Maßnahmen zur Betrugsprävention verfügen.

Was sind die rechtlichen Auswirkungen von Betrug bei der Gehaltsabrechnung?

Wenn Sie feststellen, dass ein Mitarbeiter:in die Gehaltsabrechnung betrogen hat, sollten Sie mit Ihrem juristischen Team sprechen (und Ihre eigenen internen Disziplinarmaßnahmen ergreifen). Die strafrechtlichen Konsequenzen für Betrug können von der Art des Betrugs, dem gestohlenen Betrag und Ihrem Standort abhängen.

So könnte beispielsweise eine große Menge an Betrug, die über einen längeren Zeitraum begangen wird, zu einer viel härteren strafrechtlichen Sanktion führen.

In einigen Fällen können Sie möglicherweise wegen Betrugs bei der Gehaltsabrechnung klagen. Der Schaden kann aus gestohlenen Geldern und anderen Faktoren wie Reputationsschäden bestehen. Auch dies hängt von Ihrem Standort ab, daher ist es ratsam, sich mit Ihrem Rechtsbeistand in Verbindung zu setzen.

Arten von Betrug bei der Gehaltsabrechnung

Es gibt mehrere häufige Arten von Betrug bei der Gehaltsabrechnung, die Sie kennen sollten. In diesem Abschnitt werden wir uns jeden von ihnen im Detail ansehen und erklären, was Sie tun können, um sie zu verhindern.

Betrug mit Zeiterfassungen

Betrug mit Zeiterfassungen – oft als "Buddy Punching" bekannt – tritt auf, wenn ein Mitarbeiter:in Zeiterfassungsaufzeichnungen manipuliert, um Zahlungsbeträge zu ändern. Zum Beispiel kann ein Mitarbeiter:in zusätzliche Stunden hinzufügen, die er nicht gearbeitet hat, um sein eigenes Gehalt (oder das eines Kollegen) aufzubessern. 

Wenn er in kleinen Mengen durchgeführt wird – z. B. alle zwei Wochen eine zusätzliche Stunde – kann es schwierig sein, Zeiterfassungsbetrug zu erkennen.

So minimieren Sie Betrug in der Zeiterfassung:

• Werkzeug Automatisierte Arbeitszeiterfassung

• Durchführung von Timesheet-Audits und Stichproben

• Überprüfen Sie regelmäßig den Teil der Gehälter und Löhne Ihres Buchhaltungssystems

• Lassen Sie Manager alle Arbeitszeittabellen genehmigen

Betrug bei der Änderung des Lohnsatzes

Diese Art von Betrug ist in der Regel auf Abteilungen beschränkt, die Zugriff auf Ihr Gehaltsabrechnungssystem haben, z. B. Gehaltsabrechnung, Finanzen oder Personalwesen. Sie tritt auf, wenn Mitarbeiter ihr eigenes Gehalt erhöhen oder mit jemandem in einer dieser Abteilungen zusammenarbeiten, um dies zu tun.

So minimieren Sie Betrug bei der Änderung von Lohnsätzen:

• Prüfen von Gehaltsabrechnungen regelmäßig

• Überprüfen Sie regelmäßig den Teil der Gehälter und Löhne Ihres Buchhaltungssystems

• Implementieren eines Prozesses zur Genehmigung von Lohnsätzen

• Einrichtung von Zugriffskontrollen für Gehaltsabrechnungs-Systeme

Betrug durch die Kommission

Wenn Sie Mitarbeiter auf Provisionsbasis haben – wie z. B. Vertriebsmitarbeiter – können diese möglicherweise fälschlicherweise Verkaufsdaten melden, um ihre Einnahmen zu steigern.

So minimieren Sie Provisionsbetrug:

• Legen Sie eine klare, transparente Provisionsrichtlinie und -struktur fest

• Regelmäßige Prüfung oder Überprüfung von Verkaufsunterlagen

• Stellen Sie sicher, dass alle Provisionen die Genehmigung des Managements erhalten

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Gefälschter Betrug bei der Gehaltsabrechnung

Ghost-Mitarbeiter:in-Betrug tritt auf, wenn eine Person ein gefälschtes Mitarbeiter:innen-Konto erstellt und unter dem Vorwand, sie zu bezahlen, Geld auf dieses Konto einzahlt. Dann behalten sie das Geld. Eine Ghost-Gehaltsabrechnung kann auch auftreten, wenn ein aktueller Mitarbeiter:in einen ehemaligen Mitarbeiter:in auf der Gehaltsabrechnung behält, jedoch mit anderen Gehaltsabrechnung-Informationen.

Wie der Betrug bei Lohnänderungen ist dies am häufigsten in den Personal-, Gehaltsabrechnungs- und Finanzabteilungen der Fall, da sie Zugriff auf diese Funktionen haben.

So minimieren Sie die Geister-Gehaltsabrechnung:

• Prüfen Sie Ihre Mitarbeiter:innen

• Überprüfen Sie die Mitarbeiter:innen bei der Einstellung

• Implementieren Sie einen strengen Autorisierungsprozess für das Hinzufügen von Mitarbeitern zur Gehaltsabrechnung des Unternehmens

Betrug bei der Kostenerstattung

Viele Unternehmen erstatten ihren Mitarbeitern Dienstreisen, Weiterbildungen, den Kauf von Verbrauchsmaterialien und andere arbeitsbezogene Ausgaben. Betrug kann auftreten, wenn ein Team-Mitglied diese Erstattungsbeträge in die Höhe treibt.

Zum Beispiel könnten sie behaupten, dass ein Geschäftsessen mehr gekostet hat, als es tatsächlich war. Oder sie gehen mit einem legitimen Aufwand über das übliche Maß hinaus, z. B. indem sie mehr als einen angemessenen Betrag für Reisekosten ausgeben.

Ein anderes Beispiel wäre die Geltendmachung einer persönlichen Ausgabe aus geschäftlichen Gründen. Zum Beispiel könnte ein "Geschäftsessen" tatsächlich ein üppiges Abendessen mit Drinks mit Freunden sein. Oder ein Mitarbeiter:in könnte eine Ausgabe fabrizieren, die er nie gemacht hat, wie z. B. eine Mitfahrgelegenheit für eine Fahrt, die er nie gemacht hat.

So minimieren Sie Betrug bei der Kostenerstattung:

• Richten Sie einen strengen, klaren und transparenten Erstattungs Richtlinie ein, in dem detailliert beschrieben wird, welche Kosten anfallen

• Verlangen Sie Quittungen oder Nachweise für alle Ausgaben

• Formulare für die Erstattung von Prüfungskosten

• Prüfung der Unternehmensausgaben im Zusammenhang mit Reisen der Mitarbeiter:innen und ähnlichen Angelegenheiten

Betrug durch Dritte

Payroll-Betrug kann auch von Externen durchgeführt werden. Dies kann Folgendes umfassen:

• W2-Betrug. Hier gibt sich ein schädlicher Akteur als Mitarbeiter:in aus, der nach den persönlichen Daten eines anderen Mitarbeiter:innen fragt. Wenn der Akteur die Personalabteilung davon überzeugt, sensible Personaldaten preiszugeben, kann sie diese Daten verwenden, um betrügerische Steuererklärungen einzureichen und andere Formen des Betrugs zu begehen.

• Ausgelagerte Unternehmen für die Gehaltsabrechnung. Dritte dürfen nachahmen Ausgelagerte Gehaltsabrechnungs-Unternehmen (in der Regel durch die Verwendung von Phishing-E-Mails oder gefälschten Websites), um zu versuchen, Informationen von Ihren Mitarbeitern zu erhalten. Sie können diese Informationen dann verwenden, um Ihr Unternehmen zu bestehlen.

• Umleitungsprogramme für die Payroll. Hier bringt ein schädlicher Akteur die Mitarbeiter dazu, ihre Zahlungsinformationen, wie z. B. ihre Bankkontodaten, zu ändern. Dies führt dazu, dass das Gehalt des Mitarbeiter:innen auf das Konto des Schauspielers eingezahlt wird.

So minimieren Sie Drittanbieter Gehaltsabrechnung Betrug:

• Recherchieren und wählen Sie Drittanbieter sorgfältig aus

• Intern Überprüfen von Anbieterinformationen

• Implementieren Sie strenge Zugriffskontrollen

Betrug bei Zusatzleistungen, Leistungen, Sonderleistungen

Betrug mit Zusatzleistungen, Leistungen, Sonderleistungen kann verschiedene Formen annehmen, z. B. bei einem Mitarbeiter:in:

• Einreichen falscher Ansprüche, um Versicherungsauszahlungen für unrechtmäßige Ansprüche zu erfassen, sammeln.

• Verwendung eines falschen Familienstands, falscher Angehöriger oder Begünstigter oder einer anderen falschen Darstellung, um Prämien zu ändern oder Auszahlungen zu erfassen, sammeln.

• Einreichen von Ansprüchen für eine Arbeitsplatzversicherung UND eine externe Versicherungsgesellschaft für ein Ereignis, um die Auszahlung zu erhöhen – möglicherweise die Selbstbeteiligungserstattung einzustecken. Ein doppelter Anspruch kann auch die Einreichung eines Anspruchs im Rahmen Ihrer Arbeitsplatzversicherung und Ihres flexiblen Ausgabenkontos beinhalten, um die Versicherungsauszahlung zu erfassen, sammeln.

So minimieren Sie Betrug bei Zusatzleistungen, Leistungen, Sonderleistungen:

• Überprüfen Sie die Berechtigung Ihrer Mitarbeiter für Zusatzleistungen, Leistungen, Sonderleistungen

• Überprüfen Sie nach Möglichkeit relevante Mitarbeiter:in Zusatzleistungen, Benefits, Sonderleistungen-bezogene Informationen

• Prüfung von Zusatzleistungen, Leistungen, Sonderleistungen

• Einführung strenger Verfahren für Änderungen von Zusatzleistungen, Leistungen, Sonderleistungen

Tipps zur Minimierung von Betrug bei der Gehaltsabrechnung

Neben den oben beschriebenen Fällen finden Sie hier einige allgemeine Tipps zur Verringerung des Risikos von Betrug bei der Gehaltsabrechnung:

Implementieren Sie eine strikte Aufgabentrennung

Die Aufgabentrennung ist ein zentrales Rechnungslegungskonzept und eine der wichtigsten internen Kontrollen. Das bedeutet, dass keine einzelne Person mehr als einen Aspekt des Gehaltsabrechnungs kontrolliert.

Zum Beispiel, wenn einer Ihrer Mitarbeiter in der Gehaltsabrechnung seine Gehalts- oder Urlaubsdatensätze eingeben kannundAutorisieren Sie die Gehaltsabrechnung, dann haben sie die Möglichkeit, verschiedene Formen von Lohnbetrug zu begehen, wie z. B. Zeiterfassungsbetrug oder Ghost-Gehaltsabrechnung.

Als allgemeiner Leitfaden gilt, dass jede der folgenden Aufgaben in der Verantwortung einer anderen Person liegen sollte:

• Eingabe von Gehaltsabrechnungen

• Autorisierung der Gehaltsabrechnung

• Verarbeitung der Gehaltsabrechnung

• Abgleich von Gehaltsabrechnungen

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, um Anzeichen von Betrug zu erkennen

Erwägen Sie die Implementierung eines obligatorischen Schulungsprogramms, das intern oder extern durchgeführt wird und Ihren Teammitgliedern hilft, potenzielle betrügerische Aktivitäten zu erkennen. Die Schulung sollte auch abdecken, was als nächstes zu tun ist, einschließlich der Frage, wie man es sicher meldet.

Betonen Sie auch die Bedeutung der Genauigkeit der Gehaltsabrechnung, um Fehler zu vermeiden. Je geringer die Anzahl der Fehler, desto weniger müssen Sie sich um Betrug sorgen und desto einfacher ist tatsächlicher Betrug zu erkennen.

Verstärken Sie schließlich die Richtlinie Ihres Unternehmens zu ethischem Verhalten. 

Stärken Sie Ihre Unternehmenskultur

Eine starke Unternehmenskultur kann dazu beitragen, Betrugsversuche zu unterbinden, unabhängig davon, ob alle Aspekte des Betrugsdreiecks vorhanden sind oder nicht.

Wenn jeder das Gefühl hat, dass er ein Interesse an Ihrem Unternehmen hat, ist es weniger wahrscheinlich, dass er in Versuchung gerät, sich zum Betrug zu verleiten. Fördern Sie eine Unternehmenskultur, in der Sie sich zu Wort melden, und machen Sie es in Ordnung, dem Management rote Fahnen zu geben.

Vermeidung von Betrug bei der Gehaltsabrechnung mit Remote

Unentdeckt kann Betrug bei der Gehaltsabrechnung schwerwiegende finanzielle Folgen für Ihr Unternehmen haben. Wie bereits erwähnt, ist es wichtig, eine gut ausgebildete Belegschaft, strenge interne Kontrollen und eine starke Unternehmenskultur zu haben.

Es ist jedoch auch wichtig, ein Gehaltsabrechnungssystem zu verwenden, das Ihr Unternehmen schützt. Remote Payroll automatisiert Ihre Gehaltsabrechnung Berechnungen und reduziert so menschliche Fehler und die damit verbundenen Risiken erheblich. Da alle Ihre Gehaltsabrechnungen an einem sicheren Ort zentralisiert sind, ist es schnell und einfach, Gehaltsabrechnungen durchzuführen und potenziellen Missbrauch zu erkennen.

Sie können auch Zeit und Anwesenheit nachverfolgen für alle Ihre Team-Mitglieder und Verwalten von Ausgaben und Erstattungen.

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