Prüfliste zur ESOP‑Compliance

Worum es bei der ESOP‑Compliance geht

Die gesetzlichen Regelungen für ESOPs und Kapitalbeteiligungen sind international unterschiedlich. In der Praxis bilden meist die Vorschriften des Landes, in dem das ausgebende Unternehmen seinen Sitz hat, die rechtliche Grundlage.

Diese Bestimmungen regeln nicht nur Compliance‑Aspekte, sondern bestimmen zugleich die steuerlichen Pflichten des Unternehmens.

Mit dieser Checkliste führen wir Sie durch die wesentlichen Punkte, die bei grenzüberschreitenden Kapitalbeteiligungen zu berücksichtigen sind.

Sechsstufige ESOP‑Compliance‑Prüfliste

Nachfolgend haben wir die wichtigsten Compliance‑Bausteine zusammengestellt, die bei Kapitalbeteiligungen von Mitarbeiter:innen im Ausland relevant sind:

Steuerliche Einstufung

Unternehmen sollten in allen Staaten, in denen sie Beschäftigte haben, die dortigen Steuer‑ und Meldepflichten kennen; Verstöße können zu hohen Sanktionen und Bußgeldern führen.

Es ist möglich, dass eine Mitarbeiter:in lediglich in ihrem Land steuerpflichtig ist, Sie jedoch in einem oder sogar beiden Staaten für Zahlungen beziehungsweise den Einbehalt verantwortlich sind.

Beziehen Sie ferner die individuelle steuerliche Lage Ihrer Mitarbeiter:innen mit ein. Manche Länder, etwa Großbritannien, bieten steuerliche Erleichterungen für Beschäftigte; andere wiederum nicht. Klären Sie die jeweiligen Vergünstigungen, damit Ihr Beteiligungsmodell für Ihre Mitarbeiter:innen keine steuerlichen Nachteile nach sich zieht.

Arbeitsrechtliche Vorgaben

Wollen Sie in anderen Staaten Aktienoptionen an Mitarbeiter:innen gewähren, ist es unerlässlich, die arbeitsrechtlichen Vorschriften betreffend Eigenkapital dort genau zu kennen.

So untersagen einige Rechtsordnungen die Heranziehung bestimmter Performance‑Kennzahlen für Beteiligungen; in anderen ist die Arbeitsleistung als Kriterium ausgeschlossen. In einzelnen Staaten darf ein Teil des Entgelts durch Kapitalbeteiligungen ersetzt werden, während anderswo alle Beschäftigten die gleiche Vergütungsform erhalten müssen.

Das Verstehen und Einhalten dieser Vorschriften ist entscheidend, um Sanktionen zu vermeiden.

Aktienrechtliche Bestimmungen

Da die Vorschriften international differieren, kann das Angebot von Aktienoptionen eine Registrierung oder eine Befreiungsgenehmigung bei den lokalen Wertpapieraufsichtsbehörden erforderlich machen.

Devisen‑ und Währungsregelungen

In einigen Staaten greifen strikte Devisenvorschriften beim Kauf, Verkauf oder der Übertragung von Aktien, die beeinflussen können, auf welchem Weg Ihre Mitarbeiter:innen Dividenden ausgezahlt bekommen.

Meldepflichten und Offenlegung

In den meisten Staaten besteht für Unternehmen die Pflicht, Steuer‑ und Aufsichtsbehörden sowie Mitarbeiter:innen über den ESOP zu informieren und dabei auch die finanziellen Risiken offenzulegen.

Datenschutz und Datensicherheit

Weil Beteiligungsprogramme sensible Personaldaten umfassen, hat die Datensicherheit hohe Priorität. Das Programm muss an den Standorten Ihrer Mitarbeiter:innen die örtlichen Datenschutzanforderungen, etwa die EU‑DSGVO, erfüllen, um Sanktionen und Bußgelder zu vermeiden.

Erscheint Ihnen das aufwendig? Übertragen Sie Remote die gesamte Abwicklung.

ESOPs und Beteiligungsprogramme sind an sich komplex; sobald grenzüberschreitende Elemente hinzutreten, steigt die Komplexität weiter an.

Glücklicherweise können Sie Ihrem internationalen Team dennoch Aktien‑Incentives anbieten, ohne umfangreiche zeitliche oder personelle Compliance‑Ressourcen einzusetzen.

Über Remote Equity sind wir in der Lage, Folgendes umzusetzen:

• Ihr Kapitalbeteiligungsprogramm sowie die Anspruchsberechtigung analysieren

• Sie bei steuerlichen Sachverhalten beraten und begleiten

• Gewährleisten, dass Sie die Vorschriften für Einbehaltung und Meldung einhalten

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