Beurteilungsliste: Mitarbeiter:in und Auftragnehmer:in

5‑Schritte‑Checkliste zur Abgrenzung zwischen Mitarbeiter:in und Auftragnehmer:in

Dieses Arbeitsblatt hilft Ihnen, eindeutig zu bestimmen, ob es sich um eine Mitarbeiter :in oder um einen arbeitnehmerähnlichen selbständigen Auftragnehmer :in handelt, und zwar anhand unterschiedlicher Kriterien – etwa Art der Tätigkeit, Grad der betrieblichen Einbindung, finanzielle Aspekte, steuerliche Verantwortlichkeiten sowie der vertraglichen Ausgestaltung der Zusammenarbeit.

Ein klares Verständnis dieser Unterscheidungsmerkmale ist für Unternehmen unerlässlich, um Beschäftigte korrekt einzustufen und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben zu gewährleisten. Mit dieser Checkliste können Sie den Personalbedarf Ihres Unternehmens einschätzen und begründet entscheiden, ob die Beauftragung eines arbeitnehmerähnlichen selbständigen Auftragnehmer:in geeignet ist.

1. Charakter der Tätigkeit

• Dauer:

Mitarbeiter:in: Regelmässige, andauernde Tätigkeit ohne festgelegtes Enddatum.

Auftragnehmer:in: Zeitlich begrenzte Einsätze, meist projektbezogen.

• Umfang der Tätigkeit:

Mitarbeiter:in: Erledigt Aufgaben, deren Inhalte und Ausführung vom Arbeitgeber vorgegeben oder überwacht werden.

Auftragnehmer:in: Erbringt Leistungen, die klar aus einem Vertrag oder einer Projektbeschreibung hervorgehen.

2. Betriebliche Kontrolle

• Arbeitszeitregelung:

Mitarbeiter:in: Die Arbeitszeiten werden durch den Arbeitgeber festgelegt.

Auftragnehmer:in: Bestimmt die Arbeitszeit selbstständig, sofern Fristen und Qualitätsanforderungen eingehalten werden.

• Arbeitsort:

Mitarbeiter:in: Arbeitet überwiegend im Betrieb des Arbeitgebers oder an einem vorgegebenen Einsatzort.

Auftragnehmer:in: Erbringt die Leistung häufig remote oder an einem frei gewählten Ort.

• Vorgehensweise:

Mitarbeiter:in: Arbeitet nach den vom Arbeitgeber vorgegebenen Prozessen und Methoden.

Auftragnehmer:in: Verwendet eigene Arbeitsweisen und bestimmt die Methodik zur Zielerreichung selbst.

3. Finanzielle Einflüsse

• Vergütung:

Mitarbeiter:in: Erhält eine regelmässige Vergütung, beispielsweise als Gehalt oder Stundenlohn.

Auftragnehmer:in: Wird üblicherweise projektbezogen oder leistungsabhängig bezahlt.

• Ausrüstung und Arbeitsmittel:

Mitarbeiter:in: Erhält die notwendigen Arbeitsmittel in der Regel vom Arbeitgeber.

Auftragnehmer:in: Setzt überwiegend eigene Geräte, Werkzeuge und Materialien ein.

• Gewinn‑ und Verlustchancen:

Mitarbeiter:in: Trägt kein unmittelbares wirtschaftliches Risiko in Bezug auf Gewinn oder Verlust aus der Tätigkeit.

Auftragnehmer:in: Hat die Möglichkeit, einen Gewinn zu erzielen, trägt aber auch das wirtschaftliche Risiko möglicher Verluste.

4. Verhältnis der Zusammenarbeit

• Exklusivität:

Mitarbeiter:in: Leistet die Arbeit zumeist ausschliesslich für einen Arbeitgeber.

Auftragnehmer:in: Kann parallel für mehrere Auftraggeber tätig sein.

• Benefits, Zusatzleistungen und Sonderleistungen:

Mitarbeiter:in: Erhält häufig Zusatzleistungen wie Krankenversicherung, Pensionsleistungen und bezahlten Urlaub.

Auftragnehmer:in: Erhält üblicherweise keine Arbeitgeberleistungen und organisiert Versicherungsschutz sowie Altersvorsorge eigenständig.

• Dauer der Zusammenarbeit:

Mitarbeiter:in: Üblicherweise auf eine langfristige Bindung ausgelegt.

Auftragnehmer:in: Die Zusammenarbeit richtet sich in der Regel nach Vertrags- oder Projektlaufzeiten.

• Integration in den Betrieb:

Mitarbeiter:in: Ist in die internen Abläufe und Strukturen des Unternehmens eingegliedert.

Auftragnehmer:in: Leistet eine eigenständige, nicht in die Kernprozesse integrierte Leistung.

5. Rechtliche und steuerliche Folgen

• Lohnsteuerabzug:

Mitarbeiter:in: Abgaben und Steuern werden durch den Arbeitgeber einbehalten und abgeführt.

Auftragnehmer:in: Ist selbst für die Abgabe von Steuererklärungen und die Zahlung von Steuern verantwortlich.

• Haftungsregelungen:

Mitarbeiter:in: Der Arbeitgeber trägt die Haftung für Tätigkeiten, die im Rahmen der Beschäftigung ausgeführt werden.

Auftragnehmer:in: Trägt in der Regel die Haftung für eigene Arbeitsabläufe und sollte gegebenenfalls eine eigene Versicherung vorhalten.

Diese Checkliste stellt einen allgemeinen Leitfaden dar; abhängig vom lokalen Arbeitsrecht und den konkreten vertraglichen Vereinbarungen können Abweichungen auftreten. Lassen Sie sich in Ihrem spezifischen Fall stets rechtlich beraten.

Warum ist die korrekte Einstufung von Arbeitskräften für Unternehmen so relevant?

Die falsche Einordnung von Beschäftigten als selbstständige Auftragnehmer:innen — bekannt als Scheinselbstständigkeit — kann schwerwiegende Verstösse gegen arbeits‑ und steuerrechtliche Vorschriften sowie gegen die Rechte von Arbeitnehmer:innen zur Folge haben.

Scheinselbstständigkeit bleibt ein reales Risiko. Sie kann nicht nur den Ruf Ihres Unternehmens schädigen, sondern auch erhebliche rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen:

Mögliche Folgen sind Gerichtsverfahren, Geldbußen sowie Nachforderungen bei Steuern, Löhnen, Sozialabgaben und Zusatzleistungen. Personen, die als Auftragnehmer:innen eingestuft wurden, können dadurch Leistungen wie bezahlten Urlaub verlieren. In der Folge können rechtliche Auseinandersetzungen Ihrem Ruf schaden und das Vertrauen von Mitarbeiter:innen und Kund:innen beeinträchtigen. Zudem zieht Scheinselbstständigkeit oft behördliche Prüfungen nach sich, die zu Audits und Störungen der Geschäftsabläufe führen und im Extremfall die Geschäftstätigkeit in bestimmten Regionen einschränken oder untersagen können.

Ausführliche Informationen zu den Risiken der Scheinselbstständigkeit finden Sie in unserem ausführlichen Leitfaden.

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