1095-C und 1094-C

Was ist Formblatt 1095-C?

IRS Formular 1095-C, Employer-Provided Health Insurance Offer and Coverage ist ein steuerliches Dokument, das bestimmte Arbeitgeber jährlich beim Internal Revenue Service (IRS) einreichen müssen. Gemäß dem Affordable Care Act (ACA) müssen alle geltenden großen Arbeitgeber in den USA Formular 1095-C für jede Person einreichen, die im vorangegangenen Kalenderjahr einen oder mehrere Monate als Vollzeit-Mitarbeiter:in für den Arbeitgeber gearbeitet hat. Wenn der Arbeitgeber das Formular 1095-C bei der Steuerbehörde einreicht, muss er dem Mitarbeiter:in auch eine Kopie desselben Formulars aushändigen.

Formular 1095-C verlangt vom Arbeitgeber folgende Angaben:

• Name der Mitarbeiter:in, Sozialversicherungsnummer (SSN) und Privatadresse
• Name des Arbeitgebers, Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) und Anschrift
• Angaben zur Krankenversicherung, die der Arbeitgeber dem Mitarbeiter:in angeboten hat
• Die geringste Prämie, die der Arbeitgeber dem Mitarbeiter:in angeboten hat
• In welchen Monaten des Kalenderjahres die Deckung verfügbar war

Was ist Form 1094-C und wie ist es mit Form 1095-C verwandt?

Das Formular 1094-C, Übermittlung von Arbeitgeber-Krankenversicherungsangeboten und Deckungsinformationserklärungen ist ein Dokument, das eine Zusammenfassung der Informationen enthält, die der Arbeitgeber bei der IRS für alle seine Mitarbeiter einreicht. Im Wesentlichen Handlungen Formblatt 1094-C als Deckblatt, das eine kurze Übersicht aller individuellen 1095-C-Formblätter des Arbeitgebers enthält. Formular 1094-C enthält Informationen über:

• Der Arbeitgeber einschließlich EIN, Adresse und Telefonnummer
• Die Anzahl der Mitarbeiter, die der Arbeitgeber hat
• Der Name eines Ansprechpartners für den Arbeitgeber
• Die Anzahl der 1095 Formulare, die der Arbeitgeber für dieses Kalenderjahr abgibt

Was qualifiziert einen Arbeitgeber als geltenden Großarbeitgeber (ALE)?

Gemäß den Ergänzungen des Internen Einnahmenkodex des Rechnungshofs (IRC-Abschnitte 4980H und 6056) ist ein geltender großer Arbeitgeber (ALE) ein Arbeitgeber, der durchschnittlich mindestens 50 Vollzeitbeschäftigte oder Vollzeitäquivalente (VZÄ) beschäftigt.

Hatte ein Arbeitgeber im vorangegangenen Kalenderjahr durchschnittlich weniger als 50 VZÄ, so gilt dies nicht als ALE für das laufende Kalenderjahr. 

Hatte der Arbeitgeber im vorangegangenen Kalenderjahr durchschnittlich mindestens 50 VZÄ, so gilt dies als ALE für das laufende Kalenderjahr. Daher gelten die Arbeitgebermitverantwortungsbestimmungen des Rechnungshofs und die Bestimmungen über Arbeitgeberinformationen.

Wer zählt als VZÄ?

Als VZÄ gilt laut dem Rechnungshof jeder Mitarbeiter:in, der mindestens 30 Stunden pro Woche arbeitet. 

Bei der Bestimmung seines ALE-Status sollte der Arbeitgeber auch die Anzahl der Teilzeitbeschäftigten berechnen, die als VZÄ gelten.

Wie kann ein Arbeitgeber seine VZÄ berechnen?

Um VZÄ manuell zu berechnen, addieren Sie die Anzahl der tatsächlich geleisteten Stunden für alle Teilzeitbeschäftigten, einschließlich Saisonarbeiter, während eines Kalendermonats. Teilen Sie diese Summe durch 120, um die Anzahl der VZÄ innerhalb der Teilzeitbelegschaft des Unternehmens zu bestimmen. Diese Zahl plus die Anzahl der tatsächlich Vollzeitbeschäftigten gibt an, wie viele Vollzeitbeschäftigte der Arbeitgeber hat. 

Was passiert, wenn ein ALE das Formular 1095-C nicht für jede hauptamtliche Mitarbeiter:in einreicht?

Gemäß den IRC-Abschnitten 6721/6722 bestraft das IRS jedes ALE, das es versäumt, für jedes von ihm verwendete VZÄ eine Kopie des Formulars 1095-C zu verteilen, einzureichen oder korrekt auszufüllen. Die Strafe unterscheidet sich je nachdem, wann die Rücksendung eingereicht oder korrigiert wird.

Ab 2023 beträgt die Strafe für das Versäumnis, eine Informationserklärung oder eine Erklärung des Zahlungsempfängers vor Ablauf der Steuerfrist einzureichen oder zu korrigieren, 120 $ pro Erklärung oder Erklärung des Zahlungsempfängers. Die Höchststrafe für die meisten Unternehmen beträgt $1.891.500, obwohl die IRS die Obergrenze für kleine Unternehmen auf $630.500 festlegt. 

Die Strafe für das Versäumnis, diese Formulare rechtzeitig (oder überhaupt) einzureichen oder zu korrigieren, beträgt 310 $ pro Rücksendung oder Zahlungsempfängererklärung. Die Höchststrafe beträgt 3.783.000 $ oder 1.891.500 $ für kleine Unternehmen. 

Die IRS berechnet auch eine vorsätzliche Missachtungsstrafe, die mindestens 630 $ pro Rückgabe oder Zahlungsempfängerauszug beträgt. Nach Auffassung des IRS hat eine natürliche oder juristische Person eine vorsätzliche Nichtbeachtung begangen, wenn sie wissentlich oder vorsätzlich keine rechtzeitige Rückgabe einreicht oder genaue Informationen nicht in ihre Rückgabe einfügt.