1095-C y 1094-C

El formulario 1095-C del IRS , Oferta y cobertura de seguro médico proporcionado por la empresa , es un documento fiscal que determinadas empresas deben presentar anualmente al Servicio de Impuestos Internos (IRS). Según la Ley de Asistencia Sanitaria Asequible (ACA), todas las Grandes Empresas Aplicables (ALE) de EE.UU. deben presentar el formulario 1095-C por cada persona que haya trabajado para la empresa como empleado a tiempo completo durante uno o más meses del año natural anterior. Cuando el empresario presenta el formulario 1095-C al IRS, también debe proporcionar al trabajador una copia del mismo formulario.

El formulario 1095-C requiere que el empresario facilite la siguiente información:

• Nombre, número de la Seguridad Social (NSS) y domicilio del empleado

• El nombre del empresario, el número de identificación fiscal (NIF) y la dirección

• Detalles sobre el seguro médico que el empresario ofrecía al trabajador

• La prima menos costosa que el empresario ofreció al trabajador

• En qué meses del año natural estuvo disponible la cobertura

El formulario relacionado 1094-C, Transmisión de declaraciones informativas sobre la oferta y la cobertura del seguro médico proporcionado por la empresa , es un documento que contiene un resumen de la información que la empresa presenta al IRS por todos sus empleados. Básicamente, el formulario 1094-C actúa como una portada que contiene un breve resumen de todos los formularios 1095-C individuales del empresario. El formulario 1094-C contiene información relativa a:

• El empresario, incluyendo su EIN, dirección y número de teléfono

• El número de empleados que tiene el empresario

• El nombre de una persona de contacto del empresario

• El número de formularios 1095 que presenta el empresario para este año natural

Según las adiciones de la ACA al Código de Rentas Internas (secciones 4980H y 6056del IRC), una Gran Empresa Aplicable, o ALE (Applicable Large Employer), es una empresa que tiene una media de al menos 50 empleados a tiempo completo o empleados equivalentes a tiempo completo (ETC).

Si un empresario tuvo una media de menos de 50 EJC durante el año natural anterior, no se le considera una ALE para el año natural en curso. 

Si el empresario tuvo una media de al menos 50 EJC durante el año natural anterior, se considera una ALE para el año natural en curso. Como tales, se aplican las disposiciones de la ACA sobre responsabilidad compartida del empresario y las disposiciones sobre declaración informativa del empresario .

Según la ACA, cualquier empleado que trabaje un mínimo de 30 horas semanales se considera ETC. 

Al determinar su estatuto de ALE, el empresario debe calcular también el número de empleados a tiempo parcial que cuentan como EJC.

Para calcular manualmente los ETC, suma el número de horas reales trabajadas por todos los empleados a tiempo parcial, incluidos los temporeros, durante cualquier mes natural. Divide este total por 120 para determinar el número de EJC de la plantilla a tiempo parcial de la organización. Este número más el número de empleados reales a tiempo completo indica el número de EJC que tiene el empresario. 

En virtud de los artículos 6721/6722 del IRC, el IRS sancionará a cualquier ALE que no distribuya, presente o cumplimente correctamente una copia del formulario 1095-C por cada ETC que emplee. La sanción varía en función del momento en que se presente o rectifique la declaración.

A partir de 2023, la multa por no presentar o corregir una declaración informativa o una declaración del beneficiario antes de la fecha límite de presentación de impuestos es de 120 $ por declaración o declaración del beneficiario. La sanción máxima para la mayoría de las empresas es de 1.891.500 $, aunque el IRS fijó el tope para las pequeñas empresas en 630.500 $. 

La multa por no presentar o corregir estos formularios a tiempo (o en absoluto) es de 310 $ por declaración o declaración del beneficiario. La sanción máxima es de 3.783.000 $ o de 1.891.500 $ para las pequeñas empresas. 

El IRS también cobra una multa por desatención intencionada, que es de al menos 630 $ por declaración o declaración del beneficiario. El IRS considera que una persona o entidad ha cometido desatención intencionada cuando, a sabiendas o voluntariamente, no presenta una declaración a tiempo o no incluye información exacta en su declaración.