1095-C y 1094-C

¿Qué es el Formulario 1095-C?

Formulario 1095-C del IRS, Oferta y cobertura de seguro médico proporcionado por el empleador es un documento relacionado con impuestos que ciertos empleadores deben presentar anualmente al Servicio de ingresos internos (IRS). De acuerdo con la Affordable Care Act (ACA) , todos los Grandes Empleadores Aplicables (ALE) en los Estados Unidos deben presentar el Formulario 1095-C por cada individuo que trabajó para el empleador como empleado a tiempo completo durante uno o más meses durante el año calendario anterior. Cuando el empleador presenta el Formulario 1095-C ante el IRS, también debe proporcionar al empleado una copia del mismo formulario.

El Formulario 1095-C requiere que el empleador proporcione la siguiente información:

• Nombre del empleado, número de seguridad social (SSN) y dirección de su casa
• Nombre del empleador, Número de Identificación del Empleador (EIN) y dirección
• Detalles sobre el seguro médico que el empleador ofreció al empleado
• La prima menos costosa que el empleador ofreció al empleado
• Qué meses del año calendario estuvo disponible la cobertura

¿Qué es el Formulario 1094-C y cómo se relaciona con el Formulario 1095-C?

Formulario 1094-C relacionado, Transmisión de ofertas de seguro médico proporcionadas por el empleador e información de cobertura es un documento que contiene un resumen de la información que el empleador está presentando al IRS para todos sus empleados. Esencialmente, el Formulario 1094-C actúa como una hoja de presentación que contiene un breve resumen de todos los formularios individuales 1095-C del empleador. El Formulario 1094-C contiene información sobre:

• El empleador, incluyendo su EIN, dirección y número de teléfono
• El número de empleados que tiene el empleador
• El nombre de una persona de contacto para el empleador
• El número de formularios 1095 que el empleador está presentando para este año calendario

¿Qué califica a un empleador como un empleador grande aplicable (ALE)?

Con arreglo a las adiciones de la ACA al Código de ingresos internos (artículos 4980H y 6056 del IRC), un gran empleador aplicable, o ALE, es un empleador que tiene un promedio de al menos 50 empleados a tiempo completo o empleados equivalentes a tiempo completo.

Si un empleador tuvo un promedio de menos de 50 ETC para el año calendario anterior, no se considera una ALE para el año calendario actual. 

Si el empleador tuvo un promedio de al menos 50 ETC para el año calendario anterior, se considera una ALE para el año calendario actual. Como tal, se aplican las disposiciones de responsabilidad compartida de la ACA y las disposiciones de información.

¿Quién cuenta como FTE?

Según la ACA, cualquier empleado que trabaje un mínimo de 30 horas por semana califica como un FTE. 

Al determinar su estatus de ALE, el empleador también debe calcular el número de empleados a tiempo parcial que cuentan como ETC.

¿Cómo puede un empleador calcular su número de ETC?

Para calcular los FTE manualmente, sume el número de horas reales trabajadas para todos los empleados a tiempo parcial, incluidos los trabajadores de temporada, durante cualquier mes calendario. Divide este total entre 120 para determinar el número de ETF dentro de la fuerza laboral de tiempo parcial de la organización. Este número más el número de empleados reales a tiempo completo indica el número de ETC que tiene el empleador. 

¿Qué sucede si una ALE no presenta el Formulario 1095-C para cada empleado tiempo completo?

Bajo las Secciones 6721/6722 del IRC, el IRS penalizará a cualquier ALE que no distribuya, presente o llene correctamente una copia del Formulario 1095-C para cada FTE que emplee. La penalización varía en función de cuándo se presente o corrija la devolución.

A partir de 2023, la penalización por no presentar o corregir una declaración informativa o declaración de beneficiario antes de la fecha límite de impuestos es de $120 por declaración o declaración de beneficiario. La penalización máxima para la mayoría de las empresas es de $1,891,500, aunque el IRS estableció el tope para las pequeñas empresas en $630,500. 

La penalización por no presentar o corregir estos formularios a tiempo (o en absoluto) es de 310 dólares por declaración o estado de cuenta del beneficiario. La penalización máxima es de $3,783,000 o $1,891,500 para pequeñas empresas. 

El IRS también cobra una penalización intencional por desconocimiento, que es de al menos $630 por declaración o estado de cuenta de beneficiario. El IRS considera que una persona o entidad ha cometido un desconocimiento intencional cuando a sabiendas o deliberadamente no presenta una declaración a tiempo o no incluye información precisa en su declaración de .