1095-C et 1094-C

Qu'est-ce que le formulaire 1095-C?

Le formulaire 1095-C, Offre et couverture d'assurance maladie fournie par l'employeur, est un document lié à la taxe que certains employeurs doivent soumettre chaque année à l'Internal Revenue Service (IRS). Selon l'Affordable Garde Act (ACA) , tous les grands employeurs (ALE) applicables aux États-Unis doivent remplir le formulaire 1095-C pour chaque personne qui a travaillé pour l'employeur comme employé à temps plein pendant un ou plusieurs mois au cours de l'année civile précédente. Lorsque l'employeur dépose le formulaire 1095-C au fisc, il doit également fournir à l'employé une copie de ce même formulaire.

Le formulaire 1095-C exige que l'employeur fournisse les renseignements suivants :

• Le nom de l'employé, son numéro de sécurité sociale (NSS) et son adresse personnelle
• Nom de l'employeur, numéro d'identification de l'employeur (NIE) et adresse
• Détails sur l'assurance maladie que l'employeur a offerte à l'employé
• La prime la moins coûteuse que l'employeur a offerte à l'employé
• De quels mois de l'année civile la couverture était disponible

Qu'est-ce que le formulaire 1094-C et comment est-il lié au formulaire 1095-C?

Le formulaire 1094-C, Transmission des offres d'assurance maladie fournies par l'employeur et des déclarations de couverture est un document qui contient un résumé des informations que l'employeur dépose auprès du fisc pour tous ses employés. Essentiellement, le formulaire 1094-C agit comme une feuille de couverture qui contient un bref résumé de tous les formulaires 1095-C individuels de l'employeur. Le formulaire 1094-C contient des renseignements concernant :

• L’employeur, y compris son NIE, son adresse et son numéro de téléphone
• Le nombre d'employés dont dispose l'employeur
• Le nom d’une personne-ressource de l’employeur
• Le nombre de 1095 formulaires que l'employeur produit pour cette année civile

Qu'est-ce qui qualifie un employeur de grand employeur applicable (ALE)?

En vertu des ajouts de l'ACA au code des revenus internes (articles 4980H et 6056) du CRI , un grand employeur applicable, ou ALE, est un employeur qui compte en moyenne au moins 50 employés temps plein ou équivalent temps plein (ETP).

Si un employeur comptait en moyenne moins de 50 ETP pour l'année civile précédente, il n'est pas considéré comme un EAE pour l'année civile en cours. 

Si l'employeur avait une moyenne d'au moins 50 ETP pour l'année civile précédente, il est considéré comme un ALE pour l'année civile en cours. À ce titre, les dispositions sur le partage des responsabilités de l'ACA et les dispositions sur la communication de renseignements s'appliquent.

Qui compte comme ETP?

Selon l'ACA, tout employé qui travaille au moins 30 heures par semaine est admissible à titre d'ETP. 

Lorsqu'il détermine son statut d'ALE, l'employeur doit également calculer le nombre d'employés à temps partiel qui comptent comme ETP.

Comment un employeur peut-il calculer son nombre d'ETP?

Pour calculer manuellement les ETP, additionnez le nombre d'heures réelles travaillées pour tous les employés à temps partiel, y compris les travailleurs saisonniers, au cours d'un mois civil. Divisez ce total par 120 pour déterminer le nombre d'ETP au sein des effectifs à temps partiel de l'organisation. Ce nombre, plus le nombre d'employés à temps plein effectifs, indique le nombre d'ETP que compte l'employeur. 

Que se passe-t-il si un ALE omet de produire le formulaire 1095-C pour chaque employé temps plein ?

En vertu des sections 6721/6722 du CRI , le SRI pénalisera tout ALE qui omet de distribuer, de classer ou de remplir correctement une copie du formulaire 1095-C pour chaque ETP qu'il emploie. La pénalité diffère selon le moment où la déclaration est soumise ou corrigée.

En 2023, la pénalité pour défaut de produire ou de corriger une déclaration de renseignements ou un relevé de bénéficiaire avant la date limite de la taxe est de 120 $ par déclaration ou relevé de bénéficiaire. La pénalité maximale pour la plupart des entreprises est de 1 891 500 $, bien que le fisc ait fixé le plafond pour les petites entreprises à 630 500 $. 

La pénalité pour défaut de produire ou de corriger ces formulaires à temps (ou du tout) est de 310 $ par déclaration ou relevé de bénéficiaire. La pénalité maximale est de 3 783 000 $ ou 1 891 500 $ pour les petites entreprises. 

Le fisc impose également une pénalité intentionnelle pour non-respect, soit au moins 630 $ par déclaration ou relevé de bénéficiaire. Le fisc considère qu'une personne ou entité a commis une négligence intentionnelle lorsqu'elle omet sciemment ou volontairement de produire une déclaration à temps ou d'inclure des informations exactes dans sa déclaration .