Wat is HR-rapportage?

Wat is HR-rapportage?

Human HR-rapportage is het systematische proces om verschillende HR-gegevens te consolideren en om te zetten in uitgebreide rapporten. Deze rapporten vormen een venster op het personeelsbestand van een organisatie en bieden waardevolle inzichten in verschillende HR-cijfers. De meetwaarden variëren van prestaties en aanwezigheid van werknemers tot omzetcijfers en Payroll gegevens. HR-rapporten kunnen gedetailleerde prestatiebeoordelingen of bredere overzichten van HR-processen opleveren. 

HR-rapportage fungeert als een krachtig instrument, dat aandachtsgebieden benadrukt, besluitvormingsprocessen begeleidt en organisaties in mogelijk maken stelt datagestuurde keuzes te maken die hun HR-strategieën verbeteren.

Hoe ziet een HR melden eruit?

HR-rapporten zijn er in verschillende vormen en maten, afhankelijk van de specifieke wensen en doelen van een organisatie. Alle HR-rapporten hebben echter enkele gemeenschappelijke elementen. Deze zakelijke documenten omvatten meestal:

• Informatie over de kop: titel, datum en periode van het gemelde rapport
• Belangrijkste meetwaarden: een centraal onderdeel van elk HR-rapport dat gegevens levert over het specifieke HR-aspect waarover wordt gerapporteerd
• Grafieken en diagrammen – visuele weergaven van de gegevens, waardoor deze gemakkelijker te begrijpen zijn
• Analyse en inzichten – interpretaties van de gegevens en inzicht in trends, patronen en aandachtsgebieden
• Aanbevelingen – voorgestelde acties of strategieën op basis van de bevindingen van het gemelde
• Historische gegevens – vergelijkende gegevens uit eerdere periodes, die organisaties mogelijk maken om veranderingen in de tijd bij te houden

Waar worden HR-rapporten voor gebruikt?

HR-rapporten dienen een veelheid aan doelen binnen organisaties. Ze worden gebruikt voor: 

HR-monitoring

HR-rapporten wet als een interne registratie van HR-taken en -functies, die inzicht geeft in de historie en efficiëntie van HR-teams.

Prestatie-evaluatie

Prestatiesrapporten van werknemer geven inzicht in individuele en teamprestaties, waardoor het makkelijker wordt om FAIR en weloverwogen prestatiebeoordelingen uit te voeren. Deze rapporten helpen bij het herkennen van goed presterende werknemers en werknemers die extra ondersteuning of ontwikkeling nodig hebben.

Trends identificeren

HR-rapporten zijn waardevol om trends binnen het personeelsbestand te identificeren. Door historische gegevens te analyseren kunnen organisaties patronen ontdekken met betrekking tot verloop, aanwezigheid en prestaties. Door deze trends te onderkennen kunnen HR-professionals proactief maatregelen nemen om problemen aan te pakken of positieve ontwikkelingen te benutten.

Executieve communicatie

HR-rapporten zijn essentieel om essentiële HR-informatie over te brengen naar leidinggevenden. Deze rapporten bieden een duidelijke en beknopte manier om HR-cijfers, prestatie-indicatoren en strategische inzichten te communiceren naar het senior management. Ze helpen bij uitvoerende besluitvorming met betrekking tot HR-strategieën en de toewijzing van middelen.

Naleving

Loonlijsten en aanwezigheidsrapporten spelen een cruciale rol bij de naleving van arbeid en belasting regelgeving. HR-professionals vertrouwen op deze rapporten om werkuren, verlofsaldo's en loon gerelateerde gegevens bij te houden, waardoor organisaties naleving problemen en juridische uitdagingen kunnen vermijden.

Besluitvorming

HR-rapporten dienen ook als besluitvormingsinstrumenten. Ze leveren de gegevens en inzichten die nodig zijn om weloverwogen keuzes te maken met betrekking tot management van personeelsbestanden, trainings- en ontwikkelingsinitiatieven en werving strategieën. Deze rapporten begeleiden HR-professionals bij het optimaliseren van HR-activiteiten.

Prognose en budgettering

HR-rapporten kunnen worden gebruikt voor het voorspellen van toekomstige HR-behoeften en budgetteringsmiddelen. Door historische gegevens en trends te analyseren kunnen organisaties nauwkeurige voorspellingen doen over personeelsbehoeften, onkosten van trainingen en vergoedingen. Dit maakt een effectieve toewijzing en planning van middelen mogelijk.

Typen HR-rapporten en -cijfers

HR-rapportage omvat een breed scala aan rapporten, die elk gericht zijn op verschillende HR-aspecten van management. Laten we eens kijken naar enkele van de primaire typen HR-cijfers en -rapporten:

Prestatierapporten werknemers

Geëvalueerde meetwaarden: doelen van werknemers, productiviteit, vaardigheden, competenties, feedback en beoordelingsscores

Prestatiesrapporten voor werknemers geven organisaties uitgebreid inzicht in de prestaties van hun werknemers. Deze rapporten werpen licht op mogelijke barrières voor productiviteit en bieden inzicht in het verbeteren van overall performance management. Daarnaast kunnen ze strategieën identificeren om de Werknemersbetrokkenheid te vergroten.

Omzetrapporten

Geëvalueerde meetwaarden: Werknemersverloop en totaal aantal werknemers voor verschillende perioden

Omzetrapporten, ook wel verloop rapporten genoemd, bieden waardevolle inzichten in Werknemersbehoud. Deze rapporten bevatten gegevens over het gemiddelde Dienstverband van werknemers binnen een organisatie, zodat HR-professionals de tevredenheid, het Werknemersbehoud en de effectiviteit van hun recruitmentbeslissingen kunnen meten.

Loonlijsten

Geëvalueerde meetwaarden: aantal te betalen dagen, verwachte werkdagen, werkelijke werkdagen, uurtarieven, gewerkte uren en betalingsverschillen

Loonlijsten zijn onmisbaar om de financiële gezondheid van een organisatie te managen. Ze geven inzicht in de cashflow, dragen bij aan naleving van belasting en ondersteunen efficiënt vergoeding management. De gegevens in deze rapporten zijn cruciaal voor budgettering en belasting rapportage.

Leerrapporten werknemers

Geëvalueerde meetwaarden: cursuscijfers, opleidingskosten, voortgang van de leerling, cursuscategorieën, beoordelingen van opleiders en leermateriaal

Leerrapporten van werknemers beoordelen de effectiviteit van trainings- en ontwikkelingsprogramma's. Ze helpen HR-professionals om de impact van deze initiatieven op de groei en competentie van het personeelsbestand te meten. Leerrapporten voor werknemers bieden bruikbare inzichten voor het optimaliseren van ontwikkelingsstrategieën voor werknemers.

Aanwezigheids- en betaald verlofrapporten

Geëvalueerde meetwaarden: verlofrapporten, verzuim, gewerkte tijd en overuren

Aanwezigheids- en betaald verlof wordt gebruikt om de aanwezigheids- en verlofbalans van werknemers bij te houden en te analyseren. Met deze rapporten kunnen HR-teams de toewijzing van betaalde vrije dagen monitoren en de financiële gevolgen van afwezigheid van werknemers beoordelen.

Andere HR-soorten melden

Andere typen HR-rapporten zijn:

• Recruitment rapporten - Recruitment rapporten bevatten statistieken met betrekking tot het wervingsproces, zoals het aantal sollicitanten, bronnen van kandidaten werving, time-to-fill functies en kosten per aannemen, waardoor HR-teams hun werving strategieën kunnen optimaliseren.
• Vergoedingen en secundaire arbeidsvoorwaardenrapporten - Deze rapporten geven inzicht in de vergoedingen en secundaire arbeidsvoorwaardenstructuren van de organisatie. De meetwaarden kunnen bestaan uit salarissen, het gebruik van secundaire arbeidsvoorwaarden en vergelijkingen met de normen in de sector, waardoor concurrerende vergoedingen worden gegarandeerd.
• Diversiteits- en inclusiviteitsrapporten - Deze rapporten houden diversiteits- en inclusiviteitsinitiatieven binnen een organisatie bij. De gebruikte meetwaarden zijn demografie van het personeelsbestand en diversiteitsdoelen.
• Veiligheids- en incidentmeldingen - Deze meldingen zijn gericht op het handhaven van de veiligheid op de werkplek en houden incidenten, bijna-ongevallen en veiligheidsgerelateerde trainingen bij. 
• Rapporten over opvolgingsplanning - Deze rapporten helpen organisaties bij het identificeren van mogelijke opvolgers voor belangrijke functies. Ze bevatten informatie over talent profielen, readyiness assessments en ontwikkelingsplannen.
• Personeelsbestand planningsrapporten - Personeelsbestand planningsrapporten helpen HR-teams bij het voorspellen van toekomstige behoeften van personeelsbestanden op basis van historische gegevens en verwachte groei. Ze begeleiden beslissingen over het aannemen van personeel, het personeelsniveau en talent ontwikkeling.

Zoals duidelijk dient elk type melden een uniek doel en draagt het bij aan het effectief management van het meest waardevolle aanwinst van een organisatie: het personeelsbestand. Deze rapporten zijn essentieel bij het nemen van datagestuurde beslissingen, het optimaliseren van HR-activiteiten en het bevorderen van een gezonde en productieve werkomgeving.

Voordelen van HR-rapportage

HR-rapportage biedt HR-teams en hun organisaties veel voordelen. Deze secundaire arbeidsvoorwaarden zijn onder andere:

• Geïnformeerde besluitvorming - HR-rapportage voorziet organisaties van bruikbare gegevens en inzichten, die weloverwogen besluitvorming mogelijk maken. Deze rapporten vormen een waardevolle gids voor HR-professionals om HR-strategieën te ontwikkelen en te verfijnen.
• Verhoogde productiviteit - Door gebieden aan te wijzen die aandacht en verbetering vereisen, dragen HR-rapporten bij aan een hogere productiviteit van het personeelsbestand. HR-professionals kunnen prestatieknelpunten identificeren en snel aanpakken.
• Strategische planning - HR-rapporten vergemakkelijken strategische planning door historische gegevens en inzichten te verschaffen in trends in personeelsbestanden. Organisaties kunnen hun HR-strategieën afstemmen op bredere bedrijfsdoelen.
• Verbeterde naleving - Loonlijst en aanwezigheidsrapporten zorgen dat naleving van belasting regelgeving en arbeid wetten. Dit minimaliseert het risico op juridische problemen en straffen.
• Verbeterde werknemers tevredenheid - Door het identificeren van problemen met betrekking tot prestaties, leren of aanwezigheid van werknemers, kunnen HR-rapporten lead tot het implementeren van strategieën die de tevredenheid van werknemers verhogen.

Wat is een HR-rapportage software?

HR-rapportage software is een technologische oplossing die is ontworpen om het proces van het maken, analyseren en distribueren van HR-rapporten te stroomlijnen en vereenvoudigen. Deze software oplossingen automatiseren het verzamelen van HR-gegevens, genereren rapporten en bieden tools voor nog diepgaandere analyses. Nieuwe technologische oplossingen maken HR-rapportage makkelijker dan ooit en helpen bedrijven de voordelen van uitgebreide HR-rapportages te benutten.

Typen HR-rapportage software

Er zijn twee belangrijke typen HR-rapportage software: (1) standalone rapportage software en (2) geïntegreerde HR management systemen.

Standalone rapportage software is software die zich uitsluitend richt op het genereren van HR-rapportages. Ze zijn zeer gespecialiseerd en bieden een breed scala aan sjablonen voor melden, van Payroll rapporten tot prestatierapporten.

Geïntegreerde HR management systemen zijn uitgebreide HR management platforms die alle HR-functies omvatten, inclusief HR-rapportage. Ze bevatten meestal een uniform, digitaal dashboard waar HR-professionals gegevens en taken kunnen beheren. Veel HR management systemen zullen ook de mogelijkheid hebben om HR rapportages te genereren.

Voordelen van HR-rapportage software

Het gebruik van HR-rapportage software, standalone of binnen geïntegreerde HR management systemen, heeft ook veel voordelen. Deze tools maken HR-rapportages nog eenvoudiger:

• Efficiënt - HR-rapportage software automatiseert het proces, bespaart tijd en optimaliseert het hele proces.
• Nauwkeurig - Deze software oplossingen zorgen dat gegevens nauwkeurig en consistent zijn, waardoor de kans kleiner is dat er fouten in rapporten staan. Daarnaast bieden sommige software oplossingen realtime datatoegang, wat organisaties mogelijk maakt om up-to-date te blijven met hun HR-cijfers.
• Aanpasbaar - De meeste HR-rapportage software stelt organisaties in staat om aangepaste rapporten te maken die aansluiten bij hun wensen en doelstellingen.
• Toegankelijk - Software tools maken het gemakkelijk om op elk moment inzichten te openen en te delen met leidinggevenden, werknemers en HR-teamleden.
• Veilig - Gegevensbeveiliging is een prioriteit in HR-rapportage software, zodat gevoelige HR-gegevens beschermd blijven.

De juiste HR software kiezen

Het kiezen van de juiste HR-rapportage software is een cruciale beslissing die een grote invloed kan hebben op de efficiëntie en effectiviteit van je HR-activiteiten. Houd rekening met verschillende belangrijke factoren om een weloverwogen keuze te maken. 

Evalueer eerst de specifieke wensen en doelstellingen van je organisatie. Welke typen HR-rapporten heb je nodig en welke mate van maatwerk is essentieel? Zoek software die aansluit bij je rapportagebehoeften, of het nu gaat om performance management, Payroll, werving of een combinatie hiervan.

Beoordeel vervolgens de details en functies van verschillende software. Een compatibele HR-rapportage software moet zijn:

• Gebruiksvriendelijk
• Aanpasbaar aan uw rapportagebehoeften
• Compatibel met uw bestaande systeem(en)
• In staat om de hoeveelheid gegevens die u nodig hebt te verwerken
• Gegarandeerd veilig om je gegevens te beschermen
• Schaalbaar om bedrijfsgroei op te vangen
• Betaalbaar voor uw budget 

Daarnaast kunnen bedrijven hun HR-teams uitbesteden aan HR-experts zoals Remote, die zelf de opvang van het hele rapportageproces verzorgen. Met Remote Global HR Service kunnen bedrijven teams van over de hele wereld compliant en met gemak onboarden, betalen en beheren. Neem vandaag nog contact met ons op om je HR-afdeling uit te besteden met Remote en overal talent in dienst te nemen.