¿Qué son los informes de RRHH?

La elaboración de informes de recursos humanos (RRHH) es el proceso sistemático de consolidar diversos datos de RRHH y transformarlos en informes completos. Estos informes sirven como una ventana a la fuerza de trabajo de una organización, ofreciendo valiosas perspectivas sobre diversas métricas de RRHH. Las métricas van desde el rendimiento y la asistencia de los empleados hasta los índices de rotación y los datos de las nóminas. Los informes de RRHH pueden proporcionar evaluaciones detalladas del rendimiento o panorámicas más amplias de los procesos de RRHH. 

Los informes de RRHH actúan como un poderoso instrumento, poniendo de relieve las áreas que pueden requerir atención, orientando los procesos de toma de decisiones y permitiendo a las organizaciones tomar decisiones basadas en datos que mejoren sus estrategias de RRHH.

Los informes de RRHH tienen distintas formas y tamaños, en función de las necesidades y objetivos específicos de una organización. Sin embargo, todos los informes de RRHH comparten algunos elementos comunes. Estos documentos empresariales suelen incluir:

• Información de cabecera : el título del informe, la fecha y el periodo que abarca

• Métricas clave - un componente central de cualquier informe de RRHH, que proporciona datos relacionados con el aspecto específico de RRHH sobre el que se informa

• Gráficos y diagramas - representaciones visuales de los datos, que facilitan su comprensión

• Análisis y perspectivas : interpretaciones de los datos, que arrojan luz sobre tendencias, pautas y áreas que requieren atención

• Recomendaciones - acciones o estrategias propuestas basadas en las conclusiones del informe

• Datos históricos : datos comparativos de periodos anteriores, que permiten a las organizaciones seguir los cambios a lo largo del tiempo

Los informes de RRHH sirven para multitud de propósitos dentro de las organizaciones. Se utilizan para:

Supervisión de RRHH

Los informes de RRHH actúan como un registro interno de las tareas y funciones de RRHH, proporcionando información sobre el historial y la eficacia de los equipos de RRHH.

Evaluación de resultados

Los informes de rendimiento de los empleados ofrecen una comprensión del rendimiento individual y del equipo, facilitando la realización de evaluaciones de rendimiento justas e informadas. Estos informes ayudan a reconocer a los empleados de alto rendimiento y a los que pueden necesitar apoyo o desarrollo adicionales.

Identificar tendencias

Los informes de RRHH son valiosos para identificar tendencias dentro de la plantilla. Analizando los datos históricos, las organizaciones pueden descubrir pautas relacionadas con la rotación, la asistencia y el rendimiento. Reconocer estas tendencias permite a los profesionales de RRHH tomar medidas proactivas para abordar los problemas o aprovechar los avances positivos.

Comunicación ejecutiva

Los informes de RRHH son fundamentales para transmitir información esencial de RRHH a la dirección ejecutiva. Estos informes proporcionan una forma clara y concisa de comunicar las métricas de RR.HH., los indicadores de rendimiento y las perspectivas estratégicas a la alta dirección. Ayudan en la toma de decisiones ejecutivas relacionadas con las estrategias de RRHH y la asignación de recursos.

Conformidad

Los informes de nóminas y de asistencia desempeñan un papel crucial para garantizar el cumplimiento de la legislación laboral y la normativa fiscal. Los profesionales de RRHH confían en estos informes para realizar un seguimiento de las horas de trabajo, los saldos de vacaciones y los datos relacionados con los salarios, ayudando a las organizaciones a evitar problemas de cumplimiento y desafíos legales.

Toma de decisiones

Los informes de RRHH también sirven como herramientas de toma de decisiones. Proporcionan los datos y la información necesarios para tomar decisiones informadas sobre la gestión de la mano de obra, las iniciativas de formación y desarrollo y las estrategias de contratación. Estos informes guían a los profesionales de RRHH en la optimización de las operaciones de RRHH.

Previsión y presupuesto

Los informes de RRHH pueden utilizarse para prever futuras necesidades de RRHH y presupuestar recursos. Analizando los datos históricos y las tendencias, las organizaciones pueden hacer predicciones precisas sobre las necesidades de personal, los gastos de formación y los presupuestos de compensación. Esto permite una asignación y planificación eficaces de los recursos.

Los informes de RRHH abarcan una amplia gama de informes, cada uno de los cuales se centra en aspectos distintos de la gestión de RRHH. Exploremos algunos de los principales tipos de métricas e informes de RRHH:

Informes de rendimiento de los empleados

Métricas evaluadas: objetivos de los empleados, productividad, habilidades, competencias, feedback y puntuaciones de las revisiones

Los informes de rendimiento de los empleados proporcionan a las organizaciones un conocimiento exhaustivo del rendimiento de sus empleados. Estos informes arrojan luz sobre los posibles obstáculos a la productividad y ofrecen ideas para mejorar la gestión general del rendimiento. Además, pueden ayudar a identificar estrategias para mejorar el compromiso de los empleados.

Informes de rotación

Métricas evaluadas: tasa de rotación de empleados y plantilla total de empleados en diferentes periodos

Los informes de rotación, a menudo denominados informes de desgaste, ofrecen información valiosa sobre la retención de empleados. Estos informes proporcionan datos sobre la permanencia media de los empleados en una organización, lo que ayuda a los profesionales de RRHH a calibrar los niveles de satisfacción, los índices de retención de empleados y la eficacia de sus decisiones de contratación.

Informes de nóminas

Métricas evaluadas: número de días pagaderos, días laborables previstos, días laborables reales, tarifas horarias, horas trabajadas y discrepancias en los pagos

Los informes de nóminas son indispensables para gestionar la salud financiera de una organización. Proporcionan información sobre el flujo de caja, contribuyen al cumplimiento fiscal y apoyan una gestión eficaz de las retribuciones. Los datos de estos informes son cruciales para la elaboración de presupuestos e informes fiscales.

Informes de aprendizaje de los empleados

Métricas evaluadas: valoraciones de los cursos, costes de formación, progreso de los alumnos, categorías de los cursos, valoraciones de los formadores y materiales de aprendizaje

Los informes de aprendizaje de los empleados evalúan la eficacia de los programas de formación y desarrollo. Ayudan a los profesionales de RRHH a calibrar el impacto de estas iniciativas en el crecimiento y la competencia de la plantilla. Los informes de aprendizaje de los empleados ofrecen información práctica para optimizar las estrategias de desarrollo de los empleados.

Informes de asistencia y PTO

Métricas evaluadas: partes de baja, absentismo, tiempo de trabajo y horas extraordinarias

Los informes de asistencia y tiempo libre remunerado (PTO) se utilizan para seguir y analizar la asistencia de los empleados y los saldos de vacaciones. Estos informes ayudan a los equipos de RRHH a controlar la asignación de días libres retribuidos y a evaluar las implicaciones financieras de las ausencias de los empleados.

Otros tipos de informes de RRHH

Otros tipos de informes de RRHH son

• Informes de contratación - Los informes de contratación proporcionan métricas relacionadas con el proceso de contratación, como el número de solicitantes, las fuentes de adquisición de candidatos, el tiempo necesario para cubrir puestos y el coste por contratación, lo que ayuda a los equipos de RR.HH. a optimizar sus estrategias de contratación.

• Informes de retribución y beneficios - Estos informes proporcionan información sobre las estructuras de retribución y beneficios de la organización. Las métricas pueden incluir rangos salariales, utilización de beneficios y comparaciones con los estándares del sector, garantizando paquetes retributivos competitivos.

• Informes de diversidad e inclusión - Estos informes hacen un seguimiento de las iniciativas de diversidad e inclusión dentro de una organización. Las métricas utilizadas son la demografía de la mano de obra y los objetivos de diversidad.

• Informes de seguridad e incidentes - Centrados en el mantenimiento de la seguridad en el lugar de trabajo, estos informes realizan un seguimiento de los incidentes, los cuasi accidentes y la formación relacionada con la seguridad. 

• Informes de planificación de la sucesión - Estos informes ayudan a las organizaciones a identificar posibles sucesores para puestos clave. Incluyen información sobre perfiles de talento, evaluaciones de preparación y planes de desarrollo.

• Informes de planificación de personal - Los informes de planificación de personal ayudan a los equipos de RR.HH. a prever las necesidades futuras de personal basándose en datos históricos y en el crecimiento previsto. Orientan las decisiones sobre contratación, dotación de personal y desarrollo del talento.

Como es evidente, cada tipo de informe de RRHH sirve a un propósito único, contribuyendo a la gestión eficaz del activo más valioso de una organización: su plantilla. Estos informes son fundamentales para tomar decisiones basadas en datos, optimizar las operaciones de RR.HH. y fomentar un entorno de trabajo sano y productivo.

Los informes de RRHH aportan numerosos beneficios a los equipos de RRHH y a sus organizaciones. Estos beneficios incluyen:

• Toma de decisiones informada: los informes de RR.HH. dotan a las organizaciones de datos y perspectivas procesables, lo que permite tomar decisiones informadas. Estos informes sirven de valiosa guía a los profesionales de RRHH para desarrollar y perfeccionar las estrategias de RRHH.

• Mayor productividad - Al señalar las áreas que requieren atención y mejora, los informes de RRHH contribuyen a aumentar la productividad de la plantilla. Los profesionales de RRHH pueden identificar los cuellos de botella en el rendimiento y abordarlos con prontitud.

• Planificación estratégica - Los informes de RR.HH. facilitan la planificación estratégica proporcionando datos históricos y perspectivas sobre las tendencias de la mano de obra. Las organizaciones pueden alinear sus estrategias de RRHH con objetivos empresariales más amplios.

• Mejora del cumplimiento - Los informes de nóminas y asistencia garantizan el cumplimiento de la normativa fiscal y laboral. Esto minimiza el riesgo de problemas legales y sanciones.

• Aumento de la satisfacción de los empleados - Al identificar problemas relacionados con el rendimiento, el aprendizaje o la asistencia de los empleados, los informes de RR.HH. pueden conducir a la aplicación de estrategias que aumenten la satisfacción de los empleados.

El software de informes de RRHH es una solución tecnológica diseñada para agilizar y simplificar el proceso de creación, análisis y distribución de informes de RRHH. Estas soluciones de software automatizan la recogida de datos de RR.HH., generan informes y ofrecen herramientas para un análisis aún más profundo. Las nuevas soluciones tecnológicas facilitan más que nunca la elaboración de informes de RRHH, ayudando a las empresas a cosechar los beneficios de disponer de informes de RRHH completos.

Existen dos tipos principales de software de elaboración de informes de RRHH: (1) software de elaboración de informes independiente y (2) sistemas integrados de gestión de RRHH.

El software de informes autónomo es un software que se centra exclusivamente en generar informes de RRHH. Están altamente especializados y ofrecen una amplia gama de plantillas de informes, desde informes de nóminas hasta informes de rendimiento.

Los sistemas integrados de gestión de RR HH son plataformas completas de gestión de RRHH que abarcan todas las funciones de RRHH, incluidos los informes de RRHH. Suelen incluir un cuadro de mandos digital unificado en el que los profesionales de RRHH pueden gestionar datos y tareas. Muchos sistemas de gestión de RRHH incluyen también la posibilidad de generar informes de RRHH.

El uso de software de elaboración de informes de RRHH, ya sea independiente o dentro de sistemas integrados de gestión de RRHH, también tiene muchas ventajas. Estas herramientas hacen que los informes de RRHH sean más:

• Eficaz - El software de informes de RRHH automatiza el proceso, ahorrando tiempo y optimizando todo el proceso.

• Precisión - Estas soluciones de software garantizan la precisión y coherencia de los datos, reduciendo la probabilidad de errores en los informes. Además, algunas soluciones de software ofrecen acceso a los datos en tiempo real, lo que permite a las organizaciones estar al día de sus métricas de RRHH.

• Personalizable - La mayoría de los programas de informes de RR.HH. permiten a las organizaciones crear informes personalizados que se ajusten a sus necesidades y objetivos.

• Accesible - Las herramientas de software facilitan el acceso y el intercambio de información con ejecutivos, empleados y miembros del equipo de RR.HH. en cualquier momento.

• Seguro - La seguridad de los datos es una prioridad en el software de informes de RR.HH., lo que garantiza que los datos sensibles de RR.HH. permanezcan protegidos.

Elegir el software de informes de RR.HH. adecuado es una decisión crucial que puede afectar en gran medida a la eficiencia y eficacia de tus operaciones de recursos humanos. Para elegir con conocimiento de causa, ten en cuenta varios factores clave. 

En primer lugar, evalúa las necesidades y objetivos específicos de tu organización. ¿Qué tipos de informes de RRHH necesitas y qué nivel de personalización es esencial? Busca un software que se adapte a tus necesidades de información, ya se trate de gestión del rendimiento, nóminas, contratación o una combinación de todo ello.

Después, evalúa los detalles y características de los distintos programas. Un software de informes de RRHH compatible debe serlo:

• Fácil de usar

• Personalizable según tus necesidades de información

• Compatible con tu(s) sistema(s) actual(es)

• Capaz de manejar la cantidad de datos que necesites

• Seguridad garantizada para proteger tus datos

• Escalable para tener en cuenta el crecimiento de la empresa

• Asequible para tu presupuesto

Además, las empresas pueden externalizar sus equipos de RRHH a expertos en RRHH como Remote, que se encargan ellos mismos de todo el proceso de elaboración de informes. Con el Servicio Global de RR.HH. de Remote, las empresas pueden contratar, pagar y gestionar equipos de todo el mundo de forma fácil y conforme a las normas. Ponte en contacto con nosotros hoy mismo para externalizar tu departamento de RRHH con Remote, y empieza a contratar en cualquier lugar.