Die globale Personalplattform für Startups

Für Startups ist eine Payroll-Software nicht nur ein Instrument zur pünktlichen Bezahlung von Teams, sondern auch ein unverzichtbares Tool für strategisches Wachstum. Weil Startups sehr schnell wachsen, haben sie teilweise andere Anforderungen an ihre Payroll-Lösungen als KMU und Großunternehmen. Sie stellen beispielsweise oft sehr viele Mitarbeiter:innen kurz hintereinander ein. Eine Softwarelösung mit umständlichen Onboarding-Abläufen und geringer Abdeckung hat möglicherweise gar nicht die notwendigen Funktionen dafür.

Im Zeitalter der Remote-Arbeit suchen viele Startups auch in anderen Ländern nach den besten Leuten für wichtige Positionen. Herkömmliche Lösungen stoßen hier schnell an ihre (buchstäblichen) Grenzen. Ein Employer of Record (EOR) ermöglicht Startups die einfache Einstellung und Beschäftigung von Menschen an vielen ausländischen Standorten und befreit sie von den Zwängen langsamer Payroll-Lösungen.

Hier lohnt sich ein vergleichender Blick, denn einige Payroll-Anbieter haben sogar spezielle Rabatte für Startups, mit denen sie sie in ihrem Wachstum unterstützen.

Den meisten Startups fehlt es schon an Ressourcen für die Gehaltsabrechnung ihrer lokalen Mitarbeiter:innen, da steht die Payroll für verteilte Remote-Teams erst recht außer Frage. Die manuelle Abrechnung kann eine kurzfristige Lösung für kleine Teams sein. Sobald ein Unternehmen aber zu wachsen beginnt, ergibt es keinen Sinn mehr, Zeit und Energie in die Personalverwaltung zu investieren. Die Gehaltsabrechnung ist alles andere als einfach und kann ohne fachkundige externe Unterstützung massiv interne Ressourcen binden. Fazit: Selbst für kleinste Belegschaften ist es in den meisten Fällen sinnvoll, die Gehaltsabrechnung auszulagern.

Die kurze Antwort lautet: Weil es teurer ist, es nicht zu tun. Kleine, schnell wachsende Unternehmen haben schlicht und einfach nicht die Ressourcen, um alle Aspekte des Personalwesens intern abzudecken. Das heißt nicht, dass Startups keine Personaler:innen bräuchten, ganz im Gegenteil: Ab einem bestimmten Punkt sind sachkundige HR-Spezialist:innen für das weitere Wachstum absolut notwendig. Aber bereits in der Anfangsphase eine gesamte Personalabteilung aufzubauen, die sich um Gehaltsabrechnung, Benefits, Steuern, Compliance, Aktienoptionen usw. kümmert, macht weder operativen noch finanziellen Sinn – vor allem, wenn es Anbieter gibt, die genau diese Leistungen speziell für Startups erbringen.

Selbst riesige internationale Konzerne lagern große Teile ihrer HR aus. Das ist besonders sinnvoll, wenn ein Unternehmen Mitarbeiter:innen im Ausland einstellen möchte. Hier kommt eine besondere Art von Anbieter ins Spiel: der Employer of Record. Und wenn ein Unternehmen seine Vergütungsstruktur überarbeiten lassen will, gibt es auch dafür spezialisierte Anbieter. Gerade für Startups, in denen alle verfügbaren Energien in die Weiterentwicklung des Produkts fließen sollten, ist die Auslagerung der HR-Prozesse die mit Abstand sinnvollste Lösung.

Wenn Startups sich nicht selbst um die Gehaltsabrechnung kümmern müssen, sparen sie Zeit und Geld für Aufgaben, die ihnen einen tatsächlichen Mehrwert bringen. Gleichzeitig stellen sie mit einem professionellen Anbieter sicher, dass ihr Team bestmöglich betreut wird. Nichts tötet die Motivation im Team nachhaltiger als verspätete Gehälter oder nutzlose Benefits. So groß der Idealismus von Startup-Mitarbeiter:innen auch ist, müssen sie doch von etwas leben. Sie müssen pünktlich bezahlt werden, brauchen eine Krankenversicherung und Altersvorsorge und möchten Urlaub machen können. Wenn du dich selbst um all das kümmerst, nimmt das viel Zeit von anderen Aufgaben weg. Und sollte etwas schiefgehen, leidet das Vertrauen deines Teams in dich und dein Führungsteam.

Mit der Auslagerung der Gehaltsabrechnung legen Startups einen zeitintensiven, komplizierten und fehleranfälligen Prozess in die Hände von Spezialist:innen, die wissen, was sie tun. Welches Team leistet wohl bessere Arbeit? Eins, das jeden Monat seinem Gehalt nachlaufen muss, oder eins, das seinem Arbeitgeber 100 % vertraut und sich voll und ganz auf seine Arbeit konzentrieren kann?

Natürlich sind die Umstände in jedem Unternehmen anders. Deshalb ist es gerade für Startups besonders wichtig, sich zunächst die richtigen Fragen zum Outsourcing der Gehaltsabrechnung zu stellen, bevor sie sich für eine Strategie oder einen bestimmten Anbieter entscheiden.

Startups stehen gänzlich anderen Herausforderungen gegenüber als etablierte kleine und mittlere Unternehmen. Sie wachsen schnell und in Schüben, insbesondere nach jeder erfolgreichen Finanzierungsrunde. Zudem kann sich das Kernprodukt plötzlich ändern und zu einem unvorhergesehenen Bedarf an neuen Talenten führen. Natürlich wächst auch ein KMU, aber meist nicht unter denselben unvorhersehbaren Umständen wie neu gegründete Startups in den ersten Wachstumsphasen.

Was KMU und Startups gemeinsam haben, ist die Notwendigkeit einer zuverlässigen Gehaltsabrechnung. Startups brauchen aber zusätzlich noch mehr Flexibilität und Tempo. Ein etabliertes KMU hat etwas Zeit, um die richtige Person für die richtige Stelle zu finden. Wenn es aber einem Startup wochenlang nicht gelingt, eine kritische Stelle zu besetzen, bremst das sein Wachstum aus und verbrennt eine Menge Geld. Startups müssen neue Mitarbeiter:innen schnell onboarden können, auch wenn es bürokratische Hürden gibt – wie das im Ausland sehr oft der Fall ist. Diese Hürden mit eigenen Ressourcen zu überwinden, ist für ein Startup praktisch unmöglich. Dazu hat es weder die rechtliche Expertise noch die notwendige Infrastruktur. Ein speziell auf die Bedürfnisse von Startups ausgerichteter Payroll-Anbieter kann hingegen schnell, einfach und kostengünstig die benötigten Mitarbeiter:innen einstellen.

Die Preise für Startups variieren stark. Es gibt aber auch einige Möglichkeiten, Kosten zu sparen und dennoch schnell zu wachsen. Du könntest zum Beispiel nach Anbietern suchen, die spezielle Rabatte für Startups anbieten. Einige Payroll-Anbieter bieten die vergünstigte oder kostenlose Verwaltung einer bestimmten Zahl von Mitarbeiter:innen oder auch zusätzliche Services an, wie etwa die Verwaltung von Equity-Programmen.

Als Nächstes solltest du verschiedene Anbieter vergleichen und dabei besonders auf transparente Preise achten. Die meisten Startups können sich hohe Vorauszahlungen nicht leisten. Außerdem müssen sie genau kalkulieren können. Daher solltest du Payroll-Anbieter ausschließen, die versteckte, nachträgliche Gebühren erheben oder ihre Preise anteilig vom Gehalt der Mitarbeiter:innen berechnen. Unsere Fair-Preis-Garantie sorgt für kalkulierbare Kosten ohne versteckte Gebühren oder böse Überraschungen. Mit unseren günstigen Festpreisen ist es für wachsende Unternehmen einfach, ihre globalen Teams zu vergrößern.

Ein EOR (Employer of Record) ist eine Sonderform eines Payroll-Anbieters. Er ermöglicht Startups die rechtssichere, einfache und schnelle Einstellung von Mitarbeiter:innen im Ausland. Allerdings bieten nicht alle EOR dieselben Services und den gleichen Leistungsumfang. Traditionelle EORs, die schon lange am Markt sind, richten sich in erster Linie an Großkonzerne und sind dementsprechend teuer. Das hat bei vielen Startups den Eindruck entstehen lassen, dass sie sich die Beschäftigung von Fachkräften im Ausland nicht leisten können. Aber das stimmt so nicht. EOR-Anbieter wie Remote bieten Startups ebenfalls Zugang zu internationalen Talenten, allerdings zu Startup-freundlicheren Preisen.

Der Preis ist aber nicht das einzige Kriterium, nach dem Startups einen EOR-Anbieter bewerten sollten. Sie sollten sich auch unbedingt die folgenden Fragen stellen, bevor sie sich für einen Partner entscheiden:

• Hat der Anbieter eigene Niederlassungen in den Ländern, in denen er tätig ist, oder verkauft er lediglich die Services von externen Drittanbietern?

• Kann der Anbieter die Erfinder- und geistigen Eigentumsrechte seiner Kunden ausreichend schützen? Das ist besonders wichtig für Startups, da ihr geistiges Eigentum meist ihr wichtigstes Kapital ist.

• Ist die Sicherheitsinfrastruktur des Anbieters robust genug, um sensible unternehmens- und personenbezogene Daten ausreichend zu schützen?

• Wenn du deinen Mitarbeiter:innen Aktienoptionen anbietest: Kann der EOR das Equity-Programm ins Ausland übertragen und steuerlich korrekt behandeln?

• Kann der Anbieter auch die Verwaltung deiner selbstständigen Auftragnehmer:innen im Ausland übernehmen?

• Verlangt der Anbieter zusätzliche Gebühren für grundlegende Services wie die Verwaltung von Benefits?

• Bietet er einen speziellen Rabatt für Startups?