¿Qué son los gastos generales?

Los gastos generales son aquellos costes de la empresa que no están vinculados a la producción de un producto o servicio. Son los gastos realizados para mantener en funcionamiento las operaciones cotidianas de la empresa. Los gastos generales pueden ser fijos, variables o semivariables. Calcular los gastos generales es una parte importante de la elaboración de presupuestos y de la fijación de precios de bienes y servicios. 

Los siguientes son algunos tipos de gastos generales.

Gastos generales fijos

Los gastos generales fijos son gastos que son los mismos todos los meses. 

Algunos ejemplos de gastos generales fijos son

• Pago del alquiler

• Pagos de leasing de vehículos

• Pagos de la hipoteca

• Primas de seguro

• Impuestos

• Tasas por licencias gubernamentales

• Pago de intereses de préstamos

• Salarios - los asalariados reciben la misma retribución cada mes.

• Servicios públicos fijos: algunos servicios públicos pueden tener una cuota mensual fija, como el saneamiento

Gastos generales variables

Los gastos generales variables son costes que varían cada mes. Estos costes pueden fluctuar en función de la actividad empresarial, la productividad y otros factores que puedan afectar temporalmente a la empresa. 

Algunos ejemplos de gastos generales variables son

• Costes laborales como horas extras o salarios temporales

• Costes de servicios públicos como electricidad, gas y agua

• Costes de conexión a Internet

• Gastos de contabilidad

• Gastos legales

• Mantenimiento

• Material de oficina

• Gastos de publicidad

• Gastos administrativos

• Gastos de viaje

• Materias primas: en función de la producción

Gastos generales semivariables

Los gastos generales semivariables son gastos generales que son una mezcla de fijos y variables. 

• Factura de teléfono. Puede haber una cuota mensual fija, así como un coste variable que depende del uso del teléfono

• Factura de servicios públicos. Algunas facturas de servicios públicos incluyen un coste mensual fijo, independientemente de si se utiliza o no el servicio, además de los costes variables de uso

• La amortización, que puede tener una parte fija y otra variable

Los gastos generales pueden calcularse con fines presupuestarios y también para determinar el precio de un producto o servicio. Calcular los costes con precisión es un paso importante para reducirlos y hacer que la empresa sea rentable. 

Calcular los gastos generales requiere identificar los distintos gastos, categorizarlos y recopilar datos. 

1. Reúne datos. Haz una lista de todos los gastos indirectos de la empresa que no tienen nada que ver con la producción de productos o servicios. Enumera también por separado los costes directos de producción del producto o los servicios.

2. Clasifica los costes. Separa los gastos generales en tres categorías: fijos, variables y semivariables.

3. Determina el importe total de cada coste general. Para cada coste general, determina el importe total para un periodo fijo, como un mes. 

4. Halla los gastos generales totales. Suma todos los gastos generales del periodo.

5. Calcula la tasa de gastos generales. Para calcular la tasa de gastos generales, divide los costes indirectos por una medida de actividad empresarial, como una hora de producción o un determinado número de horas de mano de obra. Divide los gastos generales totales por la medida de asignación.  

Las empresas pueden aplicar estrategias para reducir los gastos generales en general. Las siguientes son sólo algunas formas en que tu departamento y tu empresa pueden ayudar a reducir los gastos generales

• Ofrece trabajo a distancia. Haciendo que tu departamento o toda tu plantilla trabaje a distancia, puedes ahorrar dinero a la empresa reduciendo los gastos de alquiler de oficinas y cualquier otro gasto que suponga que los empleados acudan a la oficina. 

• No uses papel. Digitaliza todo el papeleo de RRHH y envíalo por correo electrónico. Esto reduce los costes de papel, impresión y almacenamiento.

• Reduce la factura de la luz. Haz instalar una iluminación inteligente que se apague cuando no haya empleados en una habitación. 

• Externaliza. Algunas funciones de RRHH pueden externalizarse para ahorrar costes.

• Negocia con los proveedores. Las funciones necesarias relacionadas con RRHH, como la comprobación de antecedentes, pueden ser costosas. Negocia con los proveedores para reducir este coste.