Qu'entend-on par frais généraux ?

Les frais généraux sont les frais de l'entreprise qui ne sont pas liés à la production d'un produit ou d'un service. Il s'agit des dépenses effectuées pour assurer le fonctionnement quotidien de l'entreprise. Les frais généraux peuvent être fixes, variables ou semi-variables. Le calcul des frais généraux est un élément important de l'élaboration du budget et de la tarification des biens et des services. 

Voici quelques types de frais généraux.

Frais généraux fixes

Les frais généraux fixes sont des frais qui sont les mêmes chaque mois. 

Voici quelques exemples de frais généraux fixes :

• Paiement du loyer

• Paiements de location de véhicules

• Paiements hypothécaires

• Primes d'assurance

• Taxes

• Frais de licence

• Paiements d'intérêts sur les prêts

• Salaires (les salariés touchent le même montant chaque mois)

• Services publics fixes (le montant mensuel de certains services publics, comme les services d'assainissement, peut être fixe)

Frais généraux variables

Les frais généraux variables sont des frais qui varient chaque mois. Ces frais peuvent fluctuer en fonction de l'activité, de la productivité et d'autres facteurs susceptibles d'affecter temporairement l'entreprise. 

Voici quelques exemples de frais généraux variables :

• Coûts du travail (heures supplémentaires ou salaires temporaires)

• Coûts des services publics (électricité, gaz et eau)

• Coût de la connectivité internet

• Frais de comptabilité

• Frais des services juridiques

• Maintenance

• Fournitures de bureau

• Frais de publicité

• Frais administratifs

• Frais de voyage

• Matières premières (en fonction de la production)

Frais généraux semi-variables

Les frais généraux semi-variables sont des frais indirects qui sont un mélange de frais fixes et de frais variables. 

• La facture de téléphone. Il peut y avoir un frais mensuel fixe ainsi qu'un coût variable qui dépend de l'utilisation du téléphone.

• La facture des services publics. Certaines factures de services publics incluent un coût mensuel fixe, que le service soit utilisé ou non, en plus des frais variables liés à l'utilisation.

• L'amortissement, qui peut avoir une partie fixe et une partie variable.

Les frais généraux peuvent être calculés à des fins de budgétisation, mais aussi pour déterminer le prix d'un produit ou d'un service. Le calcul précis des frais est une étape importante pour réduire les coûts et rendre l'entreprise rentable. 

Pour calculer les frais généraux, il faut identifier les différentes dépenses, les classer par catégories et recueillir des données. 

1. Recueillir des données. Dressez une liste de toutes les dépenses indirectes de l'entreprise qui n'ont rien à voir avec la production de produits ou de services. Parallèlement, énumérez séparément les frais directs de production du produit ou des services.

2. Classez les frais par catégories. Répartissez les frais généraux en trois catégories : fixes, variables et semi-variables.

3. Déterminez le montant total de chaque frais général. Pour chaque frais, déterminez le montant total pour une période fixe, par exemple un mois. 

4. Déterminez le total des frais généraux. Additionnez tous les frais de la période.

5. Calculez le taux de frais généraux. Pour calculer le taux de frais généraux, divisez les frais indirects par une mesure de l'activité de l'entreprise, telle qu'une heure de production ou un certain nombre d'heures de travail. Divisez le total des frais généraux par la mesure de répartition.  

Les entreprises peuvent mettre en œuvre des stratégies visant à réduire les frais généraux. Voici quelques exemples de la manière dont votre service et votre entreprise peuvent contribuer à réduire les frais généraux :

• Proposez le télétravail à distance. En permettant à votre service ou à l'ensemble de vos effectifs de travailler à distance, vous pouvez faire économiser de l'argent à l'entreprise en réduisant les frais de location des locaux et tous les autres frais liés à la présence des employés au bureau. 

• Passez au zéro papier. Faites en sorte que tous les documents relatifs aux ressources humaines soient numérisés et envoyez-les par e-mail. Cela permet de réduire les frais liés au papier, à l'impression et à la conservation.

• Réduisez votre facture d'électricité. Faites installer un éclairage intelligent qui s'éteint lorsqu'il n'y a pas d'employé dans une pièce. 

• Sous-traitez. Certaines fonctions RH peuvent être sous-traitées afin de réduire les frais.

• Négociez avec les fournisseurs. Les fonctions nécessaires liées aux ressources humaines, telles que la vérification des antécédents, peuvent être coûteuses. Négociez avec les fournisseurs pour réduire ce coût.