Welke belastingen worden betaald door werkgevers in de VS?

Als u van plan bent om werknemers in de VS aan te werven, vraagt u zich misschien af welke Payroll Tax u moet betalen. 

Afhankelijk van waar en hoe u mensen werft, kan dit antwoord variëren — maar veel van de kernverplichtingen zijn hetzelfde. 

In dit artikel bespreken we welke belastingen u zult moeten betalen en welke belastingen u mogelijk moet betalen. We zullen ook een aantal belangrijke Payroll belasting punten te overwegen verkennen, en uitleggen wat te doen als je wilt werken met onafhankelijke contractanten.

Dus laten we er meteen induiken.

Welke belastingen worden door een werkgever in de VS betaald?

In de VS zijn werkgevers verantwoordelijk voor het inhouden, betalen en in sommige gevallen bijdragen aan bepaalde belastingen. Deze zijn bekend als Payroll belastingen en omvatten Sociale Zekerheid, Medicare, en werkloosheid.

Hier zijn de primaire belasting verplichtingen die u moet verantwoorden.

Federale en staats inkomen belasting 

Zoals in de meeste landen bent u verantwoordelijk voor het inhouden van een deel van het loon van uw werknemers en het tijdig betalen aan de belasting. Het specifieke tarief voor elke belasting hangt af van het niveau van het inkomen en de status van indiening van de medewerker.

Om dit te weten moeten uw medewerkers een W-4 formulier invullen. U kunt deze informatie vervolgens gebruiken om te berekenen hoeveel inkomsten belasting u op elke loonstrook moet inhouden. 

In de meeste gevallen moeten werknemers zowel op federaal als op staatsniveau inkomen belasting betalen (en in sommige gevallen ook op stadsniveau of provincieniveau). Sommige staten — zoals Florida, Texas en Alaska — hebben geen staat inkomen belasting.

Als u werknemers op op afstand werken in andere staten hebt werken, moet u inkomen inhouden voor de staat waar ze wonen — niet voor de staat waar uw bedrijf is gevestigd. Merk op dat, in sommige gevallen, er bepaalde voorwaarden waaraan moet worden voldaan om deze regel toe te passen.

Voor meer informatie over uw Payroll belasting verplichtingen in elke staat, check out onze gratis US State Explorer tool. U kunt ook zien wat de volledige arbeid kosten zijn voor uw huren met onze gratis Cost Calculator tool.

Als werkgever levert u geen bijdrage aan de inkomsten belasting van uw werknemers.

FICA belasting 

De Federale Verzekering Bijdragen Wet (FICA) belasting is een gecombineerde belasting die bestaat uit Sociale Zekerheid en Medicare. Zowel u als uw medewerker dragen een gelijk percentage van hun loon bij.

Sociale zekerheid belasting

Sociale zekerheid is bedoeld om pensioenuitkeringen van werknemers te fondsen nadat ze het personeelsbestand verlaten. Zowel u als uw medewerker dragen 6,2% (12,4% in totaal) bij aan het salaris van de medewerker, hoewel elk inkomen over de eerste $ 168.600 niet wordt belast.

Medicare belasting 

Zoals de naam al doet vermoeden, financiert Medicare zorgkosten. Het 2,9% tarief wordt gelijkelijk verdeeld tussen u en uw medewerker, waarbij beide partijen 1,45% bijdragen. Er is geen loon basislimiet op Medicare, wat betekent dat het van toepassing is op werknemers van elk loon.

Werkloosheid belasting 

Werkloosheidspremies bieden financiële steun voor mensen tussen banen. 

In de meeste staten zijn werkgevers verantwoordelijk voor het betalen van werkloosheidsbelasting. In sommige staten moeten werknemers echter ook bijdragen.

Federale werkloosheid belasting (FUTA)

Werkgevers betalen een 6% belasting tarief op de eerste $7.000 van het loon betaald aan elke medewerker per jaar. Nadat het loon is bereikt, hoeven ze geen FUTA belasting meer te betalen voor het jaar.

Staatswerkloosheid belasting (SUTA)

Staatswerkloosheid verzekering belasting tarieven en geschiktheid verschillen per staat, dus je zult moeten controleren en controleren van uw werknemers individuele staatsvoorschriften. Remote kan dit voor u doen en ervoor zorgen dat u te allen tijde de juiste bedragen inhoudt en betaalt, waar uw mensen zich ook bevinden.

Hoe bereken je werkgevers Payroll belastingen in de VS?

Zoals gezegd bent u verantwoordelijk voor het inhouden en betalen van Payroll Tax namens uw werknemers. Dit omvat FICA, FUTA, en inkomen belasting. 

Uw werknemers ontvangen op het einde van het jaar een formulier W-2 met een overzicht van hun loon en ingehouden belastingen. Ze hebben dit formulier nodig om hun individuele inkomen belastingaangiften in te dienen, en om eventuele kredieten of aftrekposten te claimen waarvoor ze in aanmerking komen. 

Voordat u in berekeningen springt, moet u eerst belasting informatie van uw werknemers verzamelen via de volgende documenten: 

• Formulier I-9: Dit formulier controleert of uw werknemers in aanmerking komen om in de VS te werken en is vereist voor al het personeel. 

• Formulier W-4: Zoals gezegd bepaalt dit formulier hoeveel belasting u inhoudt. 

• Staats- en lokale belasting formulieren: Sommige staten hebben hun eigen inhoudingsformulieren. 

Berekening van federale en staatsbelastingen

De specifieke tarieven en berekeningen voor federale en staats inkomsten belasting inhouding zijn afhankelijk van het inkomen van elke medewerker, het indienen van de status, en de staat ingezetenschap.

Federale inkomsten belasting bronheffing

Op het W-4-formulier van elke medewerker staat hun indieningsstatus en het bedrag aan inkomsten belasting dat ze op elk van hun loonstrookjes moeten inhouden.

Staats bron van inkomsten belasting

Zoals besproken, sommige staten vereisen dat u de staat inkomen belasting inhouden op het loon van uw werknemers. Controleer met de autoriteiten van elke staat om de exacte tarieven te bepalen.

FICA-belastingen berekenen

Om FICA-belastingen te berekenen, moet u het brutoloon van elke medewerker berekenen (d.w.z. hun totale loon voordat belastingen of andere aftrekposten worden opgenomen). 

Sociale zekerheid

Zodra u het brutoloon kent, vermenigvuldigt u dit met het tarief Sociale Zekerheid (6,2%). 

Als uw medewerker verdient $2.000 in bruto loon in een loon periode, zou hun sociale zekerheid bijdrage $124 ($2.000 x 6,2%) zijn. Je zou ook $124 moeten bijdragen.

Medicare

Om de Medicare belasting te berekenen, vermenigvuldigt u het totale brutoloon van de medewerker met het Medicare tarief (1,45%).

Nogmaals, als uw medewerker $2.000 verdient, zou hun bijdrage $29 zijn ($2.000 x 1,45%). Je zou ook $29 moeten bijdragen. 

Berekening van FUTA en SUTA belastingen

Alleen de eerste $7.000 van het jaarloon van een medewerker zijn onderworpen aan FUTA belasting. Om te berekenen hoeveel u verschuldigd bent, vermenigvuldigt u het belastbare loon met het FUTA belasting tarief (6%).

Als uw medewerker $60.000 per jaar verdient, hoeft u alleen belasting te betalen over de eerste $7.000. Daarom zou uw jaarlijkse FUTA-bijdrage $ 420 ($ 7.000 x 6%) zijn.

Het is echter belangrijk om op te merken dat u een FUTA belasting tegoed kunt claimen van maximaal 5,4% op de betaalde belastingen, waardoor het tarief effectief wordt verlaagd naar 0,6%.

In tegenstelling tot FUTA-tarieven, die in het hele land hetzelfde zijn, kunnen SUTA-tarieven aanzienlijk variëren. Elke staat heeft ook zijn eigen betalingsproces, dat kan variëren van maandelijks tot driemaandelijks.

Hoe zit het met onafhankelijke contractanten?

Zelfstandigen worden als zelfstandigen aangemerkt en zijn dus zelf verantwoordelijk voor het indienen en betalen van hun belastingen. Dit betekent dat u geen Payroll hoeft in te inhouden of af te dragen bij het betalen van een contractor. 

U bent echter verplicht betalingen van $ 600 of meer aan 1099 contractanten te melden aan de Internal Revenue Service (IRS) met behulp van Form 1099-NEC. Dit helpt de IRS ervoor te zorgen dat aannemers hun inkomen correct rapporteren.

Zorg dat u uw aannemers echter niet verkeerd classificeert. Dit kan lead tot boetes, boetes en achterstallige betalingen, evenals aanzienlijke reputatieschade.

Onze medewerker misclassificatie risico tool kan u helpen de status van uw teamleden te bepalen.

Wanneer worden medewerker betaald door werkgevers in de VS?

De timing van de betalingen hangt over het algemeen af van twee belangrijke factoren:

• Het soort belasting dat wordt betaald: Verschillende belastingen hebben verschillende deposito schema's. 

• Het ingehouden bedrag: De IRS heeft specifieke regels rond het totale bedrag van de belastingen die kunnen worden ingehouden gedurende een kwartaal.

Maandelijks stortingsschema

Werkgevers die meer dan $ 50.000 in totaal FICA en federale inkomen belastingen inhouden gedurende een kwartaal moeten belastingen betalen op maandelijkse basis. De vuistregel is om ingehouden belastingen te storten op de 15e van de maand volgend op de loon periode. 

Dus als u uw werknemers op 30 juni betaalt, moet u vóór 15 juli ingehouden belastingen storten. 

Halfwekelijks stortingsschema

Werkgevers die gedurende een kwartaal tussen de $ 7.500 en $ 50.000 aan totale federale inkomens en FICA-belastingen inhouden, moeten een semi-wekelijkse storting doen. 

U bent verplicht om ingehouden belastingen te betalen op de woensdag volgend op de loon periode als uw werknemers werden betaald op de vorige woensdag, donderdag of vrijdag.

Als je werknemers bijvoorbeeld op vrijdag 7 juli hebt betaald, moet je de belasting borg voor woensdag 12 juli indienen.

Hoe worden belastingen door een werkgever aan de overheid betaald?

De wet van het betalen van belastingen is relatief eenvoudig. De handigste manier is om uw ingehouden belasting elektronisch te storten via het Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS). Met dit systeem kunt u ook betalingen vooraf plannen en een bevestiging ontvangen wanneer die betalingen zijn verwerkt.

Remote kan deze stortingen doen namens u, met volledige compliance met de relevante deadlines. 

Payroll belastingen beheren met Remote

Zoals gezegd kan Remote dit allemaal van je bord nemen. Wij zorgen dat uw werknemers snel en nauwkeurig worden betaald, dat alle relevante belastingen worden ingehouden en betaald op federaal, deelstaat- en lokaal niveau, en dat aan alle rapportage- en papierwerkverplichtingen wordt voldaan.

Onze lokale, interne experts kunnen u ook adviseren over uw belasting opties, en support en begeleiding bieden wanneer dat nodig is.

Dit is ook niet alleen beperkt tot de VS. Als u teamleden in verschillende landen heeft, kunt u alle aspecten van uw Payroll beheren via ons centralized global payroll system. 

Om te zien hoe het werkt — en om te leren hoe we al uw Payroll hoofdpijn kunnen verwijderen — boek een demo met een van onze vriendelijke experts vandaag!

Vertrouw op de leider op het gebied van payroll in meerdere landen volgens G2 en blijf compliant

Neem je internationale team aan en betaal je teamleden met Remote. Werk samen met ons team van internationale belastingexperts.

Aan de slagBoek een demo