人事チーム向けオンボーディングチェックリスト

人事担当者として、新入社員がチームに参入する前にオンボーディングを開始するようにしてください。オンボーディング前は、勤務初日までに新入社員の準備を整えます。事務作業を削減し、新入社員への配慮を示し、オンボーディングプロセスに人間味を持たせることができます。

• 歓迎メール
  新入社員を歓迎するメールを送信します。職務内容や指揮命令系統などの指示も記載します。

• 内定通知書および雇用契約書
  署名済みの内定通知書と雇用契約書を送付、受領、保管します。

• IT環境とワークステーションのセットアップ
  必要な機器（ノートパソコン、電話など）やソフトウェアへのアクセス権を手配します。

• 書類
  税金、口座振込情報、緊急連絡先など、個人情報や雇用に関する書類の記入を求めます。

• 会社のハンドブック
  会社の方針、文化、期待事項が掲載された従業員ハンドブックを提供し、目を通してもらいます。

• オンボーディングとオンボーディングサポーターのスケジュール
  研修や自己紹介ミーティングなど、最初の週のスケジュールを計画します。新入社員が会社に馴染みやすくなるように、オンボーディングサポーターを任命します。

新入社員を一人ひとり歓迎し、祝意を伝えましょう。チームメンバーの勤務初日は、企業にとっても好印象を与えるチャンスです。

• 一人ひとりを歓迎
  新入社員には一人ひとりに挨拶し（リモートチームの場合はオンラインで）、他のチームメンバーに紹介します。

• 作業スペースのセットアップ
  作業スペースを整え、必要な機器がすべて機能するように準備します。新入社員のメールと指定されたソフトウェアが機能しているか確認します。

• 書類手続きの完了
  必要な書類がすべて記入され、提出されているかを確認します。チームメンバーとともに、提出された書類が正確で、最新の内容であることを確認します。

• オリエンテーション
  会社とチームの概要を説明します。職務の期待事項や安全手順など、強調する必要のある主な規定を確認します。

新メンバーが快適に働けるよう、職務別の研修でスキルを身に付けてもらいます。 

• 職務別の研修
  職務別の研修を開始し、職務の期待事項を明確に定め、新入社員に役立つ資料を提供します。

• チームメンバーとの懇談
  新入社員が、これから一緒に働く同僚や関係者と話す時間を設けましょう。

• メンター制度
  新入社員が職務に慣れるようサポートする、メンターを指定します。

• フィードバックの交換
  非公式のチェックインを実施し、新入社員からの質問や懸念に対応します。 

この時期に、新入社員は徐々にチームや会社に慣れていきます。新入社員が自分の職務に十分慣れることができるよう、オンボーディングプログラムをしっかり進めましょう。 

• 継続的な研修・能力開発
  職務別の研修プログラムを継続的に実施します。

• パフォーマンス目標
  最初のパフォーマンス目標を設定し、期待事項を確認します。

• チームの統合
  新入社員にチームミーティングやプロジェクトに参加してもらいます。

最初のレビューミーティング

新入社員の成長やフィードバックについて話し合う場を設けます。オンボーディングプロセスに関するフィードバックを求め、将来に向けて調整します。 

目標は、新入社員が最初の3か月間で自分の職務に十分に慣れることです。 

• パフォーマンスレビュー
  オンボーディングプログラムの終了を労います。90日間のパフォーマンスレビューを行い、成果、改善点、将来の目標について話し合います。

• チェックインの実施
  必要に応じて1対1の面談を継続的に実施します。従業員がオンボーディングプログラムを終了しても、個別の面談を継続的に実施すれば、常に何でも話し合うという組織のオープンな姿勢を示すことになります。