Navegar una nueva era de movilidad global con un cumplimiento normativo inquebrantable

Para las empresas con una plantilla móvil, el cumplimiento sólido de las leyes de inmigración, fiscales y de seguridad social siempre ha sido una prioridad innegociable.

La próxima implantación por parte de la Unión Europea del Sistema de Entrada/Salida (EES) y del Sistema Europeo de Información y Autorización de Viajes (ETIAS) representa una evolución significativa en la gestión de fronteras. Estos nuevos sistemas totalmente digitales crean un nivel de transparencia sin precedentes, reforzando la necesidad de prácticas diligentes de cumplimiento.

Los dos nuevos sistemas explicados

Es crucial entender los dos sistemas distintos pero interconectados que transformarán digitalmente la gestión de fronteras en Europa:

• Sistema de Entrada/Salida (EES): el sello digital
  • Qué es: un sistema informático automatizado que registra electrónicamente la entrada y salida de nacionales no pertenecientes a la UE/EEE, reemplazando los sellos manuales en el pasaporte.
  • Objetivo: rastrear con precisión las fechas de viaje, calcular las estancias permitidas (como la regla de 90/180 días) y detectar a quienes exceden la estancia.
  • A quién afecta: todas las personas no pertenecientes a la UE/EEE que viajen dentro y fuera de la UE por estancias cortas, incluidas tanto las que necesitan visado como las exentas, y quienes tengan permisos de corta duración.
    
    
• Sistema Europeo de Información y Autorización de Viajes (ETIAS): la preautorización de viaje
  • Qué es: un sistema de autorización previa al viaje para nacionales exentos de visado, similar al ESTA en Estados Unidos.
  • Objetivo: realizar evaluaciones de riesgo en materia de seguridad y migración antes de que un viajero exento de visado llegue a la frontera de la UE.
  • A quién afecta: específicamente, las más de 59 nacionalidades que gozan de acceso sin visado al espacio Schengen.

Calendario oficial

• 12/10/2025: el Sistema de Entrada/Salida (EES) inicia su lanzamiento por fases, lo que dará lugar a una recopilación de datos más sólida.
• 10/04/2026: se espera que el EES esté plenamente operativo en todos los Estados miembros.
• Mediados de 2026 o más tarde: comenzará la implantación del ETIAS, tras el lanzamiento exitoso del EES.

El impacto en tu empresa: un nuevo nivel de precisión

El paso hacia la «transparencia total» es una evolución natural en la movilidad global. Durante años hemos defendido la importancia de un seguimiento preciso de los viajes; los nuevos sistemas EES y ETIAS simplemente convierten esto en una realidad para todos. El registro digital de la presencia física de un empleado será preciso e indiscutible, lo que hace que nuestras soluciones integrales sean más esenciales que nunca.

Impacto directo sobre las personas no pertenecientes a la Unión Europea

Para las más de 59 nacionalidades exentas de visado, el proceso de viaje ahora incluirá una preautorización fundamental que abarca:

• Nueva exigencia de ETIAS: a partir de mediados de 2026, deberán solicitar y obtener una autorización ETIAS antes del viaje.
• Aplicación estricta de la regla 90/180 días: el EES rastreará digitalmente su estancia, aplicando automáticamente el límite de estancia corta. Como siempre, las estancias superiores conllevarán sanciones y prohibiciones de entrada.
• Seguimiento de ausencias prolongadas: para nacionales no pertenecientes a la UE que tengan un permiso de trabajo, los nuevos sistemas fronterizos digitales registrarán automáticamente cualquier ausencia prolongada de la UE, lo que podría dar lugar a consecuencias como la revocación del permiso de trabajo o la denegación del reingreso.
  
  

Para todas las personas no pertenecientes a la UE, el EES significa que su historial de viajes al espacio Schengen será un registro digital permanente y fácilmente accesible para las autoridades en todos los puestos fronterizos del Schengen.

Impacto indirecto en ciudadanos de la UE

Aunque los sistemas EES y ETIAS no rastrean a los ciudadanos de la UE que ejercen su libertad de movimiento, el aumento del escrutinio regulatorio y la aplicación digital sobre los viajes de personas no pertenecientes a la UE crean un efecto halo. Los principios de precisión y responsabilidad se extienden ahora a todas las plantillas móviles, reforzando la importancia de nuestros servicios centrales de cumplimiento para los desplazamientos intra-UE.

Los empleadores deben seguir registrando las ubicaciones de trabajo de sus empleados de la UE para garantizar el cumplimiento de:

• Certificado A1 (A1): un nacional de la UE que trabaje temporalmente en otro Estado miembro está legalmente obligado a disponer de un certificado A1 para acreditar su situación en materia de seguridad social.
• Directivas sobre trabajadores desplazados: los empleadores tienen obligaciones administrativas específicas cuando «desplazan» a un trabajador a otro país de la UE.
• Responsabilidades fiscales: el riesgo de generar una obligación fiscal corporativa o personal en otro país es una preocupación constante que ayudamos a nuestros clientes a gestionar.
• Seguimiento de la residencia habitual: las ausencias prolongadas de la Unión Europea o de los estados miembros podrían provocar un cambio en la residencia habitual. Dicho cambio podría afectar potencialmente la residencia fiscal, la elegibilidad para prestaciones sociales o la cobertura de la asistencia sanitaria pública.

Plan de acción recomendado para empresas

Las nuevas políticas subrayan la necesidad de medidas proactivas de cumplimiento que hemos defendido durante mucho tiempo. Las empresas deben actuar ahora para reforzar su preparación.

• Revisa y actualiza las políticas: asegúrate de que las políticas de viaje, trabajo (en) remoto y visitantes de negocios reflejen estas nuevas realidades para todos los empleados.
• Forma a tu plantilla: informa a los viajeros frecuentes y a sus responsables sobre la importancia de estos cambios y sus responsabilidades personales.
• Implanta evaluaciones previas al viaje: establece un proceso para comprobar los requisitos de inmigración, fiscales y de seguridad social antes de reservar el viaje.
• Invierte en tecnología de seguimiento: una solución tecnológica para registrar con precisión los días de trabajo de los empleados es más esencial ahora que nunca.
  
  

No adaptar tus programas de cumplimiento siempre conllevará consecuencias graves.

Podemos ayudarte a mitigar este riesgo. Los servicios de RR. HH. globales de Remote pueden ayudarte rápida y fácilmente a contratar, pagar y gestionar a tu equipo sin importar dónde estés. Podemos ayudarte a facilitar la reubicación mundial de empleados con asesoramiento experto en visados y cumplimiento normativo.

Alianzas para un cumplimiento proactivo

Navegar por el panorama en evolución del cumplimiento de los viajes internacionales es lo que hacemos. Remote ofrece soluciones especializadas para garantizar que los programas de viaje de tus empleados no solo sean productivos, sino que además estén fundamentados en el cumplimiento.

Nuestras evaluaciones integrales y nuestra orientación para todas las formas de trabajo transfronterizo son de confianza para empresas líderes en todo el mundo. Siempre hemos sido expertos en este campo y ahora estamos preparados para gestionar los nuevos cambios y ayudarte a analizarlos con confianza. Nuestro análisis experto abarca todas las áreas críticas:

• Evaluación de riesgo de inmigración (orientación sobre visados, EES y ETIAS)
• Cobertura de seguridad social (apoyo con el Certificado A1 / Certificado de cobertura)
• Análisis fiscal y de nóminas (determinación del salario prevaleciente y de las retenciones)
• Deber de cuidado (protección frente a la responsabilidad del empleador y seguro de salud)
  
  

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