Cómo contratar y pagar a trabajadores remotos en Alemania

Si buscas ampliar tu equipo global, contratar a empleados en Alemania es un muy buen punto de partida. Alemania es la mayor economía de Europa y una de las mayores del mundo, por lo que seguro que encontrarás empleados potenciales con la experiencia y las aptitudes necesarias para ayudarte a ampliar tu negocio.

Como en la mayoría de los países, la ley de empleo alemana se define tanto a través de la legislación como de la jurisprudencia. Para evitar multas u otras complicaciones legales, debes cumplir todas las normas y reglamentos locales, y en Alemania hay un montón. Para ayudarte a manejarte en el mercado laboral alemán y hacer que tus empleados remotos estén a gusto, hemos resumido lo más importante sobre la contratación de empleados remotos en Alemania.

¿Cómo pagan las empresas extranjeras a los trabajadores remotos en Alemania?

Antes de lanzarte a contratar a tu próximo empleado remoto en Alemania, tienes que saber cómo pagarle como empresa extranjera.

Si quieres hacerlo por tu cuenta, necesitas una entidad local propia para contratar a empleados en Alemania y meterlos en nómina. Si no tienes una entidad local allí, puedes trabajar con un empleador por cuenta ajena (EOR) para que contrate a trabajadores en tu nombre en el país. Como miembro de la eurozona, Alemania exige a las empresas que paguen a sus empleados en euros.

Abrir una entidad jurídica en Alemania

Si quieres expandir tu negocio en Alemania a largo plazo y contratar a muchos empleados locales, abrir una entidad jurídica puede ser una buena estrategia. Lo único es que abrir una entidad jurídica en Alemania entraña un papeleo y unos costes considerables, como contratar asistencia jurídica y registrarse en una cámara de comercio alemana.

En Alemania hay 79 cámaras de comercio, sin contar las del extranjero. Antes de afiliarte a una cámara de comercio determinada, debes investigar cuál se adecúa más a tu empresa. Los objetivos de la empresa, el capital mínimo, los socios fundadores o accionistas y la responsabilidad son vitales para decidir el tipo de estructura jurídica en Alemania. Para elegir la categoría adecuada para tu empresa y hacer seguimiento del registro necesitarás una ayuda jurídica importante.

Trabajar con un empleador por cuenta ajena

Trabajar con un EOR en Alemania te permite contratar a empleados alemanes rápidamente sin necesidad de abrir tu entidad propia allí. Puede que te interese trabajar con un EOR alemán por varias razones:

• No quieres gastar tiempo y dinero en abrir una entidad en Alemania.

• Tus planes inmediatos son contratar a menos de 25 empleados en Alemania.

• Necesitas contratar a trabajadores en tu nombre antes de tener lista la entidad.

En cuanto al último punto, muchas empresas optan por trabajar con EOR para contratar a trabajadores de inmediato aunque tengan previsto abrir una entidad en el futuro. Una empresa puede emplear a trabajadores a través de un EOR para empezar y, luego, transferirlos a la entidad propia de la empresa una vez que esté en marcha.

Qué partes del salario son imponibles en Alemania

Los impuestos constituyen una parte importante de la ecuación de trabajar y contratar en Alemania, que ya es enormemente compleja de por sí. Puede costar entender dónde pagan impuestos los trabajadores remotos, pero los empleados suelen pagar impuestos donde viven, y Alemania no es una excepción en ese sentido.

Los salarios abonados en virtud de la nómina alemana están sujetos a impuestos sobre el salario. Estos impuestos los retiene el empresario y los imputa a la cuota final anual del impuesto sobre la renta. Si no tienes entidad jurídica en Alemania, el impuesto lo retiene tu EOR.

¿Cuáles son los tipos de los tramos impositivos en Alemania?

Como ocurre en muchos países europeos, Alemania utiliza tramos impositivos progresivos; cuatro, para ser exactos. Aquí tienes los tipos y tramos impositivos para el ejercicio fiscal 2021:

• El primer tramo tiene un tipo del 0 %. Se aplica a los contribuyentes solteros que ganan menos de 9744 € o 19 488 € en el caso de un matrimonio.

• El segundo tramo impositivo tiene un tipo progresivo que empieza en el 14 % y llega hasta el 42 %. Se aplica a contribuyentes solteros que ganen entre 9744 y 57 918 €, y entre 19 488 y 115 863 € en el caso de un matrimonio.

• El tercer tramo impositivo, con un tipo del 42 %, es para contribuyentes solteros que obtengan entre 57 918 y 274 612 € de ingresos imponibles o un matrimonio que obtenga entre 115 863 y 549 224 €.

• Cualquier contribuyente soltero que gane más de 274 612 € o matrimonio que gane más de 549 224 € paga un tipo del 45 %.

Deducciones fiscales más comunes para trabajadores remotos en Alemania

Los contribuyentes alemanes pueden deducirse algunos gastos. La mayoría de las deducciones se aplican a todos los empleados, mientras que otras se aplican específicamente a los que trabajan a distancia.

Contribución a organizaciones benéficas

Los contribuyentes alemanes pueden deducirse hasta el 20 % de los pagos efectuados a organizaciones benéficas alemanas. Algunas contribuciones benéficas internacionales también pueden deducirse. En Alemania, los impuestos a la Iglesia son deducibles por completo.

Costes de cuidado de los hijos

En Alemania, los trabajadores pueden deducirse una parte de los gastos de cuidado de los hijos, siempre que cumplan determinados requisitos. El importe deducible es de hasta un máximo de 4000 € anuales para los hijos menores de 14 años. Los padres de hijos con discapacidad pueden seguir deduciéndose el importe íntegro cuando el hijo cumpla los 14 años.

Gastos de educación de los hijos a cargo

Los padres que ayuden económicamente a sus hijos a pagar estudios superiores pueden deducirse el 30 % de los gastos de matrícula si el hijo asiste a un centro privado reconocido en un país de la UE o el EEE. Esta deducción está limitada a 5000 € anuales por hijo.

Pensión alimenticia

Los contribuyentes individuales pueden deducirse hasta 13 805 € de sus ingresos imponibles en concepto de pensión alimenticia.

¿Las dietas son imponibles en Alemania?

Los empleados alemanes que viajan por trabajo suelen recibir dietas para las comidas. Las dietas son la única forma de reembolsar las comidas personales a los empleados en Alemania sin tener que pagar impuestos.

En 2020, se ajustaron los índices de las dietas de los empleados alemanes: los empleados perciben 14 € en dietas por un viaje de entre 8 y 24 horas, y 28 € por un viaje de más de 24 horas.

Cuando se ofrecen comidas sin coste, como un desayuno en un hotel o el almuerzo en un congreso, hay que deducir un porcentaje de las dietas de ese día concreto. Para el desayuno, la deducción es del 20 %, y para el almuerzo y la cena, del 40 %.

Las dietas libres de impuestos solo cubren los costes de las comidas. Los vuelos, el transporte in situ, el alojamiento y los costes derivados de las reuniones con los clientes no entran en las dietas. La empresa debe reembolsar estos gastos mediante una solicitud aparte.

¿Qué retenciones en nómina tienen que aplicar las empresas en Alemania?

En Alemania, las empresas deben retener una parte de las nóminas y pagar las cuotas reglamentarias cada mes a la administración fiscal. Algunas de estas retenciones proceden del salario del trabajador, y otras las paga la empresa.

A continuación, te indicamos los costes que puedes esperarte, así como lo que debes retenerles a los empleados del salario.

¿Quieres ver un desglose completo de los costes laborales de las nuevas contrataciones en Alemania? Pues échale un vistazo a nuestra calculadora del coste por empleado gratuita.

Cuotas mensuales reglamentarias por parte de la empresa en Alemania

Alemania tiene un programa de bienestar sólido. La mayoría de las cuotas mensuales reglamentarias se reparten a partes iguales entre la empresa y el empleado, salvo el seguro de accidentes, que corre a cargo del empresario íntegramente.

Pensión de jubilación en Alemania

Alemania cuenta con un sistema público de jubilación que cubre una pensión básica. La cotización actual es del 18,6 % del salario neto anual. La cotización se reparte a partes iguales entre la empresa y el empleado, que pagan cada uno el 9,3 % del salario neto al mes.

Puedes optar por ofrecer un plan de pensiones adicional, financiado por la empresa, para captar y retener al personal.

Sanidad pública

La mayoría de la población alemana está cubierta por la sanidad pública. La cotización total a la sanidad asciende al 14,6 % del salario mensual, que también se divide a partes iguales entre la empresa y el empleado (7,3 % cada cual).

Seguro de dependencia

Tanto tus empleados como tu empresa cotizan al régimen público de cuidados de larga duración, que cubre una parte de los costes de cuidado personal necesarios si un trabajador sufre una incapacidad importante. La contribución total es del 3,5 %, es decir, del 1,525 % cada parte.

Seguro de accidentes

El seguro de accidentes reglamentario, o indemnización de los trabajadores, es uno de los seguros sociales alemanes más antiguos. Este programa asegura a los trabajadores en caso de lesiones o enfermedades contraídas en el ejercicio de su actividad laboral, así como en caso de lesiones sufridas de casa al trabajo o viceversa. La empresa tiene que hacerse cargo de esta cotización, que asciende al 1,18 % del salario neto mensual.

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¿Cuál es el salario mínimo en Alemania y cómo funcionan las horas extras?

El salario mínimo por hora para 2022 en Alemania ha subido a los 12 €/hora desde los 10,45 €/hora que había de julio a octubre de 2022. A los empleados que trabajan en un sector con convenio colectivo se les puede aplicar un salario mínimo más elevado.

La mayoría de los empleados en Alemania trabajan 40 horas semanales repartidas en cinco días a la semana. La Ley sobre la jornada de trabajo (Arbeitszeitgesetz) limita el horario laboral de los empleados alemanes a un máximo de ocho horas por jornada laboral y 48 horas semanales.

Según la legislación alemana, si un empleado hace horas extras, el límite es de dos horas al día. Un empleado no puede superar una jornada laboral media de ocho horas durante un periodo de seis meses. Para que los empleados se mantengan en esa media, las horas extras suelen compensarse en forma de permiso retribuido.

¿Cuál es la legislación laboral en Alemania?

La ley de empleo alemana protege mucho a los trabajadores. En Alemania, los derechos de los trabajadores se rigen por (entre otras leyes) el Código Civil alemán, varias leyes federales como la Ley de trabajo a tiempo parcial y de duración determinada, la Ley de cesión de trabajadores, la Ley de vacaciones, la Ley de protección de la maternidad y la Ley de protección contra el despido.

Pagar a los trabajadores alemanes como autónomos

Puede resultar tentador contratar a un trabajador por cuenta propia alemán para ahorrarte engorros administrativos. Sin embargo, si contratas a un autónomo cuando debería ser un empleado, tu empresa se expone a riesgos sustanciales de cara al futuro en Alemania. No solo te arriesgas a multas elevadas, sino que también podrías incurrir en un delito penal.

Dicho esto, contar con autónomos que estén clasificados correctamente puede ser una opción ideal para aprovechar el talento alemán en tu empresa. Conviene tener en cuenta los pros y los contras de los trabajadores por cuenta propia frente a los empleados antes de tomar una decisión.

¿Qué se considera un trabajador por cuenta propia en Alemania?

La principal diferencia entre un trabajador por cuenta propia y uno por cuenta ajena en Alemania radica en el nivel de libertad de cada uno. Un trabajador por cuenta propia tiene libertad para controlar su forma de trabajar y de llevar a cabo sus servicios. Los empleados, por su parte, acatan las instrucciones del empresario.

La legislación laboral alemana da prioridad al fondo sobre la forma a la hora de determinar si una relación es de autónomo o empleado. Esto significa que, si un autónomo trabaja como si fuera un empleado, legalmente se considera un empleado y puede exigir protección contra el despido improcedente, permisos retribuidos y otras prestaciones.

Consulta a expertos locales para evitar el riesgo de clasificar erróneamente a tus empleados como autónomos en Alemania. Si hace falta, puedes utilizar un EOR para convertir a tus autónomos alemanes en empleados y evitar así posibles sanciones por clasificación errónea.

Cómo convertir a un autónomo en empleado en Alemania

En algún momento, puede que un autónomo que viva en Alemania sea convierta en una pieza clave de tu negocio. Si es así, quizá haya llegado el momento de convertirlo en empleado.

Un empleado puede costar menos que un autónomo, ya que los autónomos suelen cobrar tarifas por hora más altas por sus servicios. Aun con las prestaciones que requiere un empleado, el ahorro en comparación con las facturas de los autónomos (más las prestaciones intangibles que entraña una relación laboral más estrecha) es demasiado como para no tenerlo en cuenta.

Remote tiene mucha experiencia en la conversión de autónomos a empleados en Alemania. Aunque no cuentes con una entidad jurídica en Alemania, puedes convertir a tus autónomo en empleados sin necesidad de constituir una gracias a los servicios de EOR de Remote para Alemania.

Cómo pagar a los empleados remotos en Alemania con un EOR

Un EOR alemán te permite integrar y gestionar a empleados alemanes sin tener que abrir entidades jurídicas en Alemania. Al trabajar con un EOR alemán, puedes hacer crecer tu equipo allí de forma rápida, fácil y asequible, sin los gastos que conlleva montar una entidad ni el riesgo de trabajar con autónomos mal clasificados. Dado que existen muchos tipos de EOR, es importante saber cómo elegir el EOR adecuado para tu empresa.

Para pagar a los empleados de Alemania a través de un EOR, basta con abonarles el salario con normalidad, más las cotizaciones empresariales pertinentes a los programas sociales, además de la comisión de gestión del EOR. Asegúrate de trabajar con un EOR que cobre un precio fijo, ya que los sistemas de precios por porcentaje te obligan a pagarle más al EOR si le subes el sueldo a tu empleado.

La garantía de precio justo de Remote te asegura una tarifa plana de EOR en Alemania, sin depósitos, tarifas ocultas ni sorpresas desagradables. Con Remote, puedes integrar a empleados en Alemania fácil y rápidamente a través de nuestra entidad local propia por una tarifa plana, que se fija en función de los salarios de tus empleados y nunca cambia. Tanto si quieres integrar a un empleado como a todo un equipo, Remote te lo pone fácil y a un precio asequible.

Incluso si tienes previsto abrir una entidad en Alemania en algún momento, trabajar con un EOR es una gran manera de empezar. Contrata a empleados a través de un EOR para que empiecen a trabajar contigo de inmediato y, una vez que termines de constituir tu entidad, podrás transferirlos ahí desde el EOR. Dado que las leyes de registro alemanas pueden ser complicadas, esto viene de perlas para acelerar la contratación en Alemania sin salirte del presupuesto.

Pagar y contratar a trabajadores remotos en Alemania con Remote

No hace falta poseer una entidad en Alemania para trabajar con grandes talentos de allí. Si te estás planteando sumergirte en el mercado laboral alemán cuanto antes y sin problemas, merece la pena trabajar con un socio de confianza como Remote.

Gracias a nuestros expertos en plantilla, que conocen perfectamente el mercado laboral alemán, podemos ayudarte a contratar e integrar a empleados en Alemania de forma rápida y eficaz. Consulta la sección de Alemania de nuestro explorador de países para obtener más información sobre cómo contratar a trabajadores allí o para empezar hoy mismo.

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