Cómo liderar equipos distribuidos: 10 claves de éxito

Los equipos distribuidos te dan acceso a una amplia reserva de talento repleto de experiencia, conocimientos locales y los mejores expertos del sector. Trabajar con equipos distribuidos te ofrece esa ventaja competitiva para superar a tus competidores.

En este artículo, analizamos qué son los equipos distribuidos, explicamos cómo pueden beneficiar a tu empresa y repasamos algunos retos que podrías afrontar. También te ofrecemos 10 consejos para apoyar a un equipo distribuido.

¿Qué es un equipo distribuido?

Un equipo distribuido está formado por miembros ubicados en distintos lugares, e incluso en diferentes husos horarios.

La definición exacta de equipo distribuido es amplia. No existe un límite estricto sobre cuántas ubicaciones debe ocupar un equipo para que se «cuente» como distribuido.

Por ejemplo, podrías tener un equipo distribuido formado por 20 empleados remotos que trabajan desde 20 países distintos. O podrías tener un equipo distribuido de siete empleados que trabajan en una ubicación y dos empleados remotos que trabajan en otra. Lo único que se requiere para cumplir la definición es que el equipo no trabaje desde una única ubicación.

Al crear un equipo distribuido, abres la puerta a todas las ventajas de ser una empresa global desde el primer momento. Esto incluye mayor competitividad y acceso a un mercado más amplio.

Ser global desde el primer momento significa cambiar la mentalidad de local a internacional. Significa crear un equipo multinacional para acceder al mejor talento, aprovechar diversas perspectivas de mercado y disfrutar de la flexibilidad que ofrece un equipo global.

Los equipos distribuidos poseen una gran cantidad de conocimientos, pero también presentan desafíos singulares. Por ejemplo, puede llevar tiempo encontrar la forma de comunicarse y colaborar eficazmente, ya que los miembros rara vez, o nunca, coinciden en el mismo lugar y a la misma hora.

¿La buena noticia? Con las herramientas adecuadas y un cambio de perspectiva, los equipos distribuidos pueden funcionar incluso mejor que los equipos centralizados.

¿En qué se diferencian los equipos distribuidos, los equipos remotos y los equipos híbridos?

La diferencia entre equipos distribuidos, remotos e híbridos puede resultar confusa para los responsables que buscan crear una plantilla global. Veamos qué significa cada uno.

Equipos distribuidos

En un equipo distribuido, los miembros están repartidos por varias ubicaciones geográficas y, quizás, por distintos husos horarios. Pueden trabajar de forma remota o desde diferentes oficinas. Los equipos distribuidos suelen tener un enfoque global desde el primer momento, pero también pueden estar distribuidos dentro del mismo país.

Equipos remotos

En un equipo remoto, todos los miembros desempeñan sus funciones de forma remota. No es necesario que vivan en distintas ciudades: lo que ocurre es que no disponen de una oficina central.

Equipos híbridos

En los equipos híbridos, las personas trabajan tanto de forma remota como desde una oficina central, a menudo ciertos días de la semana. Normalmente, los miembros viven relativamente cerca porque se desplazan a la misma oficina los días de presencia física.

Sin embargo, también puedes tener un equipo híbrido global. Por ejemplo, podrías tener oficinas en distintos países con miembros que trabajan tanto en casa como en diversas oficinas.

Ventajas de utilizar un modelo de trabajo distribuido

Adoptar un modelo de trabajo distribuido puede abrir el camino al éxito duradero para las empresas que desean ampliar su alcance y su conocimiento del mercado.

Las ventajas de utilizar un modelo de trabajo distribuido incluyen lo siguiente:

Acceso a una cantera de talento más amplia

Tu empresa puede contratar talento desde cualquier lugar del mundo, ya que no está limitada por la ubicación ni por el huso horario.

La reserva de talento global está llena de mentes brillantes, personas motivadas y referentes dispuestos a impulsar tu presencia en el mercado.

Puedes captar talento internacional de primer nivel con horarios flexibles, salarios competitivos y la oportunidad de trabajar con personas afines. No olvides usar plataformas internacionales como Remote Talent para encontrar a los mejores candidatos en todo el mundo.

Conocimiento de mercados diversos

Con miembros del equipo ubicados en distintos lugares, tu empresa obtiene información sobre la cultura y las prioridades de los clientes en esas zonas. Esto significa que entiendes mejor los mercados de esos países y tienes más oportunidades para expandir tu marca.

Mejor acceso a clientes locales

Cuanto más extendido esté tu equipo, más pueden ampliarse tus horas de trabajo. Si tienes empleados que trabajan desde distintos husos horarios, puedes ajustar el horario comercial de tu empresa para estar disponible 24/7.

Si quieres alinear tu horario con un mercado objetivo específico, puedes contratar intencionadamente empleados de una ubicación cercana para centrarte en ese mercado.

Mayor rentabilidad

Los equipos distribuidos pueden beneficiar económicamente tanto a empleados como a empleadores. Los empleados ahorran en desplazamientos si trabajan de forma remota, y los empleadores reducen costes fijos.

Además de estos ahorros, los empleadores pueden contratar de forma más asequible al crear una plantilla distribuida. Por ejemplo, puedes contratar a un candidato de una zona concreta por mucho menos que a otra persona con las mismas cualificaciones en otra ubicación. Usa la Calculadora de costes para empleados de Remote para calcular cuánto podría costarle a tu empresa contratar desde una ubicación específica.

Mayor flexibilidad de horario

Cuando una empresa sabe que va a adoptar un modelo de trabajo distribuido, facilita horarios flexibles. Las empresas con equipos distribuidos realmente observan una mejor colaboración y comunicación cuando adoptan un enfoque relajado respecto a las horas de trabajo de los empleados.

Los horarios flexibles también tienen un efecto positivo en el bienestar de los empleados. Cuando los empleados pueden establecer sus propias horas, evitan el agotamiento y la fatiga, y disfrutan de un mejor equilibrio entre vida laboral y personal.

Mejora del trabajo en equipo

Aunque comunicarse a través de husos horarios puede ser un reto, las personas pueden colaborar mejor cuando no están en la misma sala.

Los miembros de equipos distribuidos tienen más probabilidades de contribuir por igual a las discusiones mediante comunicación asíncrona. Esto ocurre porque todos tienen la misma oportunidad de compartir sin interrupciones. Por ejemplo, un empleado más reservado puede sentirse más cómodo compartiendo sus ideas a su propio ritmo.

Además, los empleados disponen de un registro por escrito de ideas y discusiones al que pueden remitirse para aclarar cualquier duda, siempre que exista una buena documentación.

Retos potenciales de utilizar un modelo de trabajo distribuido

Adoptar un modelo de trabajo distribuido puede resultar difícil al principio. Si te interesa crear un equipo distribuido, ten en cuenta los siguientes retos potenciales:

• Dificultad para programar reuniones. Los equipos distribuidos suelen trabajar en varios husos horarios y con horarios flexibles. No te obsesiones con encontrar una franja horaria en la que todos puedan asistir. En su lugar, graba las reuniones para los miembros que no puedan asistir o comparte las notas de la reunión para quienes trabajen en diferido.
• Colaboración y reuniones con retraso. Si tu equipo trabaja en distintos husos horarios, la colaboración no siempre puede ser instantánea. Para evitar retrasos en proyectos grupales, adopta flujos de trabajo asíncronos para que los equipos distribuidos puedan colaborar de forma eficaz.
• Aislamiento por trabajo remoto. Los empleados remotos pueden sentirse aislados respecto a sus compañeros y a la organización. Crea una cultura que acerque a los miembros del equipo distribuido, por ejemplo, ofreciendo actividades de team building online.
• Diferencias culturales. Los empleados de equipos distribuidos a menudo proceden de distintos entornos culturales, hablan diferentes idiomas y están acostumbrados a normas sociales diversas. Forma a tus miembros para que comprendan las diferencias culturales y así evitar malentendidos y conflictos.

¿Qué es la gestión de equipos distribuidos?

La gestión de equipos distribuidos consiste en gestionar a los miembros del equipo que trabajan en diferentes ubicaciones. Si tu equipo distribuido es remoto, puede que trabajen desde distintos países y varios husos horarios.

Las responsabilidades de un gestor de equipos distribuidos incluyen lo siguiente:

• Coordinar los horarios de las reuniones.
• Mediar en disputas entre empleados.
• Compartir información sobre los objetivos y el funcionamiento de la empresa.
• Facilitar la colaboración entre empleados.
• Delegar tareas para maximizar la eficiencia.
  
  

Un gestor de un equipo distribuido debe dirigir al equipo de forma que facilite la colaboración, fomente el trabajo en equipo y garantice la misma experiencia para empleados remotos, en oficina e híbridos.

10 consejos para gestionar equipos distribuidos

Incorpora los siguientes consejos para crear un equipo distribuido sólido:

1. Contrata a las personas adecuadas

Incluso el mejor gestor tendrá dificultades para coordinar un equipo que no encaje con la cultura de la empresa.

Al contratar empleados para tu equipo distribuido, asegúrate de incorporar personas con las habilidades y el carácter necesarios para cada puesto. Algunas personas se adaptan mejor al trabajo remoto que otras. Asimismo, unos son excelentes colaboradores, mientras que otros prosperan en proyectos en solitario.

Un buen candidato para un equipo distribuido tiene las siguientes cualidades:

• Mentalidad colaborativa e inclusiva.
• Habilidades de comunicación sólidas.
• Entusiasmo por compartir ideas y conocimientos.
• Disposición a ceder y llegar a acuerdos. 
  
  

Lectura relacionada: Guía para contratar empleados internacionales

2. Adopta flujos de trabajo asíncronos

El trabajo asíncrono ayuda a los miembros del equipo a colaborar en sus propios horarios y evita retrasos en el trabajo grupal. Trabajar de forma asíncrona es vital para los equipos distribuidos porque es poco probable que los miembros trabajen al mismo tiempo.

No olvides que los flujos de trabajo asíncronos exitosos dependen de una planificación exhaustiva y una comunicación clara. Lectura relacionada: Por qué deberías trabajar de forma asíncrona

3. Mejora tu proceso de gestión de integración de empleados

La mejor manera de gestionar la integración de empleados de equipos distribuidos es adaptar cada información e instrucción a un entorno online. Es fácil olvidar que las nuevas incorporaciones pueden sentirse abrumadas, especialmente en un entorno remoto. Por ello, ofrece a los miembros del equipo distribuido una introducción completa (onboarding) a la empresa y al resto del equipo.

Al incorporar nuevas contrataciones, quieres que se familiaricen con los siguientes procedimientos estándar:

• La cadena de mando que deben seguir si tienen preguntas o problemas con su nómina, su trabajo o su vida personal.
• Cómo solicitar tiempo libre.
• Buenas prácticas para tratar con clientes o proveedores.

4. Mantén las reuniones coherentes y estructuradas

Los equipos distribuidos a menudo tienen que adaptarse y asistir a reuniones en horas poco habituales para acomodar a quienes están en distintos husos horarios. Para evitar esfuerzos innecesarios por parte del equipo, mantén las reuniones coherentes y estructuradas.

Esto es lo que queremos decir:

Coherencia

Mantener una hora de reunión predecible cada semana o cada mes permite que los miembros del equipo planifiquen el resto de su agenda alrededor de esas reuniones.

Las reuniones periódicas también ayudan a que el equipo se mantenga conectado. Los miembros pueden plantear inquietudes antes de que se conviertan en problemas mayores, así como informar a sus colegas sobre el progreso de un proyecto.

Consejo profesional: Si trabajas en muchos husos horarios, considera celebrar reuniones en distintos momentos del día durante unos meses. Esta configuración hace que los horarios sean lo bastante estables para ser previsibles, pero no dependen siempre de que un grupo de empleados ceda constantemente sus horas de trabajo.

Estructura

Aunque es importante que los empleados conecten durante las reuniones, no permitas que estas se desvíen con temas irrelevantes. Mantén al equipo centrado en el asunto principal y, si la conversación se aparta, encamina la charla suavemente de nuevo.

Dicho esto, para ayudar a los empleados a conectar entre sí y crear relaciones profesionales saludables, reserva tiempo al final de cada reunión para que los miembros puedan quedarse en línea y charlar de forma informal si lo desean.

Graba y comparte todas las reuniones de la empresa. De este modo, quienes no puedan asistir en directo no se perderán nada y los empleados podrán consultar la grabación para aclarar dudas.

Lectura relacionada: Cómo dirigir reuniones remotas

5. Estructura cada equipo pensando en la colaboración

Si necesitas dividir a tus empleados en grupos, una opción es agruparlos según husos horarios. Esto facilita y acelera el trabajo colaborativo, porque es más probable que los miembros compartan horas de trabajo solapadas.

También puedes organizar reuniones colaborativas en las que interactúen equipos de distintos husos horarios para evitar la formación de silos. Pero, por supuesto, planifica primero el trabajo asíncrono para que todos puedan colaborar independientemente de su ubicación.

6. Usa el software adecuado

El software adecuado es la base de un equipo distribuido exitoso. Junto con una plataforma de comunicación asíncrona y herramientas para reuniones virtuales (que trataremos en breve), necesitas un sistema de gestión de empleados que pueda cubrir las necesidades de una plantilla distribuida.

Una plataforma Recursos Humanos (RR. HH.) globales facilita la gestión y el apoyo a empleados remotos, sin importar dónde vivan. Diseñada para ayudar a empresas internacionales, la plataforma de Remote racionaliza todo el ciclo de vida del empleado al simplificar los procesos de contratación, incorporación, gestión y gestión de salida de empleados.

7. Comunícate en varias plataformas

A los equipos distribuidos les convienen múltiples canales de comunicación. Esto se debe a que distintas formas de comunicación funcionan mejor para diferentes tipos de correspondencia o trabajo.

En lugar de limitar a tus empleados a una única plataforma de comunicación, considera lo siguiente:

• Videollamadas funcionan mejor para conversaciones personales y trabajo colaborativo.
• Correo electrónico es mejor para discusiones continuas.
• Mensajería instantánea es mejor para soluciones rápidas y charlas informales.
  
  

Al usar varias plataformas, establece una fuente centralizada de la verdad para que no haya confusión respecto a las decisiones finales ni dudas sobre las responsabilidades de los empleados.

Documenta también el proceso hasta la decisión, de modo que los miembros del equipo puedan compartir sus avances, hallazgos y conocimientos. Esto evita conversaciones repetitivas y aumenta la base de conocimientos de todo el equipo.

8. Entiende y respeta los límites personales

Muchas veces, el trabajo remoto puede difuminar los límites entre la vida laboral y la personal de los empleados.

Da a tus empleados espacio para mantener un equilibrio saludable entre vida laboral y personal. Por ejemplo, un empleado puede establecer un límite por el que no responda correos ni mensajes de trabajo en franjas horarias bloqueadas.

Es importante que los miembros del equipo respeten estos límites y se adapten cuando sea necesario. Enseña a tus colaboradores que no pueden esperar una respuesta inmediata de compañeros remotos y que cada uno tiene su propio horario de trabajo en un entorno remoto.

9. Establece y comunica objetivos claros

Debes esforzarte un poco más para asegurarte de que los miembros de tu equipo distribuido están alineados.

Tener objetivos claros (y pasos definidos que quieres que el equipo siga para alcanzarlos) ayuda a dirigir la atención de todos en la dirección correcta.

Documenta los objetivos de la empresa en un lugar de fácil acceso y anima a los miembros del equipo a consultarlos con frecuencia.

Una vez que hayas comunicado los objetivos de tu equipo, resiste la tentación de la microgestión. Permite que tus empleados definan sus propios horarios y formas de colaborar. Confiar en tu equipo les ayudará a alcanzar sus objetivos y a producir trabajo de alta calidad.

Lectura relacionada: Cómo evitar la microgestión de tus empleados remotos

10. Construye una cultura corporativa unida

Los miembros de equipos distribuidos a veces tienen dificultades para seguir los eventos de la empresa. Para asegurarte de que todos se sientan incluidos y alineados, prueba lo siguiente:

• Comunica las decisiones a través de varios canales de comunicación para garantizar que todos compartan los mismos objetivos.
• Define claramente los objetivos finales para que cada miembro del equipo sepa cuándo un proyecto se considera finalizado.
• Crea directrices claras de resolución de problemas que describan qué deben hacer los empleados si se encuentran con un problema con un compañero, un cliente o una tarea de trabajo.

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