Comment configurer le dépôt direct pour vos employés aux États-Unis

Le versement de la paie ne doit pas être une source de stress, ni pour vous ni pour votre équipe. Si vous imprimez encore des chèques, gérez les virements manuellement ou demandez à vos employés de suivre leurs paiements, il est grand temps d’adopter une solution plus efficace.

Le dépôt direct est la solution la plus simple et la plus fiable pour payer vos employés. Sa configuration est d’ailleurs bien plus facile qu’il n’y parait.

Découvrez dans cet article comment configurer les dépôts directs pour vos employés aux États-Unis, et comment une plateforme de gestion de la paie automatisée peut accélérer, sécuriser et garantir la conformité du processus dès le premier jour. C’est parti !

Comment fonctionne le dépôt direct de la paie aux États-Unis ?

Aux États-Unis, les dépôts directs sont effectués via le réseau ACH (Automated Clearing House). Ce système électronique permet le transfert de fonds entre établissements financiers. Les employeurs peuvent ainsi verser les salaires directement sur le compte des employés.

Selon la National Automated Clearing House Association (NACHA), aux États-Unis, plus de 90 % des collaborateurs sont payés par dépôt direct, et ce chiffre ne cesse d’augmenter.

Configurer le dépôt direct de la paie aux États-Unis : le guide pas à pas

Lorsque vous faites appel à un fournisseur de services de paie traditionnel ou gérez la paie manuellement, les étapes de configuration des dépôts directs sont généralement les suivantes :

1. Choix d’un fournisseur de services de paie ou d’une banque prenant en charge les virements ACH

Pour effectuer des dépôts directs, vous devez avoir accès au réseau ACH. Cet accès peut être obtenu :

• Par l’intermédiaire d’un fournisseur de services de paie local
• Par le biais de votre banque professionnelle, qui peut proposer des services ACH pour le versement de la paie
• Via une plateforme de paie mondiale comme Remote

Notre conseil : si vous envisagez de vous développer ou d’embaucher du personnel dans plusieurs États (ou à l’international), nous vous recommandons vivement de faire appel à un fournisseur comme Remote, qui prend également en charge la conformité fiscale, les déclarations et la gestion des paiements.

2. Collecte des informations bancaires de vos employés

Vous êtes responsable de la collecte et de la protection des données sensibles de vos employés. Plus concrètement, pour chaque employé, vous devez collecter les informations suivantes :

• Nom complet (correspondant à celui figurant sur les relevés bancaires)
• Nom de la banque
• Numéro de routage (code ABA à 9 chiffres)
• Numéro de compte
• Type de compte (courant ou épargne)
• Formulaire d’autorisation de dépôt direct signé

Il est préférable de demander un chèque annulé ou un justificatif bancaire pour confirmer les informations du compte. Vous devez impérativement conserver tous les documents en lieu sûr et respecter les bonnes pratiques en matière de protection des données.

3. Saisie des informations de vos employés dans votre système de paie

Une fois que vous avez collecté les informations bancaires de vos employés, vous devez les saisir dans la plateforme de paie de votre choix. La plupart des systèmes les vérifient via l'une des deux méthodes suivantes :

• Vérification instantanée via des outils tiers (comme Plaid ou Trustly)
• Test préalable (une transaction de 0 $ est envoyée quelques jours avant le premier versement de la paie pour confirmer le bon fonctionnement du compte)

Veillez à vérifier attentivement les informations, car toute erreur peut retarder ou entrainer le versement du paiement sur le mauvais compte.

4. Planification et versement de la paie

Exécutez la paie selon le calendrier que vous avez défini (hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuel ou mensuel). Dans la plupart des systèmes, la paie doit être validée 2 à 3 jours avant la date de versement pour que les transferts ACH soient effectués à temps.

Vous recevez une confirmation de l’envoi et du traitement des paiements. Veillez à conserver une trace de chaque paiement pour des raisons de conformité et d’audit.

5. Respect de la réglementation de chaque État

Si le dépôt direct est autorisé dans les 50 États américains, certains interdisent aux employeurs de l’imposer. Par exemple :

• en Californie, les employés doivent volontairement consentir au dépôt direct.
• Dans certains États, les employeurs doivent proposer au moins un mode de paiement alternatif.

Vérifiez toujours les lois locales et assurez-vous que votre système de paie respecte les réglementations fédérales et étatiques.

Simplifier la configuration grâce au service de paie Remote

Si vous gérez les dépôts directs de la paie en interne ou via un fournisseur local, ce processus peut être assez manuel et chronophage.

Mais en utilisant une plateforme automatisée comme le service de paie Remote, tout devient simple, rapide et fluide.

Remote prend en charge les prélèvements automatiques ACH : nous prélevons automatiquement les fonds sur le compte bancaire de votre entreprise et transférons les paiements à vos employés. Fini les saisies manuelles et les opérations bancaires complexes !

Le processus est simple comme bonjour :

1. Connectez-vous à votre compte Remote et accédez à « Ajouter un mode de paiement » pour votre entité américaine. Sélectionnez « Prélèvement automatique ACH » (la méthode standard pour effectuer des dépôts directs aux États-Unis).
2. Vérifiez instantanément le compte bancaire de votre entreprise via Trustly, ou effectuez la vérification manuellement en saisissant votre numéro de compte et de routage. Veuillez noter que la vérification manuelle peut prendre jusqu’à deux jours.
3. Une fois votre compte vérifié, vous devez autoriser Remote à prélever des fonds sur votre compte pour assurer la paie. Les dépôts directs sont ensuite effectués automatiquement à la date prévue à chaque cycle de paie.

C’est tout. Une fois les dépôts directs activés, la paie de vos employés est directement versée sur leur compte bancaire de manière fiable et ponctuelle.

Pour connaître en détail le processus de configuration des dépôts directs avec Remote, consultez notre guide d’assistance étape par étape.

Quels sont les délais de réception d’un dépôt direct aux États-Unis ?

Lors du cycle de paie, les paiements ACH sont généralement versés sous un à deux jours ouvrables. Pour éviter cela, Remote planifie les paiements afin que votre équipe soit toujours payée à temps.

Puis-je utiliser les dépôts directs pour payer des freelances aux États-Unis ?

Absolument. Cependant, gardez à l’esprit que le paiement des freelances est traité différemment à des fins fiscales (il n’y a pas de retenue d’impôt ni de déclaration W-2). Remote simplifie le paiement des employés et des freelances en centralisant le processus sur un tableau de bord unique.

Que se passe-t-il lorsqu’un employé change de banque ?

Les employés peuvent mettre à jour leurs informations bancaires en toute sécurité via la plateforme Remote. Vous recevez alors une notification, et Remote vérifie le nouveau compte avant de traiter les prochains paiements.

Quels sont les autres avantages de Remote ?

Les plateformes de gestion de la paie centralisée comme Remote ne se contentent pas de simplifier la configuration des dépôts directs, elles offrent bien d’autres avantages,

dont notamment :

• les calculs automatisés, qui réduisent les risques d’erreurs humaines et garantissent des versements précis de la paie ;
• le respect de toutes les lois fiscales locales, étatiques et fédérales relatives à la paie, même en cas d’évolution réglementaire ;
• la possibilité de développer votre activité dans différents États (et pays) en toute conformité et sans compliquer les processus ;
• une sécurité de niveau bancaire pour protéger vos données financières et celles de vos employés.

Pour en finir avec les complexités liées à la paie, fluidifier vos processus et offrir une expérience de gestion de la paie optimale, contactez l’un de nos experts dès aujourd’hui.