Modèle de politique sur les congés payés (PTO)

Une politique claire et cohérente de congés payés (PTO) renforce la confiance, soutient le bien-être des employés et aide votre entreprise à rester conforme au-delà des frontières. Ce modèle simple et flexible permet de définir facilement l’approche de votre entreprise en matière de congés payés, quel que soit le lieu d’implantation de votre équipe.

Important : Avant d'utiliser ce modèle, vérifiez les lois travail locales et les normes culturelles où travaillent vos employés. Les droits aux prises de force varient considérablement selon les pays ou les régions.

Modèle de politique de prise de force personnalisable

[Nom de votre entreprise]
[Adresse de l'entreprise]
[Email]
[Numéro de téléphone] (facultatif)

Date d'entrée en vigueur: [Insérer la date de début] 

1. Objet de la politique PTO 

La présente politique décrit comment [Nom de l'entreprise] gère les congés payés (CTP) pour les employés éligibles. Il précise qui est admissible à un congé, comment la PTO est acquise ou accumulée, le processus de demande de congé et comment le temps non utilisé est traité. Le but est de garantir cohérence, équité et clarté opérationnelle entre les équipes et les sites.

2. Admissibilité 

Cette politique s’applique à [tous les employés à temps plein / employés qui travaillent plus de X heures par semaine], tels que définis par les normes de classification d’embauche de [Nom de l’entreprise]. L'admissibilité à la PTO peut varier en fonction de facteurs comme le type d'embauche (p. ex., rôles à temps partiel, temporaires ou contrats), le lieu et les règlements locaux applicables. Les droits spécifiques devraient être confirmés dans la lettre d’offre ou le contrat d’embauche de chaque employé.

3. Structure de la prise de force

[Sélectionnez et personnalisez l’une des options suivantes en fonction de la politique de votre entreprise] 

[Option A] Prise de force illimitée

[Nom de l'entreprise] offre une politique de prise de force illimitée pour les employés éligibles. Des congés peuvent être pris au besoin, sous réserve de l'approbation du gestionnaire et d'une couverture adéquate de l'équipe. Bien qu'il n'y ait pas de limite fixe, les employés sont encouragés à prendre au moins [X] jours par année pour favoriser l'équilibre et le bien-être entre le travail et la vie personnelle.

Cette politique est fondée sur la confiance et la responsabilisation mutuelles, et toutes les demandes de congés doivent être soumises et enregistrées par l'entremise de [Plateforme RH ou processus].

[Option B] PTO selon la comptabilité d'exercice

Les employés accumulent des congés payés en fonction de l'ancienneté et de la classification de l'embauche. Le calendrier de comptabilité d'exercice annuel type est le suivant :

• 0–2 années de service: 15 jours par an
• 3 à 5 ans de service: 20 jours par an
• 6+ années de service: 25 jours par an
  
  

Sinon, la prise de force peut s'accumuler comme suit :

Les employés accumulent [X] heures de PTO par [mois/période paye], jusqu'à concurrence de [Y] heures annuellement.

L’accumulation de PTO commence le [date de début de l’employé / après une période probatoire de X jours]. Les soldes Cumul des congés peuvent être consultés et gérés via [nom du système RH].

4. Comment demander un congé

Les demandes de prise de force doivent être soumises via [votre Plateforme RH / à un gestionnaire] au moins [X jours] à l'avance.

Dans votre demande, incluez:

• Dates demandées
• couverture ou plan de rétrocession (le cas applicable)
  
  

Les gestionnaires examineront et répondront dans les [X jours ouvrables], en tenant compte de la disponibilité de l'équipe et des échéanciers du projet. Si plusieurs employés demandent que les dates de mise en service se chevauchent, l'approbation sera fondée sur une combinaison de facteurs, notamment :

• Ordre de réception des demandes
• Besoins commerciaux et opérationnels
• Couverture disponible au sein de l'équipe
• Historique des congés antérieurs (pour garantir un accès équitable aux congés)
  
  

5. Processus d'approbation des prises de force

Il incombe aux gestionnaires d'examiner et d'approuver les demandes de prise de force en temps opportun, de façon uniforme et FAIR. Toutes les approbations doivent être documentées dans la Plateforme RH désignée pour garantir la transparence, tenir des dossiers exacts et appuyer la surveillance organisationnelle.

6. Report

[Nom de l'entreprise] applique la politique suivante concernant les congés payés non utilisés (CTP) à la fin de chaque année civile.

[Sélectionnez l'option appropriée]

• Pas de report : La prise de force inutilisée expire le 31 décembre de chaque année et n'est pas reportée à l'année suivante.
  
  
• Report limité : Les employés peuvent reporter jusqu'à [X] jours de prise de force inutilisée à l'année civile suivante. Tout solde dépassant cette limite sera perdu.
  
  
• Report illimité: Les employés peuvent reporter d'une année à l'autre toutes les prises de force inutilisées sans restriction.
  
  

Le congé reporté doit être utilisé au plus tard le [date d'expiration], le cas applicable Tous les soldes des prises de force et les limites de report sont suivis et gérés par [nom du système/plateforme RH].

7. Paiement de la prise de force en cas de rupture du contrat

À la cessation d'emploi de l'entreprise, que ce soit dû à une démission, à un licenciement ou à d'autres circonstances , les employés auront [droit / non droit] de recevoir un paiement pour toute PTO accumulée et non utilisée, en vertu des lois et règlements locaux applicables.

Les soldes définitifs des BTP seront calculés à compter du dernier jour ouvrable de l’employé et traités dans le cadre du chèque de paie final. Tous les dossiers congés doivent être tenus à jour dans [nom du système/plateforme RH] pour garantir calcul et conformité exacts.

8. Jours fériés

Les jours fériés sont observés séparément de la PTO et ne comptent pas dans le solde de la PTO d’un employé.

L’admissibilité aux jours fériés payés est déterminée en fonction du lieu de travail principal de l’employé et du calendrier des jours fériés national ou régional applicable. [Nom de l’entreprise] tient à jour une liste des jours fériés observés pour chaque lieu soutenu. Cette liste est accessible aux employés via [nom du système/plateforme RH].

Les employés qui travaillent dans des pays où les jours fériés sont variables ou spécifiques à un endroit donné suivront l'horaire aligné sur leur juridiction.

9. Congés de maladie et autres types de congés

La PTO ne s'applique pas aux autres formes de congé, comme les congés de maladie, congés parentaux ou congés de deuil. Ces types d'absence sont régis par des politiques distinctes et peuvent être soumis à des lois locales spécifiques et à des conditions d'admissibilité.

10. Conformité légale

Cette politique de PTO est conçue comme un cadre général et peut être adaptée pour se conformer aux lois du travail applicables dans chaque juridiction où [Company Name] opère. En cas de conflit entre cette politique et les exigences légales locales, les dispositions de la législation locale pertinente prévaudront.

Comment construire une politique PTO qui fonctionne   

Une politique de prise de force solide est plus qu’un document d’avantages – c’est une base pour la confiance, la clarté et la cohérence dans votre organisation. Que vous créiez votre première police ou que vous en révisiez une existante, gardez à l'esprit ces pratiques exemplaires :

1. Commencez par la conformité légale

Comprendre les lois du travail dans chaque juridiction où vous employez des personnes. Cela comprend:

• Minimum statutaire de vacances ou de congés
• Exigences relatives aux jours fériés payés
• Limites de report et délais d'expiration
• Obligations de paiement des prises de force en cas de rupture du contrat
  
  

Sachez que les lois peuvent varier non seulement selon les pays, mais aussi selon les États, les provinces ou les régions.

2. Choisissez une structure de politique adaptée à votre organisation

Sélectionnez un modèle de prise de force qui s’aligne sur la culture, la structure d’équipe et les obligations de conformité de votre entreprise. Par exemple, 

• La prise de force illimitée peut bien fonctionner dans des environnements axés sur les résultats, mais nécessite des attentes claires et un suivi cohérent.
• La prise de force fondée sur la comptabilité d'exercice assure transparence et prévisibilité, et peut s'avérer nécessaire à certains endroits.
  
  

Des approches hybrides (par exemple, un minimum de base et des journées flexibles supplémentaires) sont également possibles.

3. Définir des procédures claires

Expliquez comment les employés doivent demander un congé, combien de préavis sont requis et comment les décisions sont prises. Garantissez vos adresses de politique de prise de force:

• Comment la prise de force est suivie et déclarée
• Qui approuve les demandes et dans quels délais
• Que se passe-t-il si plusieurs employés demandent des dates qui se chevauchent

Une documentation claire prévient les malentendus et garantit l'équité et la confiance entre les équipes.

4. Report d'adresse, confiscation et paiement

Informez les employés de ce qu’il advient des congés non utilisés à la fin de l’année :

• Y a-t-il un nombre maximum de jours qu'ils peuvent reporter?
• Perdent-elles la prise de force si elles ne sont pas utilisées dans un certain délai?
• Seront-ils payés pour les congés non utilisés lorsqu'ils quitteront l'entreprise?

Ces règles devraient être conformes aux exigences légales locales et faciles à comprendre pour les employés.

5. Soutenir une saine culture congés

Encouragez les employés à prendre régulièrement congé, et pas seulement au besoin. Considérons:

• Établir des directives d'utilisation minimale
• Montrer l'exemple au niveau des dirigeants
• Vérification des données d’utilisation de la prise de force pour repérer les risques d’épuisement professionnel ou de sous-utilisation

Une approche réfléchie des congés contribue à protéger le bien-être des employés et à améliorer la conservation des employés.

6. Examinez et mettez à jour régulièrement votre politique

Les attentes des PTO évoluent, tout comme les règlements et les besoins effectifs. Révisez votre police au moins une fois par an pour la garantir :

• Reste conforme
• S'aligne sur vos réalités opérationnelles
• Reflète vos valeurs et votre culture
  
  

Invitez les employés à faire part de leurs commentaires sur la politique sur les prises de force – ce qui fonctionne bien, ce qui n’est pas clair et comment elle pourrait être améliorée. Leur contribution peut vous aider à construire une politique qui soutient réellement toute l'équipe.

Gestion PTO sans effort avec Remote SIRH

Gérer la prise de force entre les équipes et même les pays peut devenir difficile, et construire l'administration manuelle. Une plateforme centralisée comme Remote SIRH peut automatiser le suivi des comptes d'exercice, configurer des stratégies spécifiques à la région et garantir une gestion cohérente et conforme des prises de force dans toute votre organisation.

Avec Remote SIRH, vous pouvez:

• Construire des politiques de prise de force conformes pour différentes équipes, rôles ou pays
• Automatisez les comptes d'exercice, les reports et les workflows d'approbation en fonction des règles régionales
• Rester conforme aux lois travail locales et aux exigences réglementaires
• Centralisez le suivi des congés dans un tableau de bord intuitif pour une visibilité totale
• Habiliter les employés avec des outils en libre-service à demander, réviser et planifier leurs congés
  
  

En réduisant le suivi manuel des prises de force et en standardisant les processus, Remote SIRH libère vos équipes RH et finances pour se concentrer sur des initiatives plus stratégiques — tout en donnant aux employés clarté et confiance dans la façon dont leurs congés sont gérés.

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Avertissement : Ce modèle est fourni à titre informatif seulement et ne constitue pas un avis juridique.