Arbeitsgenehmigungen und Visa in Japan: Leitfaden für Arbeitgeber

Japan ist bekannt für seine Bürokratie, und Arbeitsgenehmigungen und Visa bilden hier keine Ausnahme. Bevor ausländische Staatsangehörige einer bezahlten Arbeit in Japan nachgehen können, muss der Arbeitgeber eine entsprechende Arbeitserlaubnis einholen. 

Der Prozess ist aufwendig und zeitintensiv. Um ihn nicht noch weiter zu verlängern, sollten Arbeitgeber ihre rechtlichen Pflichten schon im Vorfeld genau kennen. Doch nicht nur das: Bei Verstößen gegen das Aufenthaltsrecht riskieren Arbeitgeber empfindliche Strafen, Bußgelder und sogar Gerichtsverfahren.

Aus diesem Grund empfiehlt sich ein fachkundiger Partner, der die Beantragung von Arbeitsgenehmigungen und Visa für ausländische Mitarbeiter:innen übernehmen kann. Ein globaler Personaldienstleister wie Remote gewährleistet, dass Entsendung und Umzug von Mitarbeiter:innen nach Japan mühelos und rechtskonform ablaufen.

In diesem Leitfaden erklären wir, welche Arbeitsgenehmigungen und Visa es in Japan gibt, welche Schritte zur Beantragung erforderlich sind und wie ein EOR dir die meiste Arbeit abnehmen kann.

Warum ist es wichtig, das japanische Aufenthaltsrecht zu kennen?

In Japan ist es illegal, mit einem Touristenvisum zu arbeiten, und die Behörden sehen zunehmend genauer hin, seitdem Remote-Arbeit unter digitalen Nomad:innen immer beliebter wird. Um in Japan remote arbeiten zu dürfen, benötigt eine Person eine Aufenthaltserlaubnis, die belegt, dass sie im Land arbeiten darf. 

Auf der ganzen Welt drohen Arbeitgebern bei Verstößen gegen nationales Aufenthalts- und Arbeitsrecht empfindliche Strafzahlungen, in einigen Ländern sogar Gefängnisstrafen.

Als Arbeitgeber musst du daher sicherstellen, dass du alle Arbeitsgesetze in Japan einhältst.

Wer muss in Japan eine Arbeitserlaubnis beantragen?

Japanische Staatsangehörige sind naturgegeben arbeitsberechtigt, auch wenn sie im Ausland ansässig sind. Ebenso berechtigt sind:

• Personen mit einer dauerhaften Aufenthaltsgenehmigung

• Personen mit einer langfristigen Aufenthaltsgenehmigung

• Ehepartner:innen und Kinder japanischer Staatsangehöriger

• Ehepartner:innen und Kinder von Inhaber:innen einer dauerhaften Aufenthaltsgenehmigung

Wenn dein Teammitglied nicht in eine dieser Personengruppen fällt, muss es eine gültige Arbeitserlaubnis beantragen.

Remote kümmert sich darum, dass deine Mitarbeiter:innen, die nach Japan reisen, ihre Arbeitsgenehmigung so schnell und reibungslos wie möglich erhalten. Alle Dokumente und Formulare können elektronisch auf unsere Online-Plattform verwaltet und bei Bedarf sicher an Personalabteilungen oder berechtigte Dritte weitergeleitet werden. Wir prüfen die Berechtigungen und Qualifikationen deiner Mitarbeiter:innen sorgfältig und sorgen für die schnelle Bearbeitung, wenn die Kriterien erfüllt sind.

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In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung erfährst du, wie du einen geplanten Umzug einfach organisieren kannst. Wir erläutern die wichtigsten Schritte für dich und deinen Arbeitgeber, damit du sicher, reibungslos und sorgenfrei umziehen kannst.

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Brauchen ausländische Staatsangehörige ein Arbeitsvisum oder eine Arbeitsgenehmigung in Japan?

Ausländische Staatsangehörige, die in Japan arbeiten möchten, müssen die Kriterien für einen rechtmäßigen Aufenthalt im Land erfüllen. Die meisten Ausländer:innen bewerben sich dafür um ein punktebasiertes oder ein branchenspezifisches Visum.

In beiden Fällen muss ein in Japan ansässiger Arbeitgeber den Visumsantrag sponsern und unterstützen. Das kann durchaus herausfordernd sein, wenn du noch keine Erfahrungen auf dem japanischen Markt hast.

Welche Voraussetzungen gelten für ein Arbeitsvisum in Japan?

Um dich für nicht touristische Zwecke rechtmäßig in Japan aufhalten zu dürfen, benötigst du eine Berechtigungsbescheinigung, die vom japanischen Justizministerium ausgestellt wird. Sie dient als Nachweis für die Rechtmäßigkeit des Aufenthalts aufgrund einer Beschäftigung, familiärer Beziehungen oder anderer legitimer Gründe. 

Diese Bescheinigung ist Voraussetzung für die Ausstellung des Arbeitsvisums. Du musst sie also schon haben, bevor du überhaupt ein Visum beantragen kannst. Das Antragsverfahren richtet sich nach der Art der benötigten Erlaubnis. 

Zur Beantragung der Berechtigungsbescheinigung stellt der Arbeitgeber im Namen des oder der Arbeitnehmer:in einen Antrag bei der Einwanderungsbehörde.

Wenn du die Bescheinigung erhalten hast, übermittelt du sie deinem oder deiner Angestellten, der:die dann das Visum beantragen kann.

Welche Langzeitvisa gibt es in Japan?

Es gibt einige Formen von Langzeitvisa, die zu einem längeren Aufenthalt in Japan berechtigen:

Für jedes Visum gelten bestimmte Voraussetzungen, abhängig von Faktoren wie Rolle, Erfahrung und Hintergrund des oder der Angestellten.

• Arbeitsvisum: Dieses Langzeitvisum ist für alle geeignet, die zur Ausübung einer beruflichen Tätigkeit nach Japan kommen, und erfordert im Regelfall eine Beschäftigungserlaubnis. Je nach der Art der beruflichen Tätigkeit müssen bestimmte Kriterien erfüllt sein. 

• Allgemeines Visum: Dieses Visum ist für mittel- bis langfristige Aufenthalte (länger als 90 Tage) gedacht und erfordert in der Regel einen Sponsor oder wird für einen klar definierten Zweck wie Studium, Ausbildung oder kulturelles Engagement ausgestellt.

• Visum für hochqualifizierte Fachkräfte: Dieses Visum ist für Personen interessant, an deren Kenntnissen und Qualifikationen großer Bedarf besteht. Es hat eine Gültigkeit von fünf Jahren und die Bewilligung ist abhängig von Faktoren wie Gehalt, Erfahrung und auch Staatsangehörigkeit. 

• Spezielle Visa: Für spezifische Tätigkeiten wie Forschung, Auslandsstudium o. ä. gibt es spezielle Langzeitvisa. Für sie benötigst die beantragende Person zusätzliche Unterlagen von den relevanten Organisationen, die mit ihrem Fachgebiet oder ihrer Branche in Verbindung stehen, bevor sie sich im Land niederlassen kann.

• Startup-Visum: Diese attraktive Möglichkeit richtet sich an alle, die in Japan ein Unternehmen gründen möchten. Im Gegensatz zu anderen Visatypen beschränkt es sich nicht auf eine bestimmte Branche. Dieses Visum umfasst auch das Recht zur Beantragung von Förderungen, Subventionen, Bürgschaften usw. während des Aufenthalts in Japan.

• Visum für Entsendungen: Dieses Visum richtet sich an Angestellte eines Unternehmens, die an eine japanische Niederlassung entsandt werden. Es ist vermutlich die beste Wahl für die unternehmensinterne Entsendung von Angestellten.

Eine vollständige Liste aller Arbeitsvisa findest du auf der Website des japanischen Außenministeriums.

Beantragung eines Arbeitsvisums in Japan

Sobald die Berechtigungsbescheinigung vorliegt und du weißt, welche Art von Visum am besten geeignet ist, kann dein Teammitglied mit dem Antragsverfahren beginnen.

Es muss den Antrag bei der Botschaft oder bei einem Konsulat Japans in ihrem aktuellen Wohnsitzland stellen. Folgende Unterlagen sind einzureichen:

• Die Berechtigungsbescheinigung

• Vollständig ausgefülltes Antragsformular

• Reisepass und mehrere Fotokopien

• Passfotos

• Arbeitsvertrag (und weitere Begleitdokumente)

• Relevante Ausbildungsabschlüsse und Berufszertifikate

Eventuell fordern die Behörden je nach Rolle auch weitere Unterlagen an.

Gibt es in Japan ein Visum für digitale Nomad:innen?

Seit April 2024 gibt es in Japan ein Visum für Remote-Arbeitskräfte, allerdings erst ab einem Jahreseinkommen von 10 Mio. Yen. Mit diesem Visum können berechtigte Personen bis zu sechs Monate lang in Japan arbeiten. Anschließend gilt eine Wartefrist von sechs Monaten, bis sie das Visum erneut beantragen können. Das Visum bietet die Chance, Japan kennenzulernen und remote zu arbeiten.

Weitere Informationen dazu erhältst du bei der japanischen Einwanderungsbehörde.

Wie funktioniert das Sponsoring von Arbeitsvisa in Japan?

Wer in Japan arbeiten will, braucht in der Regel einen Sponsor, meistens der eigene Arbeitgeber. Die gesponserte Person muss (wie oben erläutert) die Berechtigungsbescheinigung, die sie vom Arbeitgeber erhalten hat, bei der örtlichen Einwanderungsbehörde einreichen. Leider kann es bis zu drei Monate dauern, bis die Bescheinigung genehmigt wird. Sie bleibt dann weitere drei Monate gültig.

Auch der Sponsor muss einige Unterlagen vorlegen:

1. Garantieschreiben

2. Auf den Namen der Antragsteller:innen ausgestellte Einladungen

3. Liste aller Antragsteller:innen mit Details über die geschäftliche Tätigkeiten in Japan

4. Aufstellung der konkreten Termine zum Aufenthalt der Antragsteller:innen in Japan

Je nach Art des beantragten Visums sind möglicherweise noch weitere Dokumente nötig. Mit diesen Unterlagen kann der Sponsor dann einen formalen Antrag bei einer Niederlassung der japanischen Einwanderungsbehörde oder einer Botschaft im Ausland stellen.

Das ist alles recht aufwendig. Aber es gibt auch eine einfachere Lösung – Remote übernimmt das Sponsoring der Arbeitsvisa deiner Teammitglieder. Der Relocation-Service von Remote ist eine effiziente Lösung für Arbeitgeber, die sich administrativen Aufwand sparen möchten.

Warum ein Employer of Record für Japan?

Selbst, wenn deine Angestellten in Japan arbeiten dürfen, muss dein Unternehmen die rechtlichen Voraussetzungen mitbringen, um sie einstellen und bezahlen zu können. Dazu musst du entweder eine eigene Niederlassung in Japan gründen oder die Dienste eines EOR in Anspruch nehmen.

Viele Arbeitgeber entscheiden sich für einen EOR, um Kosten und Aufwand sparen. Erfahren mehr darüber, wie einfach International Hiring mit einem EOR sein kann.

Beantragung von Visa und Arbeitsgenehmigungen in Japan mit Remote

Die Beantragung aller erforderlichen Arbeitsgenehmigungen für Japan unter Beachtung sämtlicher Einwanderungsgesetze ist kein leichtes Unterfangen. Der administrative Aufwand ist groß. Unvorbereitete Unternehmen erwarten einige rechtliche Fallstricke, darunter das Betriebsstättenrisiko.

Aber Remote hilft nicht nur bei der Verwaltung von Steuern, Benefits und Gehältern in Japan, sondern unterstützt dich auch bei der Personalentsendung. Zu unseren umfassenden Relocation-Services zählen:

• Beratung und Sponsoring für Arbeitsvisa

• Beratung bei Steuer- und Aufenthaltsfragen

• Unterstützung bei Umzug und Einarbeitung

• Unterstützung bei der Einhaltung von arbeits- und steuerrechtlichen Vorschriften

Weitere interessante Informationen über den Umzug deiner Teammitglieder ins Ausland findest du in unserem Relocation-Leitfaden. Wenn du gleich durchstarten möchtest, kannst du auch einen Beratungstermin vereinbaren. Unser Team hilft dir gerne weiter.

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