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Pagos de la Seguridad Social para empleados de EE. UU.: Una guía para empresas
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La Seguridad Social es una red de seguridad financiera en la que los empleados con sede en EE. UU. pueden apoyarse cuando se jubilan o no pueden trabajar. Casi 200 millones de personas trabajan en puestos cubiertos por la Seguridad Social y pagan los impuestos asociados con el programa.
Por lo tanto, es importante que los empleadores entiendan cómo funciona la Seguridad Social. Si cometes errores o no realizas las contribuciones adecuadas a la Seguridad Social, puedes recibir sanciones por incumplimiento por parte del Servicio de Impuestos Internos (IRS), lo que ocasiona multas o incluso posibles investigaciones.
En este artículo, explicaremos cómo calcular los pagos de la Seguridad Social para los empleados de EE. UU. y los factores que tu empresa debe conocer. Así que vamos a empezar.
Saltar directamente a un capítulo clave
Cómo calcular la Seguridad Social
Para calcular la Seguridad Social, el primer paso es determinar el porcentaje correcto de los salarios imponibles totales de tu empleado.
La tasa de la Seguridad Social actualmente es del 12,4 %, tú (el empleador) y tu empleado contribuís cada uno con el 6,2 %.
¿Cuánto es la Seguridad Social?
El monto de las contribuciones a la Seguridad Social que debe hacer depende del ingreso anual de tu empleado.
Por ejemplo, si tu empleado gana 50 000 $ al año, la factura de la Seguridad Social sería de 6200 $ (50 000 $ x 12,4 %). Tú y tu empleado deberéis pagar 3100 $ cada uno.
Para ver un desglose completo de los costos de empleo y las contribuciones para todas tus posibles contrataciones (incluida la Seguridad Social), consulta nuestra herramienta gratuita Calculadora de Costos de Empleados.
¿Es obligatoria la Seguridad Social?
En casi todos los casos, los empleados estadounidenses (y, por definición, los empleadores) están obligados a hacer contribuciones al seguro social. Esto se refiere a cualquier persona que trabaje en Estados Unidos, independientemente de su nacionalidad.
Tenga en cuenta que los empleados aún deben hacer contribuciones a la Seguridad Social, incluso si no serán elegibles para recibirlas.
¿Quién está exento de pagar la Seguridad Social?
Como se mencionó, casi todos los trabajadores con sede en EE. UU. deben pagar la Seguridad Social. Sin embargo, hay algunas pequeñas excepciones, como:
Miembros de ciertos grupos religiosos que se oponen formalmente a la Seguridad Social
Algunos extranjeros no residentes (dependiendo del tipo de visa)
Estudiantes que trabajan para la misma escuela en la que están matriculados
Empleados de gobiernos extranjeros
¿Cuál es el límite de la Seguridad Social para los cheques de pago?
Los empleados solo son responsables de las contribuciones a la Seguridad Social sobre los primeros 168 600 $ de su salario anual.
Esto significa que, utilizando las tasas actuales, el monto máximo que puede deducir de la nómina de un empleado para la Seguridad Social es de 10 453,20 $.
¿La retención federal incluye la Seguridad Social y Medicare?
La retención federal incluye los impuestos de la Seguridad Social y Medicare, ambos de los cuales debes deducir de las nóminas de tus empleados.
La tasa de Medicare actualmente es del 2,9 %, dividida equitativamente entre el empleador y el empleado, con un 1,45 % para cada uno. No hay un límite máximo para las contribuciones de Medicare, pero si tu empleado gana más de 200 000 $ al año, estará sujeto a una contribución adicional del 0,9 %.
¿Y los contratistas independientes?
Los contratistas independientes son responsables de sus propios impuestos y contribuciones, y deben pagar el 12,4 % completo.
Esta es una de las razones por las que es tan importante clasificar correctamente a los miembros de tu equipo. Si contrata a alguien como contratista independiente pero lo trata como empleado, corre el riesgo de una clasificación incorrecta. Esto puede ocasionar multas, penalizaciones y acciones legales, y causar problemas importantes para tu negocio.
Clasificación errónea de empleados y trabajadores por cuenta propia: guía especializada
Guía completa de Remote sobre la clasificación errónea de empleados y trabajadores por cuenta propia. Aprende a evitar la clasificación errónea y haz que tu empresa se ajuste siempre a la legalidad.
¿Cómo pagas la Seguridad Social?
Deberás retener la contribución del 6,2 % del salario de tu empleado y pagar tu contribución del 6,2 %. Ambos deben ser depositados ante el IRS, aunque los requisitos de depósito pueden variar dependiendo de tu negocio y del monto retenido.
Aunque puede pagar la Seguridad Social por correo, el IRS recomienda usar opciones de pago electrónico. Hay varios métodos disponibles para realizar los pagos.
¿Cuáles son los requisitos de elegibilidad para recibir la Seguridad Social?
Actualmente, alrededor de 66 millones de personas en los Estados Unidos reciben prestaciones de la Seguridad Social, y los criterios son relativamente sencillos. Los beneficiarios deben tener al menos 62 años, estar clasificados como discapacitados o ambas cosas.
Según el IRS, un trabajador se considera discapacitado si:
No puede realizar el trabajo que hacía anteriormente
Su enfermedad no permite que se adapte a formas alternativas de trabajo
Su enfermedad ha durado (o se espera que dure) al menos un año, o podría ocasionar su muerte
También deberán haber acumulado suficientes créditos de trabajo a través de los años trabajados y los impuestos pagados.
Los requisitos de elegibilidad completos para los pagos de la Seguridad Social se establecen en el sitio web del IRS. Instrucciones para el Programa R.
Simplificación de sus obligaciones de Seguridad Social
Con el software de nómina adecuado, calcular tus obligaciones de Seguridad Social resulta rápido y sencillo. Esto es especialmente cierto si tiene un equipo distribuido, con empleados tanto dentro como fuera de los Estados Unidos.
Remote puede ayudarte a simplificar la gestión de tu Seguridad Social de las siguientes maneras:
Gestión de nóminas
Remote Payroll te proporciona todo lo que necesitas para automatizar y gestionar la nómina sin importar dónde se encuentren los miembros de tu equipo. Puede realizar el seguimiento de las horas de tu equipo y gestionar todos sus requisitos de nómina, incluidos los bonos, incentivos, prestaciones, reembolsos y deducciones, todo desde un solo centro.
Así podrás procesar la nómina de manera rápida y precisa, y garantizar que cumpla plenamente con todas las leyes locales de impuestos y empleo en los Estados Unidos y más allá.
Autoservicio para empleados
El portal de autoservicio para empleados de Remote también ayuda a simplificar el proceso de nómina. Permite que los miembros de tu equipo dispongan de mayor autonomía, así contarás con más tiempo administrativo.
Tus empleados pueden actualizar y verificar sus datos, así como registrar el tiempo y los gastos para su reembolso, minimizando el riesgo de errores. También pueden acceder a los formularios de retención de impuestos de la Seguridad Social y otros documentos relevantes cuando quieran, en lugar de tener que pasar por los administradores.
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Remote ayuda a garantizar que estás pagando las cantidades correctas de la Seguridad Social para todos tus empleados estadounidenses, al mismo tiempo que cumples con todas las leyes relevantes de impuestos de nómina y de empleo. Esto te brinda tranquilidad y os permite a ti y a tu equipo financiero enfocarse en otras áreas clave, como el crecimiento de tu negocio.
Para obtener más información sobre cómo Remote puede simplificar tus necesidades de nómina, en los Estados Unidos y más allá, habla con uno de nuestros expertos en nóminas hoy mismo.
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