Comment devenir freelance en Espagne

Prêt à dire adios au rythme métro-boulot-dodo et devenir votre propre patron ?

Si oui, l'Espagne est le pays idéal pour vous lancer en solo. Viva la vida (profesional) ! Avec son chaud climat méditerranéen et sa grande qualité de vie, l'Espagne est un choix populaire parmi les travailleurs à distance, les freelances et les nomades digitaux. Que vous rêviez de travailler dans les métropoles effervescentes de Madrid ou Barcelone, dans les belles villes historiques d'Andalousie ou dans les zones festives les plus branchées des Baléares, vous ne manquerez pas de trouver votre bonheur.

Avant de vous lancer, vous aurez toutefois besoin de vous familiariser avec les exigences légales du statut d'indépendant. Vous devez notamment savoir comment :

• déclarer votre entreprise en Espagne ;

• éviter la requalification de contrat ;

• rédiger des contrats conformes pour vous protéger ;

• facturer et collecter vos paiements dans le monde entier.

Autant de sujets que nous détaillons dans cet article ! Nous démêlons les complexités de vos obligations fiscales en tant que travailleur indépendant, et abordons différents risques et responsabilités dont vous devez avoir conscience.

Tout d'abord, il est important de bien comprendre la définition de « freelance » en Espagne.

Qu'est-ce qu'un freelance selon le droit espagnol ?

Les freelances sont des travailleurs qui fournissent des services (ou des produits) payants à une autre partie. Ils n'ont pas le même statut que les employés, et n'ont généralement pas droit aux mêmes avantages sociaux (congés payés, congés maladie, salaire minimum, etc.). En revanche, les freelances disposent d'une liberté et d'une flexibilité accrues dans leur façon de travailler.

Voir aussi : Pourquoi les entreprises optent pour des freelances plutôt que des employés internationaux

En Espagne, aucune législation n'établit la différence entre les employés et les freelances de manière explicite. Toutefois, dans la pratique, vous serez généralement considéré comme freelance si :

• vous décidez de vos temps et lieux de travail ;

• vous travaillez sans direction ni supervision ;

• vous vous procurez et utilisez vos propres outils, ressources et équipements ;

• vous êtes en mesure de travailler simultanément pour plusieurs entreprises ;

• vous déterminez vos propres tarifs ;

• vous êtes en mesure de déléguer ou de sous-traiter des tâches.

Pour éviter les pénalités et les amendes liées à une requalification de contrat, il est important de se voir attribuer le bon statut vis-à -vis de vos clients.

Comment devenir freelance en Espagne : l'essentiel

Prêt à devenir freelance en Espagne ?

Commençons par l'essentiel : savoir si vous avez besoin d'un visa, et découvrir les différentes catégories existantes en fonction de votre secteur d'activité. Ces informations vous faciliteront la tâche au moment de concrétiser votre entreprise.

Ai-je besoin d'un visa pour devenir freelance en Espagne ?

Oui, mais uniquement si vous n'êtes pas ressortissant de l'Espagne, de l'UE/EEE ou de la Suisse. Vous devez obtenir soit un visa de travailleur indépendant, soit un visa de télétravail (nomade digital).

Voici le détail de chacun de ces visas.

Visa de travailleur indépendant :

Ce visa est destiné aux personnes souhaitant s'installer en freelance ou créer leur propre entreprise en Espagne. Vous aurez besoin des éléments suivants :

• un business plan solide ;

• les permis et licences nécessaires à l'exercice de vos activités ;

• un justificatif de ressources financières suffisantes pour subvenir à vos besoins ;

• les justificatifs de vos qualifications professionnelles.

Ce visa est valable 90 jours.

Visa de télétravail (nomade digital) :

C'est le visa idéal pour les ressortissants de pays extérieurs à l'UE/EEE qui souhaitent vivre en Espagne tout en travaillant à distance pour des entreprises non espagnoles. Deux cas de figure sont possibles.

• Activité de travail pour autrui : vous pouvez travailler uniquement pour des entreprises basées en dehors d'Espagne ou, si vous êtes freelance, avoir uniquement des clients basés en dehors du pays.

• Exercice d'une activité professionnelle : vous pouvez travailler pour une entreprise espagnole, à condition que ce volume de travail ne représente pas plus de 20 % de votre volume de travail total. Ainsi, si vous êtes freelance, vos clients espagnols ne doivent représenter que 20 % maximum de votre clientèle. Le reste de votre clientèle doit être basée à l'étranger.

Ce visa est valide pour une durée maximale d'un an.

Pour en savoir plus sur les exigences du visa de freelance, consultez notre guide détaillé sur les visas et autorisations de travail en Espagne.

Quel type de freelance suis-je ?

En Espagne, les entreprises des travailleurs indépendants sont classées selon six catégories principales. Chacune est soumise à des obligations spécifiques en termes d'immatriculation et de fiscalité.

En voici un aperçu :

• Travailleurs indépendants (trabajadores autónomos) : c'est le type d'emploi indépendant le plus courant en Espagne. Conformément au cas classique du travailleur indépendant, vous gérez seul votre propre entreprise. Cela s'applique aussi bien aux chauffeurs de taxi qu'aux coiffeurs, aux artistes et aux athlètes.

• Professionnels indépendants (profesionales autónomos) : les professionnels indépendants fournissent des services intellectuels ou techniques. Il s'agit souvent de professions réglementées. Généralement, ces indépendants doivent être membres d'une association professionnelle. Cette catégorie inclut par exemple les médecins, les architectes, les avocats, ou encore les consultants.

• Entrepreneurs indépendants ou freelances constitués en société (autónomos societarios) : ces travailleurs indépendants exercent leur activité au sein d'une structure d'entreprise. S'ils peuvent éventuellement employer des travailleurs, ils détiennent généralement la majorité des parts de l'entreprise et en assurent la gestion.

• Collaborateurs indépendants (autónomos colaboradores) : cette catégorie est réservée aux membres de la famille participant à l'activité indépendante d'une autre personne. Cela concerne le ou la partenaire, les enfants ou d'autres membres de la famille proche. Ils disposent alors de droits similaires à ceux des employés, mais dans le cadre d'une entreprise familiale.

• Travailleurs indépendants du secteur agricole (autónomos agrarios) : ces travailleurs du secteur agricole bénéficient d'un régime de sécurité sociale spécifique, le SETA (Sistema Especial para Trabajadores por Cuentra Propia Agraria). Ces travailleurs sont par exemple des agriculteurs, des éleveurs ou d'autres travailleurs agricoles.

• Travailleurs indépendants économiquement dépendants (Trabajadores autónomos económicamente dependientes, TRADE) : cette catégorie est réservée aux indépendants dont 75 % des revenus proviennent du même client. Ils ne peuvent pas avoir d'employés ni sous-traiter une partie de leur travail à d'autres freelances, et doivent obligatoirement signer un contrat avec leur client principal mentionnant explicitement ce statut de TRADE. C'est cette catégorie qui donne lieu au plus grand nombre d'erreurs de statut : faites preuve de vigilance !

Immatriculation d'une entreprise en Espagne

Pour vous lancer en freelance en Espagne, vous devez tout d'abord choisir la structure formelle de votre entreprise. Parmi les plus courantes, on retrouve :

• Entrepreneur individuel autonome (Empresario Individual – Autónomo) : cette structure simple est idéale pour une majorité de freelances individuels. Vous assurez l'entière gestion de votre entreprise. Aucune séparation juridique n'est faite entre vous (propriétaire) et votre entreprise : vous êtes donc solidaire de ses dettes et autres responsabilités financières en engageant votre patrimoine personnel. Pour limiter les risques, vous pouvez également vous installer en tant qu'Entrepreneur à responsabilité limitée (Emprendedor de Responsabilidad Limitada).

• Société en commandite simple (Sociedad Comanditaria Simple) : il s'agit d'un contrat de partenariat entre deux types d'associés (commandités et commanditaires). Pour les associés commandités, aucune séparation juridique n'est appliquée entre l'associé et l'entreprise. Solidaires des dettes et autres responsabilités financières de l'entreprise, leur patrimoine personnel est engagé. En revanche, la responsabilité des associés commanditaires se limite au capital investi dans l'entreprise.

• Société à responsabilité limitée (Sociedad de Responsabilidad Limitada) : cette entité juridique formelle est distincte de vous en tant qu'individu. Dans la plupart des cas, tous les revenus et pertes sont attribués à l'entreprise, et non à vous personnellement. Cela signifie que vous n'êtes responsable qu'à hauteur du capital investi dans l'entreprise.

Chacune de ces structures présente ses avantages et ses inconvénients. Toutefois, la plupart des freelances s'établissent en tant qu'entrepreneurs individuels, car il s'agit du modèle le plus simple à créer et à gérer.

Par ailleurs, si vous exercez une profession libérale (dans le domaine du droit, de la médecine ou de l'ingénierie), vous pouvez obtenir le statut de professionnel indépendant (profesional autónomo).

Dans un cas comme dans l'autre, il n'est pas nécessaire d'inscrire votre entreprise au registre du commerce, puisqu'elle n'est pas considérée comme une entité juridique distincte. Vous devez en revanche informer les autorités fiscales espagnoles (Agencia Tributaria) que vous paierez désormais vos taxes en tant que travailleur indépendant. Pour ce faire, vous devez leur remettre (en ligne ou en présentiel) le formulaire Modelo 037 dûment complété et sélectionner le code du groupe correspondant à votre activité. Si vous n'avez pas de signature électronique (« Cl@ve »), vous devez en acquérir une afin d’accéder aux plateformes en ligne du gouvernement espagnol.

Suite à cette étape, vous disposez de 30 jours pour vous inscrire au RETA, le régime de sécurité sociale du gouvernement espagnol dédié aux travailleurs indépendants. Pour ce faire, il vous suffit de remplir le formulaire TA 0521. Sachez que les cotisations sociales effectuées au titre du RETA sont obligatoires, même si vous souhaitez également souscrire à une assurance privée de santé ou de retraite.

Comment recevoir des paiements en tant que freelance en Espagne ?

Il incombe aux freelances de gérer eux-mêmes leurs factures et la collecte de leurs paiements. Malheureusement, cela signifie que vous devez facturer chaque client de manière individuelle et collecter les paiements selon leur méthode de paiement par défaut. Ce processus peut prendre beaucoup de temps et manquer d'efficacité.

Les manières les plus courantes de collecter des paiements sont les suivantes :

• virements bancaires ;

• virements automatiques ;

• chèques papier ;

• mandats postaux ;

• porte-monnaie virtuels ;

• services de paiement en ligne (PayPal, Wise, etc.).

Chacune de ces méthodes présente des avantages et des inconvénients. Par exemple, les virements bancaires et les services de paiement en ligne sont appréciés pour leur rapidité, mais induisent d'importants frais de service. Si certains de vos clients sont basés en dehors des frontières de l'Espagne, la collecte des paiements se complexifie encore d'un cran.

Une solution consiste à faire appel à un service de confiance comme Remote. Notre plateforme est une solution simple, fiable et sécurisée pour recevoir rapidement vos paiements en euros, sans frais cachés. Découvrez en quoi notre plateforme peut vous être utile.

Que dois-je inclure dans ma facture ?

Devenir freelance en Espagne, c'est aussi apprendre à maitriser les tenants et aboutissants de la facturation.

En Espagne, toutes les factures doivent inclure les informations suivantes :

• le mot « Factura », qui identifie le document comme une facture ;

• vos informations, c'est-à-dire votre nom complet, le nom de l'entreprise (le cas échéant), l'adresse, le numéro d'identification fiscale (NIF) ou le numéro d'identification d'étranger (NIE), ainsi que vos coordonnées de contact ;

• les informations du client, c'est-à-dire son nom complet, le nom de l'entreprise (le cas échéant), le NIF et l'adresse ;

• la date et le numéro de la facture ;

• la date du service ou de la vente ;

• la description des biens ou des services fournis (listez chaque article vendu ou chaque service fourni sur une ligne différente, en indiquant la quantité et le prix unitaire hors taxe) ;

• les montants, c'est-à-dire le montant total hors taxe de la facture, le taux applicable de la TVA et son montant, et enfin le montant total à payer (toutes taxes comprises) ;

• les conditions de paiement, c'est-à-dire l'échéance de la facture et les moyens de paiement ;

• les mentions légales : les mentions obligatoires telles que les pénalités pour retard de paiement.

Cela vous semble beaucoup ? Pas d'inquiétude ! Vous pouvez trouver en ligne des modèles de facture adaptés aux normes espagnoles, ou créer et envoyer facilement des factures à vos clients grâce à Remote, indépendamment de votre lieu de travail.

L'imposition des freelances en Espagne

En tant que freelance, vous êtes également responsable du paiement de vos propres taxes et cotisations de sécurité sociale. L'Espagne applique un taux progressif d'imposition sur le revenu (de 19 % à 47 %) qui détermine le montant à payer. Ces taux varient légèrement selon les différentes régions d'Espagne.

En tant qu'« autónomo » (c'est-à-dire un entrepreneur individuel ou un professionnel freelance), les bénéfices de votre entreprise sont imposables au titre de l'impôt sur votre revenu personnel. Par conséquent, vous n'avez pas à réaliser de déclaration fiscale distincte, ni à payer l'impôt sur les sociétés.

En revanche, vous devez réaliser une déclaration trimestrielle de revenus et de dépenses à l'aide du formulaire Modelo 130, et soumettre un résumé annuel de ces déclarations au mois de janvier. Chaque année en février, vous devez également présenter un résumé de vos relations commerciales (formulaire Modelo 347). Entre le mois d'avril et le mois de juin, vous devez ensuite effectuer votre déclaration individuelle annuelle d'impôt sur le revenu. Si vous embauchez des employés ou signez un contrat avec des clients basés en dehors de l'Espagne, il est possible que vous deviez remplir d'autres formulaires.

Vous devrez également vous acquitter de vos cotisations de sécurité sociale, qui s'appliquent automatiquement dès votre inscription au RETA. Le gouvernement espagnol a récemment réformé le système de sécurité sociale pour les travailleurs indépendants. Les mensualités forfaitaires sont ainsi abandonnées au profit d'un taux variable selon le chiffre d'affaires réalisé. Ces changements étant graduellement mis en œuvre d'ici 2031, les chiffres exacts sont amenés à varier fréquemment. En 2024, les cotisations annuelles s'élèvent à 735,29 € minimum et 4 720,50 € maximum.

Pour clore cette partie sur une bonne nouvelle, sachez que de nombreuses dépenses professionnelles ouvrent droit à des déductions fiscales, telles que :

• le coût des charges (eau, électricité, etc.) et des fournitures ;

• les frais de bureau à domicile (conformément au formulaire Modelo 037) ;

• le coût des locaux liés à l'entreprise (y compris le loyer ou le remboursement d'un prêt immobilier) ;

• les déjeuners commerciaux ;

• les ressources et les équipements ;

• le marketing et la publicité ;

• les formations ;

• les voyages d'affaires.

Informations sur la TVA pour les freelances en Espagne

En Espagne, tous les travailleurs indépendants doivent appliquer et payer la TVA, indépendamment de leur chiffre d'affaires. En pratique, cela signifie que vous facturez et collectez la TVA auprès de vos clients. Puis, c'est à vous de la reverser au gouvernement. De la même manière que l'impôt sur le revenu, vous devez réaliser une déclaration trimestrielle de TVA (à l'aide du formulaire Modelo 303), ainsi qu'une déclaration annuelle (formulaire Modelo 390).

En Espagne, le taux standard de la TVA est de 21 %. Toutefois, des taux inférieurs de 10 % ou 4 % peuvent être appliqués à certains biens et services. Une sélection de biens et services spécifiques sont même exonérés de TVA.

Responsabilité des freelances en Espagne

En tant que propriétaire exclusif, vous êtes tenu personnellement responsable des dettes fiscales et financières de l'entreprise. Cela signifie que vos biens personnels peuvent être réquisitionnés pour payer les dettes de votre entreprise. Pour limiter ce risque, de nombreux freelances souscrivent une assurance responsabilité civile.

Il est aussi important de vous protéger lorsque vous rédigez des contrats ou signez avec vos clients. Nos experts juridiques vous fournissent des modèles de contrat conformes pour vos clients espagnols et internationaux.

Exigences comptables pour les freelances en Espagne

En tant que propriétaire exclusif, vous n'avez pas à publier vos comptes annuels. En revanche, il est recommandé de tenir une comptabilité précise et organisée, recensant toutes les factures de vos clients et tous les achats réalisés au titre de votre entreprise. Cela vous permettra de gagner en efficacité au moment de déclarer vos impôts, tout en vous fournissant un meilleur aperçu de la situation financière de votre entreprise.

Vous pouvez soit gérer votre comptabilité vous-même à l'aide d'un outil spécialisé, soit faire appel à un comptable.

S'il n'est pas nécessaire d'ouvrir un compte bancaire professionnel, il peut être judicieux de créer un compte séparé pour votre entreprise.

Les dangers de la requalification de contrat en Espagne

Comme nous l'évoquions précédemment, les freelances bénéficient d'un statut différent de celui des employés. De nombreux avantages sociaux et protections sont généralement réservés aux employés, et non aux freelances.

Par conséquent, certaines entreprises pourraient délibérément vous attribuer un statut de freelance au lieu d'un statut d'employé afin de se soustraire à leurs obligations légales. Cela peut également arriver de manière accidentelle. Qu'elle résulte d'une erreur ou d'une fraude, la requalification de contrat est synonyme de pénalités et d'amendes, pour vous comme pour votre client. Elle peut également entrainer de coûteux litiges.

En tant que freelance, assurez-vous que vos clients et vous-même faites preuve de vigilance pour éviter cette situation. Discutez de votre rôle et de vos responsabilités auprès de l'entreprise, et passez régulièrement en revue les conditions de votre collaboration.

Si votre relation de travail évolue et que votre intégration au sein de l'entreprise de votre client s'affirme de plus en plus, vous pouvez demander à passer au statut d'employé.

Utilisez notre liste de contrôle de la conformité des freelances pour éviter les requalifications de contrats.

Utilisez cette liste de contrôle pour déterminer si une nouvelle recrue doit se voir attribuer un statut d'employé ou de freelance.

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Comment demander à mon client espagnol de me faire passer au statut d'employé ?

Engagez la discussion avec votre client pour étudier soigneusement les risques et les avantages d'une relation employeur/employé. Évoquez clairement les avantages pour les deux parties, pas seulement pour vous.

Vous pouvez même suggérer d'avoir recours à un service tiers, comme Remote, pour faciliter la transition. Nos services d'emploi à l'international veillent à la conformité des deux parties en s'occupant de fonctions RH essentielles (comme la gestion de la paie et des avantages sociaux), dans le respect du droit espagnol.

Travailler avec des freelances basés en Espagne

Que vous collaboriez en personne ou à distance, travailler avec des freelances basés en Espagne est souvent une expérience bénéfique. Voici toutefois quelques éléments à garder en tête pour faciliter votre collaboration :

Travailler avec des freelances en présentiel et en distanciel

Lorsque vous travaillez à distance avec des freelances basés en Espagne, rappelez-vous que le fuseau horaire du pays est celui d'Europe centrale (CET). Si vous travaillez depuis un autre fuseau horaire, pensez à choisir des horaires adaptés pour vos réunions.

Rappelez-vous également que l'Espagne compte de nombreux jours fériés et célébrations locales : vos freelances souhaiteront probablement prendre des jours de congé pour en profiter.

Considérations culturelles et linguistiques

Les Espagnols accordent beaucoup d'importance aux liens personnels. Ne soyez pas surpris si une séance de travail commence par quelques bavardages.

Faut-il parler en espagnol ou considérer que ce sont les freelances qui doivent parler anglais ?

Pour faire court : cela dépend.

Nombreux sont les freelances espagnols à bien parler anglais. Si vous êtes une entreprise internationale, c'est sûrement le meilleur choix. En revanche, si vous êtes freelance et que vous collaborez avec une équipe au service d'une entreprise espagnole, cela change la donne. Si vous n'avez pas forcément besoin de parler couramment espagnol, quelques expressions de base peuvent faire des merveilles pour créer du lien.

Dans un cas comme dans l'autre, mieux vaut adopter un ton poli et formel dans un premier temps. Quand vous aurez appris à vous connaitre, vous pourrez passer à une communication plus informelle.

Culture du travail

Dans la culture du travail espagnole, la flexibilité et l'équilibre entre vie privée et professionnelle sont très importants. Si la notion du temps bénéficie d'une certaine latitude en termes d'échéances et de calendrier, la ponctualité reste importante. Alors, ne soyez pas (trop) en retard !

En Espagne, les réunions ont tendance à être plus décontractées et se déroulent à un rythme plus tranquille : il faut un peu de temps pour s'habituer. Ne vous attendez pas non plus à ce que les réunions se limitent aux salles prévues à cet effet. Si vous travaillez en présentiel, il vous arrivera certainement d'avoir des discussions tout à fait sérieuses pendant la pause déjeuner ou autour d'un café. Cela s'explique, encore une fois, par l'importance accordée aux liens personnels.

4 solutions de Remote pour faciliter la vie des freelances et de leurs clients

Comme vous le voyez, devenir freelance en Espagne représente beaucoup d'informations à assimiler. Remote vous aide à résoudre de nombreuses difficultés, vous permettant ainsi de vous concentrer sur le développement de votre entreprise et les biens ou services livrés à vos clients. Voici ce que nous proposons.

1. Paiements internationaux dans le monde entier

Gérer les factures, les validations et les systèmes de paiement pour chacun de vos clients a tôt fait de devenir une tâche complexe et chronophage. Sans compter que les méthodes manuelles de facturation et de collecte des paiements augmentent les risques de frais, d'erreurs et de retards.

Remote vous donne accès à un tableau de bord rationalisé et hautement sécurisé pour optimiser et rentabiliser la gestion de vos factures et paiements internationaux. Vous pouvez utiliser notre plateforme pour recevoir vos paiements en euros en toute simplicité, sans frais cachés.

2. Contrats de droit local intégrés et conseils

Quand vous rédigez vous-même des conventions ou des contrats pour vos clients, vous courrez le risque de ne pas respecter le droit du travail local, surtout si vous avez des clients internationaux. Pour garantir votre conformité, Remote propose des contrats conformes aux lois espagnoles. Nos experts juridiques sont également là pour vous conseiller sur des problématiques complexes à l'échelle locale, telles que le statut de vos collaborateurs ou encore la propriété intellectuelle.

3. Facturation automatique

Avec Remote, vous n'aurez plus besoin de tableaux à rallonge ni autres outils manuels pour émettre vos factures. Nous supprimons ainsi les nombreuses erreurs et retards dus à des processus dépassés et à la gestion manuelle. Notre plateforme vous permet de créer vos factures, les envoyer pour approbation, puis recevoir le paiement dans votre devise locale, sans avoir à utiliser un autre outil ou logiciel en parallèle.

4. Gestion des taxes

La gestion des taxes est une affaire complexe, c'est bien connu. Remote vous aide à gérer vos taxes de manière rapide et efficace, en compilant les données relatives à votre revenu à partir des factures émises et des paiements reçus.

Devenir freelance en Espagne

Avoir la flexibilité de travailler à votre guise, c'est une véritable émancipation. Toutefois, vos responsabilités administratives risquent de vous éloigner de votre cœur d'activité : satisfaire votre clientèle, fournir un travail de qualité et faire du chiffre d'affaires.

En utilisant une plateforme stable et de confiance comme Remote, vous pouvez gérer ces obligations de manière rapide et efficace tout en vous concentrant sur les véritables objectifs de votre entreprise. Nous pouvons notamment vous aider à :

• éviter les frais intermédiaires et les retards entrainés par les paiements de vos clients internationaux ;

• élaborer des contrats conformes pour vos clients espagnols et étrangers ;

• optimiser la gestion de votre facturation en vous épargnant des processus manuels ;

• rester conforme au droit local du travail et des affaires.

Avec notre plateforme, votre installation en tant que freelance est simple, rapide et fluide.Pour en savoir plus sur la façon d'économiser du temps et des ressources grâce à notre expertise, cliquez ici.