Wie Sie sich als Freelancer:in selbstständig machen
Genießen Sie die Freiheit der Selbstständigkeit bei möglichst geringem Verwaltungsaufwand
Rechnungen schreiben, steuerliche Pflichten erfüllen, Verträge aufsetzen und schließlich bezahlt werden: Als Freelancer:in tragen Sie all diese Aufgaben selbst. Zum Glück gibt es Hilfsmittel, mit denen Sie Verwaltungsaufgaben rasch und unkompliziert erledigen können. Nutzen Sie diesen Leitfaden als Fahrplan, damit Sie schnell und sicher Ihre Zahlungen erhalten und sich auf das Wesentliche konzentrieren können: Ihre Kund:innen.
Verträge für neue Kund:innen erstellen
Wie Sie als Freelancer:in bezahlt werden
Rechnungen verwalten und nachverfolgen
Steuerliche Verpflichtungen von Freelancer:innen
Ihre Buchhaltungspflichten als Freelancer:in
Wie Sie Ihren Auftraggeber bitten, Sie anzustellen?
5 Wege, wie Remote das Leben für Freelancer:innen und deren Kund:innen vereinfacht
Komm zu Remote – in wenigen Minuten bist du startklar
Wie Sie sich als Freelancer:in selbstständig machen und bezahlt werden: Ihr Plan gegen lästigen Verwaltungsaufwand
Als selbständige:r Freelancer:in tragen Sie die Verantwortung für alles: Kund:innen akquirieren und betreuen, an Projekten arbeiten sowie Verwaltung und Marketing organisieren. Dabei müssen Sie sich auch mit Themen befassen, die nicht zu Ihrem eigentlichen Fachgebiet gehören, etwa dem Erstellen von Verträgen und Steuererklärungen.
Falls Sie unsicher sind, welche Arbeitsgesetze in Ihrem Fall gelten, kann das Aufsetzen eines einfachen Vertrags schnell zur Mammutaufgabe werden – besonders dann, wenn Ihre Kund:innen im Ausland sitzen. Vielleicht fragen Sie sich auch, wie Sie Ihre Honorare erhalten, ohne hohe Bearbeitungsgebühren zu bezahlen.
Wir können Ihnen aber versichern, dass Sie all das bewältigen können. Die Registrierung und das Erhalten von Zahlungen als Freelancer:in bezahlt zu werden kann sogar rasch, einfach und ohne große Mühe erfolgen – unabhängig davon, wo Ihre Kund:innen ansässig sind.
Dieser Leitfaden enthält zahlreiche praktische Hinweise für Freelancer:innen, insbesondere für jene, die erstmals selbständig sind. Wir erläutern, wie Sie einen Ablauf zur Organisation Ihrer Arbeit einrichten und verschiedentlich automatisieren können.
Wir behandeln die vier zentralen Problemfelder für Freelancer:innen und zeigen Ihnen Wege, diese Bereiche Ihres Geschäfts mit weniger Aufwand zu meistern:
Verträge
Zahlungen und Gebühren
Rechnungsstellung
Steuern
Bereit zu erfahren, wie Sie sich das Leben als Freelancer:in erleichtern können? Beginnen wir ganz vorne: bei der Gründung Ihres Unternehmens.
Ihr Gewerbe korrekt anmelden
Bevor Sie als Freelancer:in tätig werden können, müssen Sie eine Rechtsform wählen. Davon hängen Ihre steuerlichen und rechtlichen Verpflichtungen ab. Je nach steuerlicher Ansässigkeit stehen Ihnen unterschiedliche Rechtsformen offen. In einigen Staaten gibt es eigens für Freelancer:innen geltende Regelungen.
Die gängigsten Optionen in vielen Ländern
Einzelunternehmer:in. Diese Rechtsform ist für Freelancer:innen besonders unkompliziert. In einigen Staaten, etwa in Frankreich wird zwischen natürlichen Personen und Unternehmen unterschieden; in anderen Ländern existiert diese Trennung nicht.
Partnerschaft (Partnership): Ein einfacher Gesellschaftsvertrag zwischen mehreren Personen. Häufig besteht dabei keine rechtliche Trennung zwischen den Partner:innen als Privatpersonen und der Firma.
Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Eine eigene juristische Person, getrennt von Ihrer privaten Sphäre. In der Regel werden Erträge und Verluste der Gesellschaft zugerechnet und nicht direkt Ihrer privaten Person.
Je nach Land, in dem Sie tätig sind, können noch weitere Möglichkeiten bestehen. In Australien gibt es beispielsweise ein Treuhandmodell, bei dem ein Treuhänder Unternehmen und deren Aktivitäten im Namen eines Begünstigten verwaltet.
Alle genannten Rechtsformen bringen Vor- und Nachteile mit sich. Viele Freelancer:innen wählen das Einzelunternehmen, weil die Gründung einfach ist und der Verwaltungsaufwand vergleichsweise gering bleibt.
Wenn Sie sich genauer über die Arbeitsgesetze in einem bestimmten Land informieren möchten, empfehlen wir unseren Country Explorer – unsere länderspezifischen Leitfäden enthalten hilfreiche Informationen, die Ihnen beim Einstieg in die Freiberuflichkeit nützlich sind.
Verträge für neue Kund:innen aufsetzen
Viele Freelancer:innen empfinden es als lästig, Verträge für ihre Kund:innen zu erstellen, besonders wenn das nicht zu ihren Kernkompetenzen zählt. Manche überlegen sogar, ganz auf einen Vertrag zu verzichten.
Das ist allerdings keine empfehlenswerte Vorgehensweise. Verträge schützen Sie in vielen Belangen und sind daher unverzichtbar. Üblicherweise enthält ein Vertrag folgende Punkte:
Im Vertrag werden die konkreten Aufgaben, Leistungen und Projektanforderungen definiert. So verhindern Sie, dass mit der Zeit mehr und mehr Aufgaben auf Sie zukommen, ohne dass die Vergütung angepasst wird.
Verträge legen die Zahlungsmodalitäten fest, inklusive Betrag, Zahlungsmittel, Teilzahlungen und Fristen.
Verträge regeln Eigentumsrechte und geistiges Eigentum, das während eines Projekts entsteht. Klare Regelungen zum geistigen Eigentum schützen Sie vor möglichen Rechtsstreitigkeiten.
Verträge definieren Bedingungen und Verfahren für die Beendigung oder Aussetzung einer Vereinbarung. Das bewahrt Sie davor, Kund:innen unerwartet zu verlieren oder unklaren Situationen ausgesetzt zu sein.
Verträge umschreiben die Art der Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihrem Auftraggeber und schützen beide Seiten vor einer möglichen Scheinselbstständigkeit.
Gut, Verträge sind also essenziell für Ihr Business. Trotzdem ist es anspruchsvoll, alles korrekt zu regeln, weil die Rechte von Freelancer:innen und die Arbeitsgesetzgebung weltweit stark variieren. Verwendet man eine Vorlage aus dem Internet oder erstellt eigenständig einen Vertrag, kann es sein, dass dieser in bestimmten Ländern nicht rechtsverbindlich ist oder Ihnen gar Nachteile bringt.
Mit Remotes rechtskonformen, auf Sie zugeschnittenen Vertragsvorlagen stellen Sie sicher, dass Sie legal mit lokalen wie internationalen Kund:innen kooperieren und keine unerwarteten Risiken eingehen. Die Vorlagen sind stets an die jeweiligen länderspezifischen Regelungen angepasst, damit Sie die Gesetze des Landes Ihres Auftraggebers erfüllen.
Falls Sie bereits eine eigene Vertragsvorlage haben, die Sie nutzen möchten, können Sie diese beim Registrieren auf der Remote-Plattform hochladen und weiterverwenden.
Hier erfährst du mehr zu Verträgen.
Die Gefahren der Scheinselbstständigkeit
In nahezu allen Ländern werden arbeitnehmerähnliche Freelancer:innen anders klassifiziert als angestellte Mitarbeiter:innen. Sie erhalten in der Regel nicht dieselben Zusatzleistungen wie Angestellte und sind gesetzlich weniger umfassend geschützt. Sie müssen sich daher selbst um Krankenversicherung, Altersvorsorge und Ähnliches kümmern. Der Verzicht auf solche Leistungen hat jedoch einen entscheidenden Vorteil: Sie wählen Ihre Kund:innen selbst aus und bestimmen, wann, wo und wie Sie arbeiten.
Obwohl die rechtliche Abgrenzung zu angestellten Mitarbeiter:innen meist klar ist, kann es vorkommen, dass Unternehmen Sie absichtlich falsch einstufen, um Pflichten zu umgehen. Ebenso sind unbeabsichtigte Fehlklassifizierungen möglich. In jedem Fall kann eine falsche Einstufung für Sie und Ihre Kund:innen Strafen und Bußgelder nach sich ziehen. Ihr Auftraggeber muss im Heimatland mit empfindlichen Sanktionen rechnen, und Sie könnten Probleme bekommen, falls Sie in Ihrem Land zu wenig Steuern entrichtet haben.
Beachten Sie stets, dass eine korrekte Einstufung in Ihrem Interesse liegt.
So stellen Sie vor allem sicher, dass Sie flexibel arbeiten können. In den USA dürfen Auftraggeber ihren Auftragnehmer:innen etwa nicht vorschreiben, wie und wann sie eine Aufgabe auszuführen haben. Als Freelancer:in behalten Sie die Flexibilität, Ihren Arbeitsablauf selbst zu gestalten, solange die vereinbarten Projekte termingerecht abgeschlossen werden. Zudem verschafft die korrekte Einstufung Ihnen größeren Einfluss auf Ihr Einkommen.
Die Sanktionen bei Scheinselbstständigkeit variieren je nach Land. Probleme vermeiden Sie, indem Sie von Anfang an mit Ihren Kund:innen besprechen, wie eine Scheinselbstständigkeit vermieden werden kann. Legen Sie Ihre Rolle und Aufgaben klar fest und überprüfen Sie regelmäßig das Arbeitsverhältnis. Sollte sich Ihre Einbindung in das Unternehmen eines Kund:innen im Laufe der Zeit intensivieren, können Sie darum bitten, offiziell eingestellt zu werden
In diesen Leitfäden finden Sie weiterführende Informationen zum Risiko der Scheinselbstständigkeit
Falschklassifizierung von Mitarbeiter:innen und Scheinselbstständigkeit von Auftragnehmer:innen – Fachleitfaden
Folgen der Falschklassifizierung von Angestellten als Selbstständige
Wie Sie als Freelancer:in bezahlt werden
Als Freelancer:in sind Sie selbst für die Rechnungsstellung verantwortlich und müssen sicherstellen, dass Sie bezahlt werden. Das bedeutet häufig, jede Rechnung einzeln zu erstellen und sich an die bevorzugte Zahlungsmethode der jeweiligen Kund:innen anzupassen. Das ist oft ineffizient und zeitaufwendig.
Üblicherweise erfolgt die Zahlung mittels einer der folgenden Methoden:
Banküberweisungen
Banküberweisungen. Die Übertragung von Geldern zwischen zwei Konten ist zwar zügig möglich, geht jedoch häufig mit hohen Gebühren einher.
Einzahlungen. Eine direkte Einzahlung auf Ihr Bankkonto ist ebenfalls schnell, jedoch können Ihrem Auftraggeber Gebühren entstehen. Bei mehreren Kund:innen oder internationalen Zahlungen wird es zudem komplizierter.
Schecks. Diese Zahlungsweise wird aufgrund langer Bearbeitungszeiten kaum noch verwendet, obwohl es Apps gibt, die das Einlösen vereinfachen. Physische Schecks können verloren gehen oder gestohlen werden.
Money Orders. Zahlungsanweisungen sind international verbreitet und gelten als sichere Methode, sind aber umständlich: Sie müssen persönlich erworben werden und können wie Schecks verloren gehen oder beim Versand lange dauern. Zudem wirken sie mitunter weniger vertrauenswürdig, weil Betrüger sie häufig nutzen.
Virtuelle Geldbörsen. Digitale Wallets gewinnen an Popularität. Zahlungen darüber erreichen Sie schnell, doch einige Auftraggeber:innen akzeptieren sie möglicherweise nicht. Zudem bestehen inzwischen gewisse Sicherheitsbedenken gegenüber digitalen Wallets.
Digitale Transferdienste wie PayPal und Wise. Diese Überweisungen sind schnell und nutzerfreundlich und bieten oft eine Funktion zur Rechnungserstellung. Allerdings erheben sie häufig Gebühren oder verlangen hohe Wechselkursaufschläge.
Alternativ können Sie auf eine erprobte Lösung wie Remote setzen. Unsere Plattform bietet eine einfache, sichere und verlässliche Möglichkeit, rasch in Ihrer Landeswährung ausbezahlt zu werden – ohne versteckte Kosten. Sie fügen Ihr Bankkonto als Auszahlungsmethode im Remote-Dashboard hinzu, damit Zahlungen Ihres Auftraggebers direkt auf Ihr Konto transferiert werden.
Sie müssen übrigens nicht ständig Ihr Dashboard prüfen, um zu sehen, ob eine Zahlung eingegangen ist: Remote informiert Sie per E-Mail, sobald Ihre Rechnung beglichen wurde. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie unsere Plattform nutzen können.
Wie Sie Zahlungen von internationalen Kund:innen erhalten
Internationale Zahlungen sind noch komplexer als regionale Überweisungen: Währungsumrechnungen, die Wahl eines Zahlungsmittels und hohe Bearbeitungsgebühren können Ihnen die Freude an der freiberuflichen Tätigkeit trüben. Internationale Zahlungen können Ihnen die Arbeit als Freelancer:in erschweren.
Es sei denn, Sie vereinfachen sich das Leben mit Remote. Unser Contractor Management Service deckt mehr als 200+ Länder und Regionen ab und erleichtert Ihnen, in der gewünschten Währung bezahlt zu werden. So funktioniert der Ablauf:
1. Rechnung
Sie stellen Ihrem Auftraggeber die Rechnung in jener Währung, die er bevorzugt, und laden diese auf Remotes Contractor-Management-Plattform hoch.
2. Zahlung durch den Auftraggeber
Der Auftraggeber begleicht seine Rechnungen in seiner gewählten Währung.
3. Zahlungseingang
Sobald die Zahlung Ihres Auftraggebers bei uns eingeht, wandeln wir sie in Ihre bevorzugte Währung um und zahlen an Sie aus.
Sie haben zwei Auszahlungsoptionen. Sie können Ihre Kontodaten direkt auf Remote hinterlegen und über Wise ausbezahlt werden. Alternativ können Sie ein Stripe Connect Konto nutzen. Sie können jederzeit Ihre Auszahlungswährung und Zahlungsangaben anpassen.
Und die Gebühren?
Wir arbeiten mit diversen Partnern zusammen, um eine zügige Zahlungsabwicklung zu gewährleisten und die Kosten gering zu halten. Ihrem Auftraggeber berechnen wir zwar eine Gebühr von 27 Euro für die Zahlungsabwicklung, Sie als Freelancer:in zahlen jedoch lediglich eine Gebühr für die Währungsumrechnung zum Mittelkurs. Wenn Sie bereits in Ihrer bevorzugten Währung bezahlt werden, fallen keine Gebühren an. In diesem Artikel in unserem Support Center (Englisch) erfahren Sie mehr über unsere Gebühren.
Rechnungen verwalten und kontrollieren
Die Rechnungsstellung gehört selten zu den Lieblingsaufgaben von Freelancer:innen. Kein Wunder: Häufig nutzen sie verschiedene Tools, um Rechnungen manuell zu erstellen, zu verschicken und zu verfolgen. Das ist weder effizient noch zeitsparend. Manuelle Prozesse sind langsam, mühsam und fehleranfällig.
Wenn Sie Ihre Rechnungsstellung automatisieren, gewinnen Sie viel Zeit, die Sie lieber in bezahlte Projekte investieren. Remote unterstützt Sie dabei.
Verabschieden Sie sich von Tabellenkalkulationen, E-Mails und sonstigen manuellen Tools zur Zahlungsverwaltung. Auf unserer Plattform können Sie Rechnungen erstellen, zur Genehmigung einreichen und in Ihrer lokalen Währung bezahlt werden – alles in einem Tool. So sparen Sie sich zeitraubende E-Mail-Korrespondenz: Erstellen Sie die Rechnung in Remote, wir senden sie an Ihre Auftraggeber:innen und zeigen Ihnen auf der Plattform den aktuellen Status während des Genehmigungsprozesses an.
Die Rechnungsstellung einrichten
Als Freelancer:in übermitteln Sie Ihre Rechnungen einfach über Ihr Remote-Dashboard an Ihre Kund:innen. Sie haben zwei Möglichkeiten:
Ihre eigene Rechnung hochladen
Erstellen Sie eine Rechnung mit Datum und Betrag und laden Sie diese als PDF hoch.
Eine Rechnung in Remote erstellen . Mithilfe unserer Vorlagen können Sie Rechnungen direkt auf der Plattform verfassen. Sie haben zudem die Möglichkeit, wiederkehrende Rechnungen einzurichten, die automatisch an Ihre Kund:innen versandt werden.
Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel in unserem Hilfebereich.
Ihre Steuerpflichten als Freelancer:in
Als Freelancer:in sind Sie für die Entrichtung Ihrer Steuern selbst verantwortlich. Allerdings unterscheiden sich die gesetzlichen Vorgaben von Land zu Land, weshalb Sie die Regeln in den Staaten kennen sollten, in denen Sie Kund:innen haben.
In den USA und Deutschland beispielsweise müssen Freelancer:innen ihre Steuern selbst abführen. In anderen Ländern hingegen kann es vorkommen, dass Kund:innen Steuern einbehalten und abführen. Ausführliche Informationen zu steuerlichen Pflichten für Freelancer:innen in Ihrem Land finden Sie im Country Explorer.
Steuern sind ein wichtiger Grund, weshalb eine korrekte Einstufung als Freelancer:in entscheidend ist. Tritt hier ein Fehler auf, könnten Nachzahlungen oder sogar Strafen auf Sie zukommen.
Haftung als Freelancer:in
Als Angestellte:r übernimmt der Arbeitgeber Haftungsfragen. Mit der grösseren Freiheit der Selbstständigkeit geht jedoch auch erhöhte Verantwortung einher. Als Einzelunternehmer:in haften Sie persönlich für finanzielle Verpflichtungen und Steuerschulden. Im schlimmsten Fall kann Ihr Privatvermögen für Verbindlichkeiten aus der Geschäftstätigkeit haften. Zum Glück gibt es Haftpflichtversicherungen, die dieses Risiko deutlich verringern.
Auch bei Vereinbarungen mit Ihren Kund:innen sollten Sie rechtlich abgesichert sein. Remotes Rechtsteam unterstützt Sie mit geprüften Vertragsvorlagen für die Länder, in denen Sie tätig sind,
Ihre Buchhaltungspflichten als Freelancer:in
Als Freelancer:in sind Sie nicht verpflichtet, einen Jahresabschluss zu veröffentlichen. Dennoch sollten Sie sorgfältige Aufzeichnungen führen und relevante Belege wie Kundenrechnungen und Kaufbelege aufbewahren. So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Finanzen und sind für die Steuererklärung besser gerüstet.
Sie können diese Aufzeichnungen selbst mit einer Buchhaltungssoftware führen oder ein Steuerbüro beauftragen.
Wir empfehlen ausserdem, ein separates Geschäftskonto zu eröffnen, um private und geschäftliche Ausgaben zu trennen. In manchen Ländern ist ein Geschäftskonto vorgeschrieben, sobald ein bestimmtes Einkommen überschritten wird.
Wie bitte ich meinen Auftraggeber, mich anzustellen?
Sprechen Sie das Thema offen an und wägen Sie gemeinsam mit Ihrem Auftraggeber die Risiken und Vorteile eines Anstellungsverhältnisses sorgfältig ab. Gehen Sie dabei unbedingt auch auf die Vorteile für Ihr Gegenüber ein. Es gibt verschiedene Gründe, warum es für ein Unternehmen attraktiv sein kann, Sie anzustellen. So können Sie beispielsweise betonen, dass der Auftraggeber steuern kann, wann und wie Sie arbeiten.
Hören Sie die Einwände Ihres Auftraggebers aufmerksam an. Internationale Kund:innen gehen unter Umständen davon aus, dass eine Anstellung nicht möglich ist, wenn sie keine Niederlassung in Ihrem Land haben. In solchen Fällen können Sie vorschlagen, einen Employer of Record (EOR) zu beauftragen.
Ein EOR ist ein Dienstleister, der Unternehmen bei der Beschäftigung von Mitarbeitenden im Ausland unterstützt, indem er dort offiziell als Arbeitgeber auftritt. Ein Employer of Record übernimmt in der Regel administrative HR-Aufgaben wie lokale Lohnabrechnung, Benefits und steuerliche Angelegenheiten.
Beispielsweise ist Remote ein EOR, der Ihnen und Ihrem Kund:innen bzw. potenziellen Arbeitgeber bei der rechtskonformen Anstellung behilflich sein kann.
Lade unser Remote Toolkit herunter, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ihr Unternehmen von den Vorteilen der Remote-Arbeit überzeugen können.
5 Wege, wie Remote das Leben für Freelancer:innen und deren Kund:innen erleichtert
Beim Schritt in die Selbstständigkeit gibt es vieles zu bedenken. Remote unterstützt Sie, die verschiedenen Herausforderungen zu meistern, damit Sie sich voll und ganz auf Ihre Arbeit und Ihre Kund:innenbeziehungen konzentrieren können. So helfen wir Ihnen:
Erfahren Sie hier mehr darüber, wie Remote Sie als Freelancer:in unterstützen kann.
Komm zu Remote – in wenigen Minuten bist du startklar
Für viele ist es befreiend, im eigenen Rhythmus tätig zu sein. Der damit verbundene Verwaltungsaufwand kann Sie jedoch schnell von den wirklich wichtigen Dingen ablenken: zügig bezahlt zu werden und Ihr Geschäft auszubauen.
Mit einer stabilen, bewährten Plattform wie Remote erledigen Sie diese Pflichten rasch, sodass Sie sich voll auf Ihre eigentliche Tätigkeit konzentrieren können.
Unsere Plattform erleichtert Ihnen den Einstieg als Freelancer:in. Wir begleiten Sie durch das Onboarding und die Identitätsprüfung aus Sicherheitsgründen. Falls nötig, können Sie auch alle erforderlichen Steuerunterlagen hochladen und sicher bei uns ablegen.
Erfahre mehr dazu, wie Remote Ihnen – und Ihren Kund:innen Zeit und Ressourcen spart.
Starte noch heute mit Remote.