Werkvisa in Polen: Een werkgeversgids

Als u een werknemer in Polen wilt aannemen of een teamlid naar het land wilt verplaatsen, moet u ervoor zorgen dat ze de juiste juridische status hebben.

De Poolse immigratiewetten kunnen ingewikkeld zijn, vooral als je weinig kennis hebt over internationale inhuur. Als je in het buitenland mensen aanneemt, moet je de plaatselijke arbeid en belasting wetten volgen en zorgen dat legal naleving terwijl je werknemers betaalt en beheert.

In dit artikel leggen we het visumaanvraagproces in Polen, geschiktheidscriteria en processen voor werkvisumsponsoring van werknemers uit. We zullen ook bekijken hoe een employer of record als Remote het je makkelijk kan maken om in Polen mensen aan te nemen.

Wie mag er in Polen werken?

Buitenlanders mogen legaal in Polen werken als ze een geldige Werkvergunning of een verblijfskaart bewaren die expliciet “toegang tot deArbeidsmarkt” verleent. Burgers van de EU, de EER en Zwitserland hebben geen Werkvergunning nodig, terwijl onderdanen van landen als Oekraïne, Belarus en Moldavië korte tijd zonder visum kunnen werken.

Voor een langer tewerkstelling moet een Poolse werkgever echter een verklaring indienen bij het arbeid, of de buitenlandse medewerker moet een seizoensvergunning veilig of een bijgewerkte verblijfskaart aanvragen.

Reizigers die in aanmerking komen voor visumvrije toegang kunnen de grens oversteken met alleen een paspoortdocument (of een nationale identiteitskaart van de EU), maar dit recht op werk is beperkt tot 90 dagen binnen een periode van 180 dagen. Iedereen die langer dan die grens wil blijven en werken, moet een verblijfsvergunning aanvragen, een proces dat EU-burgers op verzoek kunnen doorlopen.

Hoe werkt de Europese blauwe kaart?

Een Europese blauwe kaart is een speciale, tijdelijke verblijfsvergunning die wordt verstrekt aan mensen die de EU willen binnenkomen voor een “hooggekwalificeerde tewerkstelling”. Het wordt verstrekt aan buitenlanders met vaardigheden waar veel vraag naar is in het land waar ze naartoe willen verhuizen.  Om een blauwe kaart aan te vragen, moet een aanvrager aan ten minste één van de volgende criteria voldoen:

• Een hogeronderwijsdiploma hebben dat relevant is voor het type werk dat ze willen doen, of
• Bewijzen dat ze ten minste vijf jaar werkervaring in het vakgebied hebben (wat kan worden beschouwd als een equivalent van de jaren die aan formeel onderwijs zijn besteed).

Vereisten om in aanmerking te komen voor een werkvisum in Polen

• Het visumtype is belangrijk: Of de vreemdeling in aanmerking komt voor een werkvisum of Werkvergunning voor Polen hangt af van het soort werk dat wordt aangevraagd en of hij het land binnenkomt voor een specifieke werkgever of om een baan te zoeken.
• Zakelijke doeleinden: Buitenlanders die van plan zijn om commerciële activiteiten uit te oefenen voor hun eigen bedrijf (zonder tewerkstelling te zoeken) kunnen een Business Schengen visum aanvragen.
• Gekwalificeerde werknemers: Aanvragers die door een werkgever worden uitgenodigd voor gespecialiseerde of hoogstaande vaardigheden, kunnen in aanmerking komen voor vergunningen zoals de Europese blauwe kaart.
• EU/EER/Zwitserse onderdanen: Burgers van de EU, de EER en Zwitserland kunnen zonder Werkvergunning in Polen werken, maar moeten zich als ingezetene registreren.
• Werkgeverssponsoring: In de meeste gevallen moet de Poolse werkgever de nodige documenten indienen bij het relevante arbeids bureau om de aanvraag te ondersteunen.

Wat zijn de typen visums voor een langer verblijf in Polen?

In Polen staan visa voor verblijf van langere duur bekend als nationaal visum Type D. Buitenlanders uit niet-EU/EEA-landen die 91 tot 365 dagen per jaar in het land willen verblijven, moeten dit document aanvragen.

Type D nationale visa worden meestal toegekend voor gezinshereniging, werk en het volgen van hoger onderwijs. Het wordt ook gegeven aan iedereen met Poolse wortels die een Poolse identiteitskaart kan laten zien.

Sommige nationale visa van het type D worden verleend voor meerdere binnenkomsten in het land, terwijl andere hen slechts één of twee keer Polen laten binnenkomen. Laten we eens kijken naar de belangrijkste nationale visumtypes die werk toestaan. Ga naar de Migrantenservice voor een volledige lijst van type D-visums, inclusief visa waarvoor geen Werkvergunning nodig is.

Hoe vraag je een werkvergunning aan in Polen?

Als je een buitenlander in dienst wilt nemen, moet je namens hen een Werkvergunning aanvragen bij het plaatselijke kantoor van het woiwodschap. Hiervoor moet je de volgende documenten indienen:

• Het aanvraagformulier
• Bewijs van betaling van de visumaanvraag
• Bewijs van de wettelijke status van de werkgever, afgegeven door het Nationale Register van Rechtbanken
• Documenten over de economische activiteit van de werkgever
• Scans van paspoort/reisdocumenten van de werknemer
• Een bewijs van gezondheidsverzekering
• Een bedrijfsakte
• Winst- en verliesrekeningen van de werkgever
• Een kopie van de tewerkstelling contract.
  
  

Bedenk dat werkgevers die buitenlanders aannemen op basis van een Werkvergunning dezelfde plichten hebben als tegenover Poolse burgers. Daarom moet u, voordat u een niet-Europese burger aan boord neemt:

• Checken of ze een geldige verblijfsvergunning hebben
• Een kopie maken van de verblijfsvergunning en deze bewaren tot het einde van het dienstverband.
• Een schriftelijk contract opstellen en ondertekenen, conform de voorwaarden van de werkvergunning
• Een kopie delen van de werkvergunning met je internationale werknemer
• De buitenlander laten weten wat deze moet doen om de Werkvergunning te krijgen of te verlengen.
• Informeer de voivode binnen zeven dagen als de buitenlander:
• • niet binnen drie maanden na afgifte van de Werkvergunning begint te werken
  • langer dan drie maanden stopt met werken
  • de tewerkstelling drie maanden voor het verstrijken van de vergunning beëindigt. 
    
    

Gelukkig kun je dit proces versnellen als je met een wereldwijde HR partner als Remote werkt. Wij checken namens jou of je aan alle wettelijke vereisten voldoet. Je hoeft je werknemer alleen maar te vragen om de juiste documentatie in te dienen op ons platform.  Ons deskundige team Mobility doet een werkvergunningscheck om er zeker van te zijn dat de verstrekte werkvergunning geldig is. Als blijkt dat het ongeldig is of niet is ingediend, helpen we je zo snel mogelijk om er een te krijgen.

Meer informatie over onze overplaatsing diensten. 

Hoe krijg je een werkvisum voor Polen?

De werknemer moet de volgende documentatie overleggen om een werkvisum voor Polen te krijgen:

• Een geldig paspoortdocument — het mag niet binnen de komende zes maanden verlopen.
• Een visumaanvraagformulier, dat via het e-Konsulat-systeem moet worden ingevuld. Het moet worden afgedrukt en ondertekend.
• Portretfoto's in kleur. De afmetingen zijn dezelfde als in het Schengenvisum.
• Vluchtroute
• Een reis ziektekosten verzekering dekt ten minste € 30.000. Na aankomst in Polen moet de werknemer een langdurige ziektekosten verzekering aanvragen via het Poolse Nationale Ziektefonds of via een particuliere verzekeraar.
• Bewijs van accommodatie
• Originele versie en een kopie van de werkvergunning, te verstrekken door de werkgever
• Door de werkgever ondertekende tewerkstellingsverklaring. Het moet de functie, salaris en andere tewerkstelling gegevens bevatten.
• Bewijs van tewerkstelling of een cv. Alle documenten, die de geloofwaardigheid van de werknemer vergroten en aantonen dat deze geschikt is voor de baan, moeten bij de sollicitatie worden gevoegd.
• Verklaring van goed gedrag, afgegeven door de politie. 
  
  

Na ontvangst van de werkvergunning of verklaring, moet de werknemer een aanvraag indienen bij het Poolse consulaat in het land waar hij woont om een werkvisum te krijgen.

Gemiddeld duurt het tot 12 dagen om de visumaanvraag te verwerken. Soms kan het echter wel zes weken duren. Daarom is het sterk aanbevolen om ten minste 2 maanden voor aankomst een werkvisum aan te vragen.

Wat is de aanvraagprocedure voor werknemers werkvisum sponsoring in Polen?

De aanvraagprocedure voor het sponsoren van een buitenlandse werknemer in Polen varieert afhankelijk van of de medewerker in het buitenland is of al in het land.

Werkgevers die van buiten Polen in dienst nemen, moeten een intentieverklaring indienen bij het regionale arbeids bureau, die de werknemer vervolgens gebruikt om een werkvisum aan te vragen bij een Pools consulaat. Voor werknemers die al in Polen zijn, moet de werkgever controleren of hun verblijfsvergunning toegang verleent tot de Arbeidsmarkt; zo niet, dan moet een nieuw werkvisum of een nieuwe vergunning worden verkregen.

Wat zijn de visumvereisten voor digital nomads in Polen?

Momenteel biedt Polen geen speciaal visum voor digital nomads. Niet-EU-burgers moeten in dienst zijn van een Pools bedrijf om zich in het land te kunnen vestigen.

Digital nomads kunnen de volgende visums aanvragen als alternatief voor een digital nomad-visum dat andere landen aanbieden:

Wat is het Freelance Visa van Polen?

Dit type visum is maximaal twee jaar geldig en kan zo nodig worden verlengd. Digital nomads moeten Poolse merken als klant hebben om hiervoor in aanmerking te komen. Met alleen internationale klanten kunnen ze dit visum niet krijgen. Er zijn drie typen freelance-contracten die je kunt gebruiken als je remote werkt in Polen.

• Umowa zlecenie — dit is het populairste contract voor tewerkstelling, dat de relatie tussen de werkgever en de zzp'er / werknemer regelt. Het biedt een gunstigere belasting, en het is makkelijker te beëindigen indien nodig.
• B2B contract — bij dit type overeenkomst moet de zzp'er een bedrijf oprichten en problemen oplossen. Zij moeten zelf de belastingen betalen en krijgen geen secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Umowa o dzieło: zzp'ers worden betaald voor een specifieke taak in plaats van voor de uren die ze erin hebben gestoken.

Wat is het Poolse type C-visum?

Ook wel een Schengenvisum genoemd. Hiermee kunnen buitenlanders maximaal drie maanden binnen 180 dagen in Polen of een ander land binnen het Schengengebied wonen.

Wat is het type D-visum van Polen?

Het is een verblijfsvergunning voor de lange termijn. Buitenlanders hebben het recht om langer dan drie maanden in Polen te verblijven, aaneengesloten of meerdere keren achter elkaar. Hun totale verblijf op hetzelfde visum mag echter niet langer zijn dan één jaar. Na deze tijd moeten ze het laten vernieuwen.

Werkvisa navigeren in Polen met Remote

We weten dat overplaatsing zowel voor werknemers als werkgevers stressvol kan zijn. Naast inzicht in de visumvereisten en de afhandeling van papierwerk, moet je er ook voor zorgen dat je compliant blijft met de lokale arbeid regels terwijl je werknemers in het buitenland aanneemt en betaalt.

Werken met eenemployer of record als Remote kan wereldwijde inhuur een eenvoudig en stressvrij proces maken. Remote kan je helpen de juridische risico's te minimaliseren bij het afhandelen van HR-processen zoals onboarding, Payroll envoordelen. Remote kan u ook helpen bij:

• Beheer het immigratieproces
• Vermijd permanente vestiging risico
• Inzicht krijgen in internationale belasting
• Blijf compliant met lokale tewerkstelling regelgeving.
  
  

Om ervoor te zorgen dat je verhuizing zo soepel mogelijk verloopt, bekijk je onze Verhuisgids. Je kunt ook contact opnemen met onze Mobility goeroes voor begeleiding bij de overplaatsing van werknemers naar Polen!