Arbeitsvisa in Polen: Ein Leitfaden für Arbeitgeber

Wenn Sie einen Mitarbeiter in Polen einstellen oder ein Teammitglied ins Land verlegen möchten, müssen Sie sicherstellen, dass er den richtigen Rechtsstatus hat.

Die polnischen Einwanderungsgesetze können komplex sein, insbesondere wenn Sie nur begrenzte Kenntnisse über internationale Einstellungen haben. Die Einstellung im Ausland muss rechtlich auf sicheren Füßen stehen. Du musst die lokalen Arbeits- und Steuergesetze kennen und deine Mitarbeiter:innen rechtskonform verwalten und bezahlen.

In diesem Artikel erläutern wir den Visaantragsprozess in Polen, die Berechtigungskriterien und die Verfahren für Mitarbeiter:innen für Arbeitsvisa. Wir gehen auch kurz darauf ein, wie ein Employer of Record wie Remote dir die Einstellung in Polen erleichtern kann.

Wer ist berechtigt, in Polen zu arbeiten?

Ausländer können legal in Polen arbeiten, wenn sie eine gültige Arbeitsgenehmigung oder eine Aufenthaltskarte besitzen, die ausdrücklich „Zugang zum Arbeitsmarkt“ gewährt. Bürger der EU, des EWR und der Schweiz benötigen keine Arbeitsgenehmigung, während Staatsangehörige von Ländern wie Ukraine, Belarus und Moldau ohne Visum kurzfristig arbeiten können.

Bei längerer Beschäftigung muss ein polnischer Arbeitgeber jedoch eine Erklärung beim Arbeitsamt abgeben oder der ausländische Arbeitnehmer muss sich eine Saisongenehmigung sichern oder eine aktualisierte Aufenthaltskarte beantragen.

Reisende, die für eine visumfreie Einreise berechtigt sind, können die Grenze nur mit einem Passdokument (oder einem nationalen Personalausweis der EU) passieren, aber dieses Recht auf Arbeit ist auf 90 Tage innerhalb eines Zeitraums von 180 Tagen beschränkt. Wer darüber hinaus bleiben und arbeiten möchte, muss eine Aufenthaltserlaubnis beantragen, ein Verfahren, das EU-Bürger auf Anforderung ausfüllen können.

Wie funktioniert die Blaue Karte der Europäischen Union?

Die Blaue Karte der EU ist eine besondere befristete Aufenthaltserlaubnis für „hochqualifizierte Arbeitskräfte“. Sie wird an Ausländer:innen vergeben, deren Fähigkeiten sehr gefragt sind in dem Land, in das sie ziehen möchten.  Um eine Blue Card zu beantragen, muss ein Bewerber mindestens eines der folgenden Kriterien erfüllen:

• Der:die Antragsteller:in muss einen Hochschulabschluss haben, der relevant für die Art der Arbeit ist, die sie ausführen möchte.
• Der:die Antragsteller:in muss mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in dem Bereich nachweisen (als Äquivalent zu den Jahren der formalen Ausbildung).

Berechtigungsvoraussetzungen für ein Arbeitsvisum in Polen

• Visatyp Fragen: Die Berechtigung hängt von der Art des beantragten Arbeitsvisums oder der Arbeitsgenehmigung Polens ab und davon, ob der Ausländer für einen bestimmten Arbeitgeber oder zur Arbeitssuche in das Land einreist.
• Geschäftszwecke: Ausländer, die planen, eine gewerbliche Tätigkeit für sich selbst auszuüben (ohne Beschäftigung zu suchen), können ein Business Schengen Visum beantragen.
• Fachkräfte: Bewerber, die von einem Arbeitgeber für spezialisierte oder hochrangige Fähigkeiten eingeladen werden, können sich für Genehmigungen wie die Blaue Karte EU qualifizieren.
• EU/EWR/Schweizer Staatsangehörige: Bürger der EU, des EWR und der Schweiz können in Polen ohne Arbeitsgenehmigung arbeiten, müssen sich jedoch als Einwohner registrieren.
• Arbeitgebersponsoring: In den meisten Fällen muss der polnische Arbeitgeber die erforderlichen Unterlagen beim zuständigen Arbeitsamt einreichen, um den Antrag zu belegen.

Welche Arten von Visa für Langzeitaufenthalte gibt es in Polen?

In Polen werden Visa für den längerfristigen Aufenthalt als nationales Visum Typ D bezeichnet. Dieses Visum muss von Ausländer:innen aus Nicht-EU/EWR-Ländern beantragt werden, die sich zwischen 91 und 365 Tagen im Jahr in Polen aufhalten möchten.

Visa des Typs D werden am häufigsten für Familienzusammenführungen, Arbeit und eine Hochschulausbildung erteilt. Sie wird auch an Personen mit polnischen Wurzeln vergeben, die eine „Karta Polaka“ vorweisen können.

Einige Visa des Typs D erlauben die mehrmalige Einreise in das Land, während andere die Zahl auf ein oder zwei Grenzübertritte beschränken. Nachfolgend sehen wir uns die wichtigsten Visumstypen an, die zum Arbeiten in Polen berechtigen. Eine vollständige Liste der Visa des Typs D, einschließlich derer, für die keine Arbeitsgenehmigung erforderlich ist, findest du auf der Website des Ministeriums für Einwanderung.

Wie beantrage ich eine Arbeitsgenehmigung für Polen?

Wenn du einen Ausländer einstellen möchtest, musst du für ihn eine Arbeitsgenehmigung bei der zuständigen Behörde in deiner Woiwodschaft beantragen. Zu diesem Zweck müssen Sie folgende Unterlagen einreichen:

• Das Antragsformular
• Nachweis über die Zahlung der Antragsgebühren
• Nachweis des Arbeitgeberstatus, ausgestellt vom Nationalen Gerichtsregister
• Unterlagen zur wirtschaftlichen Tätigkeit des Arbeitgebers
• Scans des Reisepasses/der Reisedokumente der Mitarbeiter:in
• Bestätigung der Krankenversicherung
• Eine Firmenurkunde
• Gewinn-/Verlustrechnungen des Arbeitgebers
• Kopie des Vertrags über die Beschäftigung.
  
  

Beachten Sie, dass Arbeitgeber, die Ausländer auf der Grundlage einer Arbeitsgenehmigung einstellen, ihnen gegenüber die gleichen Pflichten haben wie polnischen Bürgern. Um Personen aus einem Nicht-EU-Land einzustellen, musst du Folgendes tun:

• Stelle sicher, dass sie eine gültige Aufenthaltserlaubnis haben.
• Kopiere die Aufenthaltserlaubnis und bewahre sie bis zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses auf.
• Bereite einen schriftlichen Vertrag vor, der den Bedingungen der Arbeitsgenehmigung entspricht, und unterzeichne ihn.
• Übergib deinen internationalen Mitarbeiter:innen eine Kopie ihrer Arbeitsgenehmigung.
• Informiere den Ausländer darüber, was er tun muss, um die Arbeitsgenehmigung zu beantragen oder sie zu verlängern.
• Du bist verpflichtet, die Woiwodschaft innerhalb von sieben Tagen zu informieren, wenn die Person:
• • innerhalb von drei Monaten nach Erteilung der Arbeitsgenehmigung ihre Arbeit nicht antritt
  • länger als drei Monate nicht arbeitet
  • beendet die Beschäftigung drei Monate vor Ablauf der Arbeitsgenehmigung. 
    
    

Zum Glück können Sie diesen Prozess beschleunigen, wenn Sie mit einem globalen HR Partner wie Remote zusammenarbeiten. Wir übernehmen für dich die Prüfung der rechtlichen Voraussetzungen. Du musst nur noch deine Mitarbeiter:innen bitten, die richtigen Unterlagen auf unsere Plattform hochzuladen.  Unser Expertenteam für Mobilität von Mitarbeiter:innen prüft für dich, dass die vorgelegte Arbeitsgenehmigung gültig ist. Sollte sie ungültig oder noch nicht beantragt sein, helfen wir dir, alles so schnell wie möglich zu erledigen.

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Wie man ein Arbeitsvisum für Polen erhält

Für die Beantragung eines Arbeitsvisums für Polen benötigen Mitarbeiter:innen diese Unterlagen:

• Ein gültiger Reisepass — er sollte nicht innerhalb der nächsten sechs Monate ablaufen.
• Ein Visumantrag, der über das e-Konsulat-System ausgefüllt wird. Er muss ausgedruckt und unterschrieben werden.
• Porträtfotos in Farbe. Die Abmessungen entsprechen denen des Schengen-Visums.
• Flugplan
• Reisekrankenversicherung über mindestens 30.000 €. Nach der Ankunft in Polen müssen deine Mitarbeiter:innen entweder über den polnischen Nationalen Gesundheitsfonds eine gesetzliche Krankenversicherung abschließen oder sich privat krankenversichern.
• Unterkunftsnachweis
• Original und Kopie der Arbeitsgenehmigung, die der Arbeitgeber vorlegen muss
• Vom Arbeitgeber unterschriebenes Beschäftigungsschreiben. Sie muss die Stellenbeschreibung, das Gehalt und andere Beschäftigungsdetails enthalten.
• Arbeitszeugnis oder Lebenslauf. Dem Antrag sollten jegliche Dokumente beigefügt werden, die die Glaubwürdigkeit der Mitarbeiter:innen erhöhen und zeigen, dass sie für die Stelle geeignet sind.
• Ein polizeiliches Führungszeugnis ohne Einträge. 
  
  

Nach Erhalt der Arbeitsgenehmigung oder einer Erklärung sollten die Mitarbeiter:innen beim polnischen Konsulat des Landes, in dem sie wohnen, ein Arbeitsvisum beantragen.

Im Durchschnitt dauert die Bearbeitung des Visumantrags bis zu 12 Tage. Manchmal kann es aber auch bis zu sechs Wochen dauern. Deshalb sollten deine Mitarbeiter:innen mindestens 2 Monate vor ihrer geplanten Ankunft ein Arbeitsvisum beantragen.

Wie funktioniert das Sponsoring von Mitarbeiter:innen in Polen?

Das Bewerbungsverfahren für eine ausländische Mitarbeiter:in in Polen variiert je nachdem, ob sich die/der Arbeitnehmer:in im Ausland oder bereits im Land befindet.

Arbeitgeber, die von außerhalb Polens einstellen, müssen beim regionalen Arbeitsamt eine Absichtserklärung abgeben, mit der die Mitarbeiter:innen dann bei einem polnischen Konsulat ein Arbeitsvisum beantragen. Bei Arbeitnehmern, die sich bereits in Polen befinden, muss der Arbeitgeber prüfen, ob ihre Aufenthaltserlaubnis Zugang zum Arbeitsmarkt gewährt; andernfalls muss ein neues Arbeitsvisum oder eine neue Arbeitserlaubnis eingeholt werden.

Was sind die Visabestimmungen für digitale Nomad:innen in Polen?

Derzeit gibt es in Polen kein spezielles Visum für digitale Nomad:innen. Alle Personen, die keine EU-Bürger:innen sind, müssen von einem polnischen Unternehmen angestellt sein, wenn sie im Land leben möchten.

Digitale Nomaden können als Alternative zu einem von anderen Ländern angebotenen digitalen Nomadenvisum folgende Visa beantragen: 

Was ist Polens Visa für Freiberufler?

Dieses Visum ist bis zu zwei Jahre lang gültig und kann bei Bedarf verlängert werden. Um es erfolgreich zu beantragen, müssen digitale Nomad:innen polnische Marken als Kunden haben. Internationale Kunden genügen nicht. Es gibt drei Arten von Verträgen für Freiberufler:innen, die für die Remote-Arbeit in Polen infrage kommen.

• Umowa zlecenie — das ist der am häufigsten genutzte Vertrag über Beschäftigung, der die Beziehung zwischen Arbeitgeber und Auftragnehmer:in bzw. Auftragnehmer:in und Mitarbeiter:in regelt. Er ist steuerlich günstiger und kann bei Bedarf leichter gekündigt werden.
• B2B-Vertrag — bei dieser Art von Vereinbarung muss der Auftragnehmer:in ein Unternehmen gründen und dem Vertragspartner Rechnungen ausstellen. Sie müssen ihre Steuern selbst zahlen und haben keinen Anspruch auf Zusatzleistungen, Benefits, Sonderleistungen.
• Umowa o dzieło – Freiberufler:innen werden für ein bestimmtes Arbeitsergebnis bezahlt und nicht für die Stunden, die sie dafür aufgewendet haben.

Was ist das polnische Visum vom Typ C?

Auch Schengen-Visum genannt. Ausländer können bis zu drei Monate in Polen oder einem anderen Land des Schengen-Raums leben, wenn sie innerhalb von 180 Tagen einreisen.

Was ist das polnische Visum vom Typ D?

Es ist eine langfristige Aufenthaltserlaubnis. können ausländische Personen sich länger als drei Monate in Polen aufzuhalten, ununterbrochen oder mehrmals hintereinander. Die Gesamtaufenthaltsdauer darf jedoch ein Jahr nicht überschreiten. Nach dieser Zeit müssen sie es erneuern lassen.

Arbeitsvisa in Polen mit Remote navigieren

Wir wissen, dass Relocation sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber stressig sein kann. Neben der Beschäftigung mit Visabestimmungen und der Beantragung des richtigen Visums wollen auch die lokalen Arbeitsbestimmungen eingehalten werden, wenn du Mitarbeiter:innen im Ausland einstellst und bezahlst.

Die Zusammenarbeit mit einem Arbeitgeber wie Remote kann die globale Einstellung zu einem einfachen und stressfreien Prozess machen. Remote kann dir helfen, rechtliche Risiken zu minimieren, und HR-Prozesse wie Onboarding, Payroll und Zusatzleistungen, Benefits, Sonderleistungen für dich übernehmen. Remote kann Ihnen auch helfen:

• Einwanderungsprozess steuern
• Betriebsstättenrisiko vermeiden 
• Verstehen Sie internationale Steuern
• Halten Sie sich an die örtlichen Vorschriften zur Beschäftigung.
  
  

Um sicherzustellen, dass Ihr Umzug so reibungslos wie möglich verläuft, werfen Sie einen Blick auf unseren Umzugsleitfaden. Du kannst auch unsere Experten für Mobility kontaktieren, wenn du es eilig hast, Mitarbeiter:innen nach Polen zu holen.