Cómo gestionar a los trabajadores por cuenta propia: guía especializada

Colaborar con trabajadores por cuenta propia es una forma estupenda de hacer crecer tu empresa y beneficiarte de la experiencia de gente experta.

Pero gestionar a trabajadores por cuenta propia en todo el mundo puede ser un gran reto. Además de la logística de pagar a gente de varios países, tienes que conocer (y cumplir) innumerables leyes fiscales y laborales locales. Asusta, ¿verdad? 

Pues lo cierto es que no tendría por qué. Puedes gestionar a tus trabajadores por cuenta propia sin ningún problema y sin tener que saberte la legislación internacional de pe a pa, y en esta guía te mostraremos cómo.

En concreto, te explicaremos cómo:

• Sacar el máximo partido a tu colaboración con los trabajadores por cuenta propia.

• Comprobar y reducir el riesgo de clasificación errónea.

• Convertir a tus trabajadores por cuenta propia en empleados, estén donde estén.

Venga, vamos allá.

¿Cómo empiezo a contratar a trabajadores por cuenta propia remotos?

Antes de empezar, debes tener implementado un buen proceso de contratación. Tu empresa debe ser capaz de identificar cuándo es apropiado colaborar con un trabajador por cuenta propia y cuándo puede ser más aconsejable contratar a un empleado.

Esta decisión no dependerá solo de aspectos prácticos, sino también de cumplimiento normativo. Cuando contratas a un trabajador por cuenta propia, puedes exponerte a posibles riesgos de clasificación errónea (hablaremos del tema más adelante en este artículo). Teniendo esto en cuenta, aclaremos qué es un trabajador por cuenta propia remoto.

¿Qué es un trabajador por cuenta propia remoto?

Es una persona que realiza tareas o proyectos para una empresa desde un lugar distinto de una oficina tradicional, que suele ser su casa. 

A diferencia de los empleados remotos, los trabajadores por cuenta propia remotos son autónomos o están en una empresa subcontratada que tiene que ceñirse a un contrato en el que se describen los detalles del proyecto, los plazos y los pagos. Eso significa que no tienen las mismas prestaciones que los empleados, como el seguro médico o las vacaciones pagadas, y que no están en la nómina de la empresa. Además, a diferencia de los empleados, no tienen la obligación de ceñirse a un horario fijo.

¿Qué es un trabajador por cuenta propia remoto?

Es una persona que realiza tareas o proyectos para una empresa desde un lugar distinto de una oficina tradicional, que suele ser su casa. 

A diferencia de los empleados remotos, los trabajadores por cuenta propia remotos son autónomos o están en una empresa subcontratada que tiene que ceñirse a un contrato en el que se describen los detalles del proyecto, los plazos y los pagos. Eso significa que no tienen las mismas prestaciones que los empleados, como el seguro médico o las vacaciones pagadas, y que no están en la nómina de la empresa. Además, a diferencia de los empleados, no tienen la obligación de ceñirse a un horario fijo.

Dónde se puede contratar a trabajadores por cuenta propia remotos

Tienes muchas opciones:

• Si quieres encontrar, contratar y pagar al mejor talento del mundo en una sola plataforma, Remote Talent tiene todo lo que necesitas.

• Upwork y Freelancer vienen genial para un montón de sectores y proyectos de todos los tamaños, ya que ofrecen acceso a una gran fuente de talento.

• Toptal es perfecta si buscas a los mejores expertos en ámbitos como el desarrollo de software y las finanzas.

• Fiverr es ideal para tareas más pequeñas y económicas.

• LinkedIn ayuda a encontrar a profesionales con experiencia en sectores específicos.

• Si buscas a alguien que ya tenga experiencia trabajando en remoto, publica en We Work Remotely o en el portal de Remote.com.

Buenas prácticas para contratar a trabajadores por cuenta propia remotos

¿Todo listo para empezar a incorporar talento remoto? Pues sigue estas buenas prácticas para encontrar y contratar a los autónomos remotos que se ajusten a tus necesidades:

• Empieza por dejar muy claros los requisitos del puesto.

• Elige una plataforma que se ajuste al tipo de trabajo y al nivel de experiencia que necesitas para encontrar a los candidatos adecuados.

• Realiza videoentrevistas exhaustivas para hacerte una idea de sus aptitudes y ver si se ajustan al proyecto.

• Comprueba siempre su experiencia anterior y sus referencias.

• Establece directrices claras de comunicación; por ejemplo, la frecuencia con la que esperas que te den novedades sobre el proyecto.

• Deja constancia de todos los detalles clave, como las expectativas, los plazos y las condiciones de pago, en un acuerdo de trabajador por cuenta propia.

• Gestiona bien su integración, aunque no sean empleados a tiempo completo, para que conozcan bien las herramientas, los flujos de trabajo y la filosofía de la empresa.

Aunque estas buenas prácticas pueden mejorar mucho el proceso de contratación, recuerda que siempre existe el riesgo de clasificación errónea cuando se contrata a trabajadores por cuenta propia a distancia. Esto importante gestionarlo en condiciones, ya sea a través del equipo jurídico interno de tu empresa o mediante expertos en cumplimiento normativo de confianza y con experiencia como Remote.

Para obtener más información sobre cómo contratar a trabajadores por cuenta propia de forma segura y conforme a la legalidad, consulta nuestra guía para contratar a trabajadores por cuenta propia.

¿Cómo se colabora con un trabajador por cuenta propia remoto?

Una vez que hayas identificado, contratado e integrado a un trabajador por cuenta propia, debes asegurarte de que la relación laboral sea positiva.

Esto puede ser complicado cuando colaboras con trabajadores por cuenta propia a distancia, así que aquí van algunos consejos para facilitar el proceso. 

Marca expectativas claras

Cuando las expectativas están claras, es más fácil que obtengas resultados que se ajusten tanto a tu visión como a tu calendario. 

Lo primero es definir y documentar exactamente lo que quieres. Explica con el mayor detalle posible cuál debe ser el resultado final, pero abstente de dar instrucciones concretas. Así, tu trabajador por cuenta propia tendrá una estructura clara con la que trabajar y tú tendrás una base sólida para evaluar su rendimiento.

Establece conexiones con tu equipo

Desarrollar relaciones positivas con los trabajadores por cuenta propia puede costar más que con tus empleados. A veces, si el proyecto es breve y puntual, por ejemplo, no hay problema; pero si colaboras regularmente con determinados trabajadores por cuenta propia, merece la pena intentar establecer un vínculo más auténtico.

Habla con tu trabajador por cuenta propia con cierta frecuencia e incluso plantéate la posibilidad de ofrecerle más ventajas si te parece que trabaja bien. Eso sí, ten cuidado con el riesgo de clasificación errónea.

No ejerzas un control excesivo

Los trabajadores por cuenta propia son expertos en sus respectivos campos. En consecuencia, si intentas controlar en exceso lo que hacen, cómo y cuándo, lo más probable es que no les siente bien.

Por supuesto, siempre puedes preguntarles cómo van los proyectos, sobre todo si hay algo urgente, o si necesitan algún otro tipo de apoyo, pero es mejor no interferir en su trabajo diario ni pedirles actualizaciones muy detalladas cada poco tiempo. Si lo haces, es poco probable que quieran volver a trabajar contigo o, en casos extremos, pueden incluso llegar a abandonar el proyecto.

Haz comentarios cuando sea relevante

Dedicar tiempo a darle una opinión constructiva a un trabajador por cuenta propia puede ayudarle a aprender y desarrollar nuevas habilidades.

Aprovecha las oportunidades que tengas para revisar su trabajo, de la misma forma que lo harías con tus empleados. Esto ayuda a fomentar una relación laboral positiva y hace que el autónomo en cuestión mejore. 

Respeta la flexibilidad propia del trabajo autónomo

Los trabajadores por cuenta propia suelen colaborar con varios clientes en diferentes proyectos, ya que están en su derecho. Si has especificado unos presupuestos y unos plazos para el proyecto, confía en que la persona con la que colabores los respetará. 

Aunque es lógico querer mantener una comunicación constante con un trabajador por cuenta propia, recuerda que no es tu empleado, por lo que no está obligado a responderte en un plazo determinado (dentro de lo razonable) ni a estar a tu disposición en todo momento.

¿Cómo se colabora con trabajadores por cuenta propia remotos que estén en zonas horarias diferentes?

Hay una serie de medidas más que puedes tomar para generar una relación positiva con los autónomos que vivan en otras zonas horarias. He aquí algunos ejemplos:

Mantén una comunicación fluida por defecto

Es un tópico habitual pensar que, en los equipos remotos, es imposible comunicarse demasiado.

Lo que pasa es que, en el caso de los trabajadores por cuenta propia a distancia, la línea es muy fina. Como ya hemos dicho, los autónomos son como pymes independientes, y no les gustará que se les bombardee a mensajes.

No obstante, la mayoría de las personas siguen tendiendo a no comunicarse lo suficiente, lo cual puede acarrear problemas. Cuando se trabaja con un equipo a distancia, el tipo de comunicación informal que suele darse en un entorno de oficina no se produce con tanta facilidad, si es que se produce. Por eso es importante hablar con tus trabajadores por cuenta propia cada cierto tiempo para que te pongan al día, preferiblemente a través de canales asíncronos.

Si la comunicación es fluida y continua, te aseguras de que todo el mundo está en sintonía, y minimizas el riesgo de errores y malentendidos.

Aprovecha el trabajo asíncrono

Pagas a trabajadores por cuenta propia para que hagan determinadas tareas porque ya saben hacerlas bien, no hace falta supervisarlos mucho. Esto, a su vez, implica que puedes dejarle cierto espacio y colaborar de forma asíncrona, pero ¿qué significa esto exactamente?

A primera vista, «trabajar de forma asíncrona» significa que, aunque estén en el mismo equipo, las personas tienen su horario y no se les exige que estén disponibles inmediatamente. Como hay menos interrupciones, los equipos pueden ser más productivos, y es ideal para equipos dispersos globalmente en distintas zonas horarias.

Pero, claro, esto solo funciona si todo el mundo está de acuerdo y sabe cómo trabajar de forma asíncrona. Deberías explicarles a tus trabajadores por cuenta propia algunos de los principios básicos del trabajo asíncrono, como, por ejemplo:

• Multiplexación: trabajar en más de un proyecto sin esperar a los demás.

• Comunicación: utilizar las herramientas de comunicación adecuadas según las circunstancias. Además, quizá sea conveniente que el equipo utilice herramientas como World Time Buddy o Every Time Zone, que te permiten ver rápidamente la hora actual en varias zonas horarias y, por tanto, te ayudan a planificar las interacciones sin confusiones.

• Acción: pasar siempre a la acción, aunque no haya un supervisor que diga lo que hay que hacer.

La expectativa de que todos los miembros de un equipo se pongan manos a la obra genera un sentimiento de confianza, y más todavía en el caso de los trabajadores por cuenta propia. Al fin y al cabo, se les ha contratado por una razón, y hay que confiar en que tomen las decisiones adecuadas, emprendan las acciones pertinentes y hagan bien el trabajo. Si no puedes confiar en tus trabajadores por cuenta propia, tienes que dejar más claras las expectativas o plantearte contar con otros.

Documéntalo todo

El trabajo asíncrono depende de una cosa clave para que funcione: la documentación.

La documentación es cualquier información escrita que tanto los trabajadores por cuenta propia como los empleados puedan leer, usar y aprender de ella. Cuando trabajes con un equipo remoto, todo lo que no contenga información sensible debería ser de acceso público. Esto genera unos conocimientos que todo tu equipo puede aprovechar.

Obviamente, es razonable que no quieras que los trabajadores por cuenta propia puedan acceder a toda tu documentación, pero sí que deberías compartir páginas y documentos importantes de forma individual, y apoyarte en esa documentación para trabajar de forma más eficaz con tu equipo de trabajadores por cuenta propia a distancia.

¿Cómo se le paga a un trabajador por cuenta propia remoto?

Realizar correctamente los pagos es una parte muy importante de la gestión de los autónomos. En el acuerdo que firmes con ellos al principio deberían quedar bien establecidos el método y la moneda de pago.

Los trabajadores por cuenta propia pueden cobrar de muchas formas, y cada una tiene sus pros y sus contras. Estas son algunas de las más comunes:

• Transferencias bancarias.

• Ingresos en cuenta.

• Cheques en papel.

• Giros postales.

• Monederos virtuales.

• Servicios digitales de transferencias (como PayPal y Wise). ¿Qué es el trabajo por contrato a distancia?

Para simplificar este proceso, puedes utilizar una ayuda específica, como el explorador de pagos a trabajadores por cuenta propia de Remote. Esta herramienta rápida, gratuita y fácil de usar te permite ver lo siguiente:

• En qué monedas puedes pagar.

• Las opciones de pago que existen (con Wise y Stripe Connect).

• La velocidad de transferencia aproximada de cada opción.

También puedes configurar y gestionar fácilmente los pagos con Remote gracias a nuestro sistema de gestión de autónomos.

Para obtener más información sobre cómo pagar a los trabajadores por cuenta propia, consulta nuestra guía para pagar a trabajadores por cuenta propia.

¿Qué obligaciones fiscales y de cumplimiento normativo tengo?

Los trabajadores por cuenta propia suelen ser autónomos. En consecuencia, tienen que gestionar y tramitar sus impuestos y cotizaciones sociales.

Sin embargo, en algunos países y en algunos casos, tu empresa podría ser responsable de lo siguiente:

• Retener determinados impuestos sobre los pagos.

• Declarar el IVA (normalmente, cuando los ingresos anuales del trabajador por cuenta propia superan una determinada cantidad).

• Presentar la documentación específica del país. Por ejemplo, si colaboras con un trabajador por cuenta propia que vive en EE. UU., tienes que presentar un formulario 1099-NEC aunque tu empresa no tenga sede allí.

Para asegurarte de que conoces y cumples estos requisitos, es indispensable que estés al tanto de la legislación fiscal y laboral concreta de los países de tus trabajadores por cuenta propia, sobre todo a medida que tu empresa se expande y contrata a autónomos en otros países.

Para ello, puedes trabajar con bufetes fiscales y de abogados externos en cada uno de los países de tus trabajadores por cuenta propia, pero es mucho más fácil (y rentable) trabajar con un proveedor de RR. HH. globales, como Remote.

Nuestros expertos jurídicos están al tanto de las leyes fiscales y laborales de todos y cada uno de los países en los que trabajamos para garantizar que tu empresa cumpla la normativa en todo momento.

¿Qué es el riesgo de clasificación errónea y cómo se gestiona?

Como ya se ha dicho, la clasificación errónea es un riesgo importante cuando se trabaja con trabajadores por cuenta propia, y es algo que tienes que tener siempre en cuenta.

En términos generales, se produce cuando tratas a tus trabajadores por cuenta propia como si fueran empleados. Por ejemplo, si pretendes que el autónomo trabaje cuando tú le digas, le proporcionas herramientas y equipos o le ofreces prestaciones como el seguro médico, la relación es de empresa-empleado, no de autónomo-cliente, lo cual supondría un riesgo de clasificación errónea.

Los Gobiernos de todo el mundo están tomando medidas drásticas contra la clasificación errónea de los trabajadores por cuenta propia, tanto si es intencionada como si no. Clasificar erróneamente a un trabajador por cuenta propia puede acarrear multas, sanciones y daños a la reputación, así como el pago atrasado de impuestos y cotizaciones sociales (con intereses).

Por lo tanto, es crucial trabajar codo a codo con un socio de RR. HH. globales para poder controlar y mitigar este riesgo en todos los países en los que residen tus trabajadores por cuenta propia.

Utiliza nuestra lista de comprobación del cumplimiento normativo de los trabajadores por cuenta propia para evitar clasificaciones erróneas

Repasa esta lista de comprobación para determinar si la relación del nuevo colaborador con la empresa debería ser de trabajador por cuenta propia o de empleado.

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¿Cómo se convierte a un trabajador por cuenta propia en empleado?

Hay varias razones por las que podría convenir tomar esta decisión. Estas son algunas de ellas:

• El trabajador por cuenta propia está desempeñando bien su función y quieres que trabaje exclusivamente para ti.

• Te estás arriesgando a cometer clasificación errónea.

• Quieres que el trabajador por cuenta propia pase a tener un rol más importante en tu empresa.

• El trabajador por cuenta propia te lo ha pedido.

Otra posibilidad es que la ley te obligue. En algunos países, los acuerdos de trabajador por cuenta propia se convierten automáticamente en contratos de empleado al cabo de cierto tiempo.

Sea cual sea el motivo, se puede convertir a un trabajador por cuenta propia en empleado sin ningún problema. Eso sí, debes asegurarte de que el proceso cumple la normativa laboral tanto de tu país como del suyo. 

Para saber cómo convertir de forma segura y eficaz a un trabajador por cuenta propia en empleado, consulta nuestra guía específica y detallada.

¿Cómo se rescinde la relación con un trabajador por cuenta propia remoto?

Para rescindir el contrato de un empleado, se deben seguir unos procedimientos legales estrictos. Con los trabajadores por cuenta propia, en cambio, el proceso es un poco más sencillo.

Si se ha contratado al trabajador por cuenta propia para un proyecto puntual, es muy fácil: en cuanto se haya completado la tarea y se haya efectuado el pago, el contrato queda resuelto y el acuerdo finaliza.

Si se trata de un acuerdo continuo sin fecha de finalización especificada, la clave está en estipular tus derechos de rescisión (y los suyos) en el acuerdo inicial. A diferencia de lo que ocurre con los empleados, no suele haber periodo de preaviso y no tienes por qué dar una razón para poner fin a vuestra relación.

Y lo mismo pasa a la inversa: el trabajador por cuenta propia también es libre de retirarse en cualquier momento, siempre que esté estipulado en el acuerdo.

Gestión de trabajadores por cuenta propia remotos con Remote

Gestionar y pagar a los trabajadores por cuenta propia remotos puede ser complicado, sobre todo si viven en el extranjero. Tienes que conocer la legislación laboral local, los riesgos de clasificación errónea y los pagos internacionales, a la vez que procuras que la relación laboral sea positiva.

Por eso es muy recomendable trabajar con un socio de gestión de autónomos reputado y experto, como Remote. Nuestra sencilla plataforma todo en uno te permite contratar, pagar y gestionar a trabajadores por cuenta propia a gran escala, sin toda la inseguridad jurídica que provoca el proceso de contratación.

En concreto, Remote te ayuda a:

• Mitigar el riesgo de clasificación errónea y cumplir la legislación laboral local de todo el mundo.

• Prepararte para elaborar y ejecutar un plan de contratación internacional.

• Pagar a autónomos en diferentes monedas de todo el mundo con unos pocos clics.

• Convertir a trabajadores por cuenta propia en empleados.

¿Quieres saber más? Pues consulta nuestra guía gratuita y detallada para gestionar a autónomos internacionales.

Si lo prefieres, puedes hablar con uno de nuestros amables expertos para ver cómo puede ayudarte Remote con tus necesidades de contratación internacional y empezar a hacer crecer tu negocio hoy mismo.