Comment faire appel à des freelances et les payer aux Philippines ?

Ces dernières années, les Philippines sont devenues une destination populaire pour l'externalisation grâce à leur industrie florissante des technologies de l'information et des services. La proximité avec les principaux marchés asiatiques et les coûts du travail relativement bas en ont fait une option attrayante pour les entreprises qui cherchent à embaucher des talents à distance.

Chaque pays dispose de lois différentes qui ont une influence sur les modalités d'embauche et de rémunération de vos employés. Les Philippines ne dérogent pas à la règle. Si vous souhaitez embaucher des freelances aux Philippines, vous devez avoir une certaine connaissance de la législation et des pratiques commerciales locales. Vous devez également savoir comment classer correctement vos collaborateurs, conformément au droit du travail philippin.  

Vous n'avez pas à vous inquiéter. Dans cet article, nous allons vous présenter ce que vous devez savoir avant d'embaucher des freelances aux Philippines. Nous avons également inclus des informations sur le droit du travail, les taxes et les pratiques de conformité, ainsi que sur la manière dont vous pouvez éviter les risques de requalification de contrat. 

Prêt à vous lancer ? C'est parti.

Considérations particulières relatives à la gestion des freelances aux Philippines

Avant d'embaucher des collaborateurs aux Philippines, vous devez tenir compte de deux éléments principaux. 

Tout d'abord, l'emploi à discrétion n'existe pas. Cela signifie que l'employeur et le collaborateur doivent avoir conclu un contrat définissant les tâches et les responsabilités du collaborateur. L'anglais est l'une des langues officielles des Philippines et les contrats de travail peuvent être rédigés dans cette langue. Toutefois, si le collaborateur est un ressortissant philippin qui ne comprend pas l'anglais, une copie du contrat doit être fournie en philippin.

Ensuite, l'absence de travail à discrétion signifie que les collaborateurs ne peuvent être licenciés que pour un « motif valable » ou pour des conditions décrites dans le contrat. Les employeurs doivent s'assurer que des clauses de licenciement clairement définies sont incluses dans le contrat. 

Quels sont les risques d'une classification erronée des freelances philippins en tant qu'employés ?

Aux Philippines, il existe des différences juridiques entre les freelances et les employés. Il est important d'attribuer le bon statut à vos collaborateurs philippins, sous peine de pénalités ou de conséquences juridiques.

Qu'est-ce qu'un employé ? 

Un employé est une personne qui travaille pour votre entreprise et qui accepte de vous laisser le contrôle sur la manière et le moment où il accomplit ses tâches. Vous avez l'obligation de respecter les exigences en matière de salaire minimum et d'heures supplémentaires, d'offrir des avantages sociaux et de payer une partie de l'impôt sur le revenu de l'employé.

Qu'est-ce qu'un freelance ? 

Un freelance est généralement embauché sur une base non exclusive pour accomplir des tâches spécifiques sur la base d'un salaire fixe ou d'un salaire convenu d'un commun accord. Toutefois, le freelance a la liberté de décider quand et comment il effectue son travail. L'employeur n'est pas tenu de prélever les cotisations à la source pour le compte de son freelance ni de lui offrir des avantages sociaux.

Pour en savoir plus sur les différences entre les statuts d'employé et de freelance, consultez le guide d'experts de Remote consacré à la requalification de contrat.

Les pénalités pour requalification de contrat aux Philippines

Aux Philippines, une classification erronée d'un employé en tant que travailleur freelance peut avoir des conséquences importantes. Si vous attribuez à quelqu'un le statut de freelance au lieu de celui d'employé, vous commettez une fraude à l'encontre de cette personne et de l'État. Si vous ne proposez pas d'avantages sociaux à vos collaborateurs philippins ou si vous ne payez pas les taxes sur l'emploi, vous vous exposez à des amendes ou à des pénalités importantes.

Aux Philippines, les conséquences, dans ce cas de figure, comprennent le versement aux employés des avantages sociaux que vous n'avez pas fournis et le paiement des arriérés d'impôts à l'État. Vous pouvez également être tenu de payer des amendes supplémentaires s'il existe des preuves raisonnables démontrant que vous avez intentionnellement attribué le mauvais statut à un employé. 

En outre, la classification erronée d'un employé en tant que freelance peut mettre en péril vos droits de propriété intellectuelle. Le moyen le plus simple de résoudre ce problème est de travailler avec un service de gestion des freelances à l'échelle mondiale, qui peut vous offrir une protection maximale de votre propriété intellectuelle et vous aider à minimiser les risques pour votre entreprise. 

Quel est le droit du travail aux Philippines ?

Aux Philippines, les pratiques de travail et le droit du travail sont définis par le Code du travail. Voici quelques caractéristiques du droit du travail philippin concernant les employés et les freelances :

• Les employés doivent être payés une semaine sur deux ou deux fois par mois. Les freelances sont généralement payés sur présentation d'une facture à la fin d'un projet, ou à intervalles réguliers, comme cela est clairement décrit dans leur contrat.

• Les employés doivent se voir proposer une majoration de 125 % des heures supplémentaires s'ils travaillent plus de 40 heures par semaine ou plus de 8 heures par jour. Les freelances ne sont pas tenus de percevoir des heures supplémentaires.

• À la fin de l'année civile, les employeurs doivent offrir à tous les employés une prime de « 13e mois » égale à ce que l'employé a gagné en un mois. Cette disposition ne s'applique pas aux freelances.

• Les entreprises qui embauchent des employés doivent cotiser au système de sécurité sociale des Philippines. Cette obligation ne s'applique pas aux entreprises qui embauchent des freelances.

• Tous les collaborateurs qui gagnent plus de 1 000 pesos philippins par mois doivent cotiser au système de sécurité sociale et payer un impôt sur le revenu.

Les entreprises étrangères qui souhaitent embaucher des freelances aux Philippines doivent également se référer aux directives mentionnées dans l'ordonnance n° 174 du ministère du Travail et de l'Emploi régissant le recours à des freelances et des sous-traitants.

Pratiques en matière de fiscalité et de conformité pour embaucher des freelances aux Philippines

Les freelances philippins sont responsables de la déclaration et du paiement de leurs impôts. 

Il est conseillé aux employeurs de s'assurer que leurs freelances sont enregistrés auprès du Bureau of Internal Revenue (BIR). 

Les employeurs basés aux États-Unis doivent soumettre certains formulaires de conformité fiscale à l'Internal Revenue Service (IRS), comme les suivants :

• Formulaire W-8 BEN : ce formulaire aide l'IRS à déterminer le statut d'étranger des étrangers non-résidents employés par des entreprises américaines.

• Formulaire 1096 : ce formulaire est une feuille de couverture imprimable qui est utilisée lorsque vous envoyez des formulaires papier à l'IRS par courrier.

• Formulaire 1042-S : ce formulaire sert à indiquer le montant des sommes versées par une entreprise américaine à des freelances internationaux (en dehors des États-Unis).

Mais ne vous laissez pas décourager par la lourdeur des formalités administratives. Remote peut rendre ce processus moins stressant en générant automatiquement les formulaires fiscaux appropriés pour vos freelances. La fonction de conformité fiscale de Remote pour les entreprises américaines peut vous aider à rester organisé lors de l'intégration et de la gestion de vos freelances.

Comment faire passer un freelance au statut d'employé aux Philippines ?

Plusieurs raisons peuvent vous inciter à faire passer vos freelances au statut d'employé. En voici quelques-unes :

• Conserver leurs services plus longtemps

• Leur offrir des avantages pour stimuler l'engagement

• En faire des membres permanents de l'équipe

• Réaliser des économies sur le long terme

Le processus de conversion consiste à fournir à vos collaborateurs un contrat actualisé contenant des informations détaillées sur les salaires minimums, les clauses de licenciement et le paiement des heures supplémentaires. Vous devez également offrir des avantages sociaux, vous conformer à la législation fiscale et respecter les lois et réglementations en matière d'emploi.

Par ailleurs, un service de gestion des freelances à l'échelle mondiale tel que Remote peut se charger du processus de conversion pour vous. Remote peut vous aider à faire passer vos freelances au statut d'employé rapidement et facilement en établissant des contrats conformes en philippin et en déterminant vos obligations fiscales.

Comment rémunérer un freelance aux Philippines ?

Aux Philippines, les modes de paiement les plus courants pour les freelances internationaux sont les suivants :

• Chèques papier

• Virements bancaires

• Plateformes de paiement numérique (PayPal ou Wise)

• Sociétés de transfert de fonds traditionnelles (Western Union ou MoneyGram)

sont assorties de frais de transaction ou de majoration pour le change de devises. 

Vous pouvez également faire appel à un service de gestion des freelances à l'échelle mondiale tel que Remote, pour gérer les paiements des freelances. Remote facilite le paiement rapide de vos équipes décentralisées en prenant en charge des tâches telles que l'automatisation des paiements récurrents et la gestion des factures.

La meilleure façon d'embaucher des freelances internationaux aux Philippines

Si vous cherchez à développer votre équipe dans la région Asie-Pacifique, l'embauche aux Philippines constitue une option solide, car votre entreprise peut bénéficier du soutien de freelances talentueux à des taux abordables. 

Bien sûr, vous devrez toujours vous renseigner sur les pratiques en matière de fiscalité et de conformité et gérer les aspects juridiques de l'embauche dans un autre pays. Mais Remote fait de la gestion des freelances un processus simple et facile. Avec Remote, vous pouvez :

• Rester en conformité avec le droit du travail et les impôts philippins.

• Intégrer des freelances dans le monde entier en toute conformité grâce aux contrats de droit local.

• Valider et payer rapidement les factures et automatiser les paiements récurrents.

• Bénéficier du soutien de notre équipe qui vous guidera tout au long du processus.

De plus, grâce à notre garantie de tarification équitable, vous ne payez que pour les freelances avec lesquels vous travaillez réellement. 

Si vous avez des questions sur la manière dont vous pouvez embaucher et payer des freelances dans le monde entier, contactez notre équipe, qui se fera un plaisir de vous aider. Prêt à vous lancer avec Remote ? Inscrivez-vous et démarrez l'intégration de votre équipe dès aujourd'hui !