Cotisations de sécurité sociale pour les employés américains : guide des entreprises

La sécurité sociale est un filet de sécurité financière sur lequel les employés basés aux États-Unis peuvent compter au moment de prendre leur retraite ou en cas d’incapacité de travail. Près de 200 millions de personnes occupent des postes couverts par la sécurité sociale et paient les taxes associées à ce système.

Il est donc important que les employeurs comprennent le fonctionnement de la sécurité sociale. Si vous commettez des erreurs ou ne versez pas les cotisations de sécurité sociale appropriées, vous pouvez recevoir des pénalités de non-conformité de la part de l'organisme des impôts (IRS), susceptibles d’entrainer des amendes et même, dans certains cas, des enquêtes.

Dans cet article, nous expliquons comment calculer les cotisations de sécurité sociale pour vos employés américains. Vous y retrouverez les éléments dont votre entreprise doit tenir compte. Entrons désormais dans le vif du sujet.

Comment calculer les cotisations ?

Pour calculer les cotisations de sécurité sociale, la première étape consiste à déterminer le pourcentage correct du salaire imposable total de votre employé. 

Le taux des cotisations s’élève actuellement à 12,4 % : vous (l'employeur) et votre employé contribuez chacun à hauteur de 6,2 %.

Quel est le montant des cotisations ?

Le montant des cotisations de sécurité sociale que vous devez verser dépend du revenu annuel de votre employé.

Par exemple, si votre employé gagne 50 000 $ par an, le montant des cotisations s'élèvera à 6 200 $ (50 000 $ x 12,4 %). Vous et votre employé devrez payer 3 100 $ chacun.

Pour obtenir une ventilation complète des coûts d'emploi et des cotisations pour tous vos employés potentiels (sécurité sociale et autres cotisations), découvrez notre calculateur gratuit du coût des employés.

Les cotisations sont-elles obligatoires ?

Dans la quasi-totalité des cas, les employés américains (et, par définition, les employeurs) sont tenus de cotiser à la sécurité sociale. Il s'agit de toute personne travaillant aux États-Unis, quelle que soit sa nationalité.

Sachez que les employés doivent systématiquement cotiser à la sécurité sociale même s'ils ne peuvent pas en bénéficier.

Qui est exempté de cotisations ?

Comme nous l'avons mentionné, presque tous les travailleurs basés aux États-Unis doivent payer la sécurité sociale. Il existe toutefois quelques exceptions mineures, notamment :

• Les membres de certains groupes religieux s’opposant formellement à la sécurité sociale

• Certains étrangers non résidents (en fonction du type de visa)

• Les étudiants travaillant au service de leur établissement d’étude

• Les salariés de gouvernements étrangers

Quel est le plafond des cotisations applicables aux salaires ?

Les employés ne sont redevables des cotisations de sécurité sociale que sur la première tranche de 168 600 $ de leur salaire annuel.

Cela signifie que, sur la base des taux actuels, le montant maximum que vous pouvez déduire du salaire d'un employé au titre de la sécurité sociale est de 10 453,20 $.

Les retenues fédérales comprennent-elles la sécurité sociale et l'assurance maladie ?

Les retenues fédérales comprennent les cotisations de sécurité sociale et d'assurance maladie (Medicare), que vous devez déduire du salaire de vos employés.

Le taux de l'assurance maladie s’élève actuellement à 2,9 %, réparti à parts égales entre l'employeur et l'employé à raison de 1,45 % chacun. Les cotisations de l’assurance maladie ne sont pas plafonnées. Toutefois, si votre employé gagne plus de 200 000 $ par an, il sera soumis à une cotisation supplémentaire de 0,9 %.

Qu'en est-il des freelances ?

Les freelances sont responsables de leurs propres taxes et cotisations, et doivent ainsi s’acquitter de la totalité des 12,4 %.

C'est l'une des raisons pour lesquelles il est si important d’attribuer le bon statut aux membres de votre équipe. Si vous faites appel à un collaborateur en tant que freelance mais que vous le traitez comme un employé, vous courez un risque de requalification de contrat. Vous vous exposez ainsi à des problèmes majeurs pour votre entreprise, notamment des amendes, des pénalités et des poursuites judiciaires.

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Comment payer la sécurité sociale ?

Vous devez, d’une part, retenir la cotisation de 6,2 % de votre employé sur son salaire, et, d’autre part, payer votre cotisation de 6,2 %. Ces deux montants doivent être versés à l'IRS, bien que les exigences en matière de paiement puissent varier en fonction de votre entreprise et du montant retenu. 

Vous pouvez payer la sécurité sociale par courrier, mais l'IRS recommande de privilégier le paiement électronique. Plusieurs méthodes sont disponibles pour effectuer les paiements.

Quelles sont les conditions d'éligibilité pour bénéficier de la sécurité sociale ?

Aux États-Unis, environ 66 millions de personnes bénéficient actuellement de prestations de sécurité sociale. Les critères sont relativement simples : les bénéficiaires doivent être âgés d'au moins 62 ans, être considérés comme handicapés, ou les deux.

Selon l'IRS, un travailleur est considéré comme handicapé :

• S’il ne peut plus faire le même travail qu’auparavant.

• Si son état de santé ne lui permet pas de s'adapter à d'autres formes de travail.

• Si son état dure (ou devrait durer) au moins un an, ou pourrait entrainer son décès.

Le bénéficiaire doit également avoir cumulé suffisamment de crédits de travail, par le biais d’années de travail et le versement de taxes.

Les conditions d'éligibilité aux prestations de sécurité sociale sont détaillées sur la page Instructions for Schedule R de l’IRS.

Simplifiez vos obligations en matière de sécurité sociale

Avec un logiciel de paie adapté, vous pouvez rapidement calculer et gérer vos obligations en matière de sécurité sociale, en toute simplicité. C'est particulièrement vrai dans le cas d’une équipe distribuée, avec des employés aux États-Unis et à l'étranger.

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Cela vous permet de gérer rapidement et précisément la paie et de vous assurer que vous êtes en parfaite conformité avec la législation locale en matière de fiscalité et d'emploi, aux États-Unis et ailleurs.

Libre-service pour les employés

La plateforme en libre-service pour les employés contribue également à simplifier le processus de paie. Elle permet à vos collaborateurs d'en faire plus par eux-mêmes, allégeant ainsi votre fardeau administratif.

Vos employés peuvent mettre à jour et vérifier leurs données, ainsi que suivre leur temps et leurs dépenses en vue d'un remboursement. Le risque d'erreurs est ainsi minimisé. Votre équipe peut également accéder aux formulaires de prélèvement de sécurité sociale et à d'autres documents dès qu’elle le souhaite, sans avoir à passer par les administrateurs.

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Avec Remote, vous savez que vous payez les bons montants de sécurité sociale pour tous vos employés américains, tout en respectant parfaitement la législation applicable en matière d’imposition de la paie et d'emploi. L'esprit tranquille, vous et votre équipe des finances pouvez ainsi vous concentrer sur des domaines clés, tels que la croissance de votre entreprise.

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