So einfach verwaltest du dein Team in den USA

Payroll-Services in den Vereinigten Staaten

Die Vereinigten Staaten haben ein komplexes Payroll-System, das durch Bundes-, Landes- und kommunale Vorschriften geregelt wird. Wichtige Branchen sind Technologie, Gesundheitswesen, Finanzen und Fertigung. Arbeitgeber in den USA müssen Lohnvorschriften, Steuergesetze und Sozialversicherungsbeiträge einhalten, um eine korrekte Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung sicherzustellen. Das Verständnis dieser Vorschriften ist entscheidend für reibungslose Payroll-Abläufe und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Payroll-Aufschlüsselung in den Vereinigten Staaten

Arbeitgeber in den USA müssen bundes- und landesrechtliche Vorschriften zu Löhnen, Steuern und Leistungen einhalten. Nachfolgend ein Überblick über zentrale Payroll-Bestandteile:

Mindestlohn und Arbeitszeit

• Mindestlohn: Der bundesweite Mindestlohn beträgt 7,25 $ pro Stunde, viele Bundesstaaten und Städte haben jedoch höhere Mindestlöhne. Arbeitgeber müssen die jeweils höchste geltende Lohnregel beachten.
• Auszahlungsrhythmus: Gehälter werden in der Regel alle zwei Wochen oder halbmonatlich ausgezahlt, doch der Rhythmus kann je nach Arbeitgeber und Landesrecht variieren.
• Standardarbeitszeit: Die normale Arbeitswoche in den USA umfasst 40 Stunden, üblicherweise verteilt auf fünf Tage.
• Überstunden: Nach dem Fair Labor Standards Act (FLSA) haben Mitarbeiter:innen Anspruch auf das 1,5-Fache ihres regulären Stundenlohns für Arbeitsstunden über 40 Stunden pro Woche. Einige Bundesstaaten haben zusätzliche Überstundenregelungen.

Steuern und Sozialversicherungsbeiträge

• Persönliche Einkommenssteuer: Die USA haben ein progressives Einkommensteuersystem mit Bundessteuersätzen von 10 % bis 37 %, abhängig vom Einkommen. Einige Bundesstaaten erheben zudem eine Landes-Einkommenssteuer, andere (z. B. Texas, Florida) nicht.
• Arbeitgeberbeiträge:
• Sozialversicherungsbeitrag: 6,2 % des Lohns der Mitarbeiter:innen (bis zu einer jährlichen Beitragsbemessungsgrenze).
• Medicare-Beitrag: 1,45 % des Lohns der Mitarbeiter:innen.
• Bundesarbeitslosensteuer (FUTA): 6 % auf die ersten 7.000 $ des Lohns (Gutschriften können diesen Satz auf 0,6 % reduzieren).
• Landesarbeitslosensteuer (SUTA): variiert je nach Bundesstaat.
• Arbeitnehmer:innenbeiträge:
• Sozialversicherungsbeitrag: 6,2 % des Bruttolohns (gleiche Beitragsbemessungsgrenze wie beim Arbeitgeber).
• Medicare-Beitrag: 1,45 % des Bruttolohns, zuzüglich 0,9 % für Spitzenverdiener:innen (über 200.000 $ für Einzelpersonen).
• Bundes- und Landessteuerabzüge: Basieren auf den Tabellen des Internal Revenue Service (IRS) und der jeweiligen Bundesstaaten.
• Körperschaftsteuer: Der Bundes-Körperschaftsteuersatz in den USA beträgt 21 %, hinzu kommen unterschiedliche Landes-Körperschaftsteuern.
• Steuermeldung: Arbeitgeber müssen Lohnsteueranmeldungen beim Internal Revenue Service (IRS) und den Finanzbehörden der Bundesstaaten einreichen. Formulare wie W-2, W-4 und 941 sind regelmäßig zu übermitteln.

Payroll-Compliance in den Vereinigten Staaten

• Beschäftigungsverträge: Auch wenn sie nicht für alle Mitarbeiter:innen verpflichtend sind, sollten Verträge oder Angebotsschreiben Gehalt, Leistungen und Arbeitsbedingungen klar regeln.
• Lohnabzüge: Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass Abzüge für Steuern, Krankenversicherung, Altersvorsorgepläne (z. B. 401(k)) und andere Leistungen der Mitarbeiter:innen korrekt vorgenommen werden.
• Einhaltung von Lohnvorschriften: Arbeitgeber müssen Bundes- und Landesgesetze zu Mindestlohn, Überstundenvergütung und bezahlten Freistellungen beachten.
• Arbeitgeber müssen über Änderungen im US-Arbeitsrecht, in Steuervorschriften und bei Leistungsanforderungen informiert bleiben, um Strafen zu vermeiden.

Payroll in den Vereinigten Staaten mit Remote verwalten

Wenn du die Lohn- und Gehaltsabrechnung in den USA verwaltest, musst du Bundes- und Landessteuergesetze, arbeitsrechtliche Vorgaben und Sozialversicherungsbeiträge sorgfältig beachten. Bleibe über Steuersätze, Lohnregelungen und Meldefristen informiert, um reibungslose Abrechnungen sicherzustellen und Strafen zu vermeiden.

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