Impuestos sobre nóminas en España: Guía para empleadores

Cuando contratas en España, tú, como empleador, eres responsable de calcular, retener y presentar los impuestos sobre nómina de las nóminas de tu equipo. Para algunos impuestos, también debes hacer aportaciones como empleador.

En este artículo, te explicaremos claramente qué impuestos debes retener, a cuáles debes contribuir y cómo remitir y realizar los pagos. Así que vamos al grano.

¿Qué es el impuesto sobre nómina?

Los impuestos sobre nómina son las contribuciones que empleados y empresas hacen al gobierno para financiar programas públicos, como jubilación, atención sanitaria y seguro de desempleo. Normalmente incluyen el impuesto sobre la renta y las contribuciones sociales, y se establecen a tasas predeterminadas.

Estas tasas (y las normativas que las rigen) varían según el país, pero es responsabilidad de todo empleador asegurarse de cumplir con la normativa y retener y presentar las cantidades correctas.

¿Cuál es la diferencia entre impuestos sobre nóminas e impuestos corporativos?

Generalmente, los impuestos sobre nómina están vinculados a los salarios de tus empleados, mientras que los impuestos corporativos se basan en las ganancias de tu empresa.

¿Qué impuestos sobre nómina debes retener de tu empleado en España?

En España, los impuestos que deberás retener son:

Impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF)

Debes retener el impuesto sobre la renta (IRPF) de los salarios brutos de tus empleados. En España, las tasas de retención son progresivas y varían según el nivel de ingresos y las circunstancias personales de tus empleados.

Estas tasas también varían según la comunidad autónoma en la que resida el empleado, pero generalmente oscilan entre el 19 % y el 47 %.

Cuándo pagar: Debes remitir los impuestos retenidos a la agencia tributaria antes del día 20 del mes siguiente.

Contribuciones a la seguridad social del empleado

Los empleados contribuyen al sistema de seguridad social de España, que financia beneficios como pensiones, atención sanitaria y seguro de desempleo.

La tasa general de contribución para empleados es aproximadamente del 6,35 % de su salario bruto, sujeta a bases mínimas y máximas de cotización.

Cuándo pagar: Las contribuciones deben pagarse antes del último día natural del mes siguiente.

Ten en cuenta que también puedes estar obligado a retener impuestos adicionales para ciertos empleados, como pagos de manutención infantil, reembolsos de préstamos estudiantiles o cualquier otro embargo ordenado por tribunal.

¿A qué impuestos sobre nómina debe contribuir tu empresa?

Además de retener los impuestos y contribuciones listados arriba, también debes hacer tus propias aportaciones, de la siguiente manera:

Contribuciones a la seguridad social del empleador

Los empleadores también deben contribuir al sistema de seguridad social en nombre de sus empleados.

La tasa general de contribución para empleados es aproximadamente del 30,48 % del salario bruto del empleado, más una tasa variable por accidentes laborales (por ejemplo, 1,50 % para trabajos de oficina).

Cuándo pagar: Esto debe pagarse junto con las contribuciones de tus empleados antes del último día natural del mes siguiente.

Para ver rápidamente un desglose completo de los impuestos y costos laborales de tu(s) contratación(es) en España basado en su salario, utiliza nuestra herramienta gratuita Calculadora de Coste del Empleado .

¿Cómo se remiten y pagan los impuestos sobre nóminas en España?

El impuesto sobre la renta debe pagarse a la Agencia Tributaria. Para ello:

1. Calcula las cantidades correctas para la retención. Si usas Remote Nóminas o Remote EOR, nosotros nos encargaremos de esto por ti.
2. Asegúrate de cumplir con los plazos de pago indicados arriba.
3. Paga directamente a través del portal en línea de la Agencia Tributaria. También puedes pagar manualmente a través de la banca online.

Para las contribuciones a la seguridad social, el proceso es igual. Sin embargo, debes realizar estos pagos a la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS), ya sea mediante domiciliación bancaria o transferencia.

¿Cómo gestionar los impuestos sobre nómina como empleador internacional?

Cuando contratas a un miembro de equipo en España desde el extranjero, hay varias formas de gestionar su nómina e impuestos sobre nóminas.

Si ya tienes tu propia entidad legal en España, puedes:

• Gestionarlo internamente. Puedes contratar a especialistas en impuestos sobre nómina y gestionar todo de manera interna. Sin embargo, esto puede resultar costoso.
• Utilizar un proveedor local. Puedes contratar a una empresa local para gestionar la nómina, aunque esto puede ser poco fiable, costoso y suponer riesgos de seguridad de datos.
• Usar una PEO. Una organización profesional de empleadores (PEO) actúa como un proveedor de recursos humanos externalizado e incluye la nómina.
• Usar un proveedor global de nóminas. Los proveedores globales de nóminas, como Remote, cuentan con especialistas locales en varios países, garantizando que cumplas con todos los requisitos fiscales en cada uno. Esto es especialmente útil si tienes (o planeas tener) empleados en diferentes países, ya que puedes gestionarlos todos a través de una sola plataforma.

Si no tienes tu propia entidad en España y aún quieres contratar allí, puedes:

• Crear tu propia entidad. Esto puede ser extremadamente costoso y llevar mucho tiempo, pero si planeas establecer tu negocio a largo plazo en España, puede ser una opción viable. Para pagar a tus empleados, tendrías que elegir una de las opciones mencionadas anteriormente.
• Usar un empleador por cuenta ajena (EOR). Los proveedores de empleador por cuenta ajena (EOR), como Remote, te permiten contratar de forma rápida y sencilla en cualquier parte del mundo y también gestionar todas las funciones centrales de RR. HH. (como el cumplimiento normativo y la nómina). Además de ser generalmente más rentable que abrir tu propia entidad, esta opción es altamente escalable y te permite racionalizar todas tus tareas globales de RR. HH. en un solo lugar. ¿Cómo funciona un EOR?

¿Qué hay de los trabajadores independientes?

En España, los trabajadores independientes se clasifican de manera diferente a los empleados. Por ello, en la mayoría de los casos, son responsables de calcular, gestionar y pagar sus propios impuestos.

Sin embargo, es crucial entender la diferencia entre contratistas y empleados, ya que podrías incurrir accidentalmente en un riesgo de clasificación errónea. Esto puede acarrear multas y sanciones severas para tu empresa. Aprende más sobre cómo contratar trabajadores independientes en España.

¿Cómo puede ayudar Remote?

Saber qué impuestos sobre nómina debes calcular, retener y aportar requiere experiencia local, especialmente porque estas normas pueden y de hecho cambian. Si cometes un error o no cumples, las consecuencias financieras pueden ser significativas.

Ya tengas tu propia entidad en España o no, Remote garantiza que retienes y aportas las cantidades correctas, y que cumples siempre plenamente con las leyes laborales y fiscales locales. Además, ofrecemos soporte 24/7 para cualquier orientación que necesites.

Para ver cómo podemos ayudarte y cuál es el enfoque más adecuado para tu empresa, habla con uno de nuestros amables expertos en nóminas hoy mismo.