Was ist ein HR-Bericht?

Die Personalberichterstattung ist der systematische Prozess der Konsolidierung verschiedener Personaldaten und ihrer Umwandlung in umfassende Berichte. Diese Berichte bieten einen Einblick in die Belegschaft eines Unternehmens und liefern wertvolle Informationen zu verschiedenen HR-Kennzahlen. Die Metriken reichen von der Leistung und Anwesenheit der Mitarbeiter bis hin zu Fluktuationsraten und Lohnabrechnungsdaten. HR-Berichte können detaillierte Leistungsbewertungen oder breitere Übersichten über HR-Prozesse liefern. 

Das HR-Reporting ist ein mächtiges Instrument, das Bereiche aufzeigt, die Aufmerksamkeit erfordern, Entscheidungsprozesse lenkt und Unternehmen in die Lage versetzt, datengestützte Entscheidungen zu treffen, die ihre HR-Strategien verbessern.

Personalberichte gibt es in verschiedenen Formen und Größen, je nach den spezifischen Bedürfnissen und Zielen einer Organisation. Alle HR-Berichte haben jedoch einige gemeinsame Elemente. Zu diesen Geschäftsdokumenten gehören in der Regel:

• Kopfinformationen - Titel des Berichts, Datum und Berichtszeitraum

• Schlüsselkennzahlen - ein zentraler Bestandteil jedes HR-Berichts, der Daten zu dem spezifischen HR-Aspekt liefert, über den berichtet wird

• Grafiken und Diagramme - visuelle Darstellungen der Daten, um sie leichter zu verstehen

• Analyse und Erkenntnisse - Interpretationen der Daten, die Trends, Muster und Bereiche, die Aufmerksamkeit erfordern, beleuchten

• Empfehlungen - vorgeschlagene Maßnahmen oder Strategien auf der Grundlage der Ergebnisse des Berichts

• Historische Daten - Vergleichsdaten aus früheren Zeiträumen, die es Organisationen ermöglichen, Veränderungen im Laufe der Zeit zu verfolgen

Personalberichte dienen einer Vielzahl von Zwecken in Unternehmen. Sie werden verwendet für:

HR-Überwachung

HR-Berichte dienen als interne Aufzeichnung von HR-Aufgaben und -Funktionen und geben einen Einblick in die Geschichte und Effizienz der HR-Teams.

Leistungsbewertung

Leistungsberichte für Mitarbeiter/innen bieten einen Überblick über die Leistung des Einzelnen und des Teams und erleichtern so eine faire und fundierte Leistungsbewertung. Diese Berichte helfen dabei, leistungsstarke Mitarbeiter und solche, die zusätzliche Unterstützung oder Entwicklung benötigen, zu erkennen.

Erkennen von Trends

Personalberichte sind wertvoll, um Trends innerhalb der Belegschaft zu erkennen. Durch die Analyse historischer Daten können Unternehmen Muster in Bezug auf Fluktuation, Anwesenheit und Leistung aufdecken. Das Erkennen dieser Trends ermöglicht es Personalverantwortlichen, proaktive Maßnahmen zu ergreifen, um Probleme anzugehen oder von positiven Entwicklungen zu profitieren.

Kommunikation der Führungskräfte

HR-Berichte sind wichtig, um wichtige HR-Informationen an die Unternehmensleitung weiterzugeben. Diese Berichte bieten eine klare und übersichtliche Möglichkeit, HR-Kennzahlen, Leistungsindikatoren und strategische Erkenntnisse an die Unternehmensleitung weiterzugeben. Sie helfen bei der Entscheidungsfindung von Führungskräften in Bezug auf Personalstrategien und Ressourcenverteilung.

Compliance

Lohnabrechnungen und Anwesenheitsberichte spielen eine entscheidende Rolle bei der Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Steuervorschriften. Personalverantwortliche verlassen sich auf diese Berichte, um Arbeitszeiten, Urlaubssalden und lohnbezogene Daten zu erfassen und so Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften und rechtliche Herausforderungen zu vermeiden.

Entscheidungsfindung

HR-Berichte dienen auch als Entscheidungshilfe. Sie liefern die Daten und Erkenntnisse, die notwendig sind, um fundierte Entscheidungen in Bezug auf Personalmanagement, Schulungs- und Entwicklungsinitiativen und Einstellungsstrategien zu treffen. Diese Berichte helfen HR-Fachleuten bei der Optimierung der Personalarbeit.

Vorhersage und Budgetierung

HR-Berichte können für die Prognose des zukünftigen Personalbedarfs und die Budgetierung von Ressourcen verwendet werden. Durch die Analyse historischer Daten und Trends können Unternehmen genaue Vorhersagen über Personalbedarf, Ausbildungskosten und Vergütungsbudgets treffen. Dies ermöglicht eine effektive Ressourcenzuweisung und -planung.

Das HR-Reporting umfasst eine breite Palette von Berichten, die sich jeweils auf bestimmte Aspekte des Personalmanagements konzentrieren. Sehen wir uns einige der wichtigsten Arten von HR-Kennzahlen und -Berichten an:

Leistungsberichte für Mitarbeiter

Bewertete Metriken: Mitarbeiterziele, Produktivität, Fähigkeiten, Kompetenzen, Feedback und Bewertungsergebnisse

Leistungsberichte für Mitarbeiter/innen geben Unternehmen einen umfassenden Überblick über die Leistung ihrer Mitarbeiter/innen. Diese Berichte beleuchten potenzielle Produktivitätshindernisse und bieten Einblicke in die Verbesserung des allgemeinen Leistungsmanagements. Außerdem können sie dabei helfen, Strategien zur Verbesserung des Mitarbeiterengagements zu finden.

Umsatzberichte

Bewertete Metriken: Fluktuationsrate und Gesamtmitarbeiterzahl für verschiedene Zeiträume

Fluktuationsberichte, die oft auch als Fluktuationsberichte bezeichnet werden, bieten wertvolle Einblicke in die Mitarbeiterbindung. Diese Berichte liefern Daten über die durchschnittliche Verweildauer der Beschäftigten in einem Unternehmen und helfen Personalverantwortlichen, die Zufriedenheit, die Mitarbeiterbindung und die Effektivität ihrer Einstellungsentscheidungen zu beurteilen.

Berichte zur Gehaltsabrechnung

Ausgewertete Metriken: Anzahl der fälligen Tage, erwartete Arbeitstage, tatsächliche Arbeitstage, Stundensätze, geleistete Arbeitsstunden und Zahlungsabweichungen

Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind unverzichtbar, wenn es darum geht, die Finanzen eines Unternehmens zu verwalten. Sie bieten Einblicke in den Cashflow, tragen zur Einhaltung von Steuervorschriften bei und unterstützen ein effizientes Vergütungsmanagement. Die Daten in diesen Berichten sind entscheidend für die Haushaltsplanung und die Steuererklärung.

Lernberichte für Arbeitnehmer

Ausgewertete Metriken: Kursbewertungen, Ausbildungskosten, Fortschritte der Lernenden, Kurskategorien, Trainerbewertungen und Lernmaterialien

Lernberichte für Mitarbeiter bewerten die Wirksamkeit von Schulungs- und Entwicklungsprogrammen. Sie helfen Personalverantwortlichen dabei, die Auswirkungen dieser Initiativen auf das Wachstum und die Kompetenz der Belegschaft zu beurteilen. Lernberichte für Mitarbeiter bieten verwertbare Erkenntnisse zur Optimierung von Mitarbeiterentwicklungsstrategien.

Anwesenheits- und PTO-Berichte

Ausgewertete Metriken: Urlaubsberichte, Fehlzeiten, Arbeitszeit und Überstunden

Berichte über Anwesenheit und bezahlte Fehlzeiten (PTO) werden verwendet, um die Anwesenheit und den Urlaubssaldo der Beschäftigten zu verfolgen und zu analysieren. Diese Berichte helfen den HR-Teams, die Zuteilung bezahlter freier Tage zu überwachen und die finanziellen Auswirkungen der Abwesenheit von Mitarbeitern zu bewerten.

Andere HR-Berichtstypen

Weitere Arten von HR-Berichten sind:

• Rekrutierungsberichte - Rekrutierungsberichte liefern Kennzahlen zum Einstellungsprozess, wie z. B. die Anzahl der Bewerber, die Quellen der Bewerberakquise, die Zeit bis zur Besetzung von Stellen und die Kosten pro Einstellung, und helfen so den HR-Teams, ihre Einstellungsstrategien zu optimieren.

• Vergütungs- und Leistungsberichte - Diese Berichte geben einen Einblick in die Vergütungs- und Leistungsstrukturen des Unternehmens. Zu den Kennzahlen können Gehaltsspannen, die Inanspruchnahme von Sozialleistungen und Vergleiche mit Branchenstandards gehören, um wettbewerbsfähige Vergütungspakete sicherzustellen.

• Berichte über Vielfalt und Inklusion - Diese Berichte verfolgen die Initiativen für Vielfalt und Inklusion innerhalb einer Organisation. Die verwendeten Kennzahlen sind die Demografie der Belegschaft und die Diversitätsziele.

• Sicherheits- und Unfallberichte - In diesen Berichten werden Vorfälle, Beinaheunfälle und sicherheitsrelevante Schulungen festgehalten, um die Sicherheit am Arbeitsplatz zu gewährleisten. 

• Berichte zur Nachfolgeplanung - Diese Berichte helfen Unternehmen dabei, potenzielle Nachfolger für Schlüsselpositionen zu finden. Sie enthalten Informationen über Talentprofile, Bereitschaftsbewertungen und Entwicklungspläne.

• Berichte zur Personalplanung - Berichte zur Personalplanung unterstützen HR-Teams bei der Prognose des zukünftigen Personalbedarfs auf der Grundlage von historischen Daten und Wachstumsprognosen. Sie sind die Grundlage für Entscheidungen über Einstellungen, Personalbestand und Talententwicklung.

Jede Art von Personalbericht erfüllt einen bestimmten Zweck und trägt zur effektiven Verwaltung des wertvollsten Vermögens einer Organisation bei - ihrer Belegschaft. Diese Berichte sind wichtig, um datengestützte Entscheidungen zu treffen, die Personalarbeit zu optimieren und ein gesundes und produktives Arbeitsumfeld zu fördern.

Das HR-Reporting bringt den HR-Teams und ihren Organisationen zahlreiche Vorteile. These benefits include:

• Fundierte Entscheidungen - Das HR-Reporting versorgt Unternehmen mit verwertbaren Daten und Erkenntnissen, die fundierte Entscheidungen ermöglichen. Diese Berichte sind ein wertvoller Leitfaden für Personalverantwortliche, um Personalstrategien zu entwickeln und zu verfeinern.

• Höhere Produktivität - Durch das Aufzeigen von Bereichen, die Aufmerksamkeit und Verbesserungen erfordern, tragen HR-Berichte zu einer höheren Produktivität der Belegschaft bei. Personalverantwortliche können Leistungsengpässe erkennen und diese umgehend beheben.

• Strategische Planung - HR-Berichte erleichtern die strategische Planung, indem sie historische Daten und Einblicke in Personaltrends liefern. Unternehmen können ihre Personalstrategien mit den allgemeinen Unternehmenszielen in Einklang bringen.

• Bessere Einhaltung von Vorschriften - Lohn- und Anwesenheitsberichte gewährleisten die Einhaltung von Steuervorschriften und Arbeitsgesetzen. Das minimiert das Risiko von rechtlichen Problemen und Strafen.

• Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit - Durch die Identifizierung von Problemen im Zusammenhang mit der Leistung, dem Lernen oder der Anwesenheit von Mitarbeitern können HR-Berichte zur Umsetzung von Strategien führen, die die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen.

HR-Berichtssoftware ist eine Technologielösung, die den Prozess der Erstellung, Analyse und Verteilung von HR-Berichten rationalisiert und vereinfacht. Diese Softwarelösungen automatisieren die Erfassung von Personaldaten, erstellen Berichte und bieten Werkzeuge für eine noch tiefer gehende Analyse. Neue technologische Lösungen machen das HR-Reporting einfacher als je zuvor und helfen den Unternehmen, die Vorteile umfassender HR-Berichte zu nutzen.

Es gibt zwei Haupttypen von HR-Berichtssoftware: (1) eigenständige Berichtssoftware und (2) integrierte HR-Management-Systeme.

Eigenständige Berichtssoftware ist eine Software, die sich ausschließlich auf die Erstellung von HR-Berichten konzentriert. Sie sind hochspezialisiert und bieten eine breite Palette an Berichtsvorlagen, von Lohnabrechnungen bis hin zu Leistungsberichten.

Integrierte Personalverwaltungssysteme sind umfassende Personalverwaltungsplattformen, die alle Personalfunktionen, einschließlich der Personalberichterstattung, umfassen. Sie beinhalten in der Regel ein einheitliches, digitales Dashboard, auf dem Personalverantwortliche Daten und Aufgaben verwalten können. Viele Personalverwaltungssysteme bieten auch die Möglichkeit, Personalberichte zu erstellen.

Der Einsatz von HR-Berichtssoftware, ob eigenständig oder im Rahmen eines integrierten Personalmanagementsystems, hat ebenfalls viele Vorteile. Diese Tools machen HR-Berichte mehr:

• Effizient - Die HR-Berichtssoftware automatisiert den Prozess, spart Zeit und optimiert den gesamten Ablauf.

• Genau - Diese Softwarelösungen gewährleisten die Genauigkeit und Konsistenz der Daten und verringern so die Wahrscheinlichkeit von Fehlern in Berichten. Darüber hinaus bieten einige Softwarelösungen einen Echtzeit-Datenzugriff, so dass Unternehmen über ihre HR-Kennzahlen auf dem Laufenden bleiben können.

• Anpassbar - Die meisten HR-Berichtssoftwares ermöglichen es Unternehmen, benutzerdefinierte Berichte zu erstellen, die auf ihre Bedürfnisse und Ziele abgestimmt sind.

• Zugänglichkeit - Software-Tools machen es einfach, jederzeit auf Erkenntnisse zuzugreifen und diese mit Führungskräften, Mitarbeitern und HR-Teammitgliedern zu teilen.

• Sicher - Datensicherheit ist eine Priorität in der HR-Berichtssoftware, damit sensible HR-Daten geschützt bleiben.

Die Wahl der richtigen HR-Berichtssoftware ist eine wichtige Entscheidung, die die Effizienz und Effektivität deiner Personalarbeit erheblich beeinflussen kann. Um eine fundierte Entscheidung zu treffen, solltest du einige wichtige Faktoren berücksichtigen. 

Zunächst solltest du die spezifischen Bedürfnisse und Ziele deiner Organisation ermitteln. Welche Arten von HR-Berichten benötigst du und wie stark musst du sie anpassen? Suche nach einer Software, die auf deine Berichtsanforderungen abgestimmt ist, egal ob es um Leistungsmanagement, Gehaltsabrechnung, Personalbeschaffung oder eine Kombination davon geht.

Beurteile dann die Details und Funktionen der verschiedenen Software. Eine kompatible HR-Berichtssoftware sollte es sein:

• Benutzerfreundlich

• Anpassbar für deine Berichtsanforderungen

• Kompatibel mit deinem bestehenden System/ deinen bestehenden Systemen

• In der Lage, die von dir benötigten Datenmengen zu verarbeiten

• Garantiert sicher zum Schutz deiner Daten

• Skalierbar, um dem Unternehmenswachstum Rechnung zu tragen

• Erschwinglich für dein Budget

Außerdem können Unternehmen ihre HR-Teams an HR-Experten wie Remote auslagern, die sich selbst um das gesamte Berichtswesen kümmern. Mit dem Global HR Service von Remotekönnen Unternehmen Teams aus der ganzen Welt einfach und sicher anwerben, bezahlen und verwalten. Kontaktiere uns noch heute, um deine Personalabteilung mit Remote auszulagern und überall einzustellen.