¿Qué es un Sistema de Gestión del Conocimiento (SGC)?

Un Sistema de Gestión del Conocimiento (SGC) es un sistema de base tecnológica diseñado para captar, organizar y difundir información dentro de una organización. Suele incluir conocimientos derivados de los datos de la empresa, los procesos y la experiencia del personal. El objetivo de un KMS es ayudar a una empresa a aprovechar su conocimiento colectivo y utilizarlo para lograr una ventaja competitiva y eficiencia.

Utilización eficaz de un Sistema de Gestión del Conocimiento en una empresa

• Mejora de la colaboración: Un KMS promueve el intercambio de conocimientos y mejores prácticas entre los empleados, lo que conduce a una mayor innovación y eficiencia. Los equipos de distintos departamentos pueden acceder a los conocimientos compartidos y utilizarlos, evitando la duplicación del trabajo y acelerando la finalización de los proyectos.

• Apoyo a la toma de decisiones: Con el conocimiento centralizado, los empleados pueden acceder rápidamente a la información relevante y a las perspectivas, lo que contribuye a una toma de decisiones mejor y más rápida. Esto es especialmente importante para los sectores dinámicos, donde la información puntual es clave para seguir siendo competitivos.

• Facilitar la formación y el desarrollo: Un KMS puede ser una herramienta eficaz para la incorporación de nuevos empleados y para la formación continua del personal existente. Al tener fácil acceso a los materiales de formación y a los conocimientos operativos, los empleados pueden mejorar sus habilidades y su rendimiento de forma más eficaz.

Desarrollar y aplicar una estrategia para los Sistemas de Gestión del Conocimiento

• Evaluación de las necesidades: Identificar las lagunas de conocimiento específicas de la organización y los tipos de conocimiento más críticos para sus operaciones. Esto guiará la personalización del KMS para satisfacer las necesidades reales de la empresa.

• Diseño e integración del sistema: Diseña el KMS con interfaces fáciles de usar y asegúrate de que se integra con otras herramientas y sistemas ya en uso en la empresa. Esto reduce la resistencia de los empleados y facilita una adopción más fluida.

• Gestión y mejora continuas: Actualiza periódicamente el sistema para incluir nuevos conocimientos y descartar la información obsoleta. Fomenta la retroalimentación continua de los usuarios para mejorar la funcionalidad y relevancia del sistema.

Qué implica un Sistema de Gestión del Conocimiento eficaz

Un Sistema de Gestión del Conocimiento eficaz es sólido y fácil de usar, y facilita el acceso a conocimientos actualizados y relevantes. Debe ser seguro, garantizando la protección de la información sensible. Además, debe apoyar el intercambio de conocimientos y el aprendizaje continuo entre todos los empleados.

Resumen de un Sistema de Gestión del Conocimiento eficaz

• Interfaz robusta y fácil de usar

• Seguro pero flexible para adaptarse a los cambios

• Promueve una cultura de aprendizaje continuo e intercambio de conocimientos

Consideraciones clave para los Sistemas de Gestión del Conocimiento

• Evaluar las necesidades específicas de conocimientos de la organización

• Asegúrate de que el sistema es fácil de usar y se integra bien con las herramientas existentes

• Actualiza regularmente el sistema y fomenta las opiniones de los usuarios para una mejora continua