Fraude en las nóminas: Cómo minimizar el riesgo para su negocio

La nómina es un objetivo especialmente atractivo para el fraude, ya que con frecuencia se mueven grandes cantidades de dinero entre sistemas. Como resultado, es crucial proteger su negocio.

En este artículo, examinaremos los distintos tipos de fraude en las nóminas que debe conocer y le explicaremos cómo minimizar su frecuencia e impacto. También hablaremos de algunos consejos generales para la prevención del fraude y tocaremos las implicaciones legales del fraude en las nóminas.

Así que entremos directamente en materia.

¿Qué es el fraude en las nóminas?

El fraude en las nóminas se produce cuando un empleado altera o manipula los datos de las nóminas sin autorización. Puede que lo hagan para ganar más dinero o para recibir un pago por un trabajo que no han realizado.

Tenga en cuenta que los empresarios también pueden cometer fraude en las nóminas, normalmente para reducir los costes laborales.

El triángulo del fraude

Desarrollado por el criminólogo Donald R Cressey, el triángulo del fraude explica los factores que pueden conducir al riesgo de fraude, de la siguiente manera:

• Motivación/incentivo: Esta es la razón del fraude. Por ejemplo, el empleado puede tener problemas económicos o estar intentando financiar una compra importante.

• Oportunidad: Se refiere a la falta de controles, comprobaciones, equilibrios y supervisión que permite al individuo cometer fraude. Por ejemplo, el empleado puede trabajar en nóminas y controlar su propio salario.

• Racionalización: Esta es la justificación del individuo para robar. Por ejemplo, pueden pensar que su empresa no notará o "echará de menos" el dinero extra, o pueden estar descontentos por haber sido pasados por alto para un aumento que creen merecer.

Si estas tres condiciones se dan simultáneamente, las posibilidades de que se produzca un fraude en las nóminas son elevadas. 

¿Cuáles son las consecuencias del fraude en las nóminas?

Según la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados, el fraude en las nóminas puede costar a una empresa 65.300 dólares de media, y durar unos 30 meses antes de que se descubra.

Además de las pérdidas financieras, también tendrá que asignar recursos para abordar y solucionar el fraude, y sustituir al empleado culpable.

En algunos lugares, puede enfrentarse a problemas legales y de cumplimiento por no contar ya con las medidas adecuadas de prevención del fraude.

¿Cuáles son las implicaciones legales del fraude en las nóminas?

Si descubre que un empleado ha cometido fraude en las nóminas, debe hablar con su equipo jurídico (además de tomar sus propias medidas disciplinarias internas). Las consecuencias penales del fraude pueden depender del tipo de fraude, de la cantidad robada y de su lugar de residencia.

Por ejemplo, una gran cantidad de fraude cometido durante un periodo de tiempo prolongado podría dar lugar a una sanción penal mucho más severa.

En algunos casos, puede demandar por fraude en las nóminas. Los daños podrían consistir en fondos robados y otros factores, como el daño a la reputación. Una vez más, esto varía en función de su ubicación, por lo que es aconsejable consultar con su asesor jurídico.

Tipos de fraude en las nóminas

Existen varios tipos comunes de fraude en las nóminas que debe conocer. En esta sección, veremos cada uno de ellos en detalle y le explicaremos qué puede hacer para evitarlos.

Fraude horario

El fraude en las hojas de control horario -conocido a menudo como "fichaje de compañeros"- se produce cuando un empleado manipula los registros de control horario para alterar los importes de los pagos. Por ejemplo, un empleado puede añadir horas extra que no ha trabajado para aumentar su propia paga (o la de un colega). 

Si se hace en pequeñas cantidades - como una hora extra cada dos semanas - el fraude en las hojas de horas puede ser difícil de detectar.

Cómo minimizar el fraude en las hojas de horas:

• Implantar sistemas automatizados de control del tiempo

• Realizar auditorías de las hojas de horas y comprobaciones aleatorias

• Audite regularmente la parte de sueldos y salarios de su sistema de contabilidad

• Haga que los gerentes aprueben todas las hojas de horas

Fraude de alteración salarial

Este tipo de fraude suele estar restringido a los departamentos que tienen acceso a su sistema de nóminas, como nóminas, finanzas o RRHH. Se produce cuando los empleados aumentan su propio salario o trabajan con alguien de uno de esos departamentos para hacerlo.

Cómo minimizar el fraude por alteración de la remuneración:

• Auditar los registros de nóminas regularmente

• Audite regularmente la parte de sueldos y salarios de su sistema de contabilidad

• Implantar un proceso de aprobación de la tasa salarial

• Establecer controles de acceso para los sistemas de nóminas

Fraude de comisiones

Si tiene empleados a comisión - como los representantes de ventas - pueden informar falsamente de los datos de ventas para aumentar sus ganancias.

Cómo minimizar el fraude de comisiones:

• Establezca una política y una estructura de comisiones claras y transparentes

• Audite o revise regularmente los registros de ventas

• Asegúrese de que todas las comisiones obtienen la aprobación de la dirección

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Fraude de nóminas fantasma

El fraude del empleado fantasma se produce cuando un individuo crea una cuenta de empleado falsa y deposita dinero en esa cuenta con la excusa de pagarle. Luego se quedan con el dinero. La nómina fantasma también puede ocurrir si un empleado actual mantiene en nómina a un antiguo empleado, pero con información de nómina diferente.

Al igual que el fraude de alteración salarial, es más común en los departamentos de RRHH, nóminas y finanzas, ya que tienen acceso a estas funciones.

Cómo minimizar las nóminas fantasma:

• Audite los datos de sus empleados

• Verifique los datos de los empleados al contratarlos

• Implemente un estricto proceso de autorización para añadir empleados a la nómina de la empresa

Fraude en el reembolso de gastos

Muchas empresas reembolsan a sus empleados los viajes de empresa, la formación continua, la compra de suministros y otros gastos relacionados con el trabajo. El fraude puede producirse si un miembro del equipo infla estas cantidades de reembolso.

Por ejemplo, podrían afirmar que una comida de negocios costó más de lo que realmente costó. O pueden ir más allá con un gasto legítimo, como gastar más de lo razonable en gastos de viaje.

Otro ejemplo sería reclamar un gasto personal por motivos profesionales. Por ejemplo, una "cena de negocios" puede ser en realidad una opípara cena y copas con amigos. O un empleado podría fabricar un gasto en el que nunca incurrió, como un gasto de viaje compartido por un trayecto que nunca realizó.

Cómo minimizar el fraude en el reembolso de gastos:

• Establezca una política de reembolso estricta, clara y transparente que detalle qué gastos se aplican

• Exija recibos o justificantes de todos los gastos

• Formularios de reembolso de gastos de auditoría

• Auditoría de los gastos de la empresa relacionados con los viajes de los empleados y asuntos similares

Fraude de terceros

El fraude en las nóminas también puede ser llevado a cabo por agentes externos. Esto podría incluir:

• Estafas W2. En este caso, un actor malicioso se hace pasar por un empleado que le está pidiendo información personal de otro empleado. Si el actor convence a RRHH para que le entregue información sensible de los empleados, puede utilizar estos datos para presentar declaraciones de la renta fraudulentas y cometer otras formas de fraude.

• Empresas de subcontratación de nóminas. Los terceros pueden imitar empresas de nóminas subcontratadas (normalmente utilizando correos electrónicos de phishing o sitios web falsos) para intentar obtener información de sus empleados. A continuación, pueden utilizar esta información para robar a su empresa.

• Esquemas de desvío de la nómina. En este caso, un actor malicioso engaña a los empleados para que cambien su información de pago, como los datos de su cuenta bancaria. Esto hace que la paga del empleado se deposite en la cuenta del actor.

Cómo minimizar el fraude en las nóminas de terceros:

• Investigue y seleccione cuidadosamente a los proveedores externos

• Verificar internamente la información del proveedor

• Implantar controles de acceso estrictos

Fraude en las prestaciones a los empleados

El fraude en las prestaciones a los empleados puede adoptar varias formas, como por ejemplo un empleado:

• Presentar reclamaciones falsas en un intento de cobrar indemnizaciones del seguro por siniestros ilegítimos.

• Utilizar un estado civil falso, dependientes o beneficiarios falsos u otra tergiversación para alterar las primas o cobrar los pagos.

• Presentar reclamaciones al seguro del lugar de trabajo Y a una compañía de seguros externa por un mismo suceso para aumentar el desembolso, embolsándose potencialmente el exceso de reembolso. Una doble reclamación también puede implicar presentar una reclamación al plan de seguro de su lugar de trabajo y a la cuenta de gastos flexibles para cobrar el pago del seguro.

Cómo minimizar el fraude en las prestaciones:

• Revise el derecho a prestaciones de sus empleados

• Verificar la información pertinente relacionada con las prestaciones de los empleados, si es posible

• Auditar las solicitudes de prestaciones

• Instituir procedimientos estrictos para los cambios de prestaciones

Consejos para minimizar el fraude en las nóminas

Además de los casos específicos detallados anteriormente, he aquí algunos consejos generales para reducir el riesgo de fraude en las nóminas:

Implantar una estricta segregación de funciones

La segregación de funciones es un concepto contable clave y uno de los controles internos más vitales. Significa que ningún individuo controla más de un aspecto del proceso de nómina.

Por ejemplo, si uno de sus empleados de nóminas puede introducir sus registros de salarios o permisos y autorizar el pago de nóminas, tiene la oportunidad de cometer varias formas de fraude relacionado con el pago, como el fraude de hojas de horas o nóminas fantasma.

Como guía general, cada una de las siguientes tareas debería ser responsabilidad de una persona diferente:

• Introducción de los registros de nóminas

• Autorización de la nómina

• Procesamiento de nóminas

• Conciliación de las cuentas de nómina

Forme a sus empleados para detectar señales de fraude

Considere la posibilidad de implantar un programa de formación obligatorio -impartido interna o externamente- que ayude a los miembros de su equipo a detectar posibles actividades fraudulentas. La formación también debe cubrir qué hacer a continuación, incluyendo cómo denunciarlo de forma segura.

Insista también en la importancia de la exactitud de las nóminas para evitar errores. Cuanto menor sea el número de errores, menos tendrá que preocuparse por el fraude y más fácil será detectar el fraude real.

Por último, refuerce la política de su empresa en materia de conducta ética. 

Refuerce la cultura de su empresa

Una cultura empresarial sólida puede ayudar a desalentar los intentos de fraude, estén o no presentes todos los aspectos del triángulo del fraude.

Si todos sienten que tienen un interés en su empresa, es menos probable que se sientan tentados por el fraude. Fomente una cultura de "hablar claro" y haga que esté bien llevar las banderas rojas a la dirección.

Evitar el fraude en las nóminas con Remote

Si no se detecta, el fraude en las nóminas puede tener graves consecuencias financieras para su empresa. Como ya se ha mencionado, es clave contar con una mano de obra formada, controles internos estrictos y una cultura empresarial sólida.

Sin embargo, también es crucial utilizar un sistema de nóminas que proteja su negocio. La Nómina Remota automatiza sus cálculos de nóminas, reduciendo significativamente los errores humanos y los riesgos asociados. Con todos sus datos de nóminas centralizados en un lugar seguro, es rápido y fácil realizar auditorías de nóminas y detectar posibles abusos.

También puede controlar el tiempo y la asistencia de todos los miembros de su equipo, y gestionar los gastos y reembolsos.

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