Gestion de la paie multipays : le guide d'expert

La paie multipays présente de nombreux défis.

En plus d'être au fait des réglementations en vigueur dans différents pays, vous devez connaître les divergences relatives aux lois fiscales, aux avantages sociaux, aux processus administratifs et aux paiements. Vous devez également vous assurer que les montants à verser sont exacts, les paiements ponctuels, et que vos données sont sécurisées.

C'est pourquoi gérer efficacement la paie est impératif. 

Dans cet article, nous aborderons certains des grands défis que présente la gestion de la paie internationale, et vous expliquerons comment garantir que l'ensemble du processus se déroule sans accrocs et en toute conformité.

Entrons donc dans le vif du sujet.

Qu'est-ce qu'un service de paie multipays ?

Lorsque vous employez du personnel dans différents pays, la paie ne constitue qu'une partie du processus. Vous devez également gérer les taxes et respecter le droit du travail en vigueur dans chaque pays. Ces diverses activités font partie des attributions du service de paie multipays.

Plus précisément, ce service doit :

• Calculer les salaires

• Veiller à ce que les paiements soient effectués dans les temps

• Suivre et déclarer les paiements

• Distribuer les fiches de paie

• Appliquer les retenues d'impôts et payer les taxes applicables

• Respecter le droit du travail local

En cas de mauvaise gestion de ces tâches et responsabilités, votre entreprise peut s'exposer à de lourdes amendes et pénalités pour non-conformité. Les cycles de paie peuvent par ailleurs en être perturbés. Cela peut entraîner l'augmentation de votre taux de rotation des employés, porter atteinte à votre réputation, et avoir des conséquences financières néfastes sur votre entreprise.

Quels sont les principaux enjeux de la gestion de la paie internationale ?

Pour gérer efficacement votre processus de paie à l'international, vous devez d'abord connaître les principaux défis à relever.

Voici quelques-uns des principaux obstacles sur lesquels vous devrez vous concentrer :

Codes fiscaux et droit du travail internationaux

En matière de paie multipays, le plus grand défi est de connaître et de comprendre le droit du travail et les lois fiscales de chaque pays dans lequel vous embauchez du personnel. Tout manquement peut être préjudiciable pour votre entreprise, qui peut s'exposer à de lourdes amendes, pénalités, voire à de potentielles actions en justice. Cela peut également porter atteinte à sa réputation.

Selon la complexité de ces réglementations, vous pourriez devoir faire appel à des fiscalistes ou consultants en fiscalité locaux, un processus qui peut s'avérer long et coûteux.

Vous pourriez également devoir solliciter les services de conseillers juridiques locaux, car les exigences de conformité en matière de recrutement varient selon les pays.

Évolutions de ces lois

Connaître et comprendre le droit du travail et les lois fiscales de différents pays constitue déjà un défi en soi. Si l'on ajoute à cela le fait que ces lois évoluent en permanence, cela relève de l'exploit.

Et si vous parvenez à suivre ces changements, vous devez également veiller à ce qu'ils soient mis à jour dans votre système de paie, tout en préservant l'intégrité et l'exactitude de vos données. Ce processus peut être long et mobiliser plusieurs équipes.

Pour les petites entreprises, cela demande beaucoup trop de temps, d'énergie et d'argent.

Coûts RH, financiers et juridiques internes

Pour gérer efficacement la paie multipays, vous devez également prendre en compte les coûts internes associés au recrutement et à la formation du personnel, à la mise en place de différents systèmes de paiement en fonction des pays et à la gestion minutieuse de vos données.

Par exemple, le processus mensuel de paie implique à lui seul :

• Les coûts de main-d'œuvre de vos spécialistes internes de la paie

• Les frais de change et de transfert

• Les frais bancaires professionnels

• Les frais juridiques applicables dans plusieurs pays

• Les frais de sécurité et de protection des données

Pour les petites entreprises, ces coûts peuvent rapidement s'additionner.

Des systèmes existants restrictifs

La paie multipays implique souvent la gestion de plusieurs systèmes de paie existants. La mauvaise intégration de ces systèmes (ou la saisie incorrecte des données) peut entraîner une certaine confusion et un manque d'efficacité.

Les systèmes existants peuvent par exemple rapidement devenir obsolètes en raison de l'évolution de la réglementation, ce qui nécessite des mises à niveau ou des remplacements fréquents. La plupart de ces systèmes vous obligent également à effectuer des tâches manuellement, comme le rapprochement des relevés bancaires dans différentes devises. Cela peut entraîner des erreurs qui peuvent vous coûter cher.

Les systèmes existants peuvent également présenter des failles de confidentialité et de sécurité des données, ce qui peut avoir des conséquences financières et entacher l'image de votre entreprise.

Problème de compatibilité avec d'autres systèmes RH

Outre les systèmes existants, vous devez également déterminer comment gérer les échanges de données avec vos autres outils RH. Les divergences et les données manquantes d'une plateforme à l'autre peuvent donner une vue d'ensemble peu précise, créer des problèmes de conformité et avoir un impact négatif sur vos opérations.

Vos rapports et analyses peuvent également en être faussés, entraînant des faiblesses dans les processus décisionnels de votre entreprise.

Erreurs de paiement

Devoir gérer plusieurs systèmes de paie comporte également un autre inconvénient majeur : ils peuvent potentiellement occasionner des erreurs de paiement. Cela est d'autant plus vrai dans le contexte des paiements internationaux. Les erreurs de saisie manuelle ou de calcul des taxes et les fluctuations imprévues des taux de change sont souvent en cause.

Votre entreprise s'expose alors à toutes sortes de problèmes. Outre les éventuels problèmes juridiques et de conformité, les erreurs ou retards de paiement peuvent faire grimper le taux de mécontentement de vos employés. En cas d'erreurs répétées, certains employés pourraient même choisir de quitter l'entreprise.

Les erreurs de paiement peuvent aussi :

• Entraîner des pénalités, des amendes et des intérêts dans certains pays

• Donner une mauvaise image de votre entreprise aux potentiels talents qui souhaiteraient la rejoindre, ainsi qu'à vos clients et à d'autres parties prenantes

• Occasionner des coûts supplémentaires, comme les heures de travail requises pour corriger ces erreurs

• Constituer un frein à votre développement

Sécurité des données

La sécurité des données constitue un défi majeur pour les entreprises internationales disposant de plusieurs systèmes de paie. Pour protéger les données sensibles des membres de votre équipe, vous devez mettre en place des protocoles et procédures de sécurité stricts, tels que le cryptage, le contrôle d'accès et la protection contre les logiciels malveillants.

Vous devez également respecter les différentes lois sur la confidentialité des données, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) en vigueur dans les pays de l'Union européenne, et les réglementations applicables aux États des États-Unis.

Tout cela nécessite un niveau élevé de connaissances, de compétences et d’expertise en la matière, dont beaucoup de petites entreprises ne disposent pas forcément.

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Quelles sont les bonnes pratiques de gestion de la paie multipays ?

Compte tenu de ces défis, vous pouvez adopter plusieurs bonnes pratiques pour gérer efficacement votre paie multipays.

En voici quelques-une.

Prenez connaissance des variations de salaire entre les pays

Les salaires transfrontaliers doivent être ajustés pour refléter les différences entre les pays : le coût de la vie, les conditions du marché du travail et les réglementations fiscales. Il est important de comprendre comment ces facteurs affectent la paie multipays.

Par exemple, pour définir le régime de rémunération proposé à vos employés à l'étranger, vous devez tenir compte des fluctuations des taux de change. Selon la devise, la différence par rapport aux salaires locaux peut être importante.

Les taux d'imposition varient également en fonction du pays, ce qui peut se refléter sur le salaire net d'un employé une fois les cotisations déduites. Proposez un régime de rémunération attractif pour compenser les cotisations dans les régions où le taux est élevé.

Bien comprendre ces nuances dès le départ vous permet de proposer des salaires justes et compétitifs à vos employés à l'étranger tout en respectant vos obligations fiscales et légales.

Garantissez la fiabilité de vos systèmes de sécurité

Comme nous l'avons vu, pour les entreprises traitant des données sensibles comme les informations salariales des employés, la cybersécurité doit être une priorité absolue. Pour ce faire :

• Utilisez des mots de passe forts, le cryptage et l'authentification à deux facteurs lorsque vous traitez des données confidentielles en ligne

• Adoptez les normes de sécurité établies

• Assurez-vous que les équipes traitant des informations personnelles reçoivent régulièrement des formations sur les protocoles de cybersécurité

• Mettez en place des politiques globales en matière de contrôle d'accès et d'utilisation acceptable du matériel informatique de l'entreprise

En prenant ces mesures, vous protégez votre entreprise contre les menaces, et rassurez vos employés quant à la protection de leurs données personnelles.

Privilégiez au maximum l'automatisation

Automatiser le processus de paie multipays vous permet de rationaliser vos opérations et de minimiser les erreurs. Les tâches administratives sont effectuées en un clin d'œil, ce qui vous fait gagner un temps considérable. 

Cependant, avant de commencer à automatiser, vous devez prendre en compte les éléments suivants :

1. Assurez-vous que tous vos processus RH sont en ordre. Pour que l'automatisation fonctionne de façon optimale, vos procédures doivent être bien définies et normalisées, quel que soit le pays.

2. Déterminez le logiciel d'automatisation répondant le mieux à vos besoins en analysant la rentabilité, la flexibilité et les mesures de sécurité proposées par les fournisseurs. Si possible, testez votre solution auprès d’un petit groupe d’employés avant de la déployer à l’échelle de l’entreprise.

3. Assurez-vous que vos collaborateurs maîtrisent les nouveaux systèmes et outils utilisés dans le processus de paie, afin de bien cerner les tâches à effectuer.

Comment un fournisseur de services de paie multipays peut-il vous aider ?

Relever tous ces défis et adopter ces bonnes pratiques peut être un casse-tête, surtout si votre budget et vos ressources sont limités. C'est pourquoi nous vous recommandons vivement de confier la gestion de la paie internationale à un fournisseur fiable et éprouvé.

On distingue généralement deux modèles de fournisseurs de services de paie multipays : le modèle en propriété exclusive et le modèle global.

Le modèle en propriété exclusive

Les fournisseurs de services de paie multipays en propriété exclusive constituent une seule et même entité. Ils fournissent tous les services nécessaires à la gestion de la paie dans plusieurs pays, de la collecte des données jusqu'au paiement.

En adoptant ce modèle, vous offrez un service constant dans tous les pays en faisant appel à un fournisseur unique. Ce fournisseur utilise généralement une plateforme centralisée, qui vous permet de suivre plus facilement les paiements et les exigences de conformité sur différents marchés. Vous pouvez également rationaliser d'autres processus connexes, comme la mise à jour des données des employés ou du taux de rémunération. 

Les fournisseurs en propriété exclusive disposent par ailleurs d’une infrastructure technologique développée qui prend en charge toutes les tâches techniques et de sécurité.

Le modèle global

Les fournisseurs de services de paie multipays opérant selon le modèle global font appel à des partenaires locaux pour fournir des services dans chaque pays.

Cette approche leur permet de tirer parti de l'expertise et des ressources de leurs partenaires, tout en agissant comme intermédiaire unique. Ces fournisseurs peuvent généralement compter sur un vaste réseau de partenaires maîtrisant parfaitement les réglementations et les exigences de conformité de leur pays respectif.

Cependant, ces services étant externalisés, le coût est généralement plus élevé. La plupart des tâches sont exécutées par des tiers que vous ne connaissez pas.

Quel est le meilleur modèle ?

Les fournisseurs de services de paie multipays comme Remote optent généralement pour le modèle en propriété exclusive, car les tâches sont exécutées en interne et non sous-traitées. Cette approche est d'une part plus rentable pour les clients, et vous conservez les mêmes niveaux de connaissances et d’expertise locales.

Gestion de la paie à l'international avec Remote

Remote est le partenaire idéal de gestion de la paie multipays. Nous apportons des solutions à tous les défis énumérés ci-dessus, notamment :

• La mise en relation avec des fiscalistes internes sur le terrain dans chaque pays dans lequel vous embauchez du personnel

• La mise à jour continue des processus de paie, conformément aux évolutions législatives

• Un système de paie unique et centralisé partout dans le monde (offrant la possibilité d'effectuer des paiements dans plusieurs devises)

• Des intégrations simples à plusieurs plateformes de ressources humaines (et un accès à l'API)

• Une infrastructure robuste et sécurisée

• L'automatisation des tâches administratives, vous faisant ainsi gagner, à vous et à votre équipe, d'innombrables heures de travail

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