¿Qué es la orientación para nuevos empleados?

La orientación de nuevos empleados, a menudo denominada incorporación de empleados, es un proceso crítico que da la bienvenida e integra a los empleados recién contratados en una organización. Es un programa estructurado diseñado para ayudar a los recién llegados a adaptarse a su nuevo entorno de trabajo, conocer la cultura de la empresa y comprender sus funciones y responsabilidades. La orientación de los empleados desempeña un papel fundamental para garantizar una transición fluida y una integración eficaz de los recién contratados.

La orientación de los empleados puede variar significativamente de una organización a otra, reflejando el tamaño, el sector y las necesidades específicas de la empresa. Normalmente, la duración de un programa de orientación puede oscilar entre unas horas y varios días, dependiendo de la profundidad y amplitud de la información que haya que transmitir. Algunas organizaciones pueden optar por una sesión de orientación de un día, mientras que otras pueden ampliarla a una semana o más para una incorporación completa. 

Independientemente de su duración, la orientación de los trabajadores casi siempre es remunerada por el empresario. Estas horas o días suelen contar como las primeras horas pagadas de la nueva función del trabajador. La legislación laboral de muchos países obliga a los empresarios a pagar a los recién contratados por su tiempo de orientación.

Las actividades de un programa de orientación son diversas. Abarca tareas administrativas esenciales, como rellenar papeles y establecer prestaciones, así como componentes interactivos como ejercicios de creación de equipos, presentaciones a compañeros y directivos, y sesiones informativas sobre las políticas y la cultura de la empresa. En última instancia, el objetivo es lograr un equilibrio entre la difusión de información, el compromiso y la aclimatación para crear una experiencia de incorporación positiva y productiva para los nuevos empleados.

Algunas actividades específicas de orientación de los empleados pueden ser

• Una introducción a la organización, en la que se proporciona a los nuevos empleados una visión general de la historia, la misión, los valores y la estructura organizativa de la empresa

• Una presentación sobre las políticas de la empresa, los beneficios, la remuneración, los protocolos de seguridad y la cultura de la empresa, con tiempo para preguntas

• Formación práctica para procedimientos específicos, funciones, equipos y otras funciones del lugar de trabajo

• Un encuentro en el que los recién contratados son presentados a sus compañeros y jefes, lo que facilita la creación de redes y el establecimiento de relaciones

• Familiarizar a los empleados con las herramientas, la tecnología y el software utilizados en sus funciones

La orientación de los empleados es de suma importancia por varias razones. En primer lugar, la orientación de los empleados ayuda a los nuevos empleados a integrarse sin problemas en sus funciones y en el entorno laboral, reduciendo el estrés asociado al inicio de un nuevo trabajo. Además, la orientación fomenta la integración cultural, ayudando a los empleados a adoptar los valores y la cultura de la empresa.

Un programa de orientación bien estructurado también puede mejorar la productividad al garantizar que los empleados entienden sus funciones y responsabilidades. Cuando los empleados se sienten más conectados con su lugar de trabajo y sus compañeros, su compromiso y satisfacción aumentan.

El éxito de los programas de orientación también beneficia a los empresarios, ya que fomentan trabajadores felices y productivos, mejor preparados para alcanzar los objetivos empresariales. Estos aspectos positivos también conducen a un aumento de las tasas de retención, lo que ayuda a reducir el elevado coste de la rotación de personal.

Además, la orientación ayuda a cumplir la legislación laboral local. La orientación garantiza que los empleados conozcan las políticas de la empresa, fomentando el cumplimiento legal y la conducta ética. En algunas regiones también se exigen aspectos de orientación e incorporación, como establecer la nómina a tiempo, presentar los documentos fiscales y dar de alta a los empleados.

Para garantizar el éxito de la orientación de tus empleados, son necesarias una planificación y una ejecución minuciosas. Empieza por definir objetivos y resultados claros para el programa. ¿Qué quieres que se lleven los nuevos empleados de la orientación? 

A continuación, crea un calendario detallado que abarque todos los componentes necesarios, desde las tareas administrativas hasta la integración cultural. Involucra a diversas partes interesadas, como profesionales de RRHH, directivos e incluso empleados actuales, para que participen en la difusión de contenidos y perspectivas relevantes. Este programa también debe ser coherente y alinearse con los valores y la cultura de la empresa.

Considera la posibilidad de proporcionar materiales de orientación por adelantado para que los nuevos contratados puedan familiarizarse con algunos aspectos antes de que empiece el programa. También puedes aprovechar la tecnología para mejorar la experiencia de orientación, como los módulos de formación en línea y los recursos digitales. Además, fomenta la interacción y el compromiso mediante actividades de grupo, debates y sesiones de preguntas y respuestas. 

Para medir la eficacia de tu programa de orientación, pide opiniones a los participantes para identificar áreas de mejora. La flexibilidad es clave; prepárate para adaptar y perfeccionar el programa en función de los comentarios y de la evolución de las necesidades. 

Recuerda que una orientación satisfactoria va más allá del día o la semana iniciales; debe abarcar un proceso continuo de apoyo y retroalimentación continua. Incorporar un programa de mentores es un ejemplo excelente de estrategia de orientación continua. Empareja a cada empleado con un mentor compatible con el que tendrá reuniones semanales o mensuales.

Invirtiendo tiempo y esfuerzo en la planificación y ejecución de una orientación completa, puedes sentar las bases para una integración perfecta y el éxito a largo plazo de tus nuevos empleados.

Vale la pena señalar que, aunque los términos "orientación" e "incorporación" se utilizan a menudo indistintamente, tienen matices distintos. La orientación suele referirse a la presentación inicial y la aclimatación de los nuevos empleados a la organización. Incluye las actividades específicas que realizan los recién contratados en su primer día de trabajo. Estas actividades se centran más en proporcionar información esencial sobre la empresa, su cultura y el lugar de trabajo.

Por otra parte, la incorporación es un proceso más amplio y a más largo plazo que abarca todo el proceso de integración de los nuevos empleados en sus funciones, fomentando su desarrollo profesional y garantizando que se conviertan en miembros del equipo plenamente productivos y comprometidos. Aunque la orientación es un punto de partida fundamental, la incorporación va mucho más allá, guiando a los empleados durante sus primeros días, semanas y meses, asegurándose de que evolucionan gradualmente hasta convertirse en valiosos colaboradores de la organización.

La incorporación también puede referirse a las tareas administrativas específicas de preparación del nuevo empleado. Esto incluye recibir la información de contacto, dar de alta al empleado, actualizar los documentos fiscales, establecer las cuentas de la empresa y proporcionar el equipo.

Es esencial que la orientación y la incorporación de los empleados se realicen de conformidad con la normativa laboral local. Por ejemplo, muchos países exigen que los empleados estén registrados oficialmente antes de su primer día de trabajo, lo que incluiría su primer día de orientación. Además, muchos países exigirán legalmente que la orientación y la formación laboral se remuneren según la tarifa habitual del puesto de trabajo, aplicándose la normativa habitual sobre horas extraordinarias y otros derechos de los trabajadores. 

El incumplimiento de la normativa local relativa a la incorporación de empleados puede dar lugar a problemas legales, multas y revocación de pases y visados de negocios. Por tanto, es esencial que los empresarios conozcan a fondo la legislación laboral local y la respeten en todas las etapas del proceso de contratación, incluida la orientación.

En general, la orientación de nuevos empleados es un proceso fundamental que sienta las bases para la integración y la productividad satisfactorias de los recién contratados. Abarca una serie de actividades e información diseñadas para facilitar la transición a la organización. Al elaborar una estrategia de orientación bien estructurada y garantizar el cumplimiento de las normas legales y éticas, las organizaciones pueden proporcionar a los nuevos empleados una introducción positiva y valiosa a sus funciones y a la cultura de la empresa.